采购专家小组运作规范

采购专家小组运作制度第一章 总则1、目的为规范采购专家小组的运作，明确职责，严格执行采购流程，提高效率，特制定本运作制度。2、性质本制度对专家小组的设置、职能、运作及管理具有强制性规范和指导作用。3、范围本制度所涉及的范围：采购专家小组。第二章 运作细则1、专家小组组织制度1）专家小组的组成：一个典型的专家小组是由全职的召集人/助理、核心成员及兼职成员组成。各专家小组的规模应视其所管理物料的具体情况而确定，但原则上应是短小精悍。 专家小组的成员来自采购、研发、工程等不同业务部门。2）专家小组成员的产生： （1）可由专家小组召集人、成员或相关业务部门推荐，并经相关部门主管会签，最终报公司总经理批准；（2）由公司总经理直接任命。专家小组成员行政上直属原部门领导，其与专家小组相关的工作直属专家小组召集人领导。专家小组成员必须认真履行对专家小组工作的承诺，积极参与专家小组的业务。3）专家小组成员的新增或更换： 各专家小组召集人及业务部门可根据业务需要，提出增加或减少各专家小组成员的建议，由专家小组召集人统一报公司总经理批准。当专家小组成员因故不再担任与专家小组相关的工作时，应按公司的规定完成业务交接。4）专家小组成员的资格审查：对专家小组成员进行资格审查，是为了确认入选专家小组的人员能否胜任专家小组的工作，保证专家小组成员的素质和有效参与，确保专家小组的有效运作，审查的要素如下：（1）对公司的组织、战略与发展、目标/使命、产品/运作、核心价值/文化以及采购业务等的理解程度；（2）领导管理技巧：远见性、创新性、职权的运用、小组队合作等：（3）沟通/协调/谈判技能：人际间/跨小组队的/业务间的沟通协调、谈判等；（4）解决问题的技能：财务与技术技能的运用、市场/计划分析能力、决策能力、行业分析能力等；（5）业务能力：物料成本、物料专业技术、产品成本目标/产品设计选择/器件或系统的规格规范、单一或跨产品的器件种类、测试需求、供应商的最新技术与产品/物料供应的多项来源/供应商选择与管理、物料/服务表现等；（6）其它要求。具体的审查内容与审查的执行由专家小组召集人执行。2、专家小组工作目标专家小组是一个具有自我驱动力的小组队，其工作目标是：制定公司物料选择战略，保证供应的连续性与合格品质，确保公司在器件成本、可达成性、功能性方面获得采购竞争优势，最终达到公司总体成本的节约。3、专家小组决策方式（1）会签、集体评议方式 专家小组日常运作以专家小组例会形式开展工作，例会由专家小组召集人负责召集；具体要求见采购管理部专家小组工作例会制度。因业务需要召开的临时会议，可通过专家小组召集人或其临时指定人召集。 决策方式由召集人确定，决策方式包括会议方式和会签方式；涉及专家小组的供应商引入/淘汰、重点物料分摊比调整、采购策略确定等重大决策，必须通过会议方式集体讨论，正式做出专家小组决议。 各专家小组的任何决议必须至少有该小组2/3以上的应参加成员集体参加表决，且有2/3以上与会成员通过，其结果才视为有效决议。应参加成员为专家小组召集人、核心成员及相关兼职成员。 对任何须集体表决的事项，专家小组召集人应事先通知所有应参加人员，知会表决目的、议题或若干解决方案和所需准备的资料；因故不能出席者，应书面申明理由，并提交书面发言；同时，专家小组召集人或临时召集人必须规定最终形成决议的时间限制。 专家小组召集人与其它成员具有同等的投票权。 表决形式为集体评议方式，最终必须形成书面的决议或意见，由专家小组集体亲笔会签。任何专家小组成员对专家小组形成的决议可以保留不同意见，可以书面形式附在决议之后提交上级部门作评审参考，也可以越级反馈，并阐明其适当的理由。（2）升级决策 当集体评议在限定时间内专家小组成员不能取得较统一的意见，或专家小组的决议可能与公司流程、政策存在冲突，可以升级决策。 每季度需组织各专家小组对本季度升级问题进行回顾，对经常升级决策的同类型问题解决方式进行总结、固化，以不断减少专家小组例外升级决策问题。4、信息沟通为加强与公司其它部门的信息沟通与资源共享，确保与公司内部各部门有良好的沟通渠道，专家小组必须每半年至少有一次与工程、研发、采购人员对物品的质量、成本、供货、供应商的合作、物品未来的发展趋势等问题进行沟通讨论，并制定相应的改进措施。采购策略评审时必须要求有公司采购部、研发部、工程相关部门负责人参与讨论。专家小组运作的重要决议或会议纪要等文件需要抄送给专家小组成员的部门主管。5、专家小组业绩考评专家小组业绩考评，主要依据其KPI指标的达成程度，综合考虑各方面的工作完成情况来评价专家小组以及专家小组成员个人的业绩。由采购部根据公司人力资源政策，组织对各专家小组及其成员进行考评。专家小组召集人作为专家小组核心/兼职成员的相关考核人。原则上，兼职成员承诺参与专家小组的工作量，一般为其本人全部工作的20%左右。专家小组成员无故缺席专家小组会议、不认真履行专家小组成员职责或违反采购专家小组运作制度其它规定的，专家小组召集人有权对其提出批评、警告，情节严重的，专家小组召集人申请更换该专家小组成员。专家小组考核指标体系：KPI指标权重数据来源部门备注PPV（%）50%采购部具体指标由根据年度采购策略制定。物料及时齐套率（%）30%工程部重大批次质量问题（%）20%工程部6、专家小组制度执行的监督公司分管副总经理对专家小组运作的规范性进行监督。