《GTD时间管理》PPT课件.ppt

GTD,时间管理,Getting Thing Done,时间比金钱更重要,2020/7/27,计算：你的每秒价值多少呢？,2020/7/27,行政(自我工作管理)能力 时间管理与排定 目标与标准设定 计划与安排工作 沟通(与人沟通协调)能力 倾听与组织讯息 给予明确的讯息 获得正确的讯息,督导(建立工作团队)能力 训练教导与授权 评估部属与绩效 行为规范 认知(思考清晰缜密)能力 问题确认与解决 决断与风险衡量 清晰思考与分析,“管理才能评鉴”测评的经理人12项能力,2020/7/27,今天，你的时间如何安排？ 科学or非科学？！ 接下来与你共同分享世界500强企业的时间管理之道!,2020/7/27,3.GTD的开始,2.GTD的方法,4.GTD的意义,1.GTD的简介,搞定它，我只要2分钟,我们的工作效率：蜗牛还是猎豹,规划人生，改变自己,痛苦的第一周，成功的一生,目 录,2020/7/27,GTD是英文Getting Things Done的缩写,是由效率管理专家David Allen开创的一套完整个人管理系统。GTD是一套让你变得轻松自如，事半功倍的方法。 国内目前已有部分GTD爱好者群，通过学习这样的一种行为管理方法来给自己增加能力值。,GTD简介,2020/7/27,任务篮（Inbox） 下一步 跟踪 垃圾桶 某天也许 已存档 已完成,GTD简介收集,2020/7/27,把每个项目用思维导图来体现提纲 每个行动都有时间及相关负责人信息 项目的目标清晰明确、可衡量、可达成、合乎实际、具时效性,GTD简介项目或下一步行动,2020/7/27,事务重要性分类：四象限方法,GTD简介加工分类,不重要但紧急 （帮丈母娘交水费）,重要且紧急 (陪女朋友逛街),不重要不紧急 （陪老婆逛街）,重要不紧急 （陪客户喝茶）,杂事安排,2020/7/27,计划 设定每天，每周的最重要的事(MIT)。 每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。 每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。 这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，你总是在完成那些最重要最有用的事情！,GTD简介日程安排,2020/7/27,每日回顾 每天处理收集箱，这样永远不会有一大堆事等你； 每天回顾日程安排，修改来不及完成的安排。 每天回顾周月计划，调整安排。 每周回顾 周月计划回顾 项目回顾 日程及行动安排调整,GTD简介回顾,2020/7/27,GTD的方法,2020/7/27,大脑是用来思考，不是用来记事的。,GTD的方法,2020/7/27,目标清晰，100%发挥自己的资源。 建立一个能够保持顺畅工作流程的工作体系 。 因为掌控全局，所以随心所欲。 GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克希德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成功的工作习惯来推广。,GTD的方法,2020/7/27,过去、现在、未来 一连串事件连成线 让你的时间里发生该发生的事 无法管理时间便无法管理一切,时间是什么？,2020/7/27,“时间杀手” Time Killers,2020/7/27,影响时间效率的因素,1、电话2、打扰者、突然来访者3、会议（预约、没预约）4、争吵、发火5、缺乏目标、时间计划、优先计划6、杂乱的办公室和工作桌、个人的无序性7、无效率的代表、委托人8、作无用的尝试9、同一时间，想法、尝试过多10、不现实的时间期望11、无效的的通讯12、下属的训练和发展不充分13、拖延、犹豫、作白日梦14、不会说“不”15、努力不彻底、或努力改变 16、自己做缠人过多的细节17、员工不足或工作不力18、社会的、闲在的谈话19、缺少自律,20、保持优越感21、错误的倾听22、缺少反馈23、争议、个人问题24、忧虑、恐惧、焦急25、不充分的计划、错误的变更26、等待27、记忆本身28、差的记忆29、对结果行为的迷惑30、疲劳、讨厌 31、责备其它32、压力、紧张33、不充分的工具与设备34、公司策略35、不充分的登记系统36、过多的文案工作、邮件、读物37、宠物、外界活动38、不耐烦、草率39、不懂该做先做的事,2020/7/27,创造时间 Making Time 时间是稀缺商品，“创造时间”是不可能的，但你一定能够在有限的时间里做更多的事情。