中铁建工集团项目部办公室工作手册

中铁建工集团项目办公室手册中铁建工工集团项目部办办公室工工作手册册中铁建工工集团办办公室广求知、真灼见见、敢求求是、好好积累提高高办文能能力早筹划、多协调调、严组组织、力力保障提高高办会能能力勤想事、会干事事、能装装事、善善记事提高高办事能能力前 言1本手手册针对对办公室室标准化化建设制制定，所所指项目目办公室室特指550000万以上上（含550000万）的的项目部部（指挥挥部）办办公室，550000万以下下的项目目部参考考执行。办公室室主要由由负责行行政、党党务、人人事、后后勤及相相关职能能的部门门和人员员组成。项目办办公室定定位为：服务项项目生产产经营，拓拓展内外外交流渠渠道，优优化项目目工作环环境，打打造企业业对外形形象，提提高项目目运营效效益和降降低办公公室运行行成本，使使办公室室日常管管理工作作步入制制度化、程序化化和信息息化的专专业轨道道。2.本手手册编制制强调规规范性，注注重贴合合项目特特点，突突出灵活活性和适适应性，服服务标准准和模块块设置以以正常项项目为依依据。具具体使用用时应根根据项目目具体情情况进行行调整，依依据必须须、精干干、高效效的原则则进行设设置和日日常管理理。3本手手册将项项目办公公室各项项职能划划分为“办文”、“办会”、“办事”三类：其中“办文”除了一一般的对对内对外外的公文文管理外外，还包包括印章章和档案案管理以以及计划划总结等等专题资资料的编编写；“办事”包含了了项目部部的对外外事务（如如接待、公车管管理等）、服务现现场的内内部事务务（如人人事、后后勤、安安保消防防等）和和项目部部领导交交办的其其他一般般性事务务。4.本手手册内容容与国家家法律法法规和上上级政策策相抵触触的，以以国家法法律法规规和上级级政策为为准，本本手册的的最终解解释权在在集团公公司办公公室。欢欢迎各项项目办公公室及时时将使用用本手册册过程中中的情况况和完善善本手册册的建议议收集整整理，便便于将项项目管理理办公室室工作做做的更好好。 目录第一章 项目目办公室室人员职职责及要要求5第一节 项目目办公室室职责55第二节 项目目办公室室主任职职责6第三节 办公公室工作作人员职职责7第二章、公文处处理8第一节 公文文管理88一、基本本流程8二、项目目部公文文管理办办法100三、项目目部公文文常见格格式177第二节 印章管管理311一、基本本流程311二、项目目部印章章管理办办法311三、常用用表格第三节 档案管管理366一、基本本流程366二、项目目部档案案管理办办法366三、常用用表格339第四节 总结结、报告告、大事事记466一、计划划编制及及总结446二、调研研报告、党政专专题材料料47三、大事事记编辑辑制度447第三章会会议管理理48第一节项项目部主主要会议议类别448第二节项项目会议议的会务务组织550第三节项项目会议议的常用用表格511第四章 日常常事务管管理555第一节 接待待工作555一、基本本流程555二、项目目部接待待工作管管理办法法三、接待待工作的的基本规规范588第二节 公务务用车管管理666一、基本本流程666二、项目目公务用用四办法法66三、常用用表格669第三节 项目人人事管理理71一、组织织机构及及岗位771二、考勤勤管理722三、薪酬酬管理773四培训训及考核核73第四节 后勤勤保障774一、办公公用品(设备)管理744二、劳保保用品管管理800三、食堂堂管理880四、环境境管理882五、医务务室管理理83六、工人人生活区区管理884第五节 保卫卫与消防防管理884第六节 计算算机及网网络管理理93六、项目目办公室室工作考核955（一）考考核办法法95（二）考考核标准准96 后记记第一章、项目办办公室人人员职责责及要求求项目办公公室作为为项目管理理的中枢枢机构，既是综合合办事机机构，起起到内通通外联的的作用，又是项目的参谋部，具有办事、办会、办文、咨询、信息、服务等基本职能，应本着精干、高效、必须的原则合理配置项目办公室人员。办公室工作人员应具有较强的理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力，特别是具有项目管理经验的人员。办公室人员要善于厘清项目管理各个阶段的关键环节和突出问题，及时反馈项目部主要领导，及时传达、贯彻、落实上级领导的意图；负责协调并牵头考核各个部门的工作；做好对外协调和攻关工作，提供优质的服务保障，以确保项目办公室各项工作的顺利开展。