《时间管理》PPT课件.ppt

住你的时间 高效时间管理,时间管理项目组,HOLD,在培训中我们的建议,2,积极参与,挑战性思考,分享观点,享受乐趣,3,本次课程目标,团建活动搭纸牌屋,4,游戏规则： 每个小组一副扑克牌、一卷胶带。 在不借助外力的情况下，使用扑克牌和胶带搭建纸牌屋 以实际高度作为评判标准（必须坚持不倒） 完成时间共5分钟,5,讨论：相同的任务要求、一样的时间节点，结果完全不同的原因是什么？,6,思考： 一开始选择做的方向正确吗？ 在执行的过程中发生了什么？,主题,时间管理误区,二,时间管理提升,四,时间管理对策,三,时间管理概述,一,8,世界上哪样东西最长又最短，最快又是最慢，最能分割又是最广大的，最不受重视又是最值得惋惜的？ 没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝。 法国思想家伏尔泰,什么是时间？,9,时间的四项独特性,我们和他人唯一拥有的最公平的资源。 时间是人最大的成本，同样也是每个人的资本和财富。 时间的奇妙性。 时间不可逆性。 时间变化性。,10,11,什么是时间管理,就是用”技巧、技术、工具”帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。 时间管理的目的：除了要决定该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。,第一代的理论：便条与备忘录（例如何时写报告、开会、修车等） 优点： 重要事情发生时应变能力强 每完成备忘录上的一件事，都会有成就感 缺点： 这种成就并不一定符合人生目标 最重要的事就是眼前的事,四代时间管理理论,第二代的理论：强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。 优点： 通过制定目标与规划，能完成较多事 事先准备充分，会议或行事较能发挥实效 缺点： 最重要的事就是时间表上的事 对事物仍然没有轻重缓急之分,四代时间管理理论,第三代的理论：目前正流行、讲求优先顺序、效率为主的观念。 优点： 能将价值观化为目标与行动 能发挥短、中、长期目标的效果 效率提高，更具管理技巧 缺点： 最重要的事因急迫性与价值观而定 过分强调效率，反而会适得其反,四代时间管理理论,第四代的理论：在前三代“时间管理”理论的基础上，提出全新的理念，关键在于自我管理，而非时间管理，讲求改变思想，而非改变行为。,四代时间管理理论,时间管理：一只苍蝇的一生,为什么要进行时间管理,视频1,17,为什么要进行时间管理,这是一个薄雾未散的清晨，四周一片寂静。在一片菜地中，某张萝卜叶上，有一枚毫不起眼的虫卵。不久，里面的新生命破茧而出。这是一只心情愉悦的苍蝇，但是它的快乐和 新鲜感并未 持续太久，因为头顶上的计数器分明显示它只有一分钟的生命。一分钟？如此之短，该如何度过？,可以让企业：提高工作效率，减少管理成本、规范管理流程，用有限的资源获得更高的回报。 可以让我们自己：掌握正确的时间管理技巧、制定适合自己的时间管理计划，拥有更多可支配的时间，实现工作和生活的更好平衡。,18,进行时间管理的根本意义,目标达成、高绩效表现！,19,本次课程目标,时间管理概述,通过第一章，我们学到了,主题,时间管理误区,二,时间管理提升,四,时间管理对策,三,时间管理概述,一,22,时间管理现状,了解自我的时间管理,时间管理误区分析,如果没有完成你所希望做的工作，是否有负罪感？,即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到压力山大？,你有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件吗？,你常常不能集中精神来工作，常常在做重要工作时被打断吗？,你常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下吗？,你时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力的去做完它们吗？