海某限公司信息系统分析报告

上海理光传真机有限公司信息系统分析报告策划设计：专家组上海三元企业管理有限公司2001年12月20日目录第一部分：各系统的现状分析 一、信息系统现状分析 二、EDP系统的现状与问题分析 应用情况存在问题三、销售系统分析应用现状存在问题四、财务系统分析 应用现状存在问题五、Notes办公系统分析应用现状存在问题第二部分：现存问题的原因分析 一、各子系统内部的缺陷（详见现状分析） 二、企业缺乏一个比较前瞻性的战略，导致信息系统的定位与规划不明确三、子系统之间无法实现信息共享 四、缺少一个统一负责信息系统规戈U和管理的部门，而是分散在各部门，各司其职，缺乏总体协调 第三部分：上海理光信息系统规划的对策建议 一、信息系统规划的目标 二、信息系统应用系统分析 （一）信息系统愿景（二）信息系统应用总体结构（三）订单获取与完成流程 （四）制造与物料流程应用系统 （五）新产品研究与开发流程 （六）售后服务流程应用系统（七）财务流程应用系统（八）人力资源流程应用系统三、信息系统实施方案的简单建议 四、关于WEB应用的建议五、关于成立信息中心的建议 附录.46第一部分：各系统的现状分析一、信息系统现状分析从信息技术基础框架角度而言， 上海理光目前拥有终端 200 多台，服务器 4 台，包括一台 AS400 的服务器，配置良好。在金桥的办公大楼已经形成了一套较好的网络体系，有DDN专线与外高桥PCB部门连接，与日本的信息传播使用的是日本理光的卫星专线系统，可以直接连接到日本理光的R-WAN系统， 与日本理光世界各地的公司共享数据和信息。 从平均水平上看， 上海理光的硬件环境与一般企 业相比处在中上水平，即便在上海同类的 IT 行业也能处在中等水平。从上海理光的信息系统应用分析，目前主要包括用于生产本部的EDP系统、经理课的金蝶财务系统、经营部的一套小型的用友经营软件以及部分科室使用的比较多的“ Notes 办公系统”。具体分管部门职能如下：开发中心维修中心管理本部PCB事 业 部公司 网站 的发 布与 维护本报告的目的是希望通过对上海理光目前信息系统的分析，找出具体原因，并提出相应的对策建 议。下面分别就每个系统的现状进行详细的描述：二、EDP系统的现状与问题分析EDP系统涉及到的部门主要包括生产管理课、资材课、进出口课、经理课、配膳课、部品检查课、 部品管理课。负责EDP系统日常维护工作和管理工作的有4个人，对EDP系统的应用与技术比较熟悉，可以针对业务的需求对 EDP系统进行一定的扩展和开发。目前EDP主要的应用范围如下：生产管理课：部品基准情报维护，BOM的编制，生产体制与生产计划维护，组付实绩输入，数据查询等。资材课：供应商情报维护，单价等订货参数维护，订单的自动发行，手工订单的发行、变更， 紧急部品情报查询，交货期延迟情况查询等。进出口课：进口部件手册输入，出口清单输入，各类核销假报表输出，关联情报查询等。 经理课：每日部品在库清单， 每月部品收发存情报， 每月部品购损情报、 每月生产实绩情报等。 部品检查科：检查结果报告的输入，进货预定情况查询，检查区部品情况查询等。部品管理课：入库实绩报告的输入， 自动发行出库票， 出库实绩报告的输入， 残返票自动打印，杂入杂出票据的输入，各类情报查询；收货实绩报告的输入， AIS 自动、注残查询等。 应用情况总的来说，EDP系统是上海理光当前生产运营不可或缺的一部分，在生产协调中起着非常重要的作用。从EDP的现行能力角度分析，目前的应用情况如下：EDP系统是日本理光集团采用的统一的计算机生产辅助系统，上海理光与日本方的技术交流和 沟通一定程度上也依赖于 EDP。EDP与同类产品相比在部品管理方面的效果比较明显，比较适合上海理光目前的生产方式。EDP系统本身是一套比较简单、易维护的系统，对服务器、PC机等硬件的要求不是很高，对维护人员的要求也不是很高。而且上海理光在EDP方面的应用经验时间比较长，解决问题的能力也比较强。EDP可以在目前的生产模式下 比较好地协调生产本部的信息交换，满足基本的信息需求和信息 控制。EDP系统经过了 EDP管理部门的一系列开发和功能补充后，已经与现有的生产流程互相 适应，日常运行基本正常。通过EDP积累的生产性基础数据相对比较全，在经过一定的处理后， 能打印出一些相关的报表、清单提供给需求的部门或主管，如经理课，但不能进行系统之间直接的数据交换。也可以在现 有数据库的基础上，通过数据仓库或数据挖掘提炼出一些综合性的数据，提供给上层领导辅助 决策。存在问题尽管从目前来看，EDP能够基本满足当前的生产管理的要求，但就目前而言该系统也还存在许多问题：1) EDP系统的目的主要是针对部品物流过程，而不是向经营层提供产品成本、在库、品质等经营 信息，这就造成了经营层很难及时地了解生产方面的信息，更不用说通过信息对企业的运营进 行管理和控制了。2) 目前上海理光的 EDP系统的功能不及深圳理光 EDP功能的1/3，其它模块如，产品计划、BOM物料管理、质量管理、财务管理、产品管理、销售与分发管理等都没有实现，整个系统的整合水平如与财务、设计系统的连接等也远不及深圳理光。