秘书实务复习资料

秘书实务1、职业道德：就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。 2、接待：即迎接招待。接待工作指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和招待工作。3、秘书办事：即秘书为辅助管理、协助政务而所作或应做的文书、会议等办公室日常事务。 管理公务=领导政务+秘书事务办事作用：组织有效运转的基础，辅助决策的主要途径，发挥参谋作用的必要前提4、资源管理：（1）管理从管理的协调作用来说，管理是协调人力、物力、财力以达到组织的目标。从管理作为一个过程来说，管理是计划、组织、领导、控制。（2）办公资源是指秘书办公所需要的各种物品，它包括办公用品、办公设备、日常办公所需的小额现金，以及办公家具、办公用房等。（3）时间管理是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。（4）办公环境或称办公室环境，从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定组织机构的秘书部门所处的环境，包括人文环境和自然环境。（5） 办公管理就是对办公工作及相关资源的计划、控制等完整过程。5、网络办公：就是利用网络技术、IT技术将传统的办公室工作实现网络办理、共享办公资源，提高办公效率6、公文办理：是指公文形成、运转处理的操办和管理的系列过程。主要环节：（1）发文办理 发文办理指以本机关的名义制发公文的办理过程。（2）收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程。（3）公文归档7、会议：（1）集合三人以上相与议事,并遵循一定的议程,所举行的一种集会。如：全体会议 工作会议 X务会议（2）经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。如：中国人民政治协商会议 部长会议（3）会议是人们有组织有领导地商议事情的集会，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。 会议要素：会议分基本要素和选择要素8、会议要素：会议分基本要素（会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、议程）选择要素（会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等）9、会议办理：是指会议策划、筹办、组织等系列过程。10、秘书实务：是指秘书工作的实际事务。内容有“三办”等工作， 复杂。性质：从属性、服务性。特点：综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性、机要性原则：主动、计划、规范、创新、协调11、信息：是事物的存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息的特征：客观性、 时效性、可塑性、共享性、依附性 、传递性、开发性、无限性12、保密工作：（1）秘密隐蔽不为人知的事情或事物。秘密是与公开相对而言的，是个人或集团在一定的时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。构成秘密的基本要素有三点：一是隐蔽性；二是莫测性；三是时间性。 （2）保密：保护秘密不被泄露，称为保密。指在一定的时间内只限一定范围内人员知悉。（3）保密工作保密工作就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施。简言之，是指与国家的安全和利益密切相关的保守国家秘密的一切活动。13、秘书工作管理：包括对秘书人员的管理和对秘书工作的管理。其中对秘书人员的管理包括：加强秘书工作制度的建设；建立严格的秘书岗位责任制度；健全有效的秘书人员考核奖惩制度。对秘书工作的管理包括：秘书机构的管理；秘书工作程序和方法的规范管理；秘书设备的管理。简答题一、 秘书怎么做人（知识点）第一节 秘书道德一、道德是做人的基础 职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务二、道德对做人的意义 （一）是个人和组织事业成功的重要条件（二）是人格升华的最重要途径三、秘书职业道德规范（一）职业道德规范 爱岗敬业 诚实守信 办事公道 服务群众 奉献社会（二）秘书职业道德规范1明确角色，摆正位置 2.谦虚谨慎，戒骄戒躁 3坚持正义，顾全大局 4乐于吃苦，甘于奉献 5沉着冷静，严守机密 6忠诚正直，立场坚定7勇于奉献，甘于寂寞 8细致周到，一丝不苟 9清正廉洁，艰苦奋斗四、职业道德修养（一）修养途径1.确立正确的人生观是职业道德前提2.要从培养自己的良好习惯着手3.