《物业交房方案》PPT课件.ppt

交楼工作总纲 物业筹备处 2014年 7月 交楼工作的三个阶段 第一阶段：准备阶段 第二阶段：现场交房 第三阶段：后期处理 第一阶段： 准备阶段 1、查验工具准备 2、房屋查验 3、文件、资料准备 4、钥匙、物品准备 5、室内及公区开荒保洁 6、交楼现场布置 7、危机处理 8、交楼人员奖励机制确定 9、培训、模拟演练 10、分期通知业主收楼 11、政府部门支持 1、业主到场指引 2、引导业主领取收楼编号 3、业主身份确认 4、面积确认 5、财务费用结算 6、产权办理 第三阶段： 后期处理 第二阶段： 现场交房 7、物业费用缴纳 8、各项文件签署 9、钥匙、物品交接 10、房屋现场查验 11、交回流转单等文件及礼品领 取 12、收楼例会 1、成立整改小组 2、专人负责跟进 3、整改处理流程 4、诉求危机处理 第一阶段 准备阶段 一、查验工具准备 二、房屋查验 三、文件、资料准备 四、钥匙、物品准备 五、开荒保洁 六、交楼现场布置 七、危机处理 八、交楼人员奖励机制 九、交楼培训、模拟演练 十、分期通知业主收楼 十一、政府部门支持 一、查验工具准备 验房所需工具：水平尺、盒尺、验电器、照相机、螺丝刀、 钳子等工具。 交楼验房所需工具已于 6月 30日基本全部到位。 已于 2013年底正式早期介入，早期介入小组定期汇总施工问题及 设计缺陷并形成报告呈报开发单位物业部，经物业部与工程部沟 通在施工过程中加以整改或设计变更，将问题处理于萌芽阶段。 2014年 6月底，物业筹备处组建业主专有部分查验小组，利用 水平尺、盒尺、卡尺等工具进行业主专有部分查验，已向开发公 司呈报五次查验周报，一次专项报告，呈报问题近 1000条。 同时开放公司聘请专业验房公司“房师傅”，使用专业仪器 入户进行细化的房屋查验内容，物业服务中心在后期的查验中也 将结合“房师傅”的查验结果进行复验。 二、 房屋查验 三、文件资料的准备 制定统一 业主答客问 ； 制定 入伙通知书 、 收楼须知 ； 印刷 业主临时公约 ； 草拟并印刷 住户手册 、 装修手册 、 房屋质量保证书 、 房屋使用说明 书 ； 制定交楼所需各类表格； 业主室内设施设备使用等说明资料文件准 备； 制定业主档案相关记录文件； 制定装修流程及各表格、 消防安全协 议 、 装修管理协议 等装修办理手续 所需资料、文件。 业主装修所需的图纸资料准备； 四、钥匙及物品准备 钥匙类：户门、信报箱、弱电箱、竖 井门钥匙； 卡类：门禁卡、水、电、燃气卡、业 主一卡通。 交房前统一收回。 试开启：确保准确性，同时检查室内 卫生； 交房前钥匙借用：凭工程部工作指示 单； 钥匙标识：公共区域与业户单元房分 开保管，按栋、单元、楼层、房号次 序分别单独保存； 最后一次验房后，准备交房前将钥匙 核对后分户放置，使用钥匙盒对钥匙 进行管理。 五、开荒保洁 开荒清洁为业主收楼前的重要环节之 一，良好的环境状态能够有效的促进 业主收楼； 根据管理经验及行业现状，目前北京 市清洁开荒标准价格一般为 2.7元到 3 元之间，此项费用按常规操作为开发 商承担； 保洁人员对园区道路、公共设备设施、 公共区域进行彻底的开荒，尤其对死 角彻底清洁清理，范围包括园区公共 道路、消防通道、电梯、大堂、候梯 厅、天台、道路、地库、设备房等； 各单元基本清洁，范围包括天花、地 面、墙面、门窗、卫生间、厨房等； 公共区域彻底开荒清洁 大堂开荒 做好迎接业主的准备 六、交楼现场布置 确定现场位置； 对现场进行装饰、布置，风格应与项目 风格类似； 选择欢快的背景音乐； 准备业主入住的小礼品； 设置公示牌，公示收楼流程、收费内容、 产权等信息； 现场设置引导标识； 设置独立财务收费区域，具备独立与安 全性； 设置独立钥匙、收楼资料保管房间； 设置独立危机处理所需房间。 七、危机处理 成立危机处理小组 对问题种类划分，并制定处理方式和技巧； 设立单独区域和谈判室，避免影响收楼秩序； 针对个别完全不愿意进行交房流程并提出投诉的客户，由收楼大使 /接 待人员将客户先行带离交楼中心现场，到特设的洽谈区域进行沟通，初步与 客户达成共识后再引领客户办理交楼手续。 