《财务工作手册》PPT课件

总部财务部,二零零一年八月一日,财务工作手册,目录,一、财务管理制度 二、财务组织结构 三、财务工作程序 四、财务报表 五、档案管理,会计核算流程图,订货验收单,退货单,发 票,有效发票报告,部门间、店间调拨,经相关人员签名确认之后,调拨单传递至财务部,交核算会计编制凭证,柜组秘书与供应商对帐，编制有效发票报告,连同发票帐单送交核算会计核对,编制凭证。,付款单据传递至结算中心,结算中心审批付款,开具支票付款,支票存根付款清单据以入帐,金库复核收银员钱袋表及营业款,编制, 交会计复核、编制记帐凭证。,调拨单,记帐凭证,支票,库存商品 应付帐款 银行存款等,登记帐簿,记帐凭证,销售收入帐,销售分类表,金库日报表,收银单据,记帐凭证,销售成本帐,计算毛利,结转成本,编制凭证,盘点卡及盘点表,核算费用开支、资金划转、个人及单位往来帐、固定资产帐、收取供应商费用等业务,记帐凭证,期间费用帐 及往来帐户等,记帐、结帐、编制会计报表,支票及进帐单,收款收据,支付申请表,费用报销单,借款单,一、财务管理制度,一、财务管理制度 二、财务组织结构 三、财务工作程序 四、财务报表 五、档案管理,二、组织结构,一、财务管理制度 二、财务组织结构 三、财务工作程序 四、财务报表 五、档案管理,三、工作程序,一、财务管理制度 二、财务组织结构 三、财务工作程序 四、财务报表 五、档案管理,四、财务报表,一、财务管理制度 二、财务组织结构 三、财务工作程序 四、财务报表 五、档案管理,五、档案管理,一、财务管理制度 二、财务组织结构 三、财务工作程序 四、财务报表 五、档案管理,店简报,员工成本,财务部 Finance Dept.,员工成本明细表,经营开支,财务部 Finance Dept.,财务部 Finance Dept.,银行周报表,财务部 Finance Dept.,财务部 Finance Dept.,商品损耗率计算,财务部 Finance Dept.,商品折损额计算,财务部 Finance Dept.,折损商品清单,财务部 Finance Dept.,资产盘点清单,财务部 Finance Dept.,柜组简报,财务部 Finance Dept.,主要营运指标,财务部 Finance Dept.,财务部 Finance Dept.,工程、资产支付申请单,财务部 Finance Dept.,部门： 年 月 日,此单经批准后，交财务部留存，借款和报销差旅费时做附件。 出差结束后，请于7日内报销。,出差申请单,财务部 Finance Dept.,资产管理职责,一、财务部职责： 1、建立、健全固定资产的核算工作，正确反映和监督固定资产的增减、调拨、保管、使用、转让、清理报废等事宜，以保护公司财产，发挥固定资产的营运效能。 2、建立固定资产明细帐，协助各有关部门建立固定资产卡片。 3、定期组织固定资产清查，查明盈、亏情况，通过清查做到帐物、帐帐相符。 4、按照规定，正确计算折旧。 二、资产管理部门职责： 1、负责固定资产的增、减、调拨、转让、大修、清理、报废等手续的审查工作。 2、协肋审查使用部门提出的购置、大修、或新建固定资产的计划。 3、负责组织固定资产的修理、施工、验收和结算工作。 4、监督和协助使用部门保持固定资产的正常和完整无缺。 三、使用部门职责： 1、使用部门必须确保本部门所使用的固定资产完整无缺，经常保持固定资产在良好的状况下运行。做到帐卡、帐物相符。 2、固定资产的购置、调入、新建、转让、大修、清理、报废必须预先向资产管理部门提出申请，经批准生效后，按有关规定填制报表，送交有关部门。