对比先进的制造系统如 Oracle 公司的 产品，还缺少物料管理、粗能力计划、能力计划、车间作业管理、成本管理等模块。从上海理 光的业务角度出发，至少还需要成本管理、销售与分发管理、能力计划、质量管理等模块。所 以很多流程仍需要人工协调，且目前还没有实现与日本理光管理系统的直接连接。3) EDP系统从计算机技术而言， 采用了简单的工作站/服务器的二层结构，而不是把数据库另列为 一层的三层结构，从而导致系统的安全性、脆弱性、开放性等问题。比如说在运行过程中，有时会出现EDP系统的流程与当前业务流程相冲突的情况，需要人工干预，而这种干预只能是直 接对数据库操作， 危害到数据的安全。 更不用说有人恶意破坏数据库时系统的安全性问题。 EDP 的软件结构框架决定了安全性的问题无法通过EDP本身来解决。4) 同时由于EDP的界面是与DOS类似的命令操作型，而不是易操作的主流图形化界面，信息的可 读性非常差，且不支持日文版。一般的员工需要经过较长时间才能适应，也引起培训成本以及 因员工流失而引起的成本的增加。5) EDP系统的灵活性较差，在很多流程规则上与现有的先进的生产流程完全不兼容。现在上海理光靠着“打补丁”修修补补的方式维持着现有的生产方式，从长期看，除非企业想维持这种生产方式，否则EDP是坚持不了多长时间的。6) EDP系统管理的权限设置与文档问题。EDP系统的权限管理应该规范起来，如负责输入部品数量的人就不应该让他负责货物的盘点。同时EDP系统的每次修改和开发都应该有文档的记录，否则后来的人很难对系统有全面的了解。上海理光已经充分认识到了EDP目前的缺陷，但对于 EDP在企业战略角度的缺陷很少意识到。实际上从长期的战略角度来看，EDP可能存在的问题就更严重了。A.随着企业业务的变化，EDP系统已经调整了很多次。但目前为止，还有很多规则被人为地违反，软 件设计的科学性也被破坏，如采购订单的发注基本都没有按EDP系统自动生成地进行，原因是自动的订单可能会造成库存的积压，这样整个游戏规则都被破坏掉了，其它子系统的功能也受到影 响。这些问题随着时间的积累越来越严重，当然问题的最根本原因在于软件制度的执行程度不够， 是人为的因素。企业无论采用什么系统，都会存在这个问题。上海理光的EDP系统基本只包含了计划模块、库存模块、采购模块以及一些相关的查询功能，缺少完整的生产制造系统中应有的车间作业管理、生产能力平衡模块等。所以只能勉强支持流水线 组装的生产方式，对于其它生产方式如固定工位的组装生产、细胞式生产方式等复杂型的制造方 式就难以适应。如果企业的产品开发战略改变，EDP就会成为最大的障碍。PCB事业部目前没有应用计算机系统的主要原因也正于此。一般完整的制造型企业的生产系统模式如下图所示：从长期发展而言， 如果企业C. EDP系统无法与开发部门、 技术部门的产品构成进行直接的数据连接自我开发的产品比重加大，目前的设计部门与生产部门之间的沟通方式很有可能不适应生产和需要。而且一些先进的生产方式如并行工程，FMS等都无法在EDP的基础上实现，仅仅利用管理而不通过信息技术来提高工作效率，提高的程度非常有限。D. EDP无论经过何种处理，都不能达到真正意义上的总经理决策支持系统，这是由EDP系统的定位决定的。E. 上海理光不只是一个生产中心，还包括开发、销售等功能，而EDP系统只是生产制造系统，不是企业信息系统的全部，即使 EDP在生产管理方面做的再好，如果不能与企业的其它信息进行整合、 不支持企业的战略也是不够完善的，甚至在某种程度上阻碍了未来企业信息系统的整合。三、销售系统分析应用现状销售公司之所以购买销售系统，最根本的原因是财务部门无法及时地提供详细的统计信息，如日 销售报表、月销售报表、担当销售排行等，只能有市场课人员手工编制，工作量非常大。购买了用友 公司的网络财务软件并进行一定的二次开发后，这部分工作就由计算机来完成了。这套系统的功能主要包括销售计划的制定、发货管理、订货管理、开票管理、销售账表、销售统 计与分析、应收管理等，目前用到的最主要的是开票管理、计划的制定和应收管理，统计打印功能是 另行开发的，其它模块因为业务特征的原因基本没有用起来。总的来说，销售系统只是一个统计、查询、打印的工具，起到的是替代手工劳动的功能，存在问题只是为了满足上级部门对相关报表的需求，没有起到任何管理功能，更谈不上信息系统对企业 应有的战略意义，只能作为部门内部的一个小应用软件，称不上系统。真正意义上的销售系统 应该能够处理整个功能链从定单处理的询价到发货和货单的需要。包括以生产系统为后台的报 价管理、提货管理、货物信息管理、经销商信息与业绩管理、销售订单管理、客户退货管理、 客户资料管理、售后服务文档管理、售后服务配件管理等，然后与财务、仓库等部门一起实现应收账款管理、销售成本管理、售后服务管理、货物库存管理等。重复数据输入情况严重。实际上销售系统目前所做的工作财务部门都能提供，已经在财务系统的数据库中存在相关的数据，但是财务部门因为本身的业务处理引起效率太低，或者不愿意给销售部门提供比较琐碎的报表。所以销售部门专门设一个人负责输入财务已经输入过的发票信 息、应收账款信息，导致重复输入，引起潜在的数据不一致。维修中心目前有一个简易的自我开发的库存管理系统，对维修中心的部品仓库进行管理。