学习先进，自我激励（二）修养方法1. 学习职业道德规范，掌握职业道德知识 2.努力学习文化知识和专业技能，增强职业素养3.自我反思，增强自律 4提高精神境界，努力慎独第二节 做人层次 一、基本层次（一）符合做人的起码要求（二）处理与社会的关系时，关注自身利益（三）善恶标准基本清楚，行为方式基本符合社会的道德规范（四）思想观念实际行为与社会基本平衡二、中间层次（一）不能再任何方面损害他人利益（二）遵纪守法，不妨碍他人正常活动（三）坚持正义，主持公道（四）必要时，适当牺牲个人利益三、最高层次（一）高尚光明正大，襟怀坦荡，公正无私（二）纯粹真诚而不虚伪，表里如一（三）有道德合乎公德和真善美的标准第三节 秘书做人一、秘书做人的心量（一）心胸豁达（二）处事大度（三）笑对人生（四）君子成人之美（五）但行好事不图回报（六）忘掉不愉快的事二、做人的态度（一）不可太露锋芒（二）不轻易指责别人（三）不动则发怒（四）得理也要让人（五）能忍则忍三、秘书做人的禁忌（一）面面俱到（二）患得患失（三）自视过高（四）贪图虚荣（五）物欲膨胀四、秘书做人的艺术（一）难得糊涂（二）适度沉默（三）能屈能伸（四）适可而止（五）慷慨赞美二、秘书怎么办事知识点:一、秘书办事原理（一）基本内涵秘书为辅助管理、协助政务而所作或应做的文书、会议等办公室日常事务。 管理公务=领导政务+秘书事务（二）办事作用组织有效运转的基础 辅助决策的主要途径 发挥参谋作用的必要前提二、秘书办事规范（一）办事原则五要要有政策性 要有计划性 要有协调性 要有规范性 要有公关性（二）办事规程 1.国家标准 秘书国家职业标准中国秘书岗位资格证书考核大纲办事评估目标与考核标准三、办公环境管理1、办公室布置要求：（1）优先采用光线、通风、监督、沟通占优的办公室（2）使用同样大小高度的桌椅柜子（3）将接待部门置于入口处（4）预留充分空间（5）常用设备档案置于使用者附近，背对背放置档案柜（6）设置休息区 （7）光线应来自桌子的左上方和斜后上方2、办公室布置三原则：（1）有利于沟通 （2）便于监督 （3）协调、舒适3、办公室隐患 （1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患 （2）室内光线、温度、通风、噪音，通道方面的隐患 （3）办公家具方面的隐患 （4）办公设备及操作中的隐患 （5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患 （6）工作中疏忽大意造成失密的隐患 （7）火灾或消防中的隐患 4、对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境 (1) 安全检查的方法 确定检查周期。 发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。 发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。 发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。 (2) 健康、安全的办公环境的基本要求 建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。 办公室空间适当、噪声要低。 办公用品和设备要满足工作、安全要求。 设置相应的消防设施和设备。 饮用水符合健康安全要求。 室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。四、印章及介绍信的管理1、印章作用：（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用 2、印章使用要求：（1）专人负责（2）确保安全（3）防止污损 3、印章管理的注意事项 （1）经理名章具有法定的权威性和代表性，要控制使用、加强管理 （2）因机构变动、名称改变或公章损坏需启用新公章而停止用旧公章时，新公章启用后旧公章应交由制发机关封存或销毁；也可经上级部门批准后自行销毁。4、介绍信的管理介绍信是用来介绍被派遣人的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。出具介绍信要经过单位内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查。五、做好信息的保密工作六、安排值班工作，编制值班表 七、办理上司交办事项1、上司交办事项：（1）会议通知（2）查问回复（3）接待工作（4）转告传达（5）上司生活服务工作2、上司临时交办事项特点：（1）广泛性（2）临时性基本特点（3）具体性（4）紧迫性 答题重点：（一）办公环境维护1.健康、安全的办公室格局设计能力，熟悉办公所需设备及数量需求。2.办公设备、物品的摆放位置适当，去用有序。3.根据对办公室环境和办公设备的检查，及时发现和排除隐患的能力。