,费用报销制度,为加强费用支出管理，明确有关部门在费用管理工作中的职责权限及各项费用开支的标准，严格按照制度规定和标准报销费用，特作如下规定： 一、费用报销的审批 1. 各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划，报财务部及总经理审批，严格按计划执行，不得超支，原则上不得支出计划外费用。 2. 总部各部门人员的费用金额在3000元（含3000元）以下的，由各部门经理审核，分管总监审批，财务经理复核，总经理审批；金额在3000元以上的，须由董事长审批。 3. 总经理的费用开支由董事长审批。重大的费用开支，需经总经理办公会研究同意，报董事会审批后才能报销。 4.员工因公出差、对外交际应酬、购买物品前，经办人应填制申请表, 按规定办理报批手续；获得批准后可按需要在财务部预借款项,出差结束或公务完成后应于七天内及时报销归还预借款，无故拖延时间的，扣经办人当月工资。 5.所购物品的发票必须是税务局的近期统一发票,收据必须是财政局近期的统一收据,特殊情况除外。发票上的日期、商品名称、数量、单价、金额等，要求字迹清晰，大小写数字相符。如果发票中只有商品总额的，后面须附有清单。发票要注明经手人、用途、物品的使用部门、物品的验收人、审批人等。 6. 各店有下列情况之一：未订立合同、合同未经总部财务和相关部门核准、事先未报批预算、超过预算；且金额在1000元以上的，须报总部财务部审批。 7.各级人员的报销，应自觉接受主管财务人员的监督。 8.总部及各店具体的费用报销流程附后。 9.总部具体报销工作日: 每周二、五。 向财务部提交经分管总监审批后的报销单据和领取现金的时间为相邻的两个报销工作日。,二、费用分类及标准,1、差旅费报销规定： （1）住宿和交通工具标准表,夜间乘车超过6小时或连续乘车12小时的，可购买硬卧。出差不得包乘的士，也不得乘坐长途的士。市内交通费在节约原则的基础上，可乘的士。 （2）公司员工因公出差，不分级别，不分途中和住宿，每人每天补助标准为：30元。 （3）公司员工因公出差，住在亲戚朋友家里，不报销住宿费，每天发给50元补助费。 （4）员工因公出差，按出差规定的往返地点、里程，凭票据报销。绕道探亲或旅游者，绕道部分差旅费不能报销,也不得报销参观门票费用，也不发给住宿补助。 （5）出差审批程序：出差人员需填报出差申请单，注明出差地、时间、业务事项（如乘飞机必须事先申请批准后方能报销）和预算，经由两级审批后，方可成行。 （6）出差人员应按出差地点如实填写差旅费报销单，并将已批准的出差申请单和发票单据粘贴在后面，先由部门经理签字，分管总监审批，交财务人员对单据全面审核，财务经理复核，报总经理批准后，方能报销。经审核发现夹带与当次出差无关的费用单据，一律不予报销。,2市内交通费报销规定： 1）公司员工因公到本市内办事，不报销的士费，只能乘坐公共汽车或中巴。报销时应填写清单（注明日期、地点、事由），经各部门经理确认签字，财务审核后按实报销。 2）因公急办事项，需先申请，经分管总监（店长）同意，可凭申请单报销的士费。 3通讯费报销规定： 1）公司员工因业务需要可报销BB机费用，每月台费不超过40元。报销人员为：总部工作人员、各店店长、部门经理（包括各区区长，但不包括各区以下经理、主管）、出纳人员、采购人员、司机。 2）通讯工具原则上由员工自行配备，公司只报销日常费用。 3）公司付总经理和总监、总部各部门经理、各店店长、各区区长按级报销手机费。报销级别为：付总经理和总监每月可报销1000元，各店店长每月可报销600元，总部各部门经理每月可报销400元，商品部采购主管、各店处长及部门经理每月可报销200元，司机每月可报销100元，超支自理。特殊情况下，经批准，可依话费清单，据实报销。 