外部联系与内部沟通管理制度

外部联系与内部沟通管理制度撰写人：_部 门：_外部联系与内部沟通管理制度为促进公司各部门工作人员之间的交流和外部相关单位的联系，使每一个岗位对上对下的沟通都变成一种需求，在沟通中提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事和上下级之间的感情，建立和谐工作关系，同时间里良好、健康的问题反映及解决渠道，特制定本制度一、沟通职责1、办公室要积极促进各部门的沟通，并给予中层以上的管理人员相关沟通技能的培训。2、定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。二、沟通的基本要求1、在公司中倡导坦率、真诚、相互信任、相互帮助的沟通氛围，倡导全员树立端正的沟通心态，要使沟通基于工作本身，让沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率。2、只要是基于事实的、有益于推进公司工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。三、沟通方式1、一般沟通（1）一对一的面对面谈话沟通。（2）通过晨会、问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式沟通。（3）通过工作报告、文件、任务单、内部刊物等方式沟通。（4）通过电话、电子邮件等方式沟通。（5）其他方式，包括宣传栏、总经理信箱等。2、越级沟通对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，但当工作中出现以下情况时，可以进行越级沟通：（1）下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。（2）下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。（3）下级发现上级的违规行为时。（4）个人对公司的改革、发展有建议或意见时四、沟通的内容1、在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。2、公司下发的文件、各部门要通过的、公告栏等方式及时、准确地传达到全体员工。3、工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。五、沟通的范围1、与管理人员（1）在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍公司及工作的相关情况，并表达对其在公司发展的期望和祝愿。（2）在员工试工期满转正时，要与其进行转正面谈，对其试用期的表现作出评价，表扬优点，指出不足，并提出对其今后的工作期望。（3）在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，与公司要求的差距，提出改进意见，表达对员工的期望，以提高员工的工作绩效。（4）当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工更高的工作期望。（5）在员工心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改正心态。（6）当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注。（7）须时常了解员工对自己管理风格、管理方式的意见和建议、并积极改进。（8）对于未发生以上情况的员工，也需保持最少每月一次的时间深入沟通。2、与工作人员（1）当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。（2）不同的单位从事相同或类似工作的人员，彼此之间要加强沟通，促进业务技能的提升与信息的传递。（3）对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通、促进改进。（4）对于公司的发展与变革有任何建议或意见时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进公司发展。3、与各部门（1）公司各部门的负责人（以及关键岗位员工）之间，每月必须进行一次深入的交流，内容包括：工作目标完成情况的分析，研究与探讨，提高工作进度，高进工作方式的方法，达成改进工作的一致意见；.管理思路的交流与沟通；管理工作中的问题的提出；解决办法的探讨；进一步工作目标的研究、讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流确定。（2）总经理与各职能部门负责人每月进行一次深入交流和沟通，每季度与各职能与经营中心的部门负责人（以及关键岗位的员工）进行一次非正式形式的交流。内容包括：公司各方面进展状况的了解；公司政策改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类建议或意见。4、与外部单位（1）与相关单位之间经常进行信息交流，相互吸收优秀的管理方式方法，及时改进公司的不足。（2）安全生产部必须及时的调查居民对公司提出的不满意见和改进建议，情况属实，立即整改，并给予提出有用信息的居民适当的奖励。六、沟通反馈在各个沟通环节中，凡需有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限，在规定时限内给予回复。七、建议奖励公司任何一级员工，其提出的可行性建议经公司采纳后，可由总经理批准给予奖励。八、相关记录1、外部联系对象清单2、外部联系和内部沟通记录第 7 页 共 7 页