商务英语写作一到五章

第一讲 商务英语写作的过程与基本要求准备深思熟虑准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：1 作者的角色一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。2 读者的角色读者信息包括：-身份（决定语气）-专业水平（决定用词）-人数-主次3 预期的目的效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题；文字应简洁明了。起稿条理分明在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：1 确定篇幅 一般分为开头、主体、结尾三部分。读者视角：迅速捕捉头尾信息。2 组织布局商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。由近至远，由浅至深，由轻至重。3 区分类别在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。 记叙与非记叙 互动性与单向性 抽象信息与具体信息 客观描述与主观判断定稿精雕细琢定稿的标准尺度：n 布局合理，层次分明n 信息合理，内容完整n 语气恰当，适合读者n 语句连贯，一气呵成n 句型丰富，短句为主n 措辞到位，表达准确商务写作的基本要求：在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确（Correctness）、清楚（Clarity）、简明（Conciseness）、具体（Concreteness）、完整（Completeness）、和礼貌（Courtesy），也叫做商务写作的6C原则。 第一条原则：准确(correctness) 从广义上讲，商务英语写作的准确性原则包括四层意义： 阅读人能理解、接受的英语水平 使用精确措词，传达准确信息 正确地使用语法和标点符号 拼写正确 (1)恰当的语言风格我们在撰写正式的商务英语写作时，应尽量使用正规的语言；而当起草非正式的商务便条、商务便函及商务书信时，可使用较通俗的口语。请比较下面两组例词： FormalInformal approximately inquire ascertain obtain assist participate construct purchase contribute sufficient difficult utilize AboutAskfind outreceivehelpsharebuildbuygiveenoughharduse (2)准确的措词和信息 商务写作离不开商务术语，一般常用的商业术语用字简洁。商务英语写作应该特别注意措词和信息的正确性。 (3)正确的语法和标点符号 常见的标点符号错误主要出现在逗号、冒号、省字号等。常见的语法错误一般出现在以下几个方面： 主谓之间的一致关系 代词与先行词之间的一致关系 悬垂句 修饰语与被修饰语之间的一致关系 状语的位置 (4)正确的拼写 第二条原则：清楚(Clarity) 写作中要合理安排要点，运用正确的句型句法，突出重点，层次分明。 (1)逻辑布局(Logical Organization) 常用的逻辑布局方法包括： 因果关系(Cause & Effect) 时间顺序(Chronological Development) 序列顺序(Sequential Development) 比较(Comparison) 一般到特殊(From General to Specific) 特殊到一般(From Specific to General) (2)合理构架句群与段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)在商务英语写作中，应该合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落。请看例句： Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )(3)统一性与一致性(Unity and Coherence)一篇商务写作的每一个段落都要围绕一个论点从不同方面进行论证，而在每一个段落中又都有一个主题句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子则围绕着它进行论证，全文就这样一步进一步，一环扣一环地统一在主题思想上。而且，句子与句子之间，段落与段落之间都要前后呼应，首尾连贯。(4)强调(Emphasis) 在商务英语写作中，有时需要强调某些单词、词组、句子，突出它们的作用，可以采用一些技巧手段，如下加横线，大写，或不同的字体、颜色等。(5)避免采用模糊的语句(ambiguous sentence)注意将句中关系紧密的词尽量靠近 第三条原则：简洁(Conciseness) 简洁是现代商务英语写作的发展趋势，是在保证内容完整无损的前提下用尽可能少的词句来阐明主题。商务英语写作要求既筒短扼要，又不失完整与清楚明白，还要包括必要的礼貌。 (1)用简洁的语言(Use simple language)尽量使用 避免使用please will you be good enough toprefer express a preference forbecause for the reason thatask requestbuy purchaseneed requestdo accomplishletter communication(2)少用陈词滥调(Omit trite expressions)下表列出的是一些常见的陈词滥调：in the near futureit has come to my attention at your earliest possible convenience avail yourself of this opportunity (3)避免冗长的表达方式和不必要的重复(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)请看下表中的两组例子，比较一下修改前与修改后的差别。 Wordy ConciseWe would like toA long period of time I expected it to be During the year of 1995 For the development ofSquare in shapeDuring the time that pleasea long timeexpectedduring 1995for developingsquarewhile(4)删改无关紧要的成份(Remove unneeded facts) 如果句中的某些成份被删除后不影响句子的原意，那么就应该毫不犹豫地把它们删改掉。