《初级会计学》第7版第6章.ppt

第6章 会计账簿,Renmin University of China,学习目标：,1.掌握账簿按用途的分类，各种账簿的格式，序时账簿的登记方法，明细分类账簿的登记方法，总分类账和明细分类账之间的关系，账簿的更正方法。 2.理解账簿按形式的分类，账簿各要素的作用，账簿的更换。 3.了解账簿的作用、设置的原则和启用原则。,2,Renmin University of China,Renmin University of China,6.1会计账簿概述 6.1.1设置会计账簿的意义,会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式、互有联系的若干账页所组成，以会计凭证为依据，全面、系统、序时、分类记录各项经济业务的簿记。从外表形式上看，账簿是由若干预先印制成专门格式的账页组成的。在会计实务中，将会计科目填入某个账页后，该账页就成为记录、反映该会计科目所规定核算内容的账户，各账户之间的相互关系通过账户对应关系来体现。 从原始凭证到记账凭证，按照一定的会计科目和复式记账法，将大量的经济信息转化为会计信息记录在记账凭证上。但是会计凭证上记录的信息还是分散的、不系统的。为了把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中归类反映，为经营管理提供系统完整的会计核算资料，并为编报财务报表提供依据，就必须设置和登记账簿。凭证、账簿、报表之间的关系如图61所示。,3,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,4,Renmin University of China,图61凭证、账簿、报表之间的关系,Renmin University of China,6.1.2设置和登记账簿的作用,设置和登记账簿作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中具有重要作用，主要体现在以下几个方面： （1）通过设置和登记账簿，可以为经营管理提供比较系统完整的会计核算资料，并为编制会计报表提供依据。 （2）通过设置和登记账簿，可以连续反映各项财产物资的增减变动及其结存情况，并借助于财产清查、账目核对等方法反映财产物资的具体情况，发现问题，及时解决，可以起到控制作用，以保证财产物资的安全完整，合理使用各项资金。 （3）通过设置和登记账簿，可以确定财务成果的形成，提供经营成果形成的详细内容，并为财务成果分配提供依据。,5,Renmin University of China,Renmin University of China,6.1.3账簿的种类,1.按用途分类 账簿按用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。 （1）序时账簿。序时账簿又称日记账，是对各项经济业务按其发生时间的先后顺序，逐日逐笔连续进行登记的账簿。按其记录的内容不同，又分为特种日记账和普通日记账两种。普通日记账是用来登记全部经济业务发生情况的日记账，通常把每天所发生的经济业务，按照业务发生的先后顺序，编成会计分录记入账簿。特种日记账是用来记录某一类经济业务发生情况的日记账，通常把某一类比较重要的经济业务，按照业务发生的先后顺序记入账簿。 普通日记账实质是把会计分录按照经济业务发生的先后顺序记入日记账，以此作为连续登记分类账的依据，所以又称为分录日记账。 特种日记账只把重要的项目按经济业务发生的先后顺序记入日记账，反映某个特定项目的详细情况。,6,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,7,Renmin University of China,图62现金日记账示意图,Renmin University of China,Continued,（2）分类账簿。分类账簿又称分类账，是对全部经济业务按总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。 总分类账簿又称总分类账，简称总账，是根据总分类科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。总分类账的一般格式三栏式账页如图63所示。 明细分类账簿又称明细分类账，简称明细账，是根据总账科目设置，按其所属的明细科目开设，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账。,8,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,9,Renmin University of China,图63借贷记账法下的三栏式账页示意图,Renmin University of China,Continued,（2）分类账簿。分类账簿又称分类账，是对全部经济业务按总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分，分为总分类账簿和明细分类账簿两种。 总分类账簿又称总分类账，简称总账，是根据总分类科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。总分类账的一般格式三栏式账页如图63所示。 明细分类账簿又称明细分类账，简称明细账，是根据总账科目设置，按其所属的明细科目开设，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账。 （3）备查账簿。备查账簿又称辅助账簿，是对某些不能在日记账和分类账中记录的经济事项或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。主要是为某些经济业务的经营决策提供必要的参考资料，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿等。