这一部分似乎与企业的销售系统没有任何的相关关系，而是直接与财务打交道，其中也存在重复输入的问题。实际上，售后服务也是销售的一部分，客户信息、产品信息、质量问题都应该与销 售部门实现共享，并且与客户满意度直接相关，应该与销售统一管理。销售系统的存在从企业整体管理的角度来说，是没有意义的。在当前“顾客第一”的市场竞争下， 上海理光可以没有 CRM可以没有online服务，但销售系统应该在经销商管理、产品信息反馈、客 户管理与服务等角度来为企业服务，所以销售系统的内容、功能和定位都需要重新制定。四、财务系统分析应用现状财务系统采用的是金蝶 2000（工业版 V6.2 ），主要用于财务系统中的凭证管理、账本管理、报表管理及固定资产的管理，以及一些简单财务指标的计算等。目前销售公司（SRS的财务与上海理光（SRF的财务是分开核算的，SRS需要通过一套内部的价格核算体系单独计算销售收入、销售成本等。到月底由经理课课长手工合并这两份报表，作为上海理光的总财务报表。目前SRS财务专员，因为没有销售分析、财务管理等职能，只需要记记账、做做报表，所以这套系统基本能满足业务的需求。从SRF角度来说，除了手工处理的部分工作外，其它财务功能也基本能得以实现，问题的焦点不在于财务系统本身。上海理光的财务人员共计 11 人，具体功能结构如下：课长（制单、报表）外高桥/人销售公司,人出纳人 ）应收付款处理川人存在问题金蝶2000版底层用的是简单access数据库，不具备支持数据量大、运算复杂的功能。导致系 统不稳定，不适应上海理光的财务规模等，如开给经销商的增值税发票必须要用另一套系统合 计之后，再做成凭证输入，单张发票作为单张凭证输入就会导致数据量过大，导致系统瘫痪， 引起死机。这个问题至少多增加1人2天的工作量。目前无论是SRF还是SRS都有另一套系统在支持金蝶软件的运行，在SRF是一套DOS版的银行 往来帐系统， SRS 是一套发票输入统计系统。都存在重复输入的问题，只是为适应金蝶的特殊情况而存在，从实质分析都没有存在的必要。另一个问题是由销售公司的系统、维修中心的库存系统与财务系统数据无法直接交换引起的重 复输入问题。如销售公司的系统专门有人负责输入发票、应收账款情况、回款情况等数据，但 这些数据都是财务系统已经输入过的。维修中心的发票也要输入两次，一次是在财务系统里计 算销售额，一次是在库存系统计算维修库存和成本，然后计算出库存成本与财务系统中的库存 成本核对，需要 1 人 1 天的工作量。再加上月头到款凭证集中输入和手工的计算、调整成本费 用等工作，销售公司的财务系统出报表的时间就要到月中了。由于信息系统不畅通引起的月时 滞时间至少是四天，增加的人力大于 2 人。EDP系统本身的问题及 EDP与财务系统数据不能直接连接导致财务处理过程中很多较严重的问 题。如EDP初始价格无法修正的问题引起了财务处理中包括：入库核算、出库核算、应付账款、成本核算等一系列问题，光入库、出库核算每月至少需要1 人 2 天的工作量。且应付账款的对 账只能通过手工方式进行，就会出现财务制度上的一些漏洞，数额的一致性很难达到。目前进行手工操作的还有成本核算、库存明细帐、应付款的核对、手工合并报表等，大部分是由于财务系统无法与 EDP数据直接相连引起的，如果不实现系统的集成，这些手工作业方式将 继续存在。目前金蝶的财务系统主要还是财务会计，没有包括管理会计，所以无法支持全面预算、成本控 制、销售分析等综合性的功能。可以看出基本上财务系统的所有问题都是由于信息孤立引起的，再加上财务制度上的一些缺陷就 使得上海理光的财务管理存在这样那样的问题。 财务是企业进行控制、 协调的要工具， 一套好的财务 系统可以帮助我们分析经营体制中潜在的问题， 可以与生产系统、 销售系统、 设计部门等业务系统直 接沟通，为决策支持系统提供重要的信息， 解决很多人力无法控制的问题。 所以升级或替换应该是势 在必行的。五、Notes 办公系统分析应用现状Notes 系统本身是 IBM 的一套非常优秀的办法自动化平台， 可以集成大量的企业信息资源、 简化事 务处理环节、 减少公文流转次数、 提高管理效率， 如果应用情况比较良好， 基本可以实现无纸化办公。 NOTE砾统在全球应用成功的例子非常多。日本理光的内部沟通几乎全部通过NOTE睐实现的（如生产、品质、设计情报等），所以日本理光本身就是应用 NOTE砾统最好的例子。上海理光的NOTE孫统也属于日本理光的一部分。但在上海理光，NOTE砾统并没有得到足够的重视，只有开发部门的应用比较成熟。其它部门的应用还局限在邮件的处理、信息的查询等功能，没有 把NOTE砾统像纸和笔一样作为工作的工具之一。存在问题总的来说NOTE砾统存在的问题可以做如下归类:1) NOTE砾统的功能远远没有开发和使用起来，部分原因是因为信息部门没有对其它部门进行积极的NOTES隹进工作，大部分的部门都没有意识到 NOTES勺强大的功能和潜力。 另外NOTES系统是一套 比较大的系统，对整个系统的深入认识需要有专家的指导，从认识到应用也需要一段较长的时间。2) NOTE砾统上的信息并没有在调研的基础上进行规划，造成使用部门反应不强烈的现象。