,你感觉自己的工作落下了很多，总是很难在既定目标内完成。,你很想跟家人多呆一会儿，可你感觉根本就没有时间啊。,or,时间管理误区分析,你 需 要 时 间 管 理 吗,都没有时间和朋友聚一聚，感觉自己生活的圈子越来越小了。,你知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍。,你没有开通微博，也不知道什么是微信，没有时间尝试新鲜事物，感觉自己凹凸了。,什么，你问我的业余爱好？我哪有时间去从事什么业余爱好，太奢侈了吧？,感觉没有在有限时间里做自己应该做的事情，每天都忙却忙的不是地方。,很想好好给自己放个假，但如果长休了一段时间，又会有负罪感。,你常常沉醉于过去的成功或失败之中，不敢想未来会怎样。,还记得自己的理想吗？或许自己的宏图大志等都只有在梦中实现了。,or,时间管理误区分析,你 需 要 时 间 管 理 吗,你需要时间管理吗,请数一数，你所回答的,个数：,时间管理误区分析,26,人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。其中50% 80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1.5小时，每周要花将近10个小时。 做一件事情，实际花费的时间，往往会比预期的时间多一倍。 如果你让自己一天做一件事情，你会花一整天去做；如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它们；如果你让自己一天做12件事情，则会完成78件,时间如何被浪费,时间管理误区分析,27,案例研讨：何经理的一天,时间管理误区分析,28,案例研讨：何经理的一天,没有计划,存在的时间管理误区,原因分析,1、与谭经理交谈关于工程师离职,2、看QQ新闻,自我打扰,3、忘记财务人员面试时间,4、亲自安排食堂做凉菜,没有授权,5、召开部门会议,无效沟通,6、与吴经理交谈,外部打扰,7、寻找财务总监简历,没有做好办公室5S,8、制作考核沟通使用的PPT,没有授权,9、回家后本计划加班做材料结果先看了球赛,拖延,10、在会议前草草交上一份自己都不满意的材料,没有区分事务的轻重缓急、没有明确的目标和计划,时间管理误区分析,无效沟通,29,时间效率杀手,技术因素,环境因素,组织因素,自身因素,缺乏计划性 时间观念不强 追求完美 不愿委托或授权 不愿意说“No” 身体欠佳,管理制度不健全 沟通不畅 官僚作风 文山会海,突发事件多 应酬多 同事问题多多,缺乏科学的时间管理方法 和有效的时间管理工具,30,误区根源追踪,没有选择对的事,时间管理误区分析,31,二八定律,80%,20%,80%,20%,时间,价值,80%,20%,80%,20%,价值,事情,用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户； 用80%的时间和精力学习能带给你产生80%的效果的20%的技能和方法； 用20/80定律从你要做的一大堆要事中选出最具价值的优先做。,时间管理二八定律,32,想一想： 如何将石块、碎石、沙子、水尽可能多放进水罐里？,时间管理二八定律,时间管理误区分析,时间管理二八定律,34,35,请详细列出您一天的事务清单，并标注出所用的时间（分钟）,时间管理误区分析,36,四象限定律,紧急,不重要,重要,不紧急,一：重要、紧急 客户投诉 即将到期的任务 财务危机 安全事故,二、重要、不紧急 准备工作、编制计划、维持人际关系 去拜访VIP客户，回访客户 计划给员工进行培训,三、不重要但紧急 造成干扰的紧急事件 电话、不速之客 会议,四：不重要且不紧急 看报纸 看肥皂剧 闲聊 打牌,时间管理误区分析,37,紧急,不重要,重要,不紧急,请将您刚才写的一天的清单填到对应的象限里，并计算每个象限事务所占的时间比例。