物资申购采购入库保管出库管理制度及操作流程

物资申购、采购、入库、保管、出 库管理制度一、总则1、为保障公司正常生产经营的连续性和秩序，使物资管理作业 合理化，减少库存资金占用，特制定本制度。2、通过 本 制度 明 确 物资 管 理 作业 规 定 ，指导 和规 范 操 作人 员 日 常 作业行为。3、仓库 管 理应 保 证 满足 公 司 生产 经 营 所需 的 物资 需要 ，不 缺 货 断 档，并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。二、存货计划与控制1、仓库以适质、适量、适时、适地之原则，供应所需物资，避 免资金呆滞和供货不足。2、对订有标准的物资品种进行控制，实际库存量降到订购点时， 即可提出补充采购计划申请。3、认 真 准 确 完成 物 资 的出 、入 库 工 作 ，杜 绝 出、入 库 过程 中 造 成 的物资短少、错乱。对单据、账册和各种原始凭证认真整理、保管不 得遗失。三、物资的采买收发管理规定（一）、申购1、要 采 买 物 资首 先 要填 写 申 购单 ，并 经过 申 购批 准 ，没 有 经 过 申 购批准的物资一律不得采买，违规采买，财务将给于不报销处理。2、物 资 申 购 单由 申 购 人填 写 ，经 部 门 经理 复 核 ，仓 库 核量 ，财 务 审核，总经理批准后交由采购人员采购。3 / 113、申 购 单 一 式四 联 ，所 有 字 签完 以 后 ，申 购 部门 自 己 留存 一 联 作 为部门留底，交仓库一联作为收（入）库核对用，交采购一联作为采 购人员采购凭证、交财务一联作为财务核对付款用。4、工程 用 小综 物 资 零星 采 买 也按 此 执 行，大 综物 资 采 购或 招 标 另 出台管理规定。（二）、收料与入库1、循环 使 用物 资 进 库填 写 入 库单 ，销耗 性 使 用物 资 进 库填 写 收 料 单。2、物 资 到 公 司办 理 收（ 入 ）库 手 续 时 ，仓 管 应依 据 清 单上 所 列 物 资进行核对、清点，经使用部门或申购人员和技术检验人员对质量检 验合格后，方可入库。3、如 发 现 名 称、型 号、规 格 、数 量 不符 或 包 装破 损 的 ，应 通 知 采 购处理。（所有来货来料必须在数量清点完成，供、收双方共同确认 的情况下签单收货，数量异常时，则签收实收数量并要求送货人员签 字确认方可收货）4、对 收 存 入 库物 资 核对 、清 点后 ，由 仓 管 员 和时 填 写 入库 单 或 收 料单，入库单或收料单一式三联，仓库留存一联作为登记仓库帐用、 交采购人员或送货人员一联作为采购或供货部门请款报销凭证、交财 务一联作为付款记帐用。5、仓管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库a）未 经 审 批的 采 购 。b）与 合 同 计划 或 请 购单 不 相 符的 采 购 物资 。c）与 要 求 不符 合 的 采购 物 资 。2 / 116、因生 产 急 需或 其 他 原因 不 能 形成入 库的物 资， 仓管 员 要 到现 场核对验收，并和时补填入库单或收料单。7、对 入 库 物 料第 一时间 做 好 标识 卡 记 录，标 识卡 要 注 明品 名 、型 号、规格、来货时间和供应商和实际入库数量。物料标识卡必须置于 物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录。8、仓管员在物料入库时发现问题，未和时或于次一个工作日内 报告处理的，该物料视为合格。9、仓 库 管理员 对 所有入 库 物 品和 时 入 帐，对 在存 仓 库 物品 造 册 登 记。可用金蝶软件或电子表格记账。（三）、出库或领用1、循环 使 用物 资 出 库填 写 出 库单 ，销耗 性 使 用物 资 出 库填 写 领 料 单。2、物料出库必须要有出库单或领料单，出库单或领料单由领用 人填写，经部门经理复核，仓库核量，财务审核，总经理批准，所有 字签完以后交由仓库发货。3、出库 单 或领 料 单 一式 三 联 ，领用 部门 自 己 留存 一 联 作为 部 门 留 底，供领双方在确认出库物料的品种、规格、数量和质量后把余下二 联交仓库，一联作为仓库出库记账用，另一联由仓库交财务作为仓库 出料发货凭证用。4、凡 持 经 各 方人 员 签批 的 出 库单 、领 料单 经 确认 后 ，方 可 领 料 出 库。若领料单出库单上签字未完成、字据不清或被涂改的，仓管员有 权拒绝发放物资。