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ZAEC复印机改善案,Page 2,目 录,1,2,期望改善,3,解决方案,4,现状分析,5,总结,成本计算,Page 3,现状分析,Page 4,公共电脑放置区,CANON(制造部),FAX(全社共用),生管部,管理部,制造部,生管部,品管部,生技部,技术部,EPSON(技术部),HP(技术部),HP(品管部),表示黑白打印机,表示彩色打印机,810(全社共用),230(全社共用),改善前的复印机、打印机分布图,Page 5,改善前办公设备费用分析,Page 6,期望改善,Page 7,目前面临的困扰 一、办公费用高:彩色输出成本高、垃圾传真多、随意输出造成浪费。 二、存在文件安全隐患:设计图纸、经营决策、财务文件输出等被 误拿、忘拿甚至泄密。 三、使用人员多,对人员使用设备不能有效管理,造成设备故障工作 效率降低。 四、部门的输出印量不能实现报表化,无法进行有效管理。 五、设备品牌种类繁多,耗材采购及维修繁琐造成管理不便。 六、公司发展人员增加,设备数量增多,造成办公环境质量下降。,存在的困扰,Page 8,有效管理机密文件输出确保文件输出安全,成本,管理,安全,管理全面化、自动化、报表化!,避免浪费,降低总体使用成本,费用透明化!,期望改善,Page 9,解决方案,Page 10,公共电脑放置区,改善后的复印机分布图,MPC2050(不带传真) 彩色复印机,生管部,管理部,制造部,生管部,品管部,生技部,技术部,表示彩色打印机,MPC2050(带传真) 彩色复印机,Page 11,改善前后的复印机、打印机配置比较,改善前,改善后,从改善前的7台打印机减少为改善后的2台打印机,Page 12,改善前后优缺点比较,Page 13,改善前后的复印机使用方式对比,改善前,改善后,PC,打印,打印,复印机,输出,USER,复印机,输出,复印,PC,打印,打印,复印机,输出,USER,复印机,输出,复印,刷卡,刷卡,Page 14,改善前后复印机组成方式对比,+,+,改善前,改善后,复印机,+,全包租赁方式,复印机,管理软件+IC认证,全包租赁方式,Page 15,IC卡认证系统通过IC卡进行输出认证,避免输出的浪费,可以跟据公司的职员的岗位或者业务的 需要为不同的员工分配不同的使用权限,避免未授权的用户去使用输出设备。同时也可以让传真接 收在指定文件夹,只保留需要的文档,进一步做到避免输出浪费的情况发生。,IC卡认证功能(拒绝浪费),管理员设定人员的权限(案),Page 16,2,3,用户像往常一样打印,刷卡后对打印任务进行释放,选择你要打印的文档或者删除错误打印的文档,拿取你打印的文档,1,通过IC卡解决方案锁定打印功能能够实现安全打印,用户向平常一样,打印的文档会保存在机器的硬盘中,通过刷卡认证后,打印任务才被释放出来。同时可以避免在公用的打印设备上,打印的文档与其他人的混淆。,通过IC卡锁定打印功能实现安全输出,避免机密的文档没有及时拿走而造成泄密。同时减少打印浪费和避免错误的打印。 锁定打印功能使输出变得更加安全,高效,方便。,IC卡认证功能(安全性),Page 17,Change settings,Check print,显示详细的打印属性参数,在面板上更改打印设置,打印的文档可以保存在FelexRlease Server上, 可以选在在事务所的任意一台复印机上进行输出(服务器版支持无限台数漫游打印)。 打印后的文件设置参数,可以在MFP的面板上就行修改,如单面改成双面,彩色改称黑白,以及打印份数等。再也不会出现因打印设置错误而造成打印浪费了。,IC卡认证功能(灵活性),MPC2050-,MPC2050-,Page 18,通过输出计费软件对员工的输出进行统计,方便公司管理和成本分摊。,使用Accounting Report Packager对输出进行统计,通过WebSmartDeviceMonitor收集输出员工的使用记录,监控输出日志和文档名,日期,文档属性,访问记录等。,张先生打印方案书彩色3页,李先生打印报价单黑白1页,王小姐复印黑白2页,IC卡认证功能(统计及报表),Page 19,成本计算,Page 20,1.设备减少:从原有7台输出设备降至2台:,更换设备的明细及相关费用,2.设备及相关费用:,3.后续维护费用(包含保养费用)由厂商负担,1.设备原价14000元 2.厂商承担3000元,Page 21,改善后办公设备费用预估表,Page 22,改善后被整合的办公设备处理方式,Page 23,改善前后费用对比,1.一次性投入,2.后续费用,Page 24,使用成本大幅降低,文件输出管理可控:传真、打印、复印、扫描得到监控和管理,每月费用可提供报表。 优化文件打印、传真和管理流程,达到提升工作效率的目的,整合设备,除去了设备的维修费用,提高文件输出品质。 打印、复印、传真和扫描全通过IC卡统一管理,文件安全性大大提高。 释放管理部门的工作量。 无需承担后期维修风险,无需另行采购耗材。,总结,
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