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常见公文写作,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,文书沟通文字沟通分析,三个问题 一、文字沟通的类型？ 二、有效文字沟通的特点？ 三、文字沟通首要重点？,信涵、备忘录、报告、提议、记录、和约、指示、议程、通知、规章、笔记、计划、讨论文件,A。传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰如其分的。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,文书沟通文字沟通分析,明确目的-我想利用这份文书做什么？,传递信息,下达指示,解释事情,事后补遗, , ,制定语气和修辞策略,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,写作过程,写完后重读,修改文书，大胆删减,一口气写完,整理写作思路， 考虑文书内容,检查细节，确认无误，,要与不要,目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 总结和结论 尽量生动,随意开始 写写停停 被动句 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长,文书沟通文字沟通分析,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为,刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和您会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日,练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（5分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（5分钟）,文书沟通文字沟通分析,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,文书沟通文字沟通分析,亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑。我确信作为一个完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我们在贵公司业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是因为,刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的电话谈话后，我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣，我相信我们的服务符合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音，并期望很快能和您会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日,写信者不原费神查明联系人,语意含糊,语法错误与错别字,无关信息,文书过长,说明写信原因,暗示下一步应采取的行动,知道此信发给谁,表明积极的态度,只写了一页,表达不清，内容缺乏全面考虑，错别字和标点错误，废话连篇。,内容清晰，态度乐观，简明扼要，切中要害，。,判别两封信的高下，并说明原因,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,文书沟通技法概要,写完后重读,修改文书，大胆删减,一口气写完,整理写作思路，考虑文书内容,检查细节，确认无误,重温写作过程,准备准备再准备,目标:who,what,why 提纲：结构、策略 整理：信息、需求,写作,检查,肯定、否定、指示,删减:无关信息、大幅度 注意错误：语法、拼写、描述 细节：标点、日期、称谓,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,文书沟通技法概要,1 写作准备阶段： 思考：写给谁？写什么？为什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉无关信息。,3 检查 是否表述准确。 是否有不适当的描述。 有否文法、文字上的错误。关的和重复的内容,2写作过程 文字沟通有三种主要类型： 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 否定型 用缓冲式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书介绍信,介绍信：介绍信是把自方的同事或业务关系介绍给对方，进行联系和沟通的常用信函。 格式： .称谓。 .正文：被介绍人姓名及身份简况；说明事由；后常用望接洽为盼等。 .署名、时间。 练习： 您代表公司前往*公司办理回款事宜，请拟定一份介绍信。