4）已报手机费用的人员，原则上不再报销BB机费用。 5）特殊部门需报手机、BB机费用，需经董事长和总经理研究确定。 6）凡由公司配备通讯工具的人员离开公司时，必须交回通讯工具，否则在工资中扣除或照价赔偿。 7）若无正当理由关机或不复机，当月通讯费不得报销。 4业务招待费报销规定： 1）因公招待客人应执行当地的有关规定，严禁讲排场、摆阔气，一般到大排挡就餐，每人每餐不得超过30元，由经办人报请分管总监（店长）同意，陪同人员不能超过2人。,2）招待特殊人员要到酒店宴请，其标准为每人每餐100元，经分管总监（店长）审批，特殊情况超支费用由总部总经理审批，3000元以上招待费由总部董事长批准。 3）赠送礼品和礼金，须事先书面申请，注明原因、金额和受礼人，由相关部门逐级上报至总部总经理批准，财务部门同时配合监督。 4）报销业务招待费，应取得合规的发票，同时注明时间、招待人员、陪同人员。 5办公用品费用报销规定： 1）由各部门提出计划，在每月25日前将下月需求计划报总部办公室、各分店人事行政部，统一购买，由财务审核报销。 2）各店员工每人每月3元（由各部门掌握），总部员工、各店柜组长以上职员每人每月8元，各店长、总部各部门经理每人每月10元，付总经理及总监以上每人每月15元。 3）各部门发放的非消耗性的办公用品要建卡登记，落实使用保管人。凡辞职、调动员工将自己保管的办公用品交还本部门保管，以便补充人员使用。 4）任何部门及个人不得购置闲置办公用品（如办公桌椅、文件柜等）。人事行政部门及财务部门应定期进行检查清理。 6社会保险费用的支付标准 按当地政府社会保险的有关规定执行。 7名片印刷的有关规定： 名片印刷由办公室负责，应统一规格、统一价格。下列人员可以向办公室申请印制名片： 1）总部正、付总经理及总监、各部门经理、采购中心经理及主管、对外采购人员。 2）各店店长、区长、部门经理（主管）、对外采购人员。,8会议费用报销规定： 总部各部门、各店需召开外界人员会议或座谈会议，总部、各店在年度召开有关会议，需要会议费用开支的，必须要有申请报告做出详细开支计划，报总部相关部门批准后方能开支。 9暂住证费用报销规定： 1）总部及各店员工办理当地暂住证，其费用只报销50%。 2）各店员工按合同要求不到一年中途辞工，应按月扣回暂住证费用。 10、员工生日报销规定： 总部及各店员工生日，由总部、各店人事部造册登记，举办活动或赠送礼品，每人次不超过25元。 11其他： 1）司机报销过桥费、过路费和停车费时，应填写清单（注明时间、用车人、金额），经办公室主任审核同意后，财务据实报销。 2）图书资料由办公室统一登记、编号，使用人借阅，发票须经手人、验收人签字后，方可报销。 三、附则 1各店费用报销制度应遵照本制度的标准执行，具体的报销工作日，各店可根据情况进行调整。 2本制度由总部财务部负责解释。 3本制度从2001年4月20日开始执行。,二、盘点方式 1、最后一次商品整理完毕，盘点开始； 2、初盘人员按单品排面逐一放置盘点卡，剩余盘点卡装回资料袋； 3、初盘人员计数、称重，使用蓝色圆珠笔将数量及单位填入盘点卡相应栏目，经手人签名； 4、复盘人员复核单品数量及单位，使用红色圆珠笔将数量及单位填入盘点卡，复核签名； 5、初盘中发现错误须由部门主管签名更正，复盘中发现错误经确认后修改，并由双方签名； 6、商品无存货填写“0”； 7、如发现某一单品有两个排面，应于盘点卡中按如下方式列示：+= 8、发现某商品无盘点卡，应即时通知部门主管补制手工盘点卡，填明商品编号、名称，补充登记盘点检查表，然后盘点，填写数量、单位、确认并签名； 9、生鲜区、食品区散装食品的盘点，初盘与复盘同时进行； 10、凌晨1时，收银部、防损部支援盘点人员交换盘点区域； 11、检查所有盘点卡，确认所有盘点数据已正确记录，并无漏盘、重盘； 12、收集盘点卡，排好顺序，与盘点检查表核对，确认所有盘点卡均已收回，然后装回资料袋，交各区秘书。 