（一）项项目办公公室职责责1负责责了解国国家和项项目所在在地的方方针、政政策、法法律、法法规和公公司发展展态势，落落实项目目部重点点工作。2协调调项目部部与公司司之间的的工作联联系。3负责责对内、对外的的接待、联络工工作。4负责责与项目目相关的的会议的的筹备、组织工工作，制制定相应应接待方方案。5拟定定会议的的报告，起起草项目目行政工工作计划划、总结结和大事事记。6负责责项目部部人力资资源管理理工作。7负责责项目部部后勤保保障管理理工作。8负责责办公用用品和生生活设备备的申请请、采购购、发放放、保管管登记工工作。9负责责项目部部印章、公务用用车、文文秘、档档案的管管理工作作。10负负责项目目部文件件资料管管理工作作。11负负责项目目部的信信息采集集、撰写写、编排排、发放放、上报报等宣传传教育工工作。12负负责项目目部部门门总体工工作计划划安排、程序监监督和考考核工作作，积极极参与相相关问题题的调研研工作，参参与项目目部管理理方面的的改革工工作。13负负责完成成领导交交办的各各项工作作任务。（二）项项目办公公室主任任职责办公室主主任职责责1认真真贯彻国国家和项项目所在在地的方方针、政政策、法法律、法法规和了了解公司司发展态态势，为为领导决决策提供供参考。2全面面负责办办公室工工作。3负责责对内、对外的的接待、联络工工作。4负责责项目部部会议的的筹备、组织工工作。5执行行印章管管理制度度，做好好印章管管理工作作。6负责责项目部部人力资资源管理理工作。7负责责项目部部后勤保保障工作作。8负责责项目部部公务用用车管理理、调度度工作。9负责责项目部部的信息息采集、撰写、编排、发放、上报等等宣传教教育工作作。10组组织拟订订和实施施项目部部人才引引进、开开发和员员工培训训计划，做做好员工工培训记记录。11组组织规范范劳动合合同和劳劳务用工工管理工工作，协协调解决决劳资纠纠纷。12负负责完成成领导交交办的各各项工作作任务。（三）办办公室职职员职责责1协助助办公室室主任开开展工作作。2负责责对内、对外接接待的迎迎宾工作作。3负责责会议的的组织服服务工作作。4负责责办公生生活区、会议室室、展厅厅、接待待厅的卫卫生监督督管理工工作。5执行行印章管管理制度度，做好好印章管管理工作作。6协助助办公室室主任做做好项目目部后勤勤保障工工作。7负责责项目部部资料管管理、分分发、复复印等工工作。8负责责各部门门总体计划划安排和和程序督督促以及及考核资资料的整整理工作作。9.负责责完成领领导交办办的各项项工作任任务。三、办文文（一）公公文管理理1流程程拟发文部室拟稿1.1发发文流程程部门负责人审核门人相关部门负责人协商办公室人员审核送项目部领导签发办公室人员编号、登记并复核拟稿人修改、校对、打印办公室人员用印、登记、封发保管期限到期，公文管理人员整理、移交档案管理。12收收文流程程署名项目部的信件，传真到项目部的公文项目部领导和部门负责人开会带回的公文项目部领导和部门收到的主送项目部的公文办公室公文管理人员进行审核、填写收文登记，并填写批办单，提出拟办意见送项目部领导批示催办项目部职能部门阅办部门办理完毕，公文返回办公室公文管理人员整理、归档不具备归档价值的，经办公室主任批准后集中销毁归档范围内的公文确定保管期限移交上级公司档案部门2管理理办法项目部公公文管理理办法第一章 总 则第一条 为使使中铁建建工集团团各项目目部（以以下简称称项目部部）的公公文处理理工作规规范化、制度化化、科学学化，特特根据中中铁建工工集团有有限公司司公文处处理办法法制定定本办法法。第二条 公文文在企业业管理过过程中形形成的具具有法定定效力和和规范格格式的公公务文书书，是依依法经营营和进行行企业公公务活动动的重要要工具。第三条 公文文处理指指公文的的办理、管理、整理(立卷)、归档档等一系系列相互互关联、衔接有有序的工工作。第四条 公文文处理应应当坚持持实事求求是、精精简高效效的原则则，做到到及时、准确、安全。第五条 公文文处理必必须严格格执行国国家保密密法律、法规和和其他有有关规定定，确保保国家和和企业秘秘密安全全。第六条 项目目部公文工工作的管管理单位位为各分分、子公公司，项项目部作为集集团公文文流传体体系的基基层单位位，接受受上级公公文处理理工作的的领导和和检查。第七条 项目部部办公室室应当配配备专兼兼职人员员负责公公文处理理工作。