,时间管理误区分析,时间管理之“四象限法则”,重要,紧急,二：重要但不紧急 15%,一：重要而且紧急 25%30%,四：不重要且不紧急 2-3%,三：不重要而且紧急 56-60%,一般人的时间分配管理,不重要,不紧急,时间管理误区分析,时间管理之“四象限法则”,重要,紧急,二：重要但不紧急 65%80%,一：重要而且紧急 20%25%,四：不重要且不紧急 1%,三：不重要而且紧急 15%,成功人士的时间分配管理,不重要,不紧急,时间管理误区分析,40,四象限工作法的处理原则,马上做,重点做,可以做或授权做,何必做,时间管理误区分析,如何选择对的事做？,回报及收益高吗？ 是必须要做的吗，不做的危害有多大？ 完成会怎么样？不完成会怎么样？ 一定要自己完成吗？,时间管理误区分析,练一练 何经理的一天,时间管理误区,通过第二章，我们学到了,追溯根源,主题,时间管理误区,二,时间管理提升,四,时间管理对策,三,时间管理概述,一,45,1,2,3,立刻去做,确定去做,高效去做,三、时间管理对策,46,1.确定去做,时间管理，首先是要做对事，我们必须要先选择出我们的目标，确定去做什么，以及怎么去做，就是制定出我们的 ： 目标和计划,47,1.确定去做制订目标与计划,目标的力量哈佛大学的调查,1953年，一群意气风发的天之骄子从哈佛大学毕业了，即将走向社会。他们的智力、学历、环境条件都相差无几。在临出校门前，哈佛对他们进行了一次关于人生目标的调查，结果是这样的：,48,3%,10%,60%,27%,有明确的长期目标,有清楚但短期目标,有较模糊目标,无目标,社会顶尖成功人士， 不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,社会中上层，他们短期目标不断达成 成为行业专业人士，如医生、律师、 公司高级管理人员,社会中下层，尽管能够安稳生活， 但是没有取得什么成绩,社会最底层，生活十分 不如意，不断抱怨社会 和他人，经常失业 、家庭也不幸福,1.确定去做制订目标与计划,25年以后,49,如何制订目标SMART原则,结婚,朋友介绍、网上、婚介所,符合婚姻法的，具备完婚条件的,2013年12月31日,2013年某大龄男要完成结婚,拿到结婚证,1.确定去做制订目标与计划,50,目标需要分解马拉松运动员的故事,1.确定去做制订目标与计划,如何制订计划计划是连接目标的桥梁。,一般包含： 做什么（what） 如何做（how） 谁来做（who） 什么时间做（when）,51,1.确定去做制订目标与计划,如何制订计划计划执行中要遵循PDCA原则。,P,Plan (计划）,D,C,A,Do (执行）,Check (检查）,Action (处理）,PDCA循环的4个阶段,52,1.确定去做制订目标与计划,如何制订计划,2013年某大龄男要完成结婚为例,53,1.确定去做制订目标与计划,54,请制定你的2014年工作目标，并列出行动计划,1.确定去做制订目标与计划,1,2,3,立刻去做,确定去做,高效去做,三、时间管理对策,56,2.立刻去做,2.立刻去做避免拖延,认识拖延,57,视频2,拖延症,58,讨论： 1、拖延有哪些危害？ 2、拖延产生的原因有哪些？ 3、如何应对拖延？,2.立刻去做避免拖延,拖延的危害,承受来自内在情绪的折磨，内疚、后悔、自责等。 遭受来自外部的各种损失，滞纳金、错失成功的机会、失去别人的信任。,59,2.立刻去做避免拖延,向拖延宣战,2.立刻去做避免拖延,将任务委托给他人，他们可能会感兴趣。 承认自己的拖延行为，并努力完成工作。 设想自己完成任务后的愉快心情。 向他人承诺。,任务令人生厌 枯燥乏味,解 决 方 案,拖延的原因,向拖延宣战,2.立刻去做避免拖延,如果您缺乏完成任务所需的培训或资源，应如实反应并获取必要的帮助。 如果您是由于缺乏自信而担心，就采取积极主动的姿态，对完成工作必需要做的所有事宜进行规划。 坚持工作，行动有助于消除恐惧。,惧怕失败,解 决 方 案,拖延的原因,向拖延宣战,2.立刻去做避免拖延,自由地决定切入点，您很可能逐渐步入工作的正轨 将工作分解为几个部分，确定每部分工作所需的任务，以及任务的顺序，然后着手处理首要任务。,无从入手,解 决 方 案,拖延的原因,63,1,2,3,立刻去做,确定去做,高效去做,三、时间管理对策,64,3.