13、电脑部输单组至各区秘书取盘点卡，录入盘点数据、打印盘点明细表，然后连同盘点卡交柜组核对； 14、柜组核对，如有错误交电脑部输单组修改、打印盘点明细表，然后将盘点明细表连同盘点卡交财务部核算会计。 15、每次盘点采用交叉复盘方式，食品杂货区支援人员于食品杂货区进行初盘，凌晨1：00时起复盘非食品区；非食品区支援人员于非食品杂货区进行初盘，凌晨1：00时起复盘食品区。收银部、防损部支援盘点人员交换盘点区域的行动协调由盘点控制协调小组视盘点进度具体安排。,三、盘点进程表,三、盘点范围及比例 （一）盘点范围 1、全部仓库 2、生鲜区：10部、11部、12部、13部、14部 食品杂货区：20部、21部、22部、23部 非食品区：31部、32部、33部、34部、36部、37部、38部 3、超市内厂家专柜部分的商品不在盘点范围之内 （二）盘点比例 1、初盘比例：100% 2、复盘比例： 100% 电器、烟酒、化妆品、粮油、奶粉、生鲜区 50% 个人清洁用品 20% 其他 四、后勤 1、各部门自备盘点用笔，向人事部申请资料袋； 2、人事部准备饮用水、一次性饮水杯； 3、沙拉吧负责准备工作餐。 五、注意事项 1、全体盘点参与人员务必从思想上和行动上予以充分重视； 2、所有参加盘点人员必须服从盘点控制小组的统一调配； 3、盘点中发现问题，应即时报告盘点控制小组； 4、盘点工作必须认真负责，确保盘点数据的准确性； 5、复盘人员如对盘点卡记载的数量单位有疑问，应质疑初盘人员，必要时重新盘点，取得准确数量单位后，签名确认；,三、盘点进程表,6、填写盘点卡时，应写明商品计量单位（克、千克、盒、毫升、升、个、包、箱、罐、桶）；盘点数据的计量单位为单品销售单位（最小单位）。特别注意：重量单位统一使用克、千克，不得使用“斤“作计量单位。香烟计量单位为“包”，不得使用“条”作计量单位。 7、注意核对商品的规格型号与盘点卡是否一致； 8、注意单品堆放陈列，杜绝因单品排放混乱致盘点数据失准、延误盘点进度的问题出现； *生鲜区整理 1.营业中开始清货（晚上20:00开始），主要是自制食品、鲜活商品； 2.从仓库搬出所有存货（冻库除外）； 3.商品有序摆放，应准备足够卡板摆放； 4.散装商品入袋。 9、注意检查电脑商品资料，及时纠正电脑商品资料混乱的问题：进价及售价不准、商品计量单位不统一规范（如香烟的单位，卖场以包计量，而仓库又以条计量）、以及条码错误、重编问题。 10、盘点数据录入修改、盘点明细表的打印核对工作应于盘点后一日完成，盘点后二日上午9时必须将盘点明细表交财务部核算会计。,一、 出纳人员基本要求 1、为人忠诚老实、忠于职守、清正廉洁。具有良好的思想道德素质，能保持清醒的头脑，抵御金钱的诱惑。 2、具有一定的业务素质，对有关的会计法规、规章制度、及当地政府的相关政策有一定的了解。熟悉出纳核算工作流程。 3、工作认真负责，进出款项每日结清，出现差错及时纠正。 4、工作细心周到，既要坚持原则，又要耐心向对方解释有关的问题。 二、 出纳人员的职责 1、按照国家有关的现金管理和银行结算制度的规定，保管库存现金和各种有价证券。办理现金收付和银行结算业务，收付款后，应在收付单据上签章，并加盖“收讫”或“付讫”戳记。 2、严格遵守现金开支范围，不属于现金结算范围的不得用现金收付。对于现金采购，要办理好各项手续后才能支付。 3、遵守库存现金规定，对超额的现金应按规定送存银行。 