第二章 公文文种类及及格式第八条 项目目部公文文格式一一般分为为四类（附附件式样样以行政政公文格格式为例例）：一、文件件式公文文：样式式见公文文格式式式样1(平行文文和下行行文)、式样22(上行行文），一一般用于于处理重重大事务务；二、信函函式公文文:样式式见公文文格式式式样3（项目函）、式样4(项目部门函），信函式公文用于处理日常事务的平行文或下行文；三、会议议纪要:样式见见公文格格式式样样5，适适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项；四、普通通传真电电报:样样式见公公文格式式式样66，适用用于处理理紧急公公务；第九条 公文文一般由由秘密等等级、保保密期限限、紧急急程度、发文机机关标识识、发文文字号、签发人人、标题题、主送送机关、正文、附件说说明、成成文日期期、印章章、附注注、附件件、主题题词、抄抄送单位位、印发发单位、印发日日期和受受控标识识等部分分组成。一、秘密密公文应应当分别别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密密期限，其其中，“绝密”、“机密”级公文文还应当当标明份份数序号号。密级级由项目目部根据据有关规规定和项项目的实实际自己己确定，一一旦确定定密级，就就必须按按照相关关规定执执行。二、紧急急公文应应当根据据紧急程程度分别别标明“特急”、“急件”。其中中电报应应当分别别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。三、发文文单位标标识应当当使用发发文单位位全称或或者规范范化简称称；四、发文文字号应应当包括括单位代代字、年年份、序序号，联联合发文文，只标标明主办办单位发发文字号号。五、上行行文应当当在首页页发文字字号的同同一行右右端注明明签发人人、会签签人姓名名。其中中，“请示”应当在在附注处处注明联联系人的的姓名和和电话。六、公文文标题应应当准确确简要地地概括公公文的主主要内容容并标明明公文种种类，一一般应当当标明发发文单位位。公文文标题中中除法规规、规章章名称加加书名号号外，一一般不用用标点符符号。电电报也应应当有标标题。七、主送送单位指指公文的的主要受受理单位位，抄送送单位指指除主送送单位外外需要执执行或知知晓公文文的其他他单位，都都应当使使用全称称或者规规范化简简称、统统称。九、公文文如有附附件，应应当注明明附件顺顺序和名名称。如如附件页页数较多多不能与与主件一一并装订订，则应应在单独独装订的的附件首首页左上上角注明明主件的的发文字字号和附附件的顺顺序号，与与主件一一起发送送。十、文件件式公文文、信函函式公文文及普通通传真电电报，都都应当加加盖印章章，且印印章应与与发文机机关标识识（即文文头）所所示的单单位名称称一致。联合上上报的公公文由主主办单位位加盖印印章；联联合下发发的公文文，发文文单位都都应当加加盖印章章。十一、成成文日期期以负责责人签发发的日期期为准；联合行行文以最最后签发发单位负负责人的的签发日日期为准准；印发发时间，以以文件印印制的日日期为准准。电报报以发出出日期为为准。十二、公公文如有有附注(需要说说明的其其他事项项，如：上行文文“请示”文种须须注明的的联系人人姓名和和联系电电话)，应应当加括括号标注注。十三、公公文应当当标注主主题词；标引顺顺序应当当先标类类别词，再再标类属属词，尾尾词标文文种，最最多不超超过5个个词。第三章 行文文规则第十条 “请示”应当一一文一事事，一般般只写一一个主送送单位，需需要同时时送其他他单位的的，应当当用抄送送方式，但但不得抄抄送其下下级单位位。“报告”中不得得夹带请请示事项项。“意见”用于上上行文，应应按请示示性公文文的程序序和要求求办理；用于下下行文，文文中对贯贯彻执行行有明确确要求的的，下级级机关应应遵照执执行；无无明确要要求的，下下级机关关可参照照执行；用于平平行文，所所提意见见供对方方参考。第十一条条 除除上级单单位负责责人直接接交办的的事项外外不得以以单位名名义向上上级单位位负责人人报送“请示”、“意见” 和“报告”。第十二条条 行行文应当当确有必必要，注注重效用用。凡是是不行文文可解决决的问题题，坚决决不行文文；凡能能通盘解解决的，就就不零星星行文；能不转转发的就就不转发发；确需需执行的的，应结结合实际际，提出出贯彻意意见，一一般不应应照抄照照转。