,2020/7/27,提高事件掌握度，可以提高自我价值 区分优先顺序：20%的重要事情产生 80%的结果 做对的事情比把事情做对更重要,时间管理的关键：,2020/7/27,创造时间第一招： 做 好 规 划,2020/7/27,为什么要做计划,“上君，尽人之智；中君，尽已之智；下君，尽已之力” -商鞅 “谋和断是哈佛职业经理的两大职能” -哈佛职业经理箴言 “如果说远见不是管理的全部的话，那它至少是管理的核心部分” -法约尔,2020/7/27,PLAN 计划,计划是什么？ 不计划的原因是什么？ 长期计划 周计划,2020/7/27,怎样做好计划,计划工作的着眼点 计划的基础与关键目标 计划的内容 计划制定的一般过程 特别提示 计划锦囊,2020/7/27,主导价值:什么对我最重要?,主导价值范例： 冒险、健康、专业、诚实、信念、正直、事业、朋友、家庭、成长、教育、人际关系、自由、快乐、责任、勇气、感恩、奉献、财富、幸福、忠诚、合作、团队、智慧、坚韧、美貌、玩乐、卓越、成功、积极、乐观、创造、奋斗、谦虚、心态 ,2020/7/27,关于使命宣言的几个问题,我什么时候感到幸福并充满成就感？ 我的个人活动中最有价值的活动是什么？ 我在事业上最有价值的活动是什么？ 我有哪些天赋、才能、优点及能力？ 什么事情最能激励我，令我着迷并充满激情？ 我如何能为社会做出最大贡献？,2020/7/27,长期目标,SMART目标 我的长期目标： 主导价值观 角 色 使 命,2020/7/27,每周计划,1. 2. 3. 4.,2020/7/27,哈佛的调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下： 27%的人 没有目标 60%的人 目标模糊 10%的人 有比较清晰的短期目标 3%的人 有比较清晰的长期目标,2020/7/27,墨非定律,( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候，总在最不可能出错的地方； ( 3 ) 不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限； ( 4 ) 不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算； ( 5 ) 您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。,2020/7/27,设定目标的SMART原则,Specific 目标要具体 Measurable 目标必须是可衡量的 Attainable目标是可能实现的 Relevant目标是切合实际的 Trackable（Time bound ）可跟进，要设定时间表。,2020/7/27,耶鲁大学设定目标七步骤,先拟出您期望达到的目标； 列出好处：您达到这目标有什麽好处? 列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍； 列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等； 列出寻求支持的对象； 订定行动计划：一定要有一个行动计划； 订定达成目标的期限。,2020/7/27,计划的内容,“如何做”实现目标的行动方案（途径、方法等） “如何分工”各成员分别做什么，分别承担什么样的责任 “何时做”准备时间、起止时间、进度安排 “涉及范围”涉及哪些部门、哪些地理范围 “投入多少资源”成本、费用、代价 “应变措施”考虑应付意外的对策,2020/7/27,制定计划的一般过程,1.围绕最终目标，明确当前目标范围 要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度 2.根据SMART原则，制定初步目标 要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 3.根据历史数据，现实情况，修订目标 要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标 针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准,2020/7/27,5.制定相应行动方案 要点：分析实现目标所需解决的问题 针对点：考虑怎样做、技术路线问题 6.落实责任人、奖惩 要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确相应的奖惩措施 针对点：责任到位；奖罚分明 7.制订进度表 要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 针对点：约束条件 8.分配资源 要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 针对点：资源保证 9.