各部门对信息的需求、对业务可否电子化都不太明确。也就是说目前NOTES上的信息虽然很多，但可能并不是某些部门想要，他想的信息没有人提供给他，他也就不会总去使用NOTES。3) NOTES系统是一个需要配合使用的系统，比如说，A发了一个公文让 B在二个小时内签收，但 B从来都不用NOTES那么这个公文就很难按时完成，至叩寸候A又要打电话给B让他到系统中把该公文签收掉，反而造成流程环节的增多，效率的降低。所以NOTES系统是一个必须在整个公司全体人员内推行的系统，否则发挥不了其重要作用。而这一点，在上海理光没有做到，员工的电子化概 念不强，必需要经过一定的培训才能达到这一点。4) NOTES系统的权限管理与系统管理有待改善。EDP系统,财务系统， 销售系统第二部分：现存问题的原因分析从目前的配置而言，公司的信息系统已经分布到各个课室，应该能满足企业各部门的基本信息需 求，但上面各系统的分析结果表明并非如此，分析深层次原因如下：一、各子系统内部的缺陷（详见现状分析）二、企业缺乏一个比较前瞻性的战略，导致信息系统的定位与规划不明确一套良好的企业信息系统应该是与企业战略对应的、能够改进企业管理手段、优化和再造企业业 务流程、结合先进的管理思想和方法的系统，应该能够支持包括战略决策层、管理控制层、作业处理 层的金字塔型结构，如下图所示：很明显，上海理光的信息系统只能做到支持局部的作业处理层， 而对上面的两层，基本没有涉及 到。当然局部的软件系统应用也能在一定的程度上提高作业的效率，如EDP系统对生产部门不可缺少的辅助作用。但由于没有从企业全局的角度出发，很容易而且已经导致：难以提出企业级的和创新型的信息系统目标例如，根据企业的发展需要，公司是不是到了要建立CRM（客户关系管理）系统增加顾客满意度的时候了？是不是公司的采购成本高到需要考虑采用B2B的采购模式了？是不是可 以通过信息系统来增加公司和最终用户的沟通渠道，建立网上的售前售后服务？具体的项目可行性和风险如何？等等这些问题都需要从企业整体的角度出发，利用 IT 的能力创造性改变企业的业务流程和经营模式。但在公司，目前还没有考虑这些功能，做的仅仅是如何通过IT提高现有的工作效率，在不改变工作流程的前提下考虑用计算机替代手工方式，这种局部的 信息系统建设方式带来的效益是有限的。缺少统筹指挥，职责不明确由于把信息的重心放在业务部门，那么企业的信息问题提不到高层领导的日程上来，而 只是业务部门内的事情。业务部门只对本部门的事务负责，其它部门的信息需求则不能得到 满足，公司也无人负责平衡解决。NOTES系统的推广就是一个例子，开发部门自己应用得特别好，但其它管理部门由于没有大力推广，使用率比较低，主要是因为开发部门觉得推广是 领导的事情，不是开发部门的责任。如果得到高层领导的重视，负责推广NOTES系统，效果就会好很多。各部门对信息的需求在一定程度上存在冲突，部门间很难进行协商解决，这时就需要有 一个权威的领导才能负责协调各部门的信息需求，站在公司整体利益的角度决定信息的解决 方案。对资源的分配和管理混乱，如资金的使用、人员的分配、网络权限的管理等都没有专人 负责，造成不合理的资源浪费。比如目前还没有成文的文本规定什么级别或什么部门的人可 以查看NOTES系统中的什么资料，什么人可以上 internet ，什么人不可以。信息系统最重要的安全问题公司也没有统一考虑。缺乏整体规划，信息资源分散，难以集成目前为止，企业没有对各部门的信息需求进行过全面的调查，在进行分类的基础上实现企业信息系统的整体规划。如财务和销售系统，考虑到集成的因素，应该购买或开发与金蝶的财务软件相兼容的系统，实际上经营部购买的是完全不兼容的用友系统，原因是用友软件 的功能看起来不错，似乎能满足经营部的需要，久而久之，各个信息孤岛的情况就形成了。随着公司不断的发展扩张，对信息整合的要求就越来越高，但因为历史基础的问题，想 要把信息集成起来已经比较困难。部门内的系统应用小而全、各自为政为了避免部门与部门之间在信息需求上的不同要求、 不同的标准和规格， 很多部门采取了 根据自己的需要自己做一套的方法， 或者想办法把相关的信息功能划入本部门。 如生产本部把EDP系统归入生产部，满足系统维护和修改应用的需要。如经营部门为了避免与财务部门在信息质量上的冲突，专门购买了用友的销售软件，自己进行数据的输入、统计及报表功能；维修 中心也有一个小型的库存软件，进行单独的库存成本核算。 这些独立的、单个的系统虽然使部门与部门之间的冲突减少，但同时也使得数据不统一、 成本上升、效率降低、反应速度变慢。三、子系统之间无法实现信息共享就目前而言，子系统之间信息无法实现直接交换引起的问题包括：a) 由于EDP数据库与财务系统的数据库不同，导致的财务系统中产品成本核算的精确化和准确性问题， 应付账款数目的一致性问题和付款确认的问题， 帐帐不符的问题， 以及工作效率的问题。b) 重复输入的问题，以及因此而引起的数据不一致性问题。c) 不能解决总经理决策支持系统的问题。d) 要维护多个数据库平台，增加信息管理的难度和复杂性。