4、严格遵守会计制度规定的核算程序。办理现金和银行存款收付业务时，应严格审核有关的原始凭证，然后按已编制的收付凭证，逐项顺序登记现金日记帐与银行存款日记帐。 5、随时了解银行存款余额，避免签发空头支票。 6、不得出租银行帐户给其他单位或个人。 7、管好库存现金和各种有价证券，保证其安全完整。如库存现金及有价证券发生短缺，应由出纳人员负责赔偿。 8、管理银行开户私章，空白支票，空白收据。收据和支票领用时应及时办理领用手续，使用完毕后应办理注销手续。 三、 出纳人员权限 1、出纳人员有权抵制不合法开支。对违反公司规定的收付款项，出纳人员有权拒绝办理。任何个人不得强制其执行。 2、出纳员有权对公司制定的审批程序、管理制度中存在的问题提出自己的看法和建议。 3、出纳员不得利用手中的职权循私舞弊报销不合理的费用。 4、出纳员不得挪用库存现金，不得出借未经规定程序办理的款项。 四、 出纳人员因工作调动或离职时应办理交接手续。,出纳岗位素质要求、职责、权限的有关规定,财务人员工作交接制度是财务制度的一项重要内容，做好交接工作有利于经济活动记录的衔接，并有利于明确财务人员经济责任。会计、出纳人员因公调动或因故离职，必须办理交接手续，没有办理交接手续的不得调动或者离职。对财务人员工作交接制度的要求，会计法以及其他会计法规、规章都做出了原则性的规定。现结合我公司的实际，进一步作如下规定： 、 办理移交手续的准备工作。 财务人员在办理移交手续前必须及时办理完毕未了的会计事项，包括： (1) 对已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕； (2) 整理应移交的各项资料，对未了事项写出书面说明等； (3) 编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、现金、有价证券、印章以及其他会计用品等； (4) 财务经理、会计主管移交时，应将全部财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等，向接交人介绍清楚； (5) 需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。 、 按照移交清册移交。,财务人员工作交接制度,商品盘点操作程序,一、盘点准备 1、商品整理 收货区应于盘点日中午12：00停止收货； 排面、端架、墙柱、服务台、维修处、促销区、收货区的商品归位； 清理空箱，另外堆放； 不用盘点商品贴DNI标签，包括：空箱、赠品、店内用品、非卖品； 已启封的大包装外应标明内装单品数量、包装单位； 盘点前一日，退货商品清退完毕、报损商品清理完毕； 2、检查商品进价、零售价，核对商品条码、品名规格，全部调拨单交财务部核算会计（营运各部门完成）； 3、检查整理电脑商品资料，确认所有单品录入电脑，确认所有收货单、退货单等涉及商品库存、进价的单据已经录入电脑（电脑部输单员完成）； 4、有效发票报告、欠发票供应商清单、已退货未扣款供应商统计表、调拨单交财务部核算会计； 5、财务部对帐秘书打印核对盘点卡、盘点检查表，备制库存卡； 6、盘点卡按柜组、仓库与店面分开装入资料袋，由财务部发放至柜组。,交接双方要按照移交清册的内容进行逐项移交，其中： 现金要根据会计账簿记录金额进行盘点，不得短缺；有价证券的数量、金额与会计帐记录一致。银行存款账户余额要与银行对帐单核对。各种财产物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对。核对清楚后才能移交。 移交人员经管的票据、印章及其它会计用品等，必须交接清楚。 