备查账簿应根据各单位的实际需要确定，可由各单位根据管理的需要自行设计，也可使用分类账的账页格式。,10,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,2.按形式分类 账簿按形式分类，可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。 （1）订本式账簿。订本式账簿又称订本账，是在账簿启用以前就把若干顺序编号的账页装订在一起的账簿。采用订本式账簿，可以避免账页散失，并防止抽换账页。但由于账页序号和总数已经固定，不能增减，开设账户时，必须为每一账户预留账页，在使用中可能出现某些账户预留账页不足，而另外一些账户的预留账页过多，造成浪费的现象。另外，采用订本式账簿，在同一时间里，只能由一人登账，不能分工同时记账。订本式账簿主要适用于总分类账和现金、银行存款日记账。,11,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,（2）活页式账簿。活页式账簿又称活页账，是把若干张零散的账页根据业务需要自行组合成的账簿。采用活页式账簿，账页不固定地装订在一起，可以根据实际需要，随时将空白账页加入账簿，在同一时间里，可由多人分工登账。但活页式账簿中的账页容易散失和被抽换，空白账页在使用时必须顺序编号并装置在账夹内，在更换新账后，要装订成册或予以封扎，并妥善保管。活页式账簿主要适用于各种明细账。 （3）卡片式账簿。卡片式账簿又称卡片账，是利用卡片进行登记的账簿。采用卡片式账簿的优缺点与活页式账簿基本相同，在登记卡片式账簿时，必须顺序编号并装置在卡片箱内，由专人保管。卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂的财产明细账，如固定资产卡片账。,12,Renmin University of China,Renmin University of China,6.2会计账簿的基本要素、设置原则及登账规则,各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的格式又多种多样，不同账簿格式所包括的具体内容也不尽一致，但各种账簿都应具备一些基本要素，这些基本要素主要包括以下三项内容。 1.封面。封面主要标明账簿名称，如总分类账、材料物资明细账、债权债务明细账等。 2.扉页。扉页主要列明科目索引及账簿启用登记表，一般将账户目录（格式见图64）列于账簿最前面；将账装订成册后，填列账簿启用登记表（格式见图65）。,13,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,14,Renmin University of China,图64账户目录,Renmin University of China,Continued,15,Renmin University of China,图65账簿经管人员一览表,Renmin University of China,Continued,3.账页。账页是账簿的主要内容，不同的账簿有不同的格式，其一般账页格式如图66所示。账页的基本要素包括：（1）账户名称，或称会计科目；（2）登账日期栏；（3）凭证种类和号数栏；（4）摘要栏；（5）借、贷方金额及余额的方向、金额栏；（6）总页次和分户页次。,16,Renmin University of China,图66一般账页示意图,Renmin University of China,6.2.2设置账簿的原则,账簿的种类较多，而且各种账簿所提供的会计信息不同，如何设置账簿关系到会计核算的相关性和核算的效率，因此，设置账簿需要依据下列原则： （1）按会计科目的层次和数量设计分类账簿，确保账簿体系完整、严密、协调； （2）账簿的数量及其分割，必须充分考虑企业的生产经营和管理的要求； （3）尽量精简账簿数据的处理程序和方法，提高核算工作效率； （4）为对账、查账、结账和编制财务报表提供方便。,17,Renmin University of China,Renmin University of China,6.2.3启用账簿的规则,账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的合规和完整，明确记账责任，在启用账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附“账簿使用登记表”或“账簿启用表”并登记有关内容。 启用订本式账簿，对于未印制顺序号的账簿，应从第一页到最后一页顺序编定页码，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应按账页顺序编号，并定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。,18,Renmin University of China,Renmin University of China,6.2.4登记账簿的规则,账簿作为重要的会计档案资料和会计信息的主要存储工具，必须按规定的方法，依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记一般应遵循下列八项原则： （1）登记账簿时，将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时。 （2）登记完毕后，要在会计凭证上签名或盖章，并注明已经登账的符号（如“”），表示已经记账。 （3）账簿中书写的文字和数字上面要留适当空距，不要写满格，一般应占格高的二分之一。 （4）登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或铅笔书写。但下列情况可以用红色墨水记账：,19,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,第一，依据红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。 