领领导同志志在会议议上的讲讲话，一一般不以以正式文文件印发发,可以以“情况通通报”（见公公文格式式式样66）印发发。第四章 发文文办理第十三条条 发发文办理理指制发发公文的的过程，包包括草拟拟、会签签、审核核、签发发、复核核、编号号、登记记、缮印印、校对对、用印印、分发发、立卷卷、归档档等程序序。第十四条条 项目目部公文文的形式式及适用用内容划划分如下下：一、中中铁建工工集团XXXX项项目部文文件（文文件式公公文）1.向集集团公司司、分子子公司和其其他上级级机关行行文；2.与同同级政府府、企业业、社会会团体及及党群组组织联合合行文；3.下达达和调整整项目部部工程进进度规划划、重要要年度计计划；4.重要要的部门门变动、人员调调整、奖奖惩事项项；二、中中铁建工工集团XXXX项项目部（信信函式公公文）1.与集集团公司司不相隶隶属的单单位联系系工作，商商洽、答答复问题题；2.向下下属工程程单位布布置具体体工作,下达、调整单单项任务务计划；3.答复复下属工工程单位位的请示示事项；4.向下下属工程程单位通通报情况况,批评评错误,表彰奖奖励先进进；三、中中铁建工工集团XXXX项项目部XXX部（部部门信函函式公文文）1.在职职权范围围内与项项目下属属单位的的部门联联系工作作，询问问和答复复问题，布布置、指指导业务务工作，通通报情况况；2.在职职权范围围内与集集团公司司外部单单位联系系工作、询问和和答复问问题。第十五条条 草草拟公文文应当做做到：一、符合合党的路路线、方方针、政政策和国国家的法法律、法法规及其其他有关关规定。如提出出新的政政策、规规定等，要要切实可可行并加加以说明明。二、情况况确实，观观点明确确，开门门见山，表表述准确确，结构严严谨，条条理清楚楚，文字字精炼，字字词规范范，书写写工整，标标点正确确，篇幅幅力求简简短。三、公文文的文种种应当根根据行文文目的、发文单单位的职职权和与与主送单单位的行行文关系系确定。四、拟制制紧急公公文，应应当体现现紧急的的原因，并并根据实实际需要要确定紧紧急程度度。五、人名名、地名名、时间间、数字字、引文文准确。引用公公文应当当先引标标题，后后引发文文字号，引引用外文文应当注注明中文文含义。日期应应当写明明具体的的年、月月、日。六、结构构层次序序数，第第一层为为“一、”，第二二层为“(一)”，第三三层为“1.”，第四四层为“(1)”。七、应当当使用国国家法定定计量单单位。八、文内内使用非非规范化化简称，应应当先用用全称并并注明简简称。使使用国际际组织外外文名称称或其缩缩写形式式，应当当在第一一次出现现时注明明准确的的中文译译名。九、公文文中的数数字，除除成文日日期、部部分结构构层次序序数和在在词、词词组、惯惯用语、缩略语语、具有有修辞色色彩语句句中作为为词素的的数字必必须使用用汉字外外，应当当使用阿阿拉伯数数字。第十六条条 公公文拟出出送办公公室审核核前，主主办部门门负责人人应认真真审核、修改、签字。审核的的重点是是：是否否需要行行文，行行文目的的是否表表述明白白，处理理意见是是否适当当可行，是是否符合合党的路路线、方方针、政政策和国国家法律律、法规规及集团团公司现现行制度度，涉及及其他部部门职权权范围内内的问题题是否协协商一致致。第十七条条 拟拟制公文文，对涉涉及其他他部门职职权范围围内的事事项，主主办部门门应当主主动与有有关部门门协商，取取得一致致意见并并会签后后方可行行文；如如有分歧歧，主办办部门的的主要负负责人应应当出面面协商，仍仍不能取取得一致致时，主主办部门门可以列列明各方方理据，提提出建设设性意见见，并与与有关部部门会签签后报请请项目部部领导协协调或裁裁定。第十八条条 公公文送项项目领导导签发前前，应当当由办公公室进行行审核。审核的的重点是是：是否否确需行行文，行行文方式式是否妥妥当，是是否符合合行文规规则和拟拟制公文文的有关关要求，公公文格式式是否符符合本办办法的规规定等。第十九条条 上上行文由由项目主要要负责人人或者主主持工作作的负责责人签发发；下行行文或平平行文，由由单位主主要负责责人或者者由主要要负责人人授权的的其他负负责人签签发。经经签发后后的文稿稿，他人人不得擅擅自改动动。如必必须改动动，须经经签发人人同意。第二十条条 重重要公文文发出后后，主办办部门应应当及时时了解、掌握办办理、执执行情况况，并向向项目领领导反馈馈。