e) 达不到信息化平台的效果，无法支持先进的管理方式如扁平化管理、并行工程、战略联盟等当然，随着公司的发展，公司的物流体系（SCM供应链管理）、产品数据管理（PDM体系、客户关系管理（CRM体系、B2B系统等的逐渐建立，数据无法直接相连造成的问题就会更加严重四、缺少一个统一负责信息系统规划和管理的部门，而是分散在各部门，各司其职，缺乏 总体协调公司的有关信息部门的归属问题已经几经周折，一直没有解决，如EDP系统的归口部门换了三四个，也曾经计划把所有与信息相关的部门合在一起，但因为无法协调部门需求的原因没有成功，最终形成了目前这样一种信息负责部门多达5个的情况。目前这种格局基本上解决了部门信息需求交叉、互相冲突的问题，部门之间各管各的、相安无 事。但引起的问题也是显而易见的，如前面所述：缺乏整体性、信息分散、资源重复、各自为政、管 理混乱等等。如果上海理光 成立独立于任何部门的信息中心，并由一位副总经理领导，负责对整个企业的信息系统的管理，会有以下几方面的立竿见影的效果：f）壮大信息管理部门的力量，提升全面的技术能力，发挥了团队的优势。g）有专门机构负责调查企业各部门及决策层的信息需求，在现有信息管理体制的基础上提出改革 方案，重点是解决为公司战略决策层经营决策服务的问题。h）实现对企业信息的统一管理，规划各部门信息的分布内容、时间、地点、对象，消除目前各部 门信息闭塞、各自为政同时又数据重复、资料重复的现象。i）可以解决部分目前系统应用中存在的问题，如对NOTES统加强推广力度，完善 EDP和NOTES的权限管理，加强 EDP与销售系统中数据库的安全问题等。j）代表公司整体的利益，有足够的权威和能力协调各部门之间的需求冲突，如对EDP系统进行一一定的修改， 在确定财务成本核算流程的科学性的基础上， 暂时满足财务在成本核算方面的要求， 提高财务部门的效率。k）挖掘现有信息系统潜在的能力，如建立 EIP （企业信息门户），为各个部门包括总经理收集、整 理相关数据，进行分析，形成报表。因此，我们认为建立信息中心是企业信息系统进行改革的最重要的一步，也是改革的第一步 没有一个专门的信息管理机构负责企业的信息系统建设，信息系统的改革将会举步为艰，最终很 有可能以失败而告终。第三部分：上海理光信息系统规划的对策建议上海理光是一家属于高科技电子产业的企业， 有着良好的人员素质， 员工对新事物的接受能力比 较强， 有着比较完善的管理基础， 企业领导对信息系统非常重视，而且基本没有太大的企业包袱或社 会包袱，这都是成功实施信息系统的重要因素。但目前企业的信息化状况是与企业的形象不符合的， 企业使用的都是 80 年代早期开发的生产制造系统，而财务与经营部门的信息系统应用只是最低级的 “用计算机代替手工处理” 的模仿型信息系统， 办公自动化系统也没有得应该有的效果，更不用说对 信息进行整合支持决策支持系统。一、信息系统规划的目标综上所述，我们可以总结上海理光未来的信息系统应该达到这样几个目标： 消除目前“信息孤岛”的状况，整合企业信息资源，为决策支持系统服务。 提升信息系统的能力，能够支持如并行工程、全面财务预算等先进的管理方法。提高各子系统的运作效率和用户友好程度，改善现有业务流程。建立高效的电子协作 / 知识管理系统（第三代办公系统） 。二、信息系统应用系统分析上海理光在目前已有的信息系统之间缺乏有效的集成和信息的共享，造成系统部分数据的重复输 入和信息不完整，影响系统的有效使用； 有些系统的功能已不能满足公司管理上的要求； 而且各个部 门开发的系统各自为政， 往往只考虑本部门的需求， 不可能站在整个企业的高度来规划和组织整个信 息的建设； 同时信息技术的突飞猛进， 一些系统也急需更新。 这些现象的产生主要是由于信息系统建 设缺乏战略性、全局性的统一规划。因此，信息系统的规划应该从企业发展战略的分析出发，考虑全 公司的未来的管理发展趋势，充分考虑当今信息技术在企业中的应用潜能。（一）信息系统愿景从整体和长远规划来看，我们认为上海理光的信息化建设可以分成四个步骤，如下图所示，表格中是各阶段的比较:能力*4外部集成3整体优化（BPR）2系统集成 1.局部开发效率时间阶段特征优点弱点管理挑战局部开发针对企业急需改进的、 能带来较高收益的局 部流程1. 相对比较容易识别和发挥IT的能力；2. 使“数据说话”得以实现；3. 实施时遇到的人为抵触较少。1. 易被竞争对手模仿；2. 缺乏组织学习；3. 易被淘汰；1. 识别高价值的业务和流程；2. 标杆学习以获得竞争优势；3. 确定系统开发的评估标准；系统集成利用信息技术/信息系 统潜能，创造基于技 术集成和流程关联 的不间断流程。1. 提高质量与顾客满意度、减少生产周 期、降低成本；2. 流程平滑性较好，可以有效提咼效率 和服务能力。在传统组织结构下的自 动化可能竞争不过对手 新型的组织方式。1. 识别流程关联性和技术集成性；2. 保证评估标准一致性；3. 标杆目标(不一定最优)；全面 优化(BPR)对影响企业未来竞争 力的核心业务流程进 行重整，而不是简单地 改善。1. 有助于企业改善提供高质量产品/服 务的能力；2. 有助于企业从旧组织向新型组织转变；3. 有助于企业获得由新技术带来的商业 机会。1. 变革对企业内部和外 部合作者带来的风险 较大；2. 