超市采购业务谈判的内容与采购合同的履行

超市采购业务谈判的内容与采购合同的履行一、采购业务谈判的内容 1采购业务谈判的三项制约文件 学生之家超市买手同供应商进行谈判的依据是超市制定的商品采购计划，商品促销计划以及供应商文件。 (1)商品采购计划。该计划包括商品大类、中分类、小分类(不制定单品计划指标)等各类别的总量目标及比例结构(如销售额及其比重、毛利额及其比重)、周转率，各类商品的进货标准、交易条件等。 (2)商品促销计划。该计划包括参加促销活动的厂商及商品，商品促销的时间安排，促销期间的商品价格优惠幅度、广告费用负担、附赠品等细节内容。 (3)供应商文件。商品采购计划与促销计划是超市公司采购业务部制定的两项总体性计划，通常是针对所有采购商品制定的而不是针对某供应商而制定的。买手同供应商进行业务谈判还必须依据总部制定的供应商文件来进行，其内容是：供应商名单(公司名称、地址、开户银行帐号、电话等)；供货条件(品质、包装、交货期、价格及折扣等)；订货条件(订购量、配送频率、送货时间等)；付款条件(进货审核、付款、退货抵款等)；凭据流转程序(采购合同订货单供货编号形式发票退货单退货发票)。供应商文件实际上是要求供应商在与连锁商的交易中，按照连锁企业的运作规范来进行。 2采购业务谈判内容 上述三项文件尤其是供应商文件构成采购业务谈判内容的框架，也是采购合同的基本内容框架。具体的谈判内容主要包括： (1)采购商品质量、品种、规格、包装等。(2)采购数量采购总量、采购批量(单次采购的最高订量与最低订量)等。(3)送货交货时间、频率、交货地点、最高与最低送货量、保质期、验收方式等。(4)退货退货条件、退货时间、退货地点、退货方式、退货数量、退货费用分摊等。(5)促销促销保证、促销组织配合、促销费用承担等。(6)价格及价格折扣优惠新商品价格折扣、单次订货数量折扣、累计进货数量折扣、年底退佣、不退货折扣等。(7)付款条件付款期限、付款方式等。(8)售后服务保证保换、保退、保修、安装等。 上述谈判内容加上违约责任、合同变更与解除条件及其他合同必备内容就形成采购合同。 二、采购合同的履行 在买手与供应商完成采购业务谈判，签订采购合同并正式生效后，就进入采购合同的履行阶段，这一阶段主要包括订单、质量监控和付款三个环节。1订单 订单这项业务由采购部的货架管理员与里手履行。 (1)单店铺货的选择。单店铺货是指所采购新商品首先在超市公司某一家门店试销，其优点是经营风险小，购销过程容易控制，缺点是促销影响面小，市场对该新品接受慢； (2)预铺超市布局和陈列货架的选定。新品引入卖场通常与促销活动相配合。(3)供应商送货时间、数量的确定。供应商送货时间与数量要由超市公司里手(下单员)严格按照采购合同和超市销售状况执行，送货时间体现的是准时和高效服务，既不能迟送也不能早送；送货数量体现的是经济和低成本，既不能少送，也不能多送。 2质量监控(供应商管理) 质量监控(供应商管理)既是采购部一项日常工作，也是保证采购合同顺利履行的重要手段。质量监控的核心是超市连锁公司根据采购合同的主要条款，制定一系列易于操作的量化标准，保证合同的正常履行，维护超市公司的正当权益。质量监控的主要量化标准有：商品质量与数量；配送能力，缺货率；退货服务；售后服务等。 3付款 虽然在程序和职能上支付货款是由超市按采购合同实施的，但在采购合同实际履行中，订货、配送、门店销售过程都存在一些不确定因素，实际订货数量、订货时间、商品价格会随之发生变化。所以财务部支付货款的时间、数量应根据采购合同实际履行情况作必要调整，调整的依据是采购部提供的实际送货时间、送货数量与结算金额。实践中可通过计算不同商品贡献率来确定不同商品的付款周期。 货款支付要遵循准时、准额原则。既要避免由于工作疏忽或人情关系提前、超额付款，影响超市的流动资金使用；也要避免以大压小，延期、欠额付款。影响超市同供应商的合作伙伴关系。采购合同及其合约条款签订超市采购人员经常必须谈判的项目有下列诸项：质量 交货期包装 价格 售后服务保证订购量 促销活动折扣 付款条件采购流程（1）质量：质量的传统解释是好，或优良，对采购人员而言，质量的定义应是：符合买卖约定的要求或规格就是好的质量。故采购人员应设法了解供应商对本身商品质量的认训或了解的程度，管理制度较完善的供应商应有下列有关质量的文件： 质量合格证 商检合格证采购人员应向供应商取得以上的资料，以利未来的交易。在我国商品的产品执行标准有国家标准、专业（部）标准及企业标准，其中又分为强制性标准和推荐性标准。