第二，在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。 第三，在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额的方向，在余额栏内登记负数余额。 第四，会计制度中规定用红字登记的其他记录。 （5）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应将空行、空页划线注销，或注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签名或盖章。 （6）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”字样。没有余额的账户，应在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。 （7）每一账页登记完毕结转下页时，应结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页的摘要栏内注明“过次页”字样，在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。 （8）由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误，应按已经更正的记账凭证登记账簿，进行更正。,20,Renmin University of China,Renmin University of China,6.3 会计账簿的设置与登记 6.3.1 日记账的设置与登记,日记账可以用来连续记录全部经济业务的完成情况，也可以用来连续记录某一类经济业务的完成情况。为了逐日反映现金和银行存款的收付情况，各单位一般应设置特种日记账，如现金日记账和银行存款日记账。通过现金日记账和银行存款日记账分别记录现金和银行存款的收入、支出及结存情况。有条件的企业还可以采用普通日记账形式登记全部经济业务的完成情况。 现金日记账和银行存款日记账是专门记录货币资金收支情况的特种日记账，采用订本式账簿，其账页格式一般采用三栏式，在同一张账页上分设“借方”、“贷方”、和“余额”三栏。为了清晰地反映现金和银行存款收付业务的具体内容，在“摘要”栏后，还专设“对方科目”栏，登记对方科目名称。为了便于与银行对账，也便于反映银行存款收付所采用的结算方式，并突出各单位支票的管理，银行存款日记账还专设“结算凭证种类和号数”栏或专设“现金支票号数及转账支票号数”栏。,21,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,现金日记账通常由出纳人员根据审核无误后的现金收款凭证、现金付款凭证逐日逐笔顺序登记，对于从银行提取现金的业务规定只填制银行存款付款凭证，所以还应根据银行存款付款凭证登记现金日记账的借方栏。根据已审核无误的记账凭证，将每项经济业务涉及借方账户和贷方账户的发生额，分别登记到分类账簿所开设的账户中，会计上称为过账。借方栏一般根据现金收款凭证和银行存款收款凭证登记，贷方栏一般根据现金付款凭证登记。每次收付现金后，可以随时结出账面余额，也可以将每日收付款项逐笔登记完毕后，计算每日现金收入和支出的合计数及账面余额（如图67所示）。其计算公式为： 当日余额=上日余额+本日收入额-本日支出额,22,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,23,Renmin University of China,图67现金日记账,Renmin University of China,Continued,每日应将现金日记账的账面余额同库存现金实存额核对相符，即日结日清。 银行存款日记账通常由出纳人员根据审核后的银行存款收款凭证、银行存款付款凭证逐日逐笔顺序登记。若一个单位开立有若干银行存款户，应分别设户登记，便于与银行核对，也有利于银行存款的管理。银行存款日记账的借方栏一般根据银行存款收款凭证登记，贷方栏一般根据银行存款付款凭证登记。对于现金存入银行或存款户之间划转业务，规定只填制现金付款凭证或银行存款付款凭证，所以，对于将现金送存银行或从本单位其他存款户转入本存款户的银行存款收入数额，应根据现金付款凭证或银行存款付款凭证登记银行存款日记账的借方栏。每次收付银行存款后，应随时结出银行存款的余额，至少将每日收付款项逐笔登记完毕后，计算出每日银行存款收入和支出的合计数及账面余额，以便于定期同银行送来的对账单核对，并随时检查监督各种款项收付，避免因超过实有余额付款而出现透支。,24,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,为了贯彻内部牵制原则，实行钱账分管，出纳人员不得负责登记现金日记账和银行存款日记账以外的任何账簿。出纳人员登记现金日记账和银行存款日记账后，应将各种收付款凭证交由会计人员据以登记总分类账及有关的明细分类账。通过“库存现金”、“银行存款”总账与日记账的定期核对，达到控制现金日记账和银行存款日记账的目的。 手工记账的会计实践中存在分设多栏式的现金收入日记账和现金支出日记账的做法，前者只按贷方科目设置专栏，另设“支出合计”栏和“余额”栏，后者只按支出的对方科目设专栏，不设“收入合计”栏和“余额”栏。如图 68和图69所示。,25,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,26,Renmin University of China,图68现金收入日记账,Renmin University of China,Continued,27,Renmin University of China,图69现金支出日记账,Renmin University of China,6.3.2总分类账的设置与登记,1.总分类账的格式 总分类账一般采用借方、贷方、余额三栏式的订本账，以“固定资产”总账为例说明总分类账的登记方法如图610所示。