对电脑数据移交，移交人当面对接交人示范，现场操作，以检查电子数据的运行和有关参数的情况，交接工作结束后，当场交接磁盘。 、 专人负责监交。 财务人员办理工作交接手续时，要有专人负责监交，以保证交接工作的顺利进行。 (1) 一般会计人员办理移交，由会计主管负责监交。出纳移交，必须有财务经理参与监交； (2) 会计主管移交，由财务经理负责监交；有必要时，经财务经理请示总部财务部，可由店长或总部财务部人员参与监交； (3) 店财务经理移交，由店长、总部财务部人员监交； (4) 区财务经理、结算中心经理移交，由总部财务部派人监交。 、 临时工作交接。 对财务工作人员临时离职，或因病暂时不能工作，需要有人,接替或代理工作的，也应当办理交接手续。其目的是保持会计工作的连续性和分清责任。对于移交人因病或其他特殊原因不能亲自办理移交的，经请示店长和总部财务部经理同意后，可以由移交人委托他人代办移交手续，但委托人应当对所移交的会计工作和相关资料承担责任，不得借口委托他人代办交接而推托责任。 、 移交后的责任。 移交人对自己经办且已经移交的会计资料的合法性、真实性负责，不能因为会计资料已经移交而推托责任。移交人对移交以后产生的非自己经办的会计资料不承担责任。,为了加强低值易耗品管理，保证公司财产的完整无缺，根据国家的有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。 （一） 凡使用年限不满一年或虽满一年但单位价值在2000元以下不构成固定资产的物品均作为低值易耗品。 （二） 为了严格划分固定资产和低值易耗品的界限，便于管理，应编制低值易耗品分类目录。根据我公司目前的情况,将低值易耗品分为以下几种： 1、 家用电器类：包括2000元以下的热水器、抽油机、录扇、排风扇等。 2、 生活用具类：包括有煤气炉、煤气罐等。 3、 家具类：各种桌、柜、床、椅、沙发、茶几。 4、 办公用品类：包括诸如计算器、装订机等。 5、 交通工具：包括有单车、三轮车、手推车等。 6、 维修用具类：包括有电钻、电焊机、万用表。 7、 其他：如消防用具。 （三） 管理分工 1、 公司总办为低值易耗品的管理部门，配备专人负责管理低值易耗品实物明细帐和领用等管理工作。 公司财务部负责低值品的金额核算，并对在用实物有监督责任。,财务部,低值易耗品管理办法,1、 财务部对在用低值易耗品采用五五摊销法。 （一） 低值易耗品的购置 1、 每期需要增添的低值易耗品，由总办汇总各部门所需物品,编制购置计划，经总经理核批后，纳入财务收支计划。 2、 无计划的临时购置，由各部门经理核签，再经总办主任会签。购置金额较大的，应经主管副总经理直至总经理批准。 3、 具体的购置手续是：经办人详列购买低值易耗品的明细清单，包括品名、数量、预计价格、预计金额，明细清单经批准后到财务部办理借款手续，经总办管理人员验收入库并在发票后面签字后，才能办理销帐手续。 （二） 低值易耗品的领用和报废 1、 所有在库低值易耗品由总办指定专人管理，在用低值易耗品按使用部门和个人区别不同情况，由专人管理。 对各种家用电扇（包括办公和集体宿舍用）由使用单位和个人负责保管，不得转让他人。 计算器由个人保管使用，需要更换的由部门经理签批，以旧换新。 家属宿舍统一配备的家用电器，如热水器，煤气炉、煤气罐、吊扇等由使用人负责保管，为得转借他人。需要维修应由总办统一办理。 维修用具，由使用部门和个人负责保管。 其他，如消防用具及公共场所的物品由总办责成专人负责保管。 2、 部门和个人领用低值易耗品，要填写领用单，并经总办负责人签批。 3、 低值易耗品需要报废应由保管部门或个人向总只管理人员申述报废理由。,