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书介绍信,例： 介 绍 信 公司： 兹介绍我司等贰位同志前来你处办理销售回款等事宜，望接洽为盼！ 此致 敬礼 公司（盖章） 年月日,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书贺信,1、标题通常由文件名构成，例如第一行正中写“贺信” 2、称谓定格写被贺单位或个人的名称和姓名，个人需要增加礼仪名称，例如“先生、小姐、女士等”，加冒号； 3、正文贺信的正文要交待清楚以下几项内容： 3.1 结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。 3.2 概括说明对方都在哪些方面取得了成绩 分析其成功的主观 客观原因 贺寿的贺信 ， 要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清祝 贺的原因。 3.3 表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写 些鼓励的话，提出希望和共同理想。 3.4 结尾结尾要写上祝愿的话。如“此致敬礼”等 。 3.5 落款写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书贺信,例： 贺 信 曼谷泰王国总理他信西那瓦阁下: 在阁下就任泰王国总理之际，我谨向阁下表示热烈的祝贺。 近年来，在我们两国政府和人民的共同努力下，中泰友谊不断加强，各领域的合作继续深化。中泰友好关系符合两国人民的利益，有助于地区和平、稳定与繁荣。我相信，在 阁下任期内，在两国二十一世纪合作计划联合声明的指引下，中泰睦邻互信的全方位 友好合作关系必将取得更大发展。 祝泰王国国家昌盛，人民幸福。 中华人民共和国国务院总理 朱镕基 二一年二月九日于北京,练习：浙江*电机有限公司专业生产高端工业电机，与人本集团合作已有16年历史，今年该公司成立30周年，请拟定一份贺信。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书邀请函,邀请函：邀请信是为了增进友谊，发展业务，邀请客人参加庆典、会议及各种活动的信函。 其一般格式为： 1、称谓。 2、开头：向被邀请人简单问候。 3、交待时间、地点和活动内容、邀请原因等。 4、参加活动的细节安排。 5、联系人、电话、地址、落款、日期。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书邀请函,例： 邀 请 函 尊敬的_： 衷心感谢您长久以来的支持和信赖！ 值此春意盎然之日，第十二届上海国际汽车工业展览会（Auto Shanghai 2013）在申城隆重举办。作为向世界汽车及零部件企业提供最广泛汽车轴承解决方案的 C&U，也实时参加 为增进与您的相互了解，特邀请贵公司前来参观 C&U 展位。现将相关信息敬告如下： 展览地点：上海新国际博览中心（上海浦东龙阳路 2345 号） 展览时间：2013年 4 月 22 日4 月 28 日 展览时段：9：0018：00 C&U 展位：上海新国际博览中心 E3 馆 C010 请您在 4 月 10 日之前填写回执传真给我们，以便我们做好接待安排。 人本集团上海轴承有限公司 年 月 日 回 执 单,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书邀请函,练习： 浙江*变速箱有限公司专业生产汽车变速箱，并与国内各大汽车主机厂配套，客户开发2年一直未有明显进展，为了加快推进业务开发进度，特邀请该公司技术部王部长参考、考察上海泰耐工厂，请拟定邀请函。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书感谢信,1、标题 1.1 单独由发文文种名称组成，如感谢信 。 1.2 由送达方和发文方构成，如致 XXX 客户单位的感谢信 。 2、称呼 感谢信的称呼应放在开头顶格写清楚感谢机关、单位、团体的名称，或个人的姓名。 3、正文 感谢信的正文通常由感谢事由，意义和感谢语构成。 3.1 感谢事由。按照叙述要素，叙述所感谢事件的前因后果。 3.2 意义评点：在叙事的基础上特别要指出受文者的关心、支持、帮助对整个事件成功 的重要性以及他们所体现的可贵的精神，所产生的深远影响。 3.3 诚恳表示向对方致谢、向对方学习等愿望。最后用上“此致敬礼”结束用语。 3.4 落款：感谢信的落款署上发文单位或个人的姓名，及成文日期。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书感谢信,例： 感 谢 信 尊敬的李经理： 感谢在访问贵单位时，您腾出宝贵的时间给予接待。 那次确实是获益匪浅且令人愉快的协商。希望在今后的合作事业能够取得成功。再次对 您的协助表示谢意，恳请今后能继续给予支持。 期待再次与您见面。 此致 敬礼！ 人本集团：张三 2013年 8 月 1 日,练习：浙江*变速箱有限公司专业生产汽车变速箱，并与国内各大汽车主机厂配套，客户开发2年一直未有明显进展，经过努力8月3日邀请了对方技术部王部长对我司上海园区泰耐工厂进行了参观和审核，整体达到了供应商要求，也提出了一些需要改善的项目，针对这次考察请拟定一感谢信。