第二十一一条 公文正正式印制制前，办办公室工工作人员员在编文文号登记记的同时时应当进进行复核核，重点点是：审审批、签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规范等等。经复复核需要要对文稿稿进行实实质性修修改的，应应按程序序复审。公文用用印前，要要全面检检查公文文印制质质量。第二十二二条 校对由由拟稿人人负责，拟拟稿人外外出时应应委托代代办人，认认真校对对，确认认无误并并签字后后方可付付印。第二十三三条 公司普普通传真真电报用用于处理理紧急公公务。办办理基本本程序为为：拟稿稿核稿签发编号、登记、用印传真发发送存档,与发文文办理程程序基本本相同。通过传传真机发发送时应应取得收收方人员员的收到到确认,做好传传发记录录,以备备核查。当收方方传真机机处于自自动接收收状态时时,必须须通过其其它话路路取得收收方确认认,以免免误事。第五章 收文文办理第二十四四条 收文办办理指对对收到公公文的办办理过程程，包括括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、立卷、归档等等程序。第二十五五条 收到上上级或本本系统以以外单位位的来文文，办公公室应当当进行审审核，审审核的重重点是：是否应应由本单单位办理理。收到到下级单单位上报报的需要要办理的的公文，审审核的重重点是：是否应应由本单单位办理理；是否否符合行行文规则则；内容容是否符符合国家家法律、法规及及其他有有关规定定；文种种使用、公文格格式是否否规范。第二十六六条 经审核核，对符符合本办办法规定定和可受受理的公公文，办办公室应应当及时时提出拟拟办意见见送项目目领导批批示或者者交有关关部门办办理，需需要两个个以上部部门办理理的应当当明确主主办部门门。紧急急公文，应应当明确确办理时时限。对对不符合合本办法法规定或或不应由由本单位位办理的的公文，经经办公室室负责人人批准后后，可以以退回来来文单位位并说明明理由。第二十七七条 承办部部门收到到交办的的公文后后应当及及时办理理，不得得延误、推诿，紧紧急公文文应当按按时限要要求办理理，确有有困难的的，应当当及时予予以说明明。对不不属于本本部门职权权范围或或者不宜宜由本部部门办理理的，应应当附注注理由并并及时退退回办公公室。需需要传阅阅的公文文，一般般不得在在部门、个人之之间直接接横传。第二十八八条 办理收收到公文文中遇有有涉及其其他部门门职权的的事项，主主办部门门应当主主动与有有关部门门协商；如有分分歧，主主办部门门主要负负责人要要出面协协调，如如仍不能能取得一一致，可可以报请请项目领导导协调或或裁定。第二十九九条 审批公公文时，对对有具体体请示事事项的，主主批人应应当明确确签署意意见、姓姓名和审审批日期期，其他他审批人人圈阅视视为同意意；没有有请示事事项的，圈圈阅表示示已阅知知。第三十条条 送送项目领导导批示或或者交有有关部门门办理的的公文，办公室工作人员要负责催办。第六章 公文文归档第三十一一条 公文办办理完毕毕后，应应当根据据总公公司档案案管理办办法、总公公司文书书档案管管理规则则，和和集团公公司、项项目部办办公室档档案管理理办法规规定，及及时整理理(立卷卷)、归归档。个个人不得得保存应应当归档档的公文文。第三十二二条 拟制、修改和和签批公公文，书书写及所所用纸张张和字迹迹材料必必须符合合存档要要求。第七章 公文文管理第三十三三条 公文由由专职人人员统一一收发登登记、审审核、用用印、归归档。第三十四四条 不具备备归档和和存查价价值的公公文，经经过鉴别别并经办办公室主主任批准准，可以以销毁。第三十五五条 销毁秘秘密公文文应当到到指定场场所由二二人以上上监销，保保证不丢丢失、不不漏销。其中，销销毁绝密密公文(含密码码电报)应当进进行登记记。第三十六六条 项目撤销销时，需需要归档档的公文文整理(立卷)后按有有关规定定移交档档案部门门。工作作人员调调离工作作岗位时时，应当当将本人人暂存、借用的的公文按按照有关关规定移移交、清清退。第八章 附 则第三十七七条 行政法法规、规规章和人人事任免免方面的的公文，依依照有关关规定处处理。外外事方面面的公文文，按照照外交部部的有关关规定处处理。第三十八八条 公文处处理中涉涉及电子子公文的的形成、归档时时，应执执行电子子公文的的有关管管理规定定。第三十九九条 本办法法由集团团公司办公公室（党党委办公公室）负负责解释释。