审定计划 要点：评价计划的完整性和可行性 针对点：计划与最终目标的必然联系,制定计划的一般过程,2020/7/27,特别提示,“计划无须事无巨细”、“凡事计划则不如无计划”。 “不需要大小事都周密计划，不必具体计划那些无关紧要的事”。 只须周密计划好最紧要的20，其余的80事情只要有备忘就足够了！,2020/7/27,计划锦囊,* 计划的基础和关注核心是目标。 * 好的目标要符合SMART原则。 * 目标要有主次之分和优先顺序。 * 目标设定最后期限，专人负责。 * 防火重于救火，预先评估问题。,2020/7/27,创造时间第二招： 要 事 第 一 （确定优先顺序）,2020/7/27,有效的行动,紧 急,不 重 要,重 要,不紧急,时间矩阵图,2020/7/27,2020/7/27,创造时间第三招： 组 织 得 当,2020/7/27,5S Practice 五常法 改善品质及生产力的关键,2020/7/27,“常组织”活动概要,2020/7/27,讨论：如何使办公室成为省时工作站？,杂乱无章的办公室： 你会因此无法控制工作； 生产率下降； 分心、疲劳、紧张； 使同事或其他目睹桌面状况的人对你留下不好的印象。,2020/7/27,方法：及时处理，一次完成 Filing 归档 Executionm 执行 Circulation 传阅 Abandonmen 废弃,处理文书,2020/7/27,工作简化法,崔西定律： 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比 ； 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。,2020/7/27,剔、合、排、简,剔剔除 运用5W1H查问法，试试哪些可以剔除： WHY?为何做？不做可以吗？ WHAT?做什么？不这样做可以吗？ WHERE?在那里做？一定要在这个部门做吗？ WHEN?何时做？换个时间可以吗？ HOW?如何做？变通办法做可以吗？ 合合并 流程内的各项手续，试一试哪些可以合并 排重 经过剔除、合并以后，剩下的手续按顺序重排 简简化 经过剔、合、排之后，是否最简？能不能再简化，以达到最好的效果。,2020/7/27,创造时间第四招： 与人共事,2020/7/27,问自己：你做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？ 为什么不授权？ 为什么要授权？ 什么是授权？ 授权要诀,授 权,2020/7/27,有效地沟通,You,Your Colleagues,Your People,Your Bosses,Other Dept.,Your Dept.,2020/7/27,创造时间第五招： 应付“时间杀手”,2020/7/27,应付时间杀手,十大省时要诀 时间管理八大对策 善用时间的良好习惯,2020/7/27,十大省时要诀,1.了解自己的生理时钟，掌握个人生活的韵律，在最清醒的时间做最重要的事。 2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。 3. 制作每日、每周、每月工作计划表，按步就班心中压力自然纾缓。 4. 重视开始，做好准备，才能一路顺畅。 5. 勿忘优先顺序，先将应完成工作分类，每一次的出击达最高效益。,2020/7/27,6. 勇于授权委任，可以交给别人做的事，不一定揽在自己身上，让自己去做最有价值的事情。 7. 一鼓作气，企划、创意、思考的事情一旦顺手就不要停顿下来。 8. 放弃完美主义，任何事情经过评估有胜算就放手去做。 9. 绝不拖延工作，该做的事绝不以任何理由、借口推拖。 10. 保持轻松，凡事全力以赴只要己经尽全力对自己能负责，保持轻松愉快的心情吧！,2020/7/27,善用最有效率的时段,2020/7/27,时间管理八大对策,设定工作及生活目标，并分别其优先次序。 每天把要做的事列出一张清单。 执行工作应照已订之优先次序。 自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，然后立即去做。 把不必要的事丢开。 每次只做一件事。 做事力求完成。 立即行动，不可等待、拖延。,2020/7/27,善用时间的良好习惯,1、做事有计划-明白自己将要做什么 2、真正把时间看得很宝贵-时间是财富 3、懂得处理事情的轻重缓急-懂得做先做的事 4、凡事不能拖拉-今天能做的事今天做-并让您的下属也知道您的习惯。 5、重点的事重点对待-懂得关门做事 6、要为下属形成一些习惯和程序-让他们知道什么时候该做什么和不做的后果，根本不需要您的催促。 7、懂得分工授权-实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很多时间处理小事情是非常不明智的。