,28,Renmin University of China,图610“固定资产”总账,Renmin University of China,Continued,2.总分类账的登记程序 企业的规模不同，经济业务的多少不同，因而登记总账的程序不同，各种不同的程序形成会计核算组织程序。会计核算组织程序就是规定凭证、账簿的种类、格式和登记方法，以及各种凭证之间、账簿之间和各种凭证与账簿之间，各种报表之间和各种账簿与报表之间的相互关系的程序。 选用适当的会计核算组织程序，对于科学地组织本单位的会计核算工作具有重要意义。它可以保证会计数据的整个处理过程有条不紊地进行，保证会计记录正确、及时、完整；可以加快会计核算工作，提高会计核算工作的效率；可以保证迅速形成会计信息，提高会计核算资料的质量，为企业的经营管理提供准确的会计信息。企业在选用适合本单位会计核算组织程序时，应考虑以下几方面的因素：（1）根据本单位经济活动的特点、规模的大小和业务的繁简等实际情况，选用会计核算组织程序；（2）根据本单位经营管理和提高经济效益的需要，选用会计核算组织程序，以便正确、及时、全面、系统地提供本单位经济活动和财务状况的核算资料；（3）根据简化核算手续的要求选用会计核算组织程序。,29,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,会计核算工作在长期实践中主要形成了三种核算组织程序：记账凭证核算组织程序；科目汇总表核算组织程序；汇总记账凭证核算组织程序。由于计算机的应用，常用的会计核算组织程序是记账凭证核算组织程序，因此本教材主要介绍记账凭证核算组织程序，此外再介绍一种常用于手工记账的科目汇总表核算组织程序。 （1）记账凭证核算组织程序。记账凭证核算组织程序是直接根据各种记账凭证逐笔登记总分类账的核算组织程序，它是会计核算中最基本的一种核算组织程序，也是其他核算组织程序的基础。其基本程序如图611所示。,30,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,31,Renmin University of China,图611记账凭证核算组织程序,Renmin University of China,Continued,1）根据原始凭证编制记账凭证。记账凭证通常采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式，也可采用通用记账凭证格式。 2）根据收款凭证、付款凭证逐日逐笔地登记库存现金日记账和银行存款日记账。库存现金日记账和银行存款日记账一般采用收、付、余三栏式的日记账簿。 3）根据原始凭证和记账凭证登记各种明细分类账。明细账的格式可根据各单位的实际情况及管理的要求设置，分别采用三栏式、多栏式和数量金额式的账簿格式。 4）根据各种记账凭证逐笔登记总分类账。总分类账的格式一般采用借、贷、余三栏式。 5）月末将库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额与总分类账的有关账户余额核对。为正确地编制财务报表以提供真实的资料，必须保证账账相符，保证账账相符的手段是账账之间的核对。,32,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,6）月末，根据总分类账和明细分类账编制财务报表。财会部门定期将日常核算资料经过再加工整理和归类汇总，形成一整套反映经济活动及其成果状况的财务报表体系。 记账凭证核算组织程序的特点是根据记账凭证逐笔地登记总分类账。由于记账凭证核算组织程序是根据记账凭证直接登记总分类账，因而容易理解，便于掌握。但是当单位的业务量较大时，逐笔登记总分类账会增加登记总账的工作量。这种程序在手工记账的情况下适用于一些规模小、业务量少、凭证不多的单位。计算机会计常用记账凭证核算组织程序。,33,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,（2）科目汇总表核算组织程序。科目汇总表核算组织程序是定期将所有记账凭证汇总编制成科目汇总表，再根据科目汇总表登记总分类账的核算组织程序。其基本程序如图612所示。 1）根据原始凭证填制记账凭证。记账凭证一般采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的格式。为了便于按科目归类汇总编制科目汇总表，所有记账凭证中的科目对应关系，最好按一个借方科目和一个贷方科目相对应。转账凭证最好一式两份，以便分别归类汇总借方科目和贷方科目的本期发生额。 2）根据收款凭证、付款凭证登记库存现金日记账和银行存款日记账。库存现金日记账和银行存款日记账通常采用收、付、余三栏式的日记账簿。,34,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,35,Renmin University of China,图612科目汇总表核算组织程序,Renmin University of China,Continued,3）根据原始凭证和各种记账凭证登记各种明细分类账。明细分类账的格式根据各单位的实际情况及管理要求设置，分别采用多栏式、三栏式和数量金额式的账簿格式。 4）根据各种记账凭证定期汇总编制科目汇总表。将一定期间的全部记账凭证按照相同科目的借方和贷方归类，定期汇总每一会计科目的借方本期发生额和贷方本期发生额，填写在科目汇总表的相关栏内。科目汇总表的编制时间根据企业经济业务量的多少来确定，可以每1天、3天、5天、10天编制汇总一次。 5）根据科目汇总表登记总分类账。 6）月末将库存现金日记账、银行存款日记账和各明细分类账的余额与总分类账的有关账户余额进行核对。 7）月末根据总分类账和明细分类账编制财务报表。 3.总分类账的登记 总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。经济业务少的小型单位的总分类账可以根据记账凭证逐笔登记；经济业务多的大中型单位的总分类账可以根据记账凭证汇总表（即科目汇总表）或汇总记账凭证等定期登记。