但通常在买卖的合同或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的： 市场上商品的等级 品牌 商业上常用的标准 物理或化学的规格 性能的规格 工程图 样品（卖方或买方） 以上的组合采购人员在采购时应首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准。（2） 包装：包装可分为两种内包装，及外包装。内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。在自选式量贩的营业方式中，包装通常扮演非常重要的角色。（3） 价格：除了质量与包装之外，价格是所有采购事项中最重要的项目。在采购之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供应商片面之词，误入圈套。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。在采购价格时，最重要的就是要能列举供应商产品经超市销售的好处。此外，公平而合理的价格，还可通过单独与供应商进行采购或由数家供应商竞标的方式来取得。单独与供应商进行采购进，采购人员最好先分析成本或价格；数家供应商进行竞标时，采购人员应选择两、三家较低标的供应商，再分别与他们采购，求得公平而合理的价格。但在使用竞标方式时，采购人员切勿认为，能提供最低价格的供应商即为最好的供应商。总而言之，价格采购是所有商业采购中最第三的，也是最困难的项目，但愈是困难的项目，令人愈觉得有挑战性，这也是采购工作特别吸引人之处，超市采购人员应体会认识这一点，并运用各种采购技巧去达成这项艰巨的任务。（4） 订购量在没有把握决定订购数量时，采购人员不应订购供应商希望的数量，否则一旦造成存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金的积压及空间的浪费。但采购人员应与供应商协商一个合理的最小订货金额或数量，最好以金额表示。否则，如果没有最小订货金额或数量限制，每次下单的订货量太小，要求供应商频繁送货，会增加供应商的成本。进而导致超市的价格无优势。相反，如果最小订货数量或金额太高，则会造成超市库存过高，导致压仓、滞销、削价求售等风险。（5） 折扣（让利）折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、会款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供应商可能会由全无折扣做为采购的起点，有经验的采购人员会引述各种形态折扣，要求供应商让步。（6） 付款天数（帐期）超市的付款方式与商品的采购方式紧密相关，通常经销的商品采取货到的XX到的方式结款，代销、联营的商品采取月结XX天的方式付款，付款天数（帐期）与采购价格息息相关，在国内一般供应商的付款天数（帐期）是月结3090天左右，视不同的商品周转率和产品的市场占有率而定。对于超市而言，我们通常要求一般的食品干货类商品帐期在货到45天以上，百货类商品的帐期在货到60天以上。（7）交货期一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。对于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商商分批送货，减少库存的压力。（8） 送货条件超市的自选式的超市，商品的进出量大，若供应商无法在送货作业上与超市密切配合，将严重影响超市的运作。送货条件包括：按指定日期及时间送货、免费送货到指定地点、负责装卸货并整齐将商品码放在栈板上，以及在指定包装位置上由好超市店内码等等。（9） 售后服务保证（10） 退换货超市大部份商品采取经销形式，即买断经营，理论上不应该丰在退货的问题但在实际运作中，由于供应商产品质量的问题、残损有因判断错误或由于供应商业务人员的误导，形势估计过于乐观等因素，造成买进的商品库存过高，或商品滞销的情况，有诚售与远见的供应商销售业务人员，应主动解决超市相关业务人员的困扰。如果供需尖商的业务人员不积极配合，超市面上不会继续与其合作的。因为通常情况下，供应商会有较多的销售渠道处理此种滞销商品。（11） 促销活动（12） 其他赞助费用促销主题1、校园迎新活动。2、情人节活动。3、劳动节（5/1）活动。4、会员积分活动。5、与动感地带的活动。