,2020/7/27,8、不要贪大求全和拘泥形式-做事情看效果，而不一定看是否所有的程序都走到。 9、不要去处理重复出现的事情-这样的事您应该总结一下，看看能不能程序化，或者把引起这种事情的原因杜绝掉。 10、善于利用零星时间-一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候，利用这些时间来整理思路或看书等。 11、有的事情可以一心几用-如边看电视边整理内务。 12、学会说“不”-无谓的应酬可能浪费您大量的时间。 13、学会利用工具-利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作，利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间。,2020/7/27,创造时间第六招： 与拖延决战,2020/7/27, 成功是一种习惯，赚钱是一种义务， 快乐是一种权利。成功、富有、快 乐的微笑最好！ 成功者有成功者的习惯，失败者有失败者的习惯。 成功很难，不成功更难！,培养良好的习惯,2020/7/27,净是处理无关紧要的事，而非必须优先解决的问题； 你必须着手一篇重要的报告，你却在整理桌上的东西； 不替一位大客户准备简报,却打电话给一个小客户； 延误了和孩子共度的时光,等到他们快长大成人为时已晚。,什么是拖延？,2020/7/27,浪费了今天 每天都是一个遗憾的生活 逃避积极的人生 长期在压力下工作的忧虑 待处理问题的不断增多 健康不良 暗淡的前途 优柔寡断的生活,拖延的代价,2020/7/27,做好规划,每天都计划并写下当天要做的事情。 有比较长远的理想（五年）。 每周都安排一些时间去计划未来。 对现时如何使用时间有清楚的了解。 按目标去计划如何使用时间。 为自己手头的工作找生趣。 对自己的工作感兴趣。 找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。,2020/7/27,定下优先顺序,知道每件工作的轻重缓急。 将每天的工作依轻重缓急来分类。 在适当的时候委任他人去执行任务。 在明知没有时间去承担更多工作时，就断然拒绝新的工作。 技巧地处理，不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作。 依问题的轻重缓急马上下手去处理，不要堆积。 优先处理生命中你认为重要的事。 懂得授权，要假手于人，不是事事都要亲力亲为。,2020/7/27,组织得当,清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西； 把工作上需要的东西放在方便取用的地方； 用日记簿安排每日的时间与约会； 确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行； 为每样东西找个“家”； 将需要的资料放好，以免费时失事； 将文件归档，不要堆满桌面； 尽量集中在一个地方工作。,2020/7/27,与人共事,做个“人民币”式的人物； 做好自己该做的事，帮助同事做有助于自己工作完成的事； 善于沟通，乐于沟通； 发扬团队精神，与他人一起工作； 学习同事省时的好办法；,2020/7/27,避免荒废时间,只出席那些真正需要出席的会议； 专心工作，作出各种安排去减少骚扰； 尽量多用更有效的方法沟通而少用文书； 懂得婉拒不速之客； 善用电话； 善用旅途和等候时间； 减少身旁无聊的人，全心投入工作； 懂得授权，不要只靠自己处理积压的工作。,2020/7/27,与拖延决战,面对艰难的工作时，马上着手处理，不要找借口拖延； 争取第一时间完成手上的工作，不要别人多次催促； 把艰巨的问题优先在清早处理； 把困难的工作优先办妥； 面对艰难工作时要提起精神，控制自己的情绪，不要厌倦，紧张和不安； 马上行动，不要说“不知从何入手”而延迟开展工作； 积极面对，不要因为工作困难而迟迟不展开工作； 坐言起行，不要说因为需要把事情做更深入的了解而把事情拖延。,2020/7/27,GTD的开始痛苦的第一周,2020/7/27,给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况,有空去打篮球,销售分析报表今天要交,准备国庆节去旅游,当当网买的书快到了,周五上午会议室开例会,家里牙膏没了,给家里打电话，询问最近情况,电话快欠费了,下周一出差订票,2020/7/27,你需要一个篮子，收集想法,2020/7/27,清空你所有的杂乱事项,2020/7/27,制定计划,制定待办清单,找出自己最有效率的时间段 千方百计保护它！