,36,Renmin University of China,Renmin University of China,6.3.3明细分类账的设置与登记,明细分类账是按照明细分类账户详细记录某一经济业务的账簿。根据实际需要，各种明细分类账分别按照二级科目或明细科目开设账户，并为每一个账户预留若干账页，用来分类、连续地记录有关资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等详细资料。明细分类账所提供的有关经济活动的详细资料也是编制会计报表的依据之一。各个单位在设置总分类账的基础上，还应根据管理的需要，按照总账科目设置若干明细分类账，作为总分类账的必要补充。这样既能根据总分类账了解某一科目的总括情况，又能根据有关的明细分类账进一步了解该科目的详细情况。各个单位应根据经营管理的需要，为各种材料物资、应收应付款项、收入、费用、利润等有关总账科目设置各种明细分类账，进行明细分类核算。明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿（如固定资产明细账）。根据管理的要求和各种明细分类账记录的经济内容，明细分类账主要有以下三种格式。,37,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,1.三栏式明细分类账 三栏式明细分类账的账页格式同三栏式总分类账的相同，即账页只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的债权、债务结算科目，如“应付账款”、“应收账款”等科目。三栏式明细分类账账页的一般格式见图613。,38,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,39,Renmin University of China,图613三栏式明细分类账账页示意图,Renmin University of China,Continued,2.数量金额式明细分类账 数量金额式明细分类账的账页，在借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）栏内，分别设有数量、单价和金额三个栏次。这种账页格式适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资科目，如“原材料”、“库存商品”等科目。数量金额式明细分类账账页的一般格式见图614。,40,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,41,Renmin University of China,图614数量金额式明细分类账账页示意图,Renmin University of China,Continued,3.多栏式明细分类账 多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内记录某一科目所属的各明细科目的内容，按该总账科目的明细项目设专栏记录。这种账页格式适用于只记金额，不记数量，而且在管理上需要了解其构成内容的费用、收入、利润科目，如“管理费用”、“主营业务收入”、“本年利润”等科目。多栏式明细分类账账页的一般格式见图615。,42,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,43,Renmin University of China,图615多栏式明细分类账账页示意图,Renmin University of China,Continued,多栏式明细账除了上述格式外，还可以单独在借方设置多栏，如“管理费用”总分类账户下一般按项目设若干明细账，只有在期末时一次将其借方余额转入“本年利润”账户，因此可以只在借方设多栏，设一个贷方栏，或不设贷方栏，如果需要减少费用时，用红字冲销。还可以单独在贷方设置多栏，如“主营业务收入”总分类账户下一般按项目设若干明细账，只有在期末时一次将其贷方余额转入“本年利润”账户，因此可以只在贷方设多栏，设一个借方栏，或不设借方栏，如果需要减少收入时，用红字冲销。 各种明细分类账的登记方法应根据各单位的业务量大小、人员多少、经济业务内容以及经营管理的需要而定。根据原始凭证或标有明细科目及金额的记账凭证进行登记，可以逐笔登记，也可以定期汇总登记。其登记方法与总分类账基本相同。,44,Renmin University of China,Renmin University of China,6.4更正错账及平行登记 6.4.1错账的查找方法,手工记账时，常常会发生记账凭证上的借方金额（或贷方金额）重复记账、漏记借方金额（或贷方金额）、借方金额（或贷方金额）方向记反、相邻数字颠倒、数字整体错位、数字记错等记账差错。这就会导致在试算平衡时，借方发生额（或余额）合计数不等于贷方发生额（或余额）合计数。会计人员需要及时找出差错并予以更正。 1.差数法 差数法是指按照错账的差数查找错账的方法。例如，若记账时只记了某个会计分录的借方，漏记了贷方，则在试算平衡时就会出现借方金额大于贷方金额的情况；若记账时只记了某个会计分录的贷方，漏记了借方，则在试算平衡时就会出现贷方金额大于借方金额的情况。会计人员可通过检索含有该差额的记账凭证，从而查找并补记漏记的金额。,45,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,2.尾数法 尾数法是指对于发生的差错只查找末位数，以提高查错效率的方法。这种方法适合于借贷方金额其他位数都一致，而只有末位数出现差错的情况。 3.除2法 除2法是指以差数除以2来查找错账的方法。如果试算平衡时借贷方之差是偶数，那么就可以将该差额除以2，根据得出的商，去检索含有该商数的记账凭证，从而查找并更正记账差错。 出现这种差错的原因通常是会计分录的借方或贷方的某一方出现记账方向错误，即某个会计分录中的借方金额在记账时被错记入贷方，或某个会计分录中的贷方金额错记入借方。