如下面句子中的划线部分被删去后并不影响句子的原义： It should be noted that this is the best we can do。(5)多使用主动语态的句子结构以明确表达意思 请比较下面两个句子: Payment of their accounts will be made by Johnsons next week Johnsons will pay their accounts next week 第四条原则：具体(Concreteness) 商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。(1) 尽可能地提供明确、具体的信息。 (2)使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。第五条原则：完整(Completeness) 商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。 第六条原则：礼貌(Courtesy) 商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度以下是几条有助于礼貌的写作方法：u 使用礼貌友好的词汇u 体谅对方的写作态度(You-Attitude)u 措辞得体(Appropriate Wording)u 避免使用有性别歧视之嫌的词语u 及时答复(Timely Response)第二讲 商务英语写作的文体风格（一）商务书信的文体风格一封好的商业书信应该体现出语言自然精练、行文流畅、可读性高的文体风格。 u 自然商业书信的写作必须力求“自然”，不能满篇都是过时的商业行话。例子：使用过时商业行话的句子自然的句子In compliance with the afore-mentioned agreement, dispatch of goods will be undertaken subsequent to receipt of said monies.As agreed, we shall forward the goods to you when we have received your cheque.We should be obliged if youcould contact our Mrs Xiao at anearly date.Please contact Mrs Xiaosoon.u 商业书信要求可读性强。为了使信读起来生动有趣，写信人应该尽量避免使用单调的语言，力求使语言结构富于变化。可使用的方法有：1. 变化文法结构变换句子的文法结构也可提高信文的可读性。写信时不要千篇一律地使用同一种表达方法。例如，下面这个句子可以用多种方法改写 2增强书信的可读性，还应注意运用精练的语言商业书信必须语言精练，能用一个单词的地方尽量不要使用多个单词。例如：高冗余度语言低冗余度语言Inasmuch as we require active consideration prior to making a decision, I am afraid that, in the circumstances, you will have to wait.As we need to consider before making a decision, I am afraid you will have to wait.商业书信的语气商业书信中写信人使用哪种语气十分重要，这可以反映出写信人和收信人之间的关系。积极的语气下面左边的三个句子采用提“中性”的语气，而右边相应的句子语气则显得积极。这种积极的语气可以使一个句子听上去更有诚意。中性积极I am in receipt of your order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes.Thank you for your recent order for 250 pairs of Niky Conga sports shoes.You failed to send your order to us before the new prices were introduced.Unfortunately, we did not receive your order before the new prices were introduced.We cannot devote much time to your visit as the March Sales figures are being compiled and we are very busy.We shall devote as much time to your visit as our hectic schedule will permit.撰写书信时下列几件事情必须避免：指责对方犯错推卸自己的责任漠视客户的问题拒绝帮助对方对对方的帮助毫不领情消极的语气积极的语气It is not our fault if you do not check whether the goods are satisfactory on delivery.I am afraid customers are expected to check that goods are satisfactory on delivery.Problems of this type are common with the lower model. Next time you will have to buy the more advanced model.Problems of this type are far less common with our more advanced model.以您为先的语气写信时要尽可能让收信人感到是你亲息写信给他们。例句：以我为先以您为先We shall be able to install Cable TV shortly.You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV.I am afraid we cannot deliver at the weekend.You can have your goods delivered any weekday.I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week.I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods within a week.