,良好睡眠、坚持运动、保持爱好,2020/7/27,首先，制定计划,1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况 2、家里牙膏没了 3、当当网买的书快到了 4、销售分析报表今天要交 5、给家里打电话询问最近情况 6、周五上午会议室开例会 7、国庆节准备去旅游 8、电话快欠费了 9、有空去打篮球 10、下周一出差订票,2020/7/27,然后，把想法从篮子取出，进行处理,不可执行,可执行,随时查看篮子里收集到的想法,1、给小张打电话，跟进昨天的商务谈判情况 2、家里牙膏没了 3、当当网买的书快到了 4、销售分析报表今天要交 5、给家里打电话汇报询问最近情况 6、周五上午会议室开例会 7、国庆节准备去旅游 8、电话快欠费了 9、有空去打篮球 10、下周一出差订票,可执行,单个行动 Single actions,项目 projects,寻找下一步行动 next action,你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。,David Allen的解释：,什么是 下一步行动？,最有效的下一步行动,它是可执行的 它可以在一定的时间内完成 它指向清晰的目标 你是完成它的最佳人选,best,从想法到行动，正确的描述很重要,1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况 2、家里牙膏没了-明天去超市买牙膏 3、当当网买的书快到了-接收当当网买的书 4、销售分析报表今天要交 5、给家里打电话询问最近情况 6、周五上午会议室开例会 7、国庆节准备去旅游 8、电话快欠费了-上淘宝网给手机充值100元 9、有空去打篮球 10、下周一出差订票 -打电话给Lucy，订张去北京的机票,行动,行动,行动,行动,行动,行动,项目,行动,行动,给下一步行动分分类,下一步行动的第四类2分钟原则,给行动清单分分类,1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况 2、明天去超市买牙膏 3、接收当当网买的书 4、销售分析报表今天要交 5、打电话回家询问最近情况 6、周五上午科室病例讨论会 7、准备国庆节旅游 8、上淘宝网给手机充值100元 9、下周一出差订票,2分钟行动,scheduled,2分钟行动,Do asap,scheduled,项目,2分钟行动,scheduled,delegated,2,1、给Jerry打电话，跟进昨天的商务谈判情况 2、打电话回家询问最近情况 3、做销售分析报表,1、接收当当网买的书,1、明天去超市买牙膏 明天晚上 2、周五上午会议室例会 周五上午9点 3、今晚上淘宝网给手机充值 今天晚上,1、订去北京的机票 Lucy,2020/7/27,一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来，通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情，是一种消灭压力的高效工作方法。,总结：,2020/7/27,GTD的意义,2020/7/27,“做我们希望做的事”，时间管理会使我们 在工作中，利用时间更有效 在有限的时间里做更多的工作 平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人 成为时间的主宰，使生活感到轻松,2020/7/27,“避免做我们不希望做的事”，时间管理使我们 减少可能被浪费的时间 避免忘记去做重要的事 避免仓促上阵，失去主动 避免因迟到而失信于人 避免天天在时间的压力下度过人生,2020/7/27,时间管理不是去管理时间，而是自我管理 抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 制定目标 妥善计划及分配时间 权衡轻重、权力下放 自我约束、持之以恒 速度与效果并重,2020/7/27,Definition of time management: to continually urge oneself to change his/her working styles and living habits and to effectively use time so as to improve his/her work efficiency and quality of living and to live a more enriching and meaningful life. 时间管理：不断的督促自己改变工作方式和生活习惯,有效地使用时间,务求提高工作效率和生活素质,使人生更丰富和更有意义。,2020/7/27,Thank you!,