在这些情况下，试算平衡时借方合计、贷方合计的差额便表现为该金额的2倍。因此，将该差额用2去除，得出的商即是记错借贷方向的金额。,46,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,4.除9法 除9法是指以差数除以9来查找错账的方法，适用于查找由于数字整体错位和邻数颠倒所导致的记账差错，具体包括以下三种情况 （1）将数字写小，即数字位数整体上小写一位，错误数字小于正确数字9倍。例如，记账凭证上显示，应借记“库存商品”账户5000000元，贷记“银行存款”账户5000000元，但在记账时，借记的金额没问题，贷记的金额误记为500000元。这样，在试算平衡时，借方合计比贷方合计大4500000元。该差额除以9，得出的商为500000元。该差额乘以10，所得到的乘积5000000即为应记的正确金额。 （2）将数字写大，即数字位数整体上大写一位，错误数字大于正确数字9倍。例如，记账凭证上显示，应借记“库存商品”账户5000000 元，贷记“银行存款”账户5000000元，但在记账时，借记的金额没问题，贷记的金额误记为50000000元。这样，在试算平衡时，借方合计比贷方合计小45000000元。该差额除以9，得出的商为5000000元。该差额除以10，所得到的商5000000即为应记的正确金额。,47,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,（3）邻数颠倒。在电子账务处理环境下，由于系统中设有借方金额和贷方金额的校验平衡程序，因此，记账时所录入的借方金额与贷方金额必然相等。但在手工记账的情况下，偶尔会出现借方金额（或贷方金额）相邻数字颠倒的情况。例如，记账凭证上显示，应借记“管理费用”账户369000 元，贷记“银行存款”账户369000元，但在记账时，借记的金额误记为639000元，贷记的金额没问题。这样，在试算平衡时，借方发生额合计比贷方发生额合计大270000元。该差额除以9，得出的商为30000元。由此判断，出现颠倒的数字可能在十万位、万位，且两个相邻数字的差为3。在这种情况下，会计人员就可以锁定十万位、万位的数字相差3的金额数字（见表61），然后，根据这些数字，逐个去尝试着寻找出现记账差错的数据源头。,48,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,49,Renmin University of China,表61寻找可能发生邻数颠倒的原始金额的方法,Renmin University of China,6.4.2更正错账,如果发现账簿记录有错误，应按规定的方法进行更正，不得涂改、挖补或用涂改液消除字迹。 1.划线更正 划线更正又称红线更正。如果发现账簿记录有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时文字或数字的笔误，应采用划线更正的方法进行更正。更正的方法是，将错误的文字或数字划一条红色横线注销，但必须使原有字迹仍可辨认，以备查考；然后在同一行划线的上方用蓝字填写正确的文字或数字，并由更正人员在更正处盖章，以明确责任。采用划线更正法进行错账更正时应注意：对于文字差错，可只划去错误的部分，不必将与错字相关联的其他文字划去；但对于数字差错，应将错误的数额全部划线，不得只更正错误数额中的个别数字。,50,Renmin University of China,Renmin University of China,【例61】,【例61】神州美食股份公司第3号记账凭证（如图616所示）上显示的是借记“库存商品”科目5000000元，但登记账簿时主管会计误记为8000000元。“银行存款”科目的记录是正确的。,51,图616神州美食股份公司第3号记账凭证,Renmin University of China,【例61】,此时，应采用划线更正法操作，示例见图617。,52,图617划线更正法操作示例,Renmin University of China,Continued,2.红字更正 红字更正又称红字冲销。会计上以红字记录表明对原记录的冲减。红字更正适用于以下两种情况： （1）根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，应采用红字更正法。更正的方法是，先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，冲销原有错误的账簿记录；然后，再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证，并登记入账。下面举例说明更正错账的方法。,53,Renmin University of China,Renmin University of China,【例62】,【例62】神州美食股份公司转账支付5000000元购买了库存商品。 假若第3号记账凭证误记为： 借：固定资产5000000 贷：库存现金5000000 假设根据上述记账凭证，已经错误地登记了账簿。则更正方法是：先用红字填制一张科目相同的记账凭证（在单色印刷的情况下，一般以数字加框标示红字），冲销错账。为更正错账而编制的凭证不要求附原始凭证。 借：固定资产5000000 贷：库存现金5000000 图618演示了“固定资产”账户信息得以恢复的情形。 这样，就达到了在“固定资产”账户中消除影响的效果。 图619演示了“库存现金”账户信息得以恢复的情形。 这样，就达到了在“库存现金”账户中消除影响的效果。 然后，重新以（蓝）黑字填写第3号记账凭证并据以登记账簿即可。