（二）标点符号 (Punctuation)l 标点符号的作用及重要性标点符号是商务英语写作中不可缺少的辅助工具，其作用在于帮助读者分清句子结构，正确理解文字含义。不正确使用标点符号，或是滥用标点符号会造成意思混乱，引起读者的误解。l 标点的用法：（1）逗号(comma)作用： 逗号用于表示停顿或分句之间的间隔。用法：逗号用于分隔句中的各种语言成分，并表示一个停顿，一般用于以下几种情况： 位置：a. 在句中表示语气停顿的地方。b. 在子句之前。c. 在描述名词的一系列形容词之后。d. 放在位于句首或句中的副词之后。e. 将非主要信息和句子其他部分分开。（2）句号 (period)句号一般有两种用法 句号是放在句尾的符号，表示一句话结束。 句号还用于缩写字母。（3）冒号 (colon)作用：用于引出下文，如表列、说话中的直接引语或解释。用法与位置： 冒号主要用于列举事物，引用话语或进行解释。 此外，冒号还用在“as follows”或“the following的后面。 （三）商务用词的大写 大写字母（Capital Letters）又称“Block letters”，“Upper case/print”,一般用于句首，此外大写首字母还出现在以下几种情况中：(1) 专有名词(proper nouns)。(2) 在标题(title) 中也要大写单词首字母。(3) 用于礼貌性称呼语（即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.）学衔（Dr.）和军衔（General）的首字母。(4) 职务，职称，头衔以及组织的名称也要大写首字母。(5) 在商务书信中，重要的字词常常被大写以引起读信人的注意。(6) 商务英语写作中的副标题与小标题也需大写。(7) 用于缩写词，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。（四）数字的用法(1) 数字在句首要被拼写出来。(2) 用阿拉伯数字表示日期、时间、量度、页数、地址、百分比、小数等等。(3) 大多数情况下，序数词要被拼写成英文。（五）缩写 (Abbreviation)： 缩写在商务英语写作中有它独特的意义。 (1)商务英语中常用的几种缩写形式： 置于人名前后，表示身份、职衔、学位等 表示商业企业名称 表示时间 表示组织名称，一般由首字母组成合成方位词常用的拉丁词(2)商务英语中不应使用缩写的地方： 某些头衔 星期、月、季节 街道地址 国名、城市名（六）开头与结尾（一）.开头的写法和一些技巧：1开头：大多数商务英语写作的内容也由开头、中间、结尾三部分组成。常用的开头句写法： 最好在第一句话中说出你的写作目的。如：We understand that you are exporters of nuts and should like to know if you can supply us with 5 tons of walnut meat by the end of October. 将最能引起读者兴趣的内容放在开头，如：Im pleased to tell you that your order will be delivered tomorrow. 提及所涉及的商务事项。2就开头的内容方面来讲，书信的开头可以涉及： 书信去函的开头u 询问 u 索价 u 求购u 投诉u 讯息 u 报忧 u 道歉 u 推荐复函的开头可以包括u 函悉u 歉意u 谢绝u 服务（二）书信结尾的措辞和语气1结尾：写结尾句需注意以下几个地方： 结尾句需具体，不要使用含糊、繁琐的词语或句式。 在结尾处提出行动的要求。 在结尾处做简要的总结，尤其在内容比较多的情况下。请比较下面两句话：a) We hope that we have made the above alternatives clear to you and that they may help you make your choice.b) To sum up, you can either put your money in a savings bank and receive 6 % annual interest or invest in common stocks for higher returns but also higher risk. 2就结尾的内容来讲，书信的结尾可以包括：（1）去函的结尾u 敦促：Having this input by JUNE 3 will enable us to maintain our schedule for u 期待：Your advice would be welcome.u 致谢：Your prompt attention to this matter will be appreciated.u 协助：Shortly after I receive this information, I will be in touch with you u 盼复：We look forward to hearing from you.u 联络：If you have any question, please call me at等等（2）复函结尾可以涉及：u 请求：Please indicate your acceptance of this employment by signingand returning a copyu 承诺：We want to ensure that you enjoy the highest standards of service.u 致歉：I apologize for the inconvenient.u 答谢：Thanks again for your cooperation.u 祝愿：I wish you every success in your important work.u 往来：We look forward to a very cordial relationship between our two organizations.(七)书信格式信函和传真的格式收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。标准的商业书信由以下三个部分组成：信头信文信尾信头在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。发信人地址一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。