高效去做,浪费自己的时间等于自杀， 浪费别人的时间等于谋杀！ 通过：1、拒绝打扰 2、有效沟通 3、办公室5S管理 4、时间管理小技巧 来阻击自己和别人浪费时间的行为，实现高效达成目标的目的。,3.高效去做拒绝打扰,65,理念1：一段时间内做好一件事,3.高效去做拒绝打扰,讨论：我们平时会遇到哪些打扰？我们是如何处理的？,66,谁偷走了我们的时间,67,打扰来源 应对方法：,上级打扰： 提前沟通、主动沟通等； 同事、朋友打扰：委婉拒绝、另约时间、满足其需求等； 下级打扰： 与下级约定固定的汇报时间等； 不速之客打扰： 直接拒绝、另约时间、限定时间等； 电话打扰： 集中回复、请他人过滤、软件设置等； 自我打扰： 保持环境简洁、设置完成时间、关闭部 分电脑软件等,3.高效去做拒绝打扰,68,3.高效去做学会有效沟通,理念2：无效的沟通不仅浪费了自己的时间，也在浪费他人的时间！,69,3.高效去做学会有效沟通,视频3,有效沟通亮剑,70,案例研讨,白白忙活了一夜,3.高效去做学会有效沟通,71,运用沟通技巧来高效做事：,主动沟通 选择合适的沟通方式 明确沟通主题和时间 注意倾听和反馈,3.高效去做学会有效沟通,72,理念3：我们不能把有限的生命用来寻找无限的东西！,3.高效去做办公室5S管理,3.高效去做办公室5S管理,以下悲催的情况有木有？,领导,电话的一端客户要的资料怎么也找不到？,应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！,站在你面前问你要一份文件，你发现它不见了！,73,时间管理应用办公室5S,以下让人抓狂的场景有木有？,75,5S的日语发音都是以”Si”开头，所以称为5S。,3.高效去做办公室5S管理,76,1.不能用,不再使用： 果断丢弃 2.使用频率较低的： 集中存放在档案柜中 3.经常使用： 放在办公桌的抽屉中,3.高效去做办公室5S管理,4.每天都用的： 放在办公桌上，随手可取,77,办公工具分类摆放、 文档分类归档存放，并加上明确标示，便于在最短时间内能够查找到。,3.高效去做办公室5S管理,78,每天及时对办公桌和电脑进行清扫，物品及时归位和补充。,长期保持整理、整顿、清扫的状态。,3.高效去做办公室5S管理,79,形成制度、养成习惯。,3.高效去做办公室5S管理,向上级汇报工作的技巧,80,事前做好充分的准备； 找准合适的时间； 保证汇报思路结构化； 保持汇报语言要简练； 加强练习，形成习惯。,3.高效去做其他时间管理技巧,充分利用时间的小Tips,81,利用等车时间浏览新闻、打电话等； 利用路途中的时间来思考问题等； 利用出差的时间来拜访朋友、体验生活等； 根据自己身体的生物钟来安排不同的工作； 利用睡前10分钟时间来阅读书籍。 ,3.高效去做其他时间管理技巧,82,3.高效去做其他时间管理技巧,手机GTD软件,时间管理对策,通过第三章，我们学到了,83,主题,二,时间管理提升,四,时间管理对策,三,时间管理概述,一,84,时间管理误区分析,85,86,87,【每天下班前要养成回顾的7个习惯】 1. 今天你的日工作清单完成情况填写了吗？ 2. 明天的日工作清单所要做的事计划了吗？ 3. 今天还有什么问题没有解决，有需要明天解决的吗？ 4. 今天你抱怨工作、抱怨周围的人际关系了吗？ 5. 今天的情绪怎么样，积极主动快乐的工作了吗？ 6. 今天有让你感动的人和事吗？ 7. 每周工作清单的计划完成情况上报了吗？,综 合 部,2020/7/27,89,课程练习,1,课程总结,2,时间管理提升,90,练一练,91,课程练习,1,2,课程总结,时间管理提升,92,小组总结,课程总结,课程框架,时间管理 Time Management,Goal (目标),Reality (现状),Options (方法),Way (提升),时间管理概念； 时间管理的重要性,实际应用,时间管理不善的误区； （二八定律、四象限法则）,时间管理对策（确定去做、立刻去做、高效去做）,94,祝愿每位同事，都能hold住时间 面朝大海，春暖花开。,人生苦短， 你，还在等什么。,41,96,