组织的变化会遇到员 工的阻力。1. BPR的必要性和合理性；2. 组织问题远比技术问题难于 对付。外部集成1. 利用IT/IS赢得战略联盟的市场优势；2. 用IT/IS 支持与对外的协调与控制。1. 减少缺之竞争力的活动；2. 以组织间流程的平滑性满足多变的客 户需求；3. 可以支持形成更大、更灵活、更咼效的组织间的竞争力；1. 缺乏协调会使组织间 不能获得战略优势；2. 缺少平滑的IT平台将 阻碍对外的沟通和协调；1. 规划企业的外部集成战略；2. 认识、提高外部集成的重要性；3. 外部集成的组织问题。（二）信息系统应用总体结构信息系统的基本功能是要为企业的各级人员在需要时提供必要的信息及支持。结合制造型企业的特点, 分析上海理光的关键业务流程，可以用下图表示根据我们对上海理光各部门的调研结果（见附录1）,与各流程对应的系统应用可以总结如下表，作为企业未来信息系统建设的内容指导。（三）订单获取与完成流程应用系统 名称能述 功简输入 信息输出 信息经营部总监EIS支持市场部总裁的个人数据处理和决策行为经营信息管理与分析 系统市场信息的采集、整理、查询、分析市场信息市场信息营销计划系统营销计划的汇总、跟踪、统计、分析等，同时导出商务滚动要 货计划营销计划商务滚动要货计划、营销 计划汇总分析结果营销项目管理系统营销项目的计划、控制、分析与资源调配，销售的状态跟踪销售信息销售信息销售处理系统建立并维护合冋信息库，以便系统使用者可以实时掌握每个合 同的处理情况以及各个环节上的资源配置情况，辅助统筹、监 控、调整销售资料、销售的各项 处理信息（负责人、工 作进度、工作结果）、人 员及进度调整信息销售处理完成情况统计 信息销售订单管理系统销售订单的录入和管理，与企业生产制造系统的其他模块紧密 集成销售订单客户配置等辅助定价系统制定、维护产品价格、项目报价、散件价格库，并可用于价格 模拟、成本计算、报价中各类费用比率的设置生产BOM、成本数据价格信息（产品价格、散件价格）、定价BOM货运管理系统对货运进行管理，包括货运作业安排，理货进度、备货情况跟 踪查询订货信息、发货通知单、货运凭证等（四）制造与物料流程应用系统应用 系统功能 简述输入 信息输出 信息主需求计划管理系统销售、制造、采购预测，生成主需求计划销售定单，滚动商务要货计划，其他 内部定单主需求计划主生产计划管理系统生成主生产计划主需求计划，能力平衡信息，库存信 息，产品结构信息，市场需求信息主生产计划能力需求计划管理系 统综合考虑各种资源利用率，进行生产能力平衡主生产计划，加工计划信息，工艺路 线信息，资源信息，未完成任务能力平衡状况信息物料需求计划管理系 统下达车间加工任务，产生采购请求能力平衡状况信息，库存信息，BOM， 工程信息，采购信息，加工信息可供应量，车间加工任 务，采购请求物料清单管理系统建立产品结构树、单级物料单、多级物料单工程更改信息，客户配置工艺路线信息，资源信息采购管理系统了解和确认采购需求，下达采购单，跟踪、协调 供应商供货过程，接收采购物料，对采购过程的 审查、评价、考核和有关数据信息的积累和维护采购请求，库存信息采购定单，外协加工定 单，进口合同传真到货进出口管理系统支持报关程序，对运输商、保险商认证和管理支 持国际结算进口合同传真到货到货信息车间作业管理系统计划、控制日常生产，收集车间数据，管理生产 流程，生成车间任务报告车间加工任务，库存信息，产品结构 信息，工艺路线信息，资源信息生成在制信息，未完成任 务，生产元成信息，技术 与质量问题反馈供应商认证管理寻找、选择、确认供应商，供应商信息维护物料认证申请，物料使用反馈信息合格供应商清单库存管理系统定义库存结构，出入库记录，库存计划，库存分 析，库存控制装箱发运信息，到货信息，在制活动 信息库存信息品质管理系统收集、整理、分析物料供应与生产中的质量信息， 支持质量管理日常工作，支持质量改进计划的管 理产品质量计划，产品检验 标准生产统计分析系统分析生产计划的执行情况，收集生产各流程的相 关数据，计算生产流程的KPI指标。生产计划，产品质量计划，生产工艺 流程，产品检验标准物料采购统计分析系 统分析采购订单的执行情况，收集物料采购各流程 的相关数据。物料需求计划，采购订单 到货信息，检验信息等生产管理本部部长EIS支持生产管理总部总裁个人数据处理与决策行 为，对生产总部的有关信息统计、整理分析，支 持生产总部的运作管理（五）新产品研究与开发流程应用 系统功能 简述输入 信息输出 信息开发项目管理系统建立项目信息库，建立各项目的时间计划， 记录计划执行情 况。