发信日期日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”日-月-年或“June 12, 1998”月-日-年日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。收信人地址收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。指定收信人姓名在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。称呼商业信件和传真常用以下方式开头：Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别)；Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager, Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别)；Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人)；Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。事由写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。信文全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。信尾传真的信尾一般都很简短（通常只有结尾敬辞和署名），而书信的信尾内容则相对较长。结尾敬辞一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。信末签名写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：Yours faithfullyFor precision Airconditioning Co (Pte) LtdYvonne ChongMs Yvonne ChongRegional Sales Manager (Singapore)信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。口述者/打字员姓名缩写下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。口述员打字员姓名缩写-Sim Loo LeesllCheng Fook JamChan Chuen FyeCFJ/ccf附件如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：Estimate enclosed2 Enc./Enclosuree 2EnclosureEnclosures:1. 2000 Price list2. Catalogue抄 送如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”（复写本；副本）。 有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”(“blind carbon copy”无信头副本)代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的下方。附 笔商业信函或传真中的“附笔”（缩写为“PS”）用于补充本人的说明。“附笔”位于左边空白齐头处，在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。页码说明商业信函如果超过一页，随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。如：Mrs. H ItakuraPage 214 June 200-在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。信封信封显然只适用于商业信件。信封上收信人地址的格式必须与内文的写法一致，即齐头式，单行间隔。收信人姓名位于收信人地址上方，中间空两行。也可以在收信人地址的第一行中直接写上收信人的姓名和职衔。传真格式传真的首页一般都印有现成的信头格式，只需填入写信人和收信人的姓名、地址、传真号码、页数和日期等内容即可。宽式标点对严式标点在商业信函中，宽式标点比严标点更为常用。使用严式标点意味着客户地址的每一行结尾都要加逗号，每个缩写词（包括客户姓名的首字母缩写）后面都要加点号（如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu）。商务书信一般包括全齐头式,齐头式，半齐头式-又叫缩进式，方齐头式和简化式。i. 全齐头式（Full-blocked）：这种格式的信函各部分内容都从左边空白处写起，用起来方便省事，是现今常用的格式之一。ii. 齐头式（Blocked）：这种格式与全齐头式相似，只是有些内容不是从空白处写起。结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔都从中间写起。日期可以从中间起行，也可以靠右对齐。iii. 半齐头式(semi-blocked)：这种格式与齐头式雷同。不同的是，半齐头式的每个段落缩进五或十个英文字母；结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。iv. 方齐头式(square-blocked)：这种格式也类似于全齐头式。不同的是，它的日期靠右对齐，和收信人地址在同一行。这种格式平整见方，外观漂亮。v. 简化式(simplified)：简化时式和全齐头式相比，有几个主要的区别：首先，简化式没有称呼和结尾敬语，收信人姓名必须在信文内的某个地方出现。其次，事由和写信人姓名必须大写。最后，列表要缩进五个英文字母空位，如果加有序号就不必缩进。例1 （全齐头式） ABC Training Co.信头 188 Newton Palace Norfolk NG29 OPA01345 567809 FAX 01345 789098编号Our Ref RL/VP3 September 1997收信人地址姓名M J Marks 30 Arlington CourtCAMBRIDGECambsCA29 5Rt称谓Dear Ms. Marks主题Re: 500 dozen T-shirts内容Thank you for you inquiry in your letter of April 5 for our T-shirts.We are 结束语Hope to serve you soon.Yours sincerely签名Rebecca Johnson Rebecca JohnsonManagerKF/HS附件Enccc 例2 齐头式 ABC Training Co.