5、仓管员必须根据进货时间，遵守“先进先出”的原则进行物 料的发放；仓管员须对所有出库物资和时入帐。6、领 料 人 员 所需 物资若 无 库 存，仓 管 员应 和 时通 知 使 用者 ，使 用 者按要求填写申购单，经批准后和时采购。7、领 料 人 于 物料 出 库时 发 现 问题 ，未 和时 当 场处 理 的 ，则 该 物 料 视为合格。8、任何 人 不办 理 领 料手 续 不 得以 任 何 名义 从 仓 库内 取 走 物资 ，不 得在货架或货位中乱翻乱动，仓管员有权制止和纠正其行为；物料出 库提运过程中，禁止领料人随意进入仓库内部场所，对不听规劝的可 拒绝发货并上报领导。9、以旧换新的物资一律交旧领新；10、对于各部门领用的各种工具、办公用具、设备，仓库均要做 “各部门在用工具、办公用具、设备台账”，记录各使用部门在用情 况，并于每年年底盘点一次相互核对。11、坚持原则，不徇私情，严格按批准数量、质量领取、发放物 资。四、物资退库管理规定1、由于计划变更或取消计划引起的领用物资剩余时，应和时退 库并 办 理 退库 手 续 ，退 库 由退 库 人 员红 字 填 写出 库单或 领 料 单，签 字、 审批、收货、单子流程按新料入库办理。2、正常循环使用物资退库时，由仓管员红字填写出库单，经退 库人员签字后，一联交退库人员作退库部门留存，一联仓库留作登记 仓库帐和各部门台帐用，一联交财务作为记账核对用。4 / 113、销耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库须填写“销耗 性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报告单”，经有关技术人 员进行查验并在“销耗性物资损失报告单”或“循环使用物资损失报 告单”上签字认可后，入库并做好记录和标识。“销耗性物资损失报 告单”或“循环使用物资损失报告单”一式两份，仓库留存一份作仓 库报损销帐用，报财务一份作为财务报损销帐用。五、物资的保管1、按 品 种 、规 格 、体 积 、重 量、大 小、用 途 等物 料 性 质分 类 整 齐 码放，设置明显标记。（仓管员必须将货物放到仓库内部，不允许放 在仓库外，尤其不能隔夜放在仓库外。）2、储物空间分区和编号，标示醒目、朝外，便于盘存和领取。3、物 料 摆 放 需要 按 照划 分 的 区域 进 行 摆放 ，不 得 随 意 摆放 ，不 得 在规划的区域外摆放物料。4、物料发放后须进行整仓、归位整理、和时入账。5、对贵 重物 料 卡 帐登 记 ，由 指 定人 员 管 理。对危 险 物 品隔 离 管 制。6、所有物料必须做到安全维护和保管。7、对于 在 仓库 存 放 半年 以 上 的呆 滞 物 料应 每 月和 时统 计 ，上 报 处 理。8、地面 负 荷 不得 过 大 、超 限 。9、注意 仓库 清 洁 卫生 ，通 道 不 得乱 堆 放 物品 。定 期 实 施安 全 检 查。10、保持适当的温度、湿度、通风、照明等条件。六、安全1、每 天 下班 后 由 仓库 管 理 员检 查 门 窗是 否 关 闭，按 仓 库八 防 安 全 原则(即防火、防水、防盗、防腐、防潮、防漏、防锈、防虫)检查 货物，异常情况和时处理和报告。2、非仓库人员，未经同意，不准入内。3、仓库内严禁吸烟和禁止明火，发现一律立即上报处理。4、保 障 疏散 通 道 、安 全 出口 畅通 ， 物资 堆 码 高度 应 按 照国 家 质 量 体系相关规定码放，以保证人员、库房安全。七、定期盘存1、仓管 员 对常 用 或 每日 有 变 动的 物 资 要随 时 盘点 ，若 发现 误 差 须 和时找出原因并更正。库存信息和时呈报，须对名称、数量、规格仔 细核对，确保报表数据的准确性和可靠性。2、小盘点，每月底一次。主要核查是否帐实相符和呆滞物料增 减情况。3、大盘点，每年一次。每年年终对公司的所有资产进行盘存。4、盘点 要 求 ：(1) 、对 盘点 出的 过期 、变 质或 其 它 原因 不 能 使用 的 物 资和 时 上 报 处理。对盘盈、盘亏情况，报主管批准后调整帐目；涉和仓管员责任 短缺的，由其赔偿。(2) 、 盘点 过程中 发 现 异常 问 题 和时 反 馈 处理 ；(3) 、 仓管 员须保 证盘 点数 量 的 准确 性 和 公正 性 ； 严禁 弄 虚 作假 ， 虚报数据；盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘，书写数据潦草、错 误，丢失盘点表，随意换岗等，不按盘点作业流程操作的根据情况追 究相关责任。