对未能达成共识的个别客户，为解决其特殊要求，并达到顺利交房的目 的由收楼大使和物业公司主管人员再次进行单独沟通； 遇重大事件及投诉由总经理 /副总经理、工程部、营销部及物业公司项 目经理等“危机小组”组成，对客户提出的特殊诉求做过滤分析。 遇特殊事件（群访 /媒体曝光等）由危机小组特别报告，单独处理。 八、交楼人员奖励机制 物业公司对交楼工作人员将建立奖励机 制； 对交楼大使的工作作出评价及评比，对 当日交楼完成量最多的人员，给予经济 奖励。 根据业主答客问，对所有现场交验人员进行定项培训； 确保熟知入伙流程、各协议内容、收费依据、房屋概况等； 结合国际花园实际情况，物业服务中心、项目公司物业部、营销 部 3次现场模拟，针对模拟演练过程中发现之问题，并对交楼方 案进行优化调整。 预计交楼前进行 5次以上模拟演练。 九、交楼人员培训、模拟演练 交楼计划 时间 交房楼栋 户数 时间 交房楼栋 户数 12月 1日 1-7号楼（ 1、 2层） 8-14号楼（ 1、 2层） 184 12月 6日 1-7号楼（ 11、 12层） 8-14号楼（ 11、 12层） 184 12月 2日 1-7号楼（ 3、 4层） 8-14号楼（ 3、 4层） 184 12月 7日 1-7号楼（ 13、 14层） 8-14号楼（ 13、 14层） 184 12月 3日 1-7号楼（ 5、 6层） 8-14号楼（ 5、 6层） 184 12月 8日 1-7号楼（ 15、 16层） 8-14号楼（ 15、 16层） 184 12月 4日 1-7号楼（ 7、 8层） 8-14号楼（ 7、 8层） 184 12月 9日 1-7号楼（ 17、 18层） 8-14号楼（ 17、 18层） 184 12月 5日 1-7号楼（ 9、 10层） 8-14号楼（ 9、 10层） 184 12月 10日 集中处理未到场客户 预计集中收楼 10天，共 1400套； 为确保收楼工作有序开展，物业服务中心按照满额收楼任务进行安排； 集中发出 入住通知书 通知业主收楼。 十、分期通知业主收楼 十一、争取政府部门支持 交房验收方案一经确定，将计划通报乡 镇政府或街道办事处、公安、城管等部 门，以便获得支持； 集中交房期间公安出动警力维护秩序和 周边环境，可以起到事半功倍的效果； 交楼现场布置如：空飘、充气拱门等需 经过当地城管部门同意。 物业服务中心利用长阳国际城资源，已 与 XX派出所、 XX区建委物业科等部门建 立良好关系。 第二阶段 现场交楼 一、业主到场指引 二、接待业主并领取收楼编号 三、业主身份确认 四、面积确认 五、财务费用结算 六、产权办理 七、物业费用缴纳 八、各项文件签署 九、钥匙、物品交接 十、房屋、车位（如适用）现场查验 十一、交回流转单等文件及发放礼品 十二、危机处理及交楼例会 交楼现场流程 以客为尊，采用一站式服务，全程陪同。 可以有效减轻业主因办理手续、验房往返 奔波而产生的不良情绪。 同时有效避免业主在交楼现场过多滞留、 聚集而发生群体性事件。 根据相关法规政策，如业主已签署 钥匙 交接单 及 房屋验收单 即视为交楼完成。 交楼中心采用一站式服 务 一、业主到场指引 现场人员安排：物业公司安保部人员 主入口及交楼中心停车区域 工作内容： 1、业主到达或停车，询问办理入住的楼号后指引业主至停车区域停放车辆； 2、引导业主停车，查看并登记车辆，为业主指引交楼点方向。 交楼现场 工作内容： 门岗引导业主进入交楼等待区。 交楼中心及周边 工作内容： 合理安排警卫人员，配合政府部门人员维护交楼中心周边治安、交通秩序。 业主到达 二、三、领取收楼排号及验证身份 业主接待 交楼中心 人员安排：营销人员 工作内容： 1、营销人员与业主接洽，协助业主领取交楼号码； 2、进行自我介绍，并与业主建立良好沟通。 验证身份 交楼中心 人员安排：营销人员 工作内容： 1、营销人员引领业主至业主身份核对处，确认业主身份； 2、查验业主需提交的各项文件； 3、核对完毕无误，领取 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用） 。 查验文件： 1、收楼通知； 2、业主身份证原件（如不是业主本人前来，还需出示业主委托授权书及代理人身份证原件）； 3、已付房款及税费收据或发票、已付车位款及税费收据或发票（如适用）。 注：此处接待人员 协助业主领取 入 住工作流转单 、 车位交付工作流 转单（如适用）。 