,54,Renmin University of China,【例62】,55,图618“固定资产”账户信息的恢复,Renmin University of China,【例62】,56,图619“库存现金”账户信息的恢复,Renmin University of China,【例63】,生产产品领用材料4000元，在填制记账凭证时误记金额为40000元，但会计科目、借贷方向均无错误，其错误记账凭证所反映的会计分录为： 借：生产成本 40 000 贷：原材料 40 000 应用红字金额36000元编制如下记账凭证进行更正： 借：生产成本 36 000 贷：原材料 36 000 根据更正错误的记账凭证以红字金额记账后，即可反映其正确金额为4000 元。,57,Renmin University of China,Continued,3.补充登记 补充登记又称蓝字或黑字补记。根据记账凭证所记录的内容记账以后，发现记账凭证中应借、应贷的会计科目和记账方向都没有错误，记账凭证和账簿记录的金额相吻合，只是所记金额小于应记的正确金额，应采用补充登记法。更正的方法是，将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账，以补记少记金额，求得正确金额。,58,Renmin University of China,Renmin University of China,【例64】,神州美食股份公司转账支付5000000元购买了库存商品，若第3号记账凭证误记为： 借：库存商品 3 000 000 贷：银行存款 3 000 000 则适用补充登记法。用蓝（黑）字填制一张记账凭证，如同正常情形，凭证号仍然是第3号。图620演示了补充登记法的操作情况。 借：库存商品 2 000 000 贷：银行存款 2 000 000,59,Renmin University of China,【例64】,60,图620补充登记法演示,Renmin University of China,6.4.3总分类账同明细分类账的平行登记规则,1.总分类账和明细分类账的关系 总分类账是根据总分类科目开设，用以提供总括指标的账簿；明细分类账是根据明细分类科目开设，用以提供明细指标的账簿。在总分类账中进行的核算称为总分类核算（简称总核算）；在明细分类账中进行的核算称为明细分类核算（简称明细核算）。明细分类核算可以提供更加具体及详细的会计信息指标。总分类账和明细分类账的关系归纳为： （1）总账和明细账的联系。两者所反映的经济业务内容相同；登记总账与明细账的原始依据相同。 （2）总账和明细账的区别。反映经济业务内容的详细程度不同，总账反映的是总括内容，提供的是总括资料；明细账反映的是某一方面的具体资料，可以提供数量指标和劳动量指标。 （3）总账和明细账的作用不同。总账提供的经济指标是明细账资料的总和，对明细账起统驭作用；明细账是对总账的补充，对总账起解释、说明的作用。,61,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,2.平行登记 总分类账户与其所属的明细分类账户所反映的会计事项是相同的，登账时所依据的是同一原始凭证，分别以总括指标和详细指标的形式反映同一项内容。为了使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭与补充的作用，便于账户核对并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行登记。平行登记是指经济业务发生后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类账户；另一方面要同时登记该总分类账所属的各有关明细分类账户。 采用平行登记规则，应注意以下要点： （1）期间相同。 （2）方向一致。 （3）金额相等。 （4）依据相同。,62,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,综上所述，总分类账户及其所属的明细分类账户按平行登记规则进行登记，可以概括为：期间相同、依据相同、方向一致、金额相等。 根据总分类账与其所属明细分类账的平行登记规则记账之后，总分类账与明细分类账之间产生了下列数量关系： 第一，总分类账有关账户本期发生额与其所属各个明细分类账户本期发生额的合计数之和必然相等。以公式表示为： 总账本期发生额=明细账本期发生额合计 第二，总分类账有关账户期末余额与其所属各个明细分类账户期末余额之和必然相等。以公式表示为： 总账期末余额=所属明细账期末余额合计,63,Renmin University of China,Renmin University of China,【例65】,某企业“应付账款”科目和“原材料”科目的期初余额如表62所示。,64,发生下列经济业务： （1）向C企业购买A材料700吨，单价1000元，共计700000元；B材料100吨，单价5000元，共计500000元。材料已验收入库，尚未支付货款。 （2）以银行存款500000元偿还C企业的货款。 （3）向D企业购买A材料500吨，单价1000元，共计500000元；B材料120吨，单价5000元，共计600000元。材料已验收入库，尚未支付货款。 （4）以银行存款800000元偿还D企业的货款。,Renmin University of China,【例65】,根据上述经济业务编制会计分录： （1）借：材料采购 1 200 000 贷：应付账款C企业 1 200 000 借：原材料A材料 700 000 B材料 500 000 贷：材料采购 1 200 000 （2）借：应付账款C企业 500 000 贷：银行存款 500 000 （3）借：材料采购 1 100 000 贷：应付账款D企业 1 100 000 借：原材料A材料 500 000 B材料 600 000 贷：材料采购 1 100 000 （4）借：应付账款D企业 800 000 贷：银行存款 800 000 根据上述会计分录登记有关的总分类账户和明细分类账户简示如表63至表68所示。