3附件件3.1 式样113.2 式样223.3 式样333.4 式样443.5 式样553.6 式样663.7 文件签签发单3.8 发文登登记表3.9收收文登记记表3.100 公文文批办单单3.1式式样10000001 机密5年特 急急中铁建工工集团有有限公司司XXXX项目部部文件中铁建工工20111号关于的通知、:。附件：11. 22.二一一一年月日（附件只只发主送送单位）主题词： 抄送送：、。 中铁铁建工集集团XXX项目部部办公室室2011年月日印发发3.2式式样20000002 机密3个月月 急 件中铁建工工集团有有限公司司XXXX项目部部文件中铁建工工20111号签发人人：关于的请示:（其他同同式样11）3.3式式样3中铁建工工集团有有限公司司XXX项目部部机密66个月中中铁建工工XXXX函20111号急 件件关于的的批复:。二一一一年月日主题词： 抄送送：、。 中铁铁建工集集团XXX项目部部办公室室 20011年月日印发发3.4式式样4中铁建工工集团有有限公司司XXXX项目部部XX部部关于的的通知:二一一一年月日主题词： 抄送送：、。 中铁铁建工集集团XXX项目部部办公室室 20011年月日印发发3.5式式样5中铁建工工集团有有限公司司项目部部会议纪纪要（3）中铁建工工集团有有限公司司XXXX项目部部办公室室 二一一月日研究问问题出席：主题词： 分送送：、。3.6式式样6中铁建工工集团有有限公司司普通传传真电报报3.7文文件签发发单 号 缓急限制级别别密级受控标识识签发:会签:文件标题题:附 件件:主题词:拟稿部门门:拟稿人:电话:文件核稿稿主办单位位:办公室:主送 :抄送 :排版(打打字): 校校对: 份数:23顺序号日期发文部门门发文字号号文件标题题/事由由收文单位位份数印章用印人批准归卷日期期归入卷号号备注月日3.8发发文登记记表313.9收收文登记记表收文号收文来文单位位来文字号号文件标题题附件份数密级缓急承办单位位签收人复文号归卷日期期归入卷号号备注月日文 件 标 题题附 件来 文 单 位位来 文 字 号号来 文 时 间间来 文 件 数数办公室意意见：项目领导导批示：部门阅办办签字：归卷日期期归入卷号号3.100公文批批办单（二）印印章管理理1流程程经办人填写用印申请单部门领导审核签字主管领导审批签字主管领导不在项目部，经电话请示主管领导，同意后方可加盖印章，待审批人回项目部后，由经办人补办手续并送文书留存文书加盖印章2. 管管理办法法印章管理理涉及经经济和法法律关系系，事关关项目部部和集团团公司的的整体利利益，在在合同、协议、对外公公文、收款等等文件中中使用公公章时,确保所有有对外文文件安全全、有效效、可控控，审核核者及经经办人要严严格依据据公章管管理程序序使用公公章。所有对外外的文件件,合同同协议使使用印章章时，应该该通过审批批程序来来进行,印章的的管理人及及权利人人作为把把关者,必须严严格遵循循签批程程序。项目部印印章管理理办法第一条 概述为统一规规范项目目部印章章的管理理和使用用，根据据中铁铁建工集集团有限限公司印印章管理理使用规规定特特制定本本办法。第二条 印章的的刻制与与启用1.项目目部印章章由批准准成立项项目部的的发文机机关制发发。目前前各项目目部发文文机关为为集团公公司或各各子公司司。2.印章章所刊名名称，为为项目部部正式名名称。3.新刻刻制印章章由集团团公司办办公室（或或各二级级单位办办公室）发文启用后方能使用。印章使用单位（部门）要明确印章保管人，并由保管人到办公室登记领取。负责刻制印章的办公室留好印模。第三条 印章的的效力项目部印印章代表表中铁建建工集团团或各子子公司对对外承担担项目所所应承担担的权利利及义务务。第四条 印章的的使用与与管理1.项目目部公章章必须交交由专人人负责管管理，项项目经理理为公章章使用管管理第一一责任人人。公章章管理人人员更换换时，必必须办理理书面交交接手续续，并及及时上报报集团公公司或二二级单位位办公室室备案。2.项目目部印章章由办公公室管理理。项目目部各部部室及各各合作单单位需用用印章时时，原则则上一律律到办公公室用印印，非特特殊、紧紧急情况况，不外外出用印印。需外外出时，须须由印章章管理人人员随同同监印。3.项目目各部室室使用项项目部印印章时，须须有部室室主管领领导审批批同意，用用印人与与监印人人同时签签字后，方方可使用用。