（二）接听电话1.掌握接听拨打电话遵循礼貌、清楚、简练、保密的原则。2.接听电话必须及时，认真聆听，并做好记录。3.掌握拨打电话的礼貌用语，陈述内容准确、清楚、突出重点。（三）印信管理1.掌握盖印信和开具介绍信的原则。2.盖公章前要认真审阅材料，盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要齐年盖月，力求做到握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。3.介绍信要书写合乎规范，开具介绍信要遵守一定的审批手续。4.制作并填写印章使用登记表。工作实训题公文办理一、 发文办理（一）涵义发文办理指以本机关的名义制发公文的办理过程。（第二十四条）（二）主要程序与责任人12345678程序草拟审核签发复核缮印用印登记分发经办秘书秘书上司秘书秘书秘书秘书秘书1.草拟 （二十五条）（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。 （2）基本要求。情况确实，观点明确 （3）确定公文的文种。（4）拟制紧急公文 （5）人名、地名、数字、引文准确。（6）用准结构层次序数。一、 （一） 1. （1） （7）使用国家法定计量单位。 （8）使用非规范化简称、外文名称或其缩写 。（9）用准公文中的数字。2. 审核 （二十七条）（1）由办公厅（室）审核（2）审核重点，确保：确需行文；行文方式妥当；符合行文规则和拟制公文的要求；公文格式符合办法、BG规定。3.签发 （二十八条）（1）上行文：由主要（或主持工作）负责人签发；（2）下行文或平行文：由主要负责人（或其授权的其他负责人签发。4. 复核 （二十九条）（1）印制前，文秘部门要复核。（2）复核重点，确保：审批、签发手续完备；附件齐全；格式统一、规范。5. 缮印遵照GB/T9704-1999 国家行政机关公文格式（1）用纸幅面及版面尺寸 用A4型纸 210X297mm 天头： 371 mm 订口： 281 mm 版心： 156X225 mm（2）排版与印制装订要求 正文用字：3号仿宋体； 正文标题：3号黑体或小标宋字； 每页22行，每行28个字。（3）规范标识公文各要素 :眉首、主体、版记6.用印用印要求：文书印章盖在正文落款处，叠印在发文机关和日期上。印章名称要与发文机关名称一致，否则要加以说明。印章字迹要清晰，印章要端正，位置要准确。一般落款印要“骑年盖月”。印章只盖在公文正本上。7. 登记（1）发文登记的主要内容：发文单位、文种、发文编号、签发人、拟稿单位、拟稿人、成文时间、转办时间、秘级、紧急程度、发文份数、文件分类、文件标题、发文范围、主题词等。8. 分发（1）明确收文单位（2）仔细登记二、收文办理（一）涵义收文办理指对收到公文的办理过程。（第三十条）（二）主要环节1234567程序签收登记审核拟办批办承办催办经办秘书秘书上司秘书上司秘书秘书1. 审核（三十一条）（1）由文秘部门审核（2）审核重点，确保：由本机关办理；符合行文规则；内容合法符合规定；涉及职权已协商、会签；文种、格式规范。2. 拟办与批办（三十二条）（1）由文秘部门提出拟办意见；（2）狠下功夫，增强拟办能力，彰显辅助决策实力； （3）上司批准办理。3.承办（三十三条）（1）由相关部门承接办理；（2）承办规定l 及时办理，不得延误、推诿；l 紧急公文按要求时限办理，确有困难应及时说明； l 不属或不宜办理的，及时退回文秘部门。4.催办（三十七条）（1）由文秘部门负责催办；（2）催办规定 ：紧急公文，跟踪催办；重要公文，重点催办；一般公文，定期催办。三、公文归档（一）含义：对已办理完毕、并且具有保存价值的文书，按其形成过程中的相互联系和规律组成案卷。（二）要求遵循文书形成的规律，保持一定的联系；鉴定文书的保存价值；便于保管和利用。（三）方法“六特征”法：按作者、问题、名称、时间、地区、通讯者特征立卷。（四）步骤编制案卷类目；平时归档；组合案卷；编目定卷；立卷的归档。接待工作一、接待规范（一）接待 接待，即迎接招待（二）职业标准规定的接待秘书职业标准接待中国秘书岗位资格证书考核大纲（评估目标与考核标准）二、接待流程1明确接待目的2制定接待计划3做好相应准备4实施接待5送客总结三、日常接待1按职业要求着装2接打电话3迎送来访者4招待来访者5设计、填写接待记录与电话记录表 四、专项接待 1、制定接待工作计划 2、迎送来访团体 3、安排来访者食宿、交通、行程4、安排来访者参观、娱乐活动 五、接待规格 (1)秘书必须根据来访者的身份确定接待规格。接待规格是从主陪人的角度而言的。 (2)接待规格有3种：高规格接待、低规格接待、对等规格接待。 六、接待规格的确定 秘书首先要了解客人的身份，据此确定由谁来出面接待最合适。另外，影响到接待规格的还有如下一些因素： (1)对方与我方的关系。当对方的来访事关重大或我方非常希望发展与对方的关系时，往往以高规格接待。 (2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格。如上司生病或临时出差，只得让他人代替，遇到这类情况，必须向客人解释清楚，向客人道歉。 (3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 七、制定接待工作计划 1、制定接待工作计划的程序 主要内容有：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员等 （1）了解掌握来访者的来访目的、基本情况 （2）草拟接待计划 （3）与本单位相关部门沟通情况 （4）与来访者沟通情况 （5）报请上司审批2、具体内容(1)人员安排表：包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。 (2)日程安排：日程安排要具体，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。 (3)接待经费列支包括 工作经费：租借会议室、打印资料等费用。 住宿费。 餐饮费。 劳务费：讲课、演讲、加班等费用。 交通费。 参观、游览、娱乐费用。 纪念品费用。 宣传、公关费用。 其他费用。 会议办理一、会议办理基础（一）会议要素1.会议基本要素会议目的、召开时间、会议地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、议程。2.会议选择要素会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。（二）会议办理规范秘书国家职业标准会议管理二、会前筹备（一）职业标准 秘书国家职业标准会议办理会前筹备（二）主要工作要领 1.知晓会议原则（1）提高效率 组织不当、程序安排不当、参会人员理解不透、会议记录有误（2）减少次数（3）严守时间（4）明确通知2.明确会议目的3.拟订会议方案（1）确定会议主题与议题 （2）确定会议名称 （3）确定会议议程（4）确定会议时间、地点（5）确定会议所需设备和用品（6）确定会议文件范围，并做好印制或复制（7）确定会议与会代表组成（8）确定会议经费预算（9）确定会议住宿和餐饮安排（10）确定会议筹备机构与人员分工4.安排会议时间（1）选择会议时间开会时机、会期长短（2）定好会议议程（3）制定会议日程5.确定会议地点（1）会场位置必须让上司和与会者方便前往（2）会场的大小与会议规模相符（3）场地要有良好的设备配置（4）要有足够的停车场所（5）租借成本必须合理6. 准备会议文件资料（1）秘书准备会议文件的重点 为上司撰写会议文稿 为上司准备材料 组织好发言人的文稿 准备会议文件袋（2）拟写发送会议通知（3）来宾资料： 会议手册、宣传材料、会议管理性材料（会议通知、议程、会议须知、名单）（4）会务资料： 开会请示、提交会议审批的文件（规划、计划、报告、决议）、会上文件（开幕词、讲话稿、报告、总结、闭幕词）、会议宣传文件（提纲、发布稿）（5）沟通资料： 来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录7.布置会场（1）要求（2）排好主席台座次和场内座次8.准备会议用品（1）准备会议所需物品： 白板、笔墨、挂架、板擦等；文具、毛巾等； 茶具、饮料、水果等；名牌、纸笔等；投票箱、计票设备、奖励用品、鲜花等（2）准备会议视听设备： 音像设备、照明设备、空气温度设备等9.安排食宿交通（1）安排住宿（2）餐饮服务（3）调度交通（4）设置娱乐10.做好会议预案（1）处理人员问题（2）处理场地问题（3）处理设备问题（4）处理资料问题（5）处理健康问题（6）处理行为问题三、会中服务与组织（一）职业标准 秘书国家职业标准会议办理会中服务与组织（二）主要工作要领 1.会前检查2.接站、签到、引导3.食宿、照相、交通、娱乐等4.会议信息与通讯工作5.会议协调配合工作1.会前检查：（1）会前检查的方式 听取汇报 现场检查 （2）会前检查的重点 文件材料准备情况 设备用品状况 会场布置情况2.接站、签到、引导（1）接站准备：制作醒目的牌匾横幅、足够的人员和车辆（2）签到工作：迎宾、登记、交费、发放会议资料和各种票证（3）引导 3.食宿、照相、交通、娱乐等（1）食宿 （2）照相（3）交通（4）娱乐（5）医疗 4.会议信息与通讯工作（1）会议信息工作 记录会议信息 收集（搜集）会议信息 编写会议简报 搞好对外宣传 （2）会议通讯服务 会议各方需要：组织者、与会者、媒体 做好足够准备：选址前考察；装设热线；注意保密5.会议协调配合工作（1）会前准备团队化（2）会议期间畅通化 认真倾听他人观点 及时传递沟通信息 必要时发表自己的见解四、会后落实（一）职业标准 秘书国家职业标准会议办理会后落实（二）主要工作要领 1.安排与会人员返程2.清退整理文件3.整理会议室4.印发会议文件5.