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书催款函,催款信可以通过邮寄或传真发送，目的是为了追回过期未付的款项。写催款信要讲究技巧，既要有分量，又要和客户保持友好的业务关系。一封好的催款信不会冒犯对方，却又能 使他们感受到你的坚决态度。催款信的语气应该坚决、有说服力，却又亲切、公正有理、不 失礼貌；绝不能让人觉得你咄咄逼人、粗鲁无礼，也不要使用嘲讽或带侮辱性的语言。 催款函要注意的几个细节： 1、客户所欠金额； 2、拖欠的时间； 3、客户应采取的行动； 4、鼓励对方迅速回复，与你取得联系；,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书催款函,例： 催 款 函 尊敬的 客户： 非常感谢贵公司给我公司的支持与帮助！ 截止 年 月份，贵公司所欠货款 元，大写 ， 我公司至今仍未收到。 由于欠款时间已达 1 年以上，按我们双方的协定现已严重超出了付款期限，财务不能结 账。或许贵司领导由于工作繁忙，一时耽搁未付，请贵公司接到此通知后及时支付货款。 诚信是基石，双赢是动力，望贵公司收到此函后能及时将所欠货款汇至我公司账户。 收款单位：人本集团上海轴承有限公司 帐 户： 账 号： 顺祝商褀！ 人本集团上海轴承有限公司 2013 年 8 月 1 日,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书催款函,练习：浙江*纺织机械有限公司合同约定交货后第二月付款，但已连续5月未要货和付款，5月为年度审计月，截止2013年4月，已累计欠款30万元，你作为业务员针对该情况拟定一封催款函。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书报价函,1、报价函的概念：报价，是指卖方向买方提供商品的有关交易条件的信函。 2、报价函的结构及写作方法。 报价应包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方 式等内容。报价不同于国际贸易中的报价。报价起通知买方价格的作用，对卖方没有约束力可更改。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书报价函,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书通知函,1、通知缘由：说明发通知的原因、目的或根据，不必写的很详细，一般以简明扼要的文 字写发该通知的原因、必要性，然后用承启用语“特作如下通知” “现将有关事项通知如下” 等转入通知事项部分。 2、通知事项：主要是部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法及需要注意的问题。一 般以分段式或分条列项写，要求写得具体明确、条理清楚，以便通知对象或下级贯彻执行。 3、执行要求：是正文的尾。一般以“以上通知，望认真执行”。,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书通知函,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书客户参观相关表单,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书欢迎词,欢迎词是在接待迎送宾客开始时对其光临表示欢迎的致词。 格式： .称谓。 .向出席者表示欢迎、感谢和问候。 .概括已往取得的成就以及变化和发展。 .放眼全局，展望未来。 .结尾再一次表示感谢。,例： 欢迎*董事长亲临指导 尊敬的董事长先生，尊敬的贵宾们： 董事长先生与我们合资建厂已经两年，今天亲临我厂对生产技术、经营管理进行指导，我们表示热烈的欢迎。 两年来我们感到高兴的是，我们双方合资建厂、生产、经营管理中的友好关系一直稳步向前发展。 我应当满意地指出，我们友好关系能顺利发展，是与我们双方严格遵守合同和协议、相互尊重和平等协商分不开的，是我们双方共同努力的结果。 我相信，通过这次董事长亲临我厂进行指导，能进一步加深我们双方相互了解和信任，更能进一步增进我们双方友好合作关系的发展，使我厂更加兴旺发达。 最后，让我们以热烈的掌声，向董事长表示欢迎！,T I M E W A Y N E C O N S U L T I N G,办公文书祝酒词,祝酒词是在宴会开宴前，所发表的表示挚诚敬祝的讲话。 格式： 标题。 称谓。 正文：致词人（或代表谁）在什么情况 下，向出席者表示欢迎、感谢和问候；谈成绩、作用、意义；展望未来，联系面临的任务、使命。 结尾常用请允许我，为谁、为什么而干杯。,例： 酒宴祝词 今天，在迎来了五年一度的经贸盛会中国哈尔滨第五届边境、地方经济贸易洽谈会之际，我谨代表洽谈会筹备委员会热烈欢迎国内外工商界新老朋友到会，洽谈贸易和经济技术合作项目，进一步加强相互了解，加深友谊，共同促进双方友好合作的发展，并预祝各位在本届洽谈会上取得丰硕成果。 让我们共同干杯！,
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