信头 188 Newton Palace Norfolk NG29 OPA01345 567809 FAX 01345 789098编号Our Ref RL/VP3 September 1997收信人地址姓名M J Marks 30 Arlington CourtCAMBRIDGECambsCA29 5Rt称谓Dear Ms. Marks主题Re: 500 dozen T-shirts内容Thank you for you inquiry in your letter of April 5 for our T-shirts.We are 结束语Hope to serve you soon.Yours sincerely签名Rebecca JohnsonRebecca JohnsonManager附件Enc半齐头式（ 缩行式）的例子3 October 30,2000Messers Samson Ghadban Co., Ltd.15 Horns Avenue,TRIPOLI Lebanon.Dear Mr. Smith:缩行式每段开头缩进若干字符，也就是中文中所说的空格。Thank you for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and also for your offer to arrange a demonstration.Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any time during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr Burton would write or phone to say what time we may expect him. 结尾敬辞、信末签名、写信人姓名和职衔从中间写起。 Yours faithfully, John Black John Black Assistant Manager例子4 简化式October 30,2000Messers Samson Ghadban Co., Ltd.15 Horns Avenue,TRIPOLI Lebanon.Thank you, Mr. Smith, for replying so promptly to our enquiry for lightweight extinguishers and also for your offer to arrange a demonstration.Our general manager and our office manager will both be able to meet Mr Burton at any time during the morning or afternoon of Friday, November 10th. It would be helpful if Mr Burton would write or phone to say what time we may expect him. John BlackJOHN BLACKAssistant Manager第三讲 商务便函与电子邮件写作一便函与电子邮件简介：1商务交流的选择-口头交流还是写便笺在亚洲，人们喜欢直接交谈。主要是因为：（1） 直接交谈有助于保持良好的关系。（2） 直接交谈可以减少误会。 2商务便函与电子邮件的内容与特点（1） 商务便函 定义及内容：商务便函（Memorandum,简写Memo）是同一商业组织内部广泛使用的书面联系形式。 特点：. 商务便函的组成部分比较简单，这是它最大的优点。. 商务便函的语气需要根据写信人与收信人之间的关系以及所谈内容来决定。（2） 电子邮件 定义及内容：电子邮件的内容通常包括：询问信息，道歉，确认，通知，倡议等等。 特点：基于高速快捷的因特网的发展，电子邮件也具备了使用方便、传播快捷、一信多发，而且价格十分低廉的特点，因此特别适合国际间的交流。3便笺和电子邮件的主要作用查询资料要求采取行动提供资料提供建议警告解决问题二便笺和电子邮件的结构和措辞u 便笺和电子邮件必须条理清楚、证据恰当、措辞得体，这样才能达到预期的目的。1格 式例子：Internal MemorandumTo: Anne BellFrom: Graham DavisDate; 23 March 1992Subject: Office FurnitureWe need some comfortable chairs for visitors to go in the managers office.Can you arrange it?We need 10 chairs in either beige or dark brown. The maximum you can spend is $ 500.便笺和电子邮件的格式。 信头： 便函信头由于便函是内部沟通，所以没有必要写信内地址、回信地址或称谓。所有便函基本上都有同一的格式，即分成四部分：发信人、收件人、日期和主题。另外在便函开头还要写“MEMORANDUM”或“MEMO”字样。 电子邮件信头电子邮件的格式类似于便函格式，包括From(发信人姓名), To（收信人）, Cc（副本收信人，隐匿副本收信人）及 Subject（文件名，信件主题）等项目。其中不可缺少的是To 和Subject两个项目，其他项通常可以根据使用者的需要增加或删除。信文的内容一般包括：I. 致：（To:）说明便笺或电子邮件的收件人。在便笺中，这一栏可以写收件人的姓名或职衔，也可以把两者都写上。u 选择哪一种写法主要看写信人的职务以及和对方的关系。u 收件人称呼怎么写还取决于机构的规模和作风。u 此外，称呼的方式还受到便笺内容的影响。u 电子邮件中，一定要使用对方的电子邮件地址。电子邮件地址包括五个部分：前缀名；符号；机构名称；机构类别、代表政府部门、代表军事组织；国别或地区代码。II. 由：（From:） 说明便笺或电子邮件的发送人。和“致”这一栏一样，发件人的写法也要考虑四个方面：发件人在自己任职的机构中的职位、发件人和收件人的关系、机构的规模和作风、便笺的内容。III. 日期：（Date:）发电子邮件时，日期一般由电脑自动插入。1. 日期的写法有两种，“日-月-年”（如12 June 1998）或“月-日-年”（如June 12,1998）；2. 