结算会议经费6.总结评估会议7.落实会议精神其余各章知识点第四章 办公资源管理1. 新的资源观1.资源系统观 2.资源辩证观：（1）资源的有限性与无限性 （2）资源大国与资源小国 （3）资源的有用性与有害性（4）资源的量与质 3.资源层次观： 材料能源信息 4.资源开放观 5.资源动态平衡观2.办公资源外延（一）无形办公资源 1.时间 2.信息 3.人脉（二）有形办公资源 1.房产 2.设备 3.物品第五章 网络办公1. 网络办公的功能列表1个人办公(1)公共通知 (2)电子邮件 (3)考勤管理 (4)工作日志 (5)工作计划任务 (6)工时管理 (7)个人资料管理（8）网络硬盘（9）工作动态2公共事务(1)文档管理 (2)车辆管理 (3)人事档案管理 (4)通讯录(5)仓库管理 (6)销售管理 (7)客户管理 (8)采购管理 (9)经销商管理 (10)财务管理 (11)资产管理 (12)项目管理 (13)组织机构图(14)物品管理 3工作流(用户可以定义新的业务功能)(1)收文登记单 (2)发文登记单 (3)设备报修单 (4) 用车申请单 (5)工作交办单 (6) 办公用品申领单 (7)会议申请单 (8)复印申请单 (9)请假申请单 (10)出差申请单 (11)加班申请单 (12)借款申请单 (13)工作联系单 (14)会议纪要 (15)周工作计划 (16)出差报告 (17) 差旅费报销单 (18)采购订单 (19)销售订单 (20) 领料单 无限扩展4即时通讯(1)即时消息 (2)文件传输 (3)网络电话 (4) 广播 （5）远程管理 (远程桌面查看/远程计算机信息查看/远程进程查看/远程关机)(6)手机短信2.outlook书籍1.时间管理 2.人脉管理 3.邮件管理 4.任务 5.便签第八章 信息工作1.信息的特征客观性 时效性 可塑性 共享性依附性 传递性 开发性 无限性2.信息的种类标 准种 类信息源性质自然信息 社会信息信息表现语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息信息内容政治信、息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息信息稳定状态静态信息、动态信息信息的来源横向信息、纵向信息工作中作用预测信息、动态信息、反馈信息3.信息工作程序（一）收集 （二）整理 （三）传递 （四）存储（五）反馈 （六）利用4.信息收集渠道大众传媒、图书馆、联机检索、调查渠道供应商和客户、信息机构、关系渠道5.信息收集工作程序（1）明确信息收集范围（2）熟悉信息来源（3）选择信息收集方法观察法 阅读法 询问法 问卷法网络法 交换法 购置法6.信息开发的主要形式 1.剪报 2.索引 3.目录编制 4.文摘 5.信息资料手册 6.简讯 7.调查报告7.信息编写类型1.动态型信息 2 .建议型信息 3 .经验型信息 4 .问题型信息5. 预测型信息第九章 保密工作1.秘密的种类标准种类性质国家秘密、 商业秘密、组织内部秘密等级绝密级、机密级、秘密级和内部级存在方式有形：文献类、物体类、声像类、电子类无形：口头类、技术类2.保密工作的内容1.保密立法2.保密宣传教育3.建立健全保密规章制度4.研制、开发和应用先进的防窃密、泄密的技术设备5.依法进行保密检查监督，追查处理泄密事件等 3.保密工作要求（一）加强领导，健全机构 （二）依法管理，完善制度 （三）积极防范，突出重点（四）既确保秘密，又便利工作（五）应用技术，严防窃密4.保密工作要求（一）加强领导，健全机构 （二）依法管理，完善制度 （三）积极防范，突出重点（四）既确保秘密，又便利工作（五）应用技术，严防窃密5.秘书部门的保密工作（一）文件保密 1.定密 2.审核与签发 3.标志 国家： 机密三年 商业：自定，不得用 4.缮校 5.传递 6.运转 7.清退 8.销毁（二）会议保密 1.场馆保密 2.文件保密 3.器材保密 4.时间保密 5.人员保密 6.传达和宣传保密（三）新闻宣传保（四）通讯保密 1.电话保密 2.传真保密 3.电报保密 4.邮件保密 5.及时通讯保密（五）使用办公设备保密 1.使用计算机保密 2.使用复印机保密3.使用录音、照相和录像设备保密重点：传真等的格式（工作实训题）传真基本格式：（重点）（考试要求用传真格式，则一定要画边框，下同）XX公司传真收件人：单位：发件人：日期：内容：邮件基本格式：（必须划线，主题下面是具体内容）（重点）收件人：发件人：主题：备忘录基本格式：（了解）发给：XX公司办公室发自：XX公司种苗抄送：日期：主题：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。请柬格式：(了解)请柬XX先生：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XX公司X年X月X日通知格式：（同书信格式）（了解）12