用印印完毕后后要及时时做好用用印登记记，填写写用印登登记表。用印留留存材料料要定期期整理，立立卷归档档。4.印章章使用要要坚持原原则，严严格手续续。管理理人员要要认真负负责管理理好印章章，严禁禁在空白白纸张和和表格上上加盖公公章，严严格审核核用印内内容，对对不符合合用印手手续的印印件，印印章管理理人员有有权拒绝绝办理，并并坚持请请求审批批。5. 严严禁个人人私自携携带公章章，对于于违反规规定使用用印章或或者印章章使用不不当，造造成不良良后果的的，追究究保管人人员及相相关责任任人行政政责任；触触犯刑律律的，交交由司法法机关审审处。6.印章章如不慎慎丢失，要要查明丢丢失原因因和责任任人，并并及时上上报集团团公司办办公室，经经集团办办公室声声明作废废后，按按规定程程序申请请重新刻刻制新的的印章。7.项目目完工交交验后，应应将项目目部的印印章及用用印审批批单一并并及时交交回印章章刻制部部门（集集团办公公室或二二级单位位办公室室），由由刻制印印章部门门决定是是否销毁毁或继续续保管。项目部部决不能能自行销销毁印章章。3附件件3.1 用印申申请单3.2 印章使使用登记记表3.1 用印申申请单用印申请请单年 月 日申请部门门部门领导导签字申请人印章保管管人用印原因因用印对象象用印种类类用印数项目部领领导签字字3.2 印章使使用登记记表印章使用用登记表表序号用印对象象印数印章类别别用印部门门用印时间间申请人批准人经办人备注（三）档档案管理理1. 流流程存放整理归档分类打包部分销毁储存2. 管管理办法法项目部办办公室文文书档案案管理办办法第一条 总则则1. 为为建立和和健全项项目文书书档案管管理制度度，确保保档案的的齐备和和完整，更更好地为为经营发发展、科科学决策策和管理理工作服服务，根根据总总公司档档案管理理办法、总公公司文书书档案管管理规则则，制制定本办办法。第二条 职责责1.办公公室主任任负责审审批档案案资料的的借阅。2.办公公室职员员负责公公司档案案资料的的管理。3.各部部门资料料管理员员负责本本部门档档案资料料的整理理和存档档管理工工作。第三条 工作程程序1. 档案资资料的收收集和整整理（1）办办公室行行政秘书书负责项项目公文文资料的的收集，包括呈文资料、收文资料、发文资料、各种荣誉证书、上报资料、书籍、图片、视频等的收集。（2）各各部门资资料管理理员负责责本部门门档案资资料的收收集整理理。2. 档档案类目目（1）档档案分类类视文件件内容、部门组组织、业业务项目目等因素素，按全全宗、大大类、小小类三级级分类。先以全全宗区分分，然后后依文件件性质分分为若干干大类，再再在同类类中依序序分为若若干小类类。（2）如如因文件件类型较较多、三三级分类类不够应应用时，须须在第三三级之后后增设第第四级“细类”。（3）同同一“小类”的文件件以装订订于一个个卷宗为为原则，并并赋予一一个案卷卷号，一一个全宗宗内不得得有相同同的案卷卷号。如如文件较较多，一一个卷宗宗不够时时，可以以两个以以上的卷卷宗装订订，并于于案卷号号后增设设“卷次”编号，以以便查考考，同一一案卷号号后不得得有相同同的卷次次号。（4）案案卷索引引表中的的档案号号的表示示方式如如下X1XX2XX3XX4其中X11为全宗宗代号，XX2为小小类号，XX3为案案卷号，XX4为卷卷次号。（5）立立卷类目目一经确确定，不不宜任意意修改，如如确有修修改必要要，应事事先审查查讨论，并并拟定新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆。3. 档档案序列列参考编编制模式式A. 行行政管理理（A为为大类代代码，下下同）A1 规章、制度、办法（含含集团、分公司司及项目目部制定定的管理理性文件件）A2 目标管管理（含含年计划划、目标标责任状状、月计计划、总总结、经经营分析析）A3 呈文、收文、发文文（按呈呈收发日日期顺序序编排）A4 企业文文化建设设（画册册、内部部报刊、媒体报报导等）A5 会议资资料（会会议通知知、记录录、主要要领导发发言、签签到、编编发纪要要）A6 各类项项目方案案（可研研报告，市市场调查查、分析析、预测测等）A7 项目各各种证照照，项目目部设立立、变更更资料A8 印章使使用A9 固定资资产A10 低值易易耗品A11 公务用用车A12 食堂及及卫生防防疫A13 安保及及消防A14 社会工工作A15 其他他B.