八、对账、付款1、采 购 、财 务、仓 库要 按 采 购商 、供 应 商 分 别登 记 采 购台 帐 ，依 申购单、入库单和收料单记录采购付款情况。2、仓库 要 登记 仓 库 帐和 各 部 门领 用 、退用 、在用 工具 、办公 用 具、 设备台账，记录各使用部门在用情况。3、采购时，采购人员应严格按照申购单上物资名称、规格型号、 数量、质量采购，不得弄虚作假，如遇市场没有此产品需更换其他， 应重新填写申购单再进行购买。4、收 料 或 入 库时 ，收 料 员 要 和申 购 单 核对 ，并 和 时 填 写和 传 递 单 子，保证各相关部门能和时入帐登记。5、出库 存 时，仓 管员 要 认 真核 对 发 出物 资 与 出库 单 或 领料 单 是 否 相附，严格把好这一关，守住公司财产物资不外流，并和时填写和传 递单子，保证各相关部门能和时入帐登记。6、请 款 付 款 时，财 务人 员 要 核对 货 物 发票 、申 购 单 、入 库 单 或 收 料单、合同的内容是否相附，签字等手续是否完善，如发现问题绝不 付款，待手续完善以后方能付款。7、每 月 采 购 要和 采 购商、供 应商 、仓 库、财 务核 对 一 次帐 务 ，发 现问题和时上报处理。8、每 年 仓 库 要和 各 部 门、财 务核 对 一 次各 部 门领 用、退 用 、在 用 工具、办公用具、设备，发现问题和时上报处理。9、每月仓库要和财务对一次帐，保证仓库帐和财务帐帐帐相对， 帐实相附。10、小 样 物 品、贵 重物 品 每 月盘 点一 次，大 样物 品 每 年盘 点 一 次。7 / 11九、工作态度1、仓 库工 作 人 员应 该 培 养良 好 的 工作作 风和 习 惯 ，倡 导 细心（ 严 谨）、负责、诚实、团结互勉、爱岗敬业的工作态度。2、认 真履 行 岗 位职 责 ， 工作 主 动 、不 推 诿 、作 风 踏 实， 能 够 合 理有效的从事本岗位工作。3、在 实 际 工 作中 ，能 够 配 合 、协 调 好与 供 应 方和 其 他 相关 部 门 之 间的日常工作关系。4、下达的工作任务无特殊原因需要在规定时间内完成，且保证 工作品质。对于在工作中使用的的设备、仪器、工具必须妥善保管， 细心维护，如造成遗失或人为损坏，则按公司规定进行处理。5、完成领导交办的其他任务。十、岗位调动或离职仓 库 、采 购 、财 务 人 员 岗 位 调 动 或 离 职 前 ，必 须 办 理 账 目 和 物 料 、 设备、工具、仪器移交手续；单据移交手续。要求逐项核对点收，如 有短缺，必须限期查清，方可移交。移交须由其他两方和部门主管人 签字确认后方可办理离岗手续。十一、建帐仓库应建立仓库帐，做到帐实相符、帐帐相符。和时做好日常帐 簿登记、整理、保管工作，认真做好日、月物资的收、发、存记录工 作和账、物的核对工作，保证账面日清月结，账物相符。 十二、劳动纪律1、上班 时 间严 格 遵 守劳 动 纪 律、作息 时 间 ，不得 大声 喧哗、玩 闹、 睡觉、长时间聊天等与工作无关的事。8 / 112、不得擅自离开岗位。3、严格遵守公司的各项规章制度。 十三、保守公司秘密，爱护公司财产 十四、此规定有不完善之处在实施过程中逐步修改。此规定解释权归财务，有 不明白之处可到财务询问。有限公司 有限公司财务部2012年 6 月 21 日附：一、流程图二、样单1、物品申购单、消耗性物资损失报告单 循环使用物资损失（报废） 报告单要的时候现做。2、入库单、出库单、收料单、发料单买现成的。11 / 11一、米购入库流程图各部门申购人填写I申购单 并签好字，自己部门留存一采购人员采买并交仓库技术人员验货、领用出库各部门领用人填写【出库单】 或【领料单】签好字后留一联三、退库1、由于计划变更或取消计划退库购单1W实物并留-收料单核对I申仓库填写I入库单或回采购或送货 一联交财务一联交仓库两联，仓 库留一联仓库交财务一联2、循环使用物资退库仓库填写I红字出库单退 库 人 员 签 字 交退库部门一联仓库自留一联 交财务部一联3、损失或报废物资退库仓 库 入 库仓库自留一联技术人员查验仓库填写I损 失或报废报 壬口单四、付款财务按排货款并通 知采购人员或供货 人员收款采购人员或送货人员填 写I请款申请财务审核I申购单入库单或I收料单发票或I收据合同采购人员或送货人员带I发票没有 发票的带I收据申购单入库 单或I收料单合同到财务