等候区服务 交楼中心 人员安排：营销人员 工作内容： 如遇面积确认、缴费、产权办理人员过多，指引业主进入等候区，并负责提 供茶水、餐点等供业主稍事休息。 四、面积确认 面积确认 交楼中心 人员安排：营销人员 工作内容： 1、营销人员引领业主至面积确认区，领取该户 房屋面积确认单 、车位面积确认单（如适用 ）； 2、向业主说明设计面积与实测面积差相关问题； 3、业主核对无误后，在 房屋面积确认单 、车位面积确认单（如适用）签字确认； 4、营销人员签署 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用），引领业主至财务结算 处。 签署文件： 房屋面积确认单 、车位面积确认单（如适用）、 入住工作流转单、车位交付工作流转 单（如适用） 注：此处业主签署 房屋面积确认 单 、车位面积 确认单（如适 用）。 五、财务费用结算 财务结算 交楼中心 人员安排：项目公司财务人员 工作内容： 1、营销人员引领业主至财务结算处； 2、财务人员收取业主应缴的各项费用； 3、收缴完成财务人员在 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用）内签字确认 。 收费项目（如适用）： 1、契税； 2、公共维修基金。 3、面积补差款 注：如业主有特殊要求需要先进行房屋查验，可根据现场情况先行引领业主查验房屋之后在进行财 务费用结算等手续。 六、产权办理 产权办理 商业场地 人员安排：项目公司营销部或产权代办公司 工作内容： 1、营销人员引导业主至产权办理处； 2、营销与产权代办公司人员一同协助业主办理产权登记手续； 3、提供办理产权证所需的资料，业主签署 产权代办委托书 、车位产权代办委托书（如 适用）并缴纳产权代办费； 4、办理完成产权代办人员于 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用）内签字 确认。 签署文件： 1、 产权代办委托书 、车位产权代办委托书 2、 自办产权承诺书 （如适用） 注：产权办理区位置设置在 售楼处 一楼，业主办理完成后，营销人员将业主引导至文件签署及物品 交接区，并由物业交楼大使继续协助业主办理后续收楼手续。 七、物业费用缴纳 交楼中心 人员安排：收楼大使、物业财务人员 工作内容： 1、收楼大使引领业主至财务收费处； 2、财务人员收取业主应缴纳的各项费用； 3、全部工作完成后物业财务人员于 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用） 内签字确认。 签署文件： 1、 入住工作流转单 2、车位交付工作流转单（如适用） 收费项目： 1、物业服务费； 2、车位服务费（如适用）。 物业费用缴纳 注：物业费用需现金缴纳（车位服务费可刷卡） 八、各项文件签署 签署文件 交楼中心 人员安排：收楼大使、签约组人员 工作内容： 1、签约组人员向业主移交 住户手册 、 装修手册 、 房屋质量保证书 、 房屋使用说明 书 、房屋各设备使用说明书、保修卡等文件； 2、引导业主签署 资料文件及物品交接单 、 消防安全责任书 、 小区业主燃气设备运行管 理规定 、宠物饲养承诺书、车位服务协议（如适用）、 一卡通三方协议 填写 业主信 息资料 等相关文件。 3、全部工作完成后于 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用）内签字确认。 签署文件： 1、 资料文件及物品交接单 2、 消防安全责任书 3、 业主信息资料 4、宠物饲养承诺书 5、 小区业主燃气设备运行管理规定 6、 入住工作流转单 7、车位交付工作流转单（如适用） 注：业主签署以上文件后，签约组应留存 资料文件及物品交接单 、 消防安全责任书 、 业主信 息资料 、宠物饲养承诺书、 小区业主燃气设备运行管理规定 、 一卡通三方协议 、车 位服务协议。 