,65,Renmin University of China,【例65】,66,表63应付账款总账,Renmin University of China,【例65】,67,表64 应付账款C企业,Renmin University of China,【例65】,68,表65 应付账款D企业,Renmin University of China,【例65】,69,表66 原材料总账,Renmin University of China,【例65】,70,表67 原材料A材料,Renmin University of China,【例65】,71,表68 原材料B材料,Renmin University of China,6.4.4结账,结账就是在会计期末计算并结转各账户的本期发生额和期末余额。各会计期间内所发生的经济业务于该会计期间全部登记入账并对账以后，即可通过账簿记录了解经济业务的发生和完成情况，但管理上需要掌握各会计期间的经济活动情况及其结果，并相应编制各会计期间的财务报表。根据会计凭证将经济业务记入账簿后，还不能直观地获得所需的各项数字资料，必须通过结账的方式把各种账簿记录结算清楚，提供所需的各项信息资料。 会计分期一般实行日历制，月末进行计算，季末进行结算，年末进行决算。结账于各会计期末进行，可以分为月结、季结和年结。,72,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,1.结账的内容和程序 结账前，必须将属于本期内发生的各项经济业务和应由本期受益的收入、负担的费用全部登记入账。在此基础上，才可保证结账的有用性，确保财务报表的正确性。为了确保结账的正确，在本期发生的各项经济业务全部入账的基础上，按照会计核算原则的要求将有关的转账事项编制记账凭证并据以记入有关账簿。结账的内容包括：一是结清各损益类账户，并据以计算本期利润；二是结清各资产、负债和所有者权益账户，分别结算出本期发生额和期末余额。具体的程序如下： （1）将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。 （2）根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应计收入和应计费用。 （3）将损益类科目转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。 （4）结算出资产、负债和所有者权益科目的本期发生额和期末余额，并结转下期。 其程序可通过图621表示。,73,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,74,Renmin University of China,图621结账的程序,Renmin University of China,Continued,2.结账的方法 （1）对不需按月结计本期发生额的账户，如各项应收应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账后，随时结出余额，每月最后一笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。 （2）现金、银行存款等特种日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，在最后一笔经济业务记录下面划一单红线至余额栏，结出本月发生额和余额，在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面再划一单红线至余额栏。 （3）需要结计本年累计发生额和余额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面划一通栏红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。,75,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,（4）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括反映全年经济活动的全貌，核对账目，要将所有总账账户结出全年发生额和余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏划双红线。 年度终了结账时，有余额的账户，应将其余额结转下年，并在摘要内注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在“摘要”栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样。即将有余额的账户余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年度账户的借方或贷方，使本年有余额的账户余额变为零。,76,Renmin University of China,Renmin University of China,Continued,3.账簿更换 为了清晰地反映各个会计年度的财务状况和经营成果，每个会计年度开始时，一般都要启用新账，并把上年度的会计账簿归档保管。 现金日记账、银行存款日记账、总分类账及明细分类账都要每年更换新账，但固定资产明细账或固定资产卡片可以继续使用，不必每年更换新账。 年终结账时，需要将更换的账簿中各账户的年末余额直接抄入新账的有关账户中。因会计制度改变而需要变更账户名称及其核算内容的，应在上年度结账时编制余额调整分录，按本会计年度的账户名称、核算内容，将上年度有关账户的余额进行合并或分解结出新账中应列出的余额，然后再过渡到新账中的各有关账户，或者在上年度结账后，通过编制余额调整工作底稿的方式将上年度有关账户余额分解、归并为本年度有关账户的余额，然后开设本年度新账，并将余额抄入有关账户第一行并标明余额方向，同时在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样。上年末编制的余额调整分录应与上年度会计凭证一并归档保管；编制的余额调整工作底稿应与上年度的账簿一并归档保管。过入新账的有关账户余额的结转事项无须再编制结转分录。,77,Renmin University of China,