进行项目资源的分配、资金预算项目审批结果、项目立项报 告、项目预研报告项目资源计划、项目进度 计划、项目计划执行情况立项申请支扌寸系统支持项目立项申请过程，支持项目可行性论证过程项目建议信息、市场信息、 技术信息、企业战略方向、申请报告，可行性论证初 步报告预研支持系统支持项目的预研工作， 支持项目价值评估，支持项目进一步 可行性论证技术信息、申请报告、可行 性初步论证信息预研结果报告，可行性分 析报告审批支持系统支持项目的立项审批， 审核预研报告，评估可行性分析报告申请报告、预研报告、可仃 性分析报告审批结果、立项通知开发物料申购支持系 统支持研发项目的物料认证，米购过程，支持物料库存管理开发BOM、项目进度计划开发物料申购单、物料认 证信息，物料采购信息， 物料库存信息设计支持系统支持开发项目管理过程， 支持经验交流及求助机制，建立开发论坛，建立信息库，建立研讨数据库功能特征，产品数据，论坛 信息，技术信息，市场信息、设计方案，测试数据，PCB 技术资料、物料入库单（六）售后服务流程应用系统应用 系统功能 简述输入 信息输出 信息售后服务 管理系统对售后服务的所有作业进行管理，包括客户咨询、投诉处理，维修的管理， 备品备件的管理，客户培训的管理，用户档案的管理维护各种计划、基 本数据各种统计信息用户培训管理系统对用户培训进行管理，包括受理培训申请、制定培训计划、培训课程安排、 培训效果调查、培训档案的管理培训申请培训信息客户问题 处理系统公司内外客户对公司的产品、服务的反馈投诉的处理， 包括客户投诉的登录、处理以及处理情况的跟踪、统计、查询投诉反馈信 息处理结果综合信息查询系统查询公司的产品服务情况，客户合冋信息，合冋执行情况，技术文档，客户 投诉处理情况等故障诊断专家系统通过对维修案例库和产品技术文档以及用户档案的查询，运用适当的诊断算 法对设备故障进行诊断维修调度系统对维修过程所涉及的人力、物力资源进行实时调度市场技术 支援系统支持安装现场以及从办事处到片区、技术支援部，技术文档查询、疑难问题 解决等备品备件管理系统支持备品备件的需求计划的制定，备件申领、发货退货的管理，中央备件库、 各地备件库库存的管理查询（七）财务流程应用系统应用 系统功能 简述输入 信息输出 信息固定资产管理系 统建立兀善的固疋资产台帐，记录固疋资产的增加、报废、转移、 重估、盘点及折旧，制作记帐分录发票记帐分录应收帐款管理系统核算预收款、应收帐款，核对到款，并催收货款，预测货款回笼 情况。客户信息合同信息、发货信息记帐信息催款单应付帐款管理系统核算供应商付款、费用报销、预付款及备用金处理，打印发票采购订单信息、收货信息 费用报告记帐信息 固定资产发票总帐系统将其他系统中的记帐信息自动过入总帐，进行月底结帐并编制会 计报表。记帐信息 原始凭证会计报表成本核算分析系统核算生产成本，制疋标准成本、归集头际成本并计算标准成本差 异，结转产品成本，进行成本分析。归集产品研发费用，按项目、 部门进行分配。有关生产成本费用信息、标准 费、料率，产品研发费用信息有关成本分析报告 中研、中试成本报告资金计划管理系统归集、预测资金来源、使用信息，编制资金来源和使用计划，并 制定筹资计划资金来源信息资金使用信息资金来源计划、资金 使用计划全面核算系统收集其他各系统的有关信息，编制公司全面预算及月度滚动调整。公司及各部门有关计划， 月度财务报表、月度预算执行情况全面预算约定滚动全面预算财务分析系统归集有关财务信息，编制公司财务分析报表。会计报表、全面预算财务分析报表财务部总监EIS支持财务部总裁的个人数据处理和决策行为（八）人力资源流程应用系统应用 系统功能 简述输入信息/ 输出信息人力资源计划系统在集成环境中支持人力资源管理所涉及到的计划和控制活动与人力资源有关的各种计划时间管理系统记录、分配、评价与时间管理有关的员工数据，如加班、休假等时间数据员工基本信息管理系统负责维护和查询、统计员工的基本信息员工基本信息薪酬福利管理系统负责员工薪酬福利和股金等数据的计算、审核、统计分析员工薪酬福利记录组织机构管理系统展示、模拟、规划公司的组织机构公司组织结构员工发展计划系统匹配员工资格与岗位需求，制定员工发展计划员工档案员工培训管理系统员工培训的计划和全面管理，如课程、教师、教室、考核等员工培训记录招聘管理系统支持招聘活动的管理和审查应聘人员考核表、聘用人员登记表、 员工档案员工调动管理系统员工内部调配的管理和审查员工档案人力成本计划系统人力成本的预测和模拟员工档案三、信息系统实施方案的简单建议在考虑上海理光当前业务运作的需要及其作为日本理光的一个重要的生产基础的背景我们认为比 较的可行的信息系统规划方案有两个：A）商业ERP为主+自我开发的全面解决方案除非企业想完全照搬日本理光的信息系统模式（即购买JDE 的管理财务软件，升级 EDP 为RINKS21然后与JDE集成起来），我们建议企业一步到位地通过商业管理软件实现企业信息系统的统一集成方案。即便企业认为EDP系统可以维持现状，EDP系统还是很实用的，可以修改一下继续使用，未来的物流系统、财务系统和销售系统则无法容忍信息的继续孤立。从财务、从服务客户、从管理效率、从决策支持的角度，信息集成刻不容缓。而信息集成最迅速、最成熟的方法就是实施商业ERP软件。具体的优势劣势分析如下：优势：自动解决了目前子系统与子系统之间数据无法直接交换的问题，并且提高了各子系统的能力，加强了数据的安全性、不一致性。 支持企业的战略的潜在能力比较强。 可以直接达到总经理决策支持系统、管理控制系统的要求，无需再进行任何数据处理、数据整合 可以与NOTESJ、公系统的数据库集成，加强企业整体的信息化程度。劣势：与日本理光的系统不尽相同，可能实施过程中会遇到一定的阻力。 对现有系统的彻底推翻，转换成本较高（即员工的适应性、数据的转移等） 。 