人事事档案；B1 组织机机构及部部门岗位位设置B2 员工档档案（入入职资料料、考评评、任免免、奖惩惩等）B3 劳动人人事合同同（失效效件加盖盖失效印印、标准准时间）B4 薪酬福福利、劳劳动保险险B5员工工培训、学习B6 其他（含含参考文文献、法法律法规规）C.其他他（会计计档案、科技档档案等专专业档案案由项目目对口部部门管理理）第四条 档案资资料的归归档1.项目目各部门门须及时时将办理理完毕的的文件材材料搜集集齐全，加加以整理理，送交交办公室室整理归归卷，专专业性文文件材料料（财务务、工程程方面的的）交相相关部门门。2.办公公室文员员负责将将各类资资料、档档案进行行科学分分类和立立卷，按按照“档案类类目”条款，拟拟写案卷卷标题、卷内文文件排列列与编号号，填写写卷内目目录、案案卷封面面和装订订案卷。3.档案案原则上上采取文文件柜封封闭型管管理。第五条 档案资资料的保保管1.档案案资料的的保管期期限各部门要要指定专专人，参参照附件件中的文书档案保管期限表中各类档案的保管期限，妥善保管好本部门的档案资料；2.档案案保管人人员要做好档档案资料料的防盗盗、防火火、防虫虫、防潮潮、防尘尘、防高高温，定定期检查查档案保保管状况况，对破破坏或变变质的档档案应及及时修补补、复制制或作其其他技术术处理。3.档案案保管人人员调动动工作和和辞职时时，应在在离职前前办理好好交接手手续。4.项目目部撤销销时，应应将本项项目全部部的档案案资料认认真整理理，妥善善保管，并并向上级级档案管管理部门门移交，并并报集团团办公室室备案。第六条 档案的的借阅1. 员员工因业业务需要要调阅档档案时，应应填写档档案调阅阅申请单单，并并经审批批。2.档案案归还时时，经档档案管理理人员核核查无误误后，档档案立即即归入档档架。档档案调阅阅申请单单由档档案管理理人员留留存备查查。3.调卷卷人对于于所调阅阅档案，不不得抽换换增损。4.调阅阅的档案案应与经经办业务务有关，如如需调阅阅与经办办业务无无关的案案件，须须经分管管领导同同意。调调阅设定定密级的的档案，必必须呈请请项目经经理批准准。第七条 档案资资料销毁毁1. 办办公室无无查考价价值档案案资料的的销毁，由由办公室室文员提提出，办办公室主主任审核核后报项项目经理理批准。2. 各各部门无无查考价价值档案案资料的的销毁，由由资料保保管员提提出，报报部门负负责人批批准后执执行。3. 档档案资料料的销毁毁由专人人负责，一一般为办办公室行行政秘书书和各部部门资料料管理员员。同时时，要有有专人进进行监督督，防止止档案遗遗失和泄泄密。4. 档档案资料料销毁时时，原保保管人要要做好所所销毁档档案资料料的登记记、审批批工作。第八条 项目部部会计档档案、工工程技术术档案等等属于专专业档案案，项目目办公室室应协助助相关部部门完成成该类档档案的管管理和条条目登记记工作。3. 附附件3.1 卷内内目录3.2 案卷卷索引表表3.3 分类类文件目目录表3.4 档案案调阅申申请单3.5 文书书档案保保管期限限表3.1 卷内内目录卷 内 目 录录档号：顺序号文 号责任者题 名日期页 号备 注卷内备考考表单位名称称： 立卷时时间：案卷目录录号： 案案卷号：立卷人： 监督督人：本卷内的的文件张张数：本卷内需需说明的的情况：3.2 案卷卷索引表表 案卷索索引表序号案卷号案卷题名名建档日期储存 位位置保存期限限3.3 分类类文件目目录表 分分类文件件目录表表顺序号案卷号文件号文件标题题 （文件件内容）责任人归卷日期期备注3.4 档案案调阅申申请单档案调阅阅申请单单编号：申请部门门部门负责责人调卷人/ 经办人人档案名称称及代码码用途是否设密密及密级级调阅时间间办公室审审批项目经理理审批归档记载载管档人3.5 文书书档案保保管期限限表文书档案案保管期期限表顺号条款名称称保管期限限一会议文件件（一）本单位党党政工团团召开的的代表大大会、工工作会议议的文件件材料1通知、名名单、议议程、报报告、领领导讲话话、选举举结果、讨论通通过的文文件、决决议、纪纪要、简简报等永久2会议发言言、提案案、贺信信、贺电电、重要要的照片片、录音音（像）带带长期3一般简报报、参考考文件、小组记记录、会会议服务务的计划划、总结结短期（二）本单位行行政领导导、党支支部会议议文件材材料，如如经理办办公会，党党政联席席会议、党支部部会议的的决议、决定、记录、纪要、领导讲讲话、讨讨论通过过的文件件永久（