书写日期时不要使用缩写形式，序数词（如：1st, 2nd, 3rd等）和月份都不能缩写；3. 如果使用“日-月-年”格式，月和年之间不要加逗号。IV. 事由：（Subject:） 事由必须写得明白易懂，使人一目了然。事由写得好可以突出信文的目的，引起收件人对重点内容的注意。（2） 信文：写便笺和电子邮件时，在格式方面还应注意以下几点：1. 首先，便笺和电子邮件不同于信件或传真，无须使用称呼（如“Dear Mr Soo”）。2. 同样，便笺和电子邮件中也无须使用公式化的结尾敬辞。3. 便笺一般无须签名，只是在信文后写上自己的姓名和姓名缩写就可以了，也可以什么都不写。有些电子邮件软件可以使用数码插入方式签名。4. 如果便笺或电子邮件需要抄送其他人，应在信头注明。5. 便笺和电子邮件中，无须写上打字员的姓名。6. 便笺和电子邮件的正文部分，段落内采用单行间隔，段落之间采用双行间隔。2结构便笺和电子邮件一般都使用标准格式，写起来比其他商业书信或传真容易。也就是说，写便笺和电子邮件时可以集中在内容的组织上，使其条理清楚、脉络分明。便笺内容的组织有两种基本的方法：首先介绍情况，然后提出要求或建议。首先提出要求或建议（或称置前），然后说明情况。l 下面我们通过几个具体的例子来讲述商务信函和电子邮件的具体写法以及注意事项：询问或提供意见和建议的便函例一：MEMO TO: Department ManagersPlease answer the questions listed below about the use of temporary help in your department. (开头礼貌地提出要求)With your ideas we plan to develop a policy that will help us improve the process of budgeting, selecting and hiring temporaries. (间接地解释目的)1 What is the average number of temporary office workers you employ each month?2 What is the average length of a temporary workers assignment in your department?3 What specific job skills are you generally seeking in your temporaries?4 What temporary agencies are you now using?(通过列举条目提问，更容易阅读和理解)By replying before January 20, you will be have direct input into the new policy, which we will be developing at the end of the month. This improved policy will help you fill your temporary employment needs more quickly and more efficiently.(包括结束日期，原因和对读者的好处)注意：要在第一句话里重复和详述。请比较：间接开头直接开头For the past six months the Human Resources Development Department has been considering changes in our employees benefit plan.Please review the following proposal regarding employees benefit, and let me know by May 20 if you approve these changes.询问信息的电子邮件例二：From: gaoxiangMail to: *.*.*Subject: Request for CatologDear Sir or Madam，I am interested in purchasing your latest mail order catalog, and would like to know the cost, including postage to Beijing. I hope to hear from you soon. Thank you.Sincerely yours,User Zhida Co., Ltd.17, Fuchengmen Beidajie, Beijing Fax: 86-10-68329996C. 致谢的便函 例三：（Office supplies production plant）To: Mike Wang, PurchasingFrom: William Jiang, Production ManagerDate: December 8,2001Reference: Parts Order 4435Subject: Receipr of Component PartsOur department has received the component parts we requested on November 3, 2001. Thank you for your prompt action.（说明陈述并表示感谢）However, my assistant discovered that three items are missing from the order: one platen knob, a printer head, and one antiglare screen. If these items are not in stock, please order them for our department.（其他补充）IG: rs 通知性质的电子邮件：例四：D. 主管会议开会的通知：TO: All ManagersThe next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m. on Monday, April 5, in Meeting Room A. Following is the agenda for the meeting: Purchase of New Office ComputersExtension of Summer Holidays Budgetary Control If there are any other items you would like to be placed on the