成本和风险相对下一套方案要高。B） RICOH专用软件+商业财务软件模块+商业销售软件模块+企业信息门户+自我开发 优势：可以与日本理光的系统兼容。在原有基础上的升级，员工的适应性较好。没有什么风险，失败成本也比较低。劣势： 仍然无法解决信息整合的问题，无法提升企业的信息化总体水平。现行的问题都还会继续存在下去。 企业信息门户不是决策支持系统，其效果无法预测，有可能很好，有可能不了了之。四、关于 WEB 应用的建议网站不仅仅是公司的一个宣传窗口，而是一个公司与外界交流的工具和渠道，也是企业信息系统不可或缺的一部分。许多知名的大公司都纷纷在WEB应用上做文章，INTERNET为公司提供了几乎免费的接近潜在顾客、 寻找合作伙伴的工具，电子商务、B2B B2C已经不是什么新名词， 通过INTERNET降低采购成本、提高顾客服务质量的成功例子举不胜举。目前上海理光的网页是外包给网络公司负责的， 没有对网站内容、网站风格设计的主控权。 所以网站只能起到一个介绍的作用，介绍一下公司，介绍一下产品，其中内容的更新也不及时，一些最基本的服务功能如通过 WE餉E MAIL系统提供对常见问题(FAQ等都不到位。我们建议通过WE取术的应用，提高与供应商和顾客之间沟通加强上海理光B2B方面的建设，在建立一定的供应商资信评估的基础上， 部分采购过程可以直接在网站通过数据交换实现， 然后再通 过与内部数据的集成， 可以提高采购的效率， 加强库存的管理。 上海理光的售后服务也是企业向顾客 展现企业形象的重要渠道之一， 加强网站在线的服务即可以提高售后服务的效率， 又可以加强顾客的 满意度。五、关于成立信息中心的建议成立信息中心，统筹信息系统功能，对人员进行适当的增补，主要的职能如下：1) 信息系统战略管理；2) 信息资源管理；3) 安全管理；4) 技术标准与情报管理；5) 信息系统开发项目；6) 组织管理。其中，最重要的是信息系统战略管理，不但要支持上海理光的战略目标，还要努力为上海理光创 造战略机会。 所以要不断地分析供应商的 IT 标准与水平、 顾客的 IT 能力与发展趋势、 竞争对手的信 息系统战略、合作者的 IT 资源与标准。信息系统战略管理是目光向外的、前瞻性的，是应密切关切 IT 的发展、市场竞争的变化以及各种管理理念的进步的。信息资源管理包括硬件与网络管理、数据管理和权限管理。软硬件与网络管理不但要制定相应的 标准保证设备的完好与正常运行， 还要不断优化、 发展保证技术进步能支持信息系统战略。 软硬件与 网络管理不但要有技术意识和成本意识， 还一定要有风险意识。 数据管理和权限管理是信息管理最根 本的内容，理不清数据及其使用权限，则根本谈不上信息的整全管理。上海理光公司的安全管理一方面要保障目前系统数据的安全性，防止数据库信息的恶意破坏、随 意删除、修改等，另一方面要有保密制度来保护信息资源。在开放网络时代和企业 IS 高速成长期， 尤其要做好安全管理。技术标准与情报管理是控制各部门子系统之间的混乱的必由之路。同时由于上海理光是生产制造 型企业，产品的构成设计、品质保证情报、开发资料、各类标准等都是公司的宝贵财富，所以情报管 理也是信息部门不可缺少的一个职责。组织管理是信息系统管理成功的重要保证。 组织管理不但指信息部门内要有适当的组织来保证 IS 建设和管理的合理分工与协作， 还包括信息部门在企业内部的地位。 当企业以信息系统战略作为企业 获取竞争优势的重要手段时，国外出现了信息主管的新头衔：首席信息长官（信息总裁， CIO，Chief Information Officer ）。在充分利用 IT 改变企业流程时， CIO 并不只是给信息主管一种荣耀，更主 要的是用它来冲破组织内部的各种本位主义、 官僚主义和山头主义。 信息系统所能履行的职责， 往往 是受信息部门在组织中的定位而决定的。 从计算机在企业中的应用历史来看， 信息管理部门在企业中 的作用和地位以及其内部组织管理是随着信息资源开发、利用的深入而不断地提高或变化。根据上海理光公司目前的情况，我们建议应该加强信息系统管理的职能，可以建立如下图所示的 组织结构。情报管理担当技术标准管理担当数据安全管理担当信息资源规划担当硬件资源管理担当OSR系统担当维修中心系统担当金桥地区担当附录：上海理光信息系统规划需求调查结果一、生产本部1. 资材部编号内容1希望信息系统（IS）能支持JIT生产模式，摆脱目前人工控制的情况2通过IS提高物流的效率，减少出错率、加快速度、降低无用劳动3通过IS进行供应商订单的管理及报价的管理4通过IS简化和减少当前过于繁琐的报表、单据，减少处理单据的工作量5尽量与日本理光的IS集成或类似2.生管课：认为EDP目前可以满足当前生产模式的需求，但是:编号内容1希望各部门对EDP的功能有更深的认识，可以在 EDP上实现的功能就不要再自行开发了2合理利用AS/400的数据库资源，避免过多的重复工作3目前直接对数据库操作的EDP管理方式比较危险，表现为： ? 没有试运行环境?修改系统后没有文档记录? 是不是应该修改，可不可以修改没有专人负责确认?对现有人员的依赖过大4希望有人统一规划和开发EDP的潜在功能，而不是目前的各自为政