钥匙、物品交接 交楼中心 人员安排：收楼大使，钥匙、物品管理组 工作内容： 1、收楼大使陪同业主至钥匙、物品管理组核对身份、登记业主房号，引导业主签署 钥匙、物 品移交确认单 领取所有钥匙；移交一卡通、门禁卡、水、电、燃气卡、门镜等相关物品； 2、收楼大使或验房员带领业主入户验房； 签署文件： 1、 钥匙、物品移交确认单 2、 入住工作流转单 3、车位交付工作流转单（如适用） 九、钥匙、物品交接 现场验房、车位（如适用） 业主房间室内 人员安排：收楼大使 工作内容： 1、收楼大使及工程人员陪同业主验房、车位（如适用），讲解设备使用及具体位置、功能等， 验房后业主签署 房屋验收确认单 、车位验收确认单（如适用） ； 2、如业主房屋或车位有缺陷需维修，按照问题大小，如小问题当即联系总包人员到场维修；如 问题较大指引业主填写房屋验收情况记录表、车位验收情况记录表（如适用），并建议业 主托管留存 1把户门钥匙，以便维修顺利开展，同时引导业主签署 钥匙托管委托书 ； 3、验房完成，收楼大使于 入住工作流转单 、车位交付工作流转单（如适用）签字； 签署文件： 1、 房屋验收确认单 2、车位验收确认单（如适用） 3、车位验收情况记录表（如适用） 4、房屋验收情况记录表 5、 钥匙托管委托书 6、 入住工作流转单 7、车位交付工作流转单（如适用） 十、房屋、车位（如适用）现场查验 十一、领取礼品并交回各项文件 领取礼品及交回文件 交楼中心 人员安排：数据组人员、收楼大使 工作内容： 1、完成验房及全部手续后，收楼大使陪同、引领业主至礼品发放处； 2、管理人员核对业主身份、登记业主房号，礼品交予业主并请业主签收确认； 3、礼品发放人员于 入住工作流转单 内签字确认。 并将该户业主签署之 资料物品签收单 、 房屋钥匙移交单 、 消防安全责任书 、宠 物饲养承诺书、 房屋验收情况记录表 、 钥匙托管委托书 、 入住工作流转单 等文件资 料及业主托管之钥匙等物品交回数据组。 签署文件： 1、 礼品签收表 2、 入住工作流转单 十二、交楼例会 项目公司、物业公司相关人员每日进 行交楼例会； 总结当日交楼问题及整改问题，提出 意见，形成共识后，同时告知所有交 楼人员及整改人员，统一回复口径。 第三阶段 后期处理 一、成立整改小组 二、专人负责跟进 三、整改处理流程 四、诉求危机处理 一、成立整改小组 根据集团 物业管理办法 、 房 屋建筑工程质量保修工作管理 相 应内容，开展保修工作 。 物业公司单独设立整改小组，整改 小组将根据问题内容分类汇总，与 项目公司沟通处理。 二、专人负责跟进 整改小组将对园区各楼宇进行划分，采取专人负责跟进制度，对 发现的缺陷执修问题“一跟到底”。 整改完成后整改小组将统一电话通知业主复验。 三、整改处理流程 开发公司 主持保修工作程序如图 A - 1 所示： 未通过 未通过 必要时 未通过 发生质量 缺陷，物业公司相关部门现场勘查、 作出记录，书面报告主管经理和开发 公 司 开发 公司保修领导小组 确定责任方 开发公司相关部门审核工程预算 施工单位根据施工方案拟定施工预算 领导小组组织工程部、监理公司、施工单位（必要时 约请设计单位）到现场分析原因 指定单位与业主洽商赔偿并报项目公司主管审批 施工单位根据变更、洽商方案制定施工方案及赔偿损失方案 指定部门与设计单位沟通，出具变更、洽商方案 物业公司主管经理 开发公司主管领导审批工程预算 开发公司与施工单位签订施工合同 物业公司协助施工单位进场施工，做好成品保护 开发公司、施工单位、物业公司、业主（使用人）现场验收 相关资料分类存档： 1 、 物业公司存档全部往来文书 2 、 涉及物业公司垫付费用的文件存公司财务部 3 、 涉及工程技术的文件、图纸存公司工程技术档案室 图 A - 1 开发 公司主持保修工作程序 依据 房屋建筑工程质量 保修工作管理 所述内容， 由物业收楼大使记录查验 问题并协调项目公司处理， 处理完毕后物业人员联系 业主进行复验，复验完成 业主签署复验满意单，即 缺陷问题整改结束。（如 附图） 四、诉求危机处理 对于报修人提出的特殊诉求（因缺陷造成的特殊维修、赔偿等诉求事 宜），在接到诉求后，整改小组先行与业主沟通处理； 较难处理事件，由物业服务中心主管人员再次与业主进行沟通解决，力 争化解业主诉求。 依据沟通情况，物业服务中心分析事件可能带来之影响，针对可能升级 之事件及时转予相关部门（如项目公司物业部、工程部），经部门间商 议协调，确认回复意见，由整改小组专人负责与业主回复并继续沟通； 后续事宜整改小组持续跟进进展，回访客户，协调处理部门，使诉求内 容得以有效解决。 谢谢观看