公文处理基本流程修订

公文处理流程规范一、公文处理的原则要求1、原则：实事求是、精简、高效2、要求：及时、准确、安全二、公文的处理环节（一）公文的拟制：1、确定公文的范围，原则上一文一事，不可一文多事的报送。2、正确选用行政公文的文种，是正确撰写行政公文的前提。现行使用 的国家行政机关公文处理办法规定行政公文种类有命令（令）、决定、 公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 等13种。现根据企业行文实际，仅列出常用文种的适用范围文种办法规定适用范围决定适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤 销下级机关不适当的决定事项。除国家行政机关及党、人大、军队机关外，企 事业单位乃至人民团体，都可使用。（决定一 般用于上级机关向下行文，也可在本机关内部 使用。通知适用于批转下级机关公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，传达要求下 级机关办理和需要有关单位周知或执行 的实行，任免人员。单位、人大、行政和局对机关，人民团体和企 事业单位也可使用。（“通知”属于下行文，主 送单位是下级机关，平行或不相隶属机关需要 乐界的，可用“抄送”形式，对上级尤其不能 用下“通知”）。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要 精神或者情况。各级行政机关都可以使用。（分为表彰性、批 评性、传达性通报）。报告适用于向上级机关汇报工作，反应情况， 答复上级机关的询问，不需要上级机关 对报告内容进行回复。所有相对下级机关都可以使用的稳重（“报告” 是上行文，主送机关是有隶属的直接上级，一 般不允许越级上报）请示适用于向上级机关请求指示、批准的事 项。所有相对下级机关都可以使用的文种（“请示” 是上行文，主送机关是有隶属关系的直接上 级，一般不允许越级上报）。批复适用于答复下级机关请示事项。使用“批复“的请提是下级机关上报“请示”， 批复只对于主送“请示”的机关，如有其他机 关也需要知道批复的内容时，应用抄送的形式 传达。意见适用于对重要问题提出见解和办法。党、政、人大等各级机关都可以使用。函适用于不相隶属的机关之间商洽工作， 询问和答复问题，请求批准和答复审批 事项。各级机关都可使用，“函”分为商洽函、问答 函、批答函，仅为平级机关之间的交流工具。会议纪要适用于记载和传达会议情况和决定事 项。各级机关都可使用，“会议纪要”属于综合性 文种，即可上报又可下发，也可平行使用。3、公文的格式公文一般是由眉首、主体、版记三部组成。眉首：首页红色反线之上的部分（此红色反线上粗下细，名为武文武文线）。包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文 机关标识、发文字号。（1）公文份数序号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份 公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码项格标识在版 心左上角第1行。（2）秘密等级和保密期限：需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格 标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和 保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和 保密期限之间用“”隔开。（3）紧急程度：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心 右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度， 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上 角第2行。（4）发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。（5）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文 机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯 数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即 1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。主体：即文件的正文部分。包括：公文标题、主送机关、公文正文、 附件、成文时间。（1）公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行 或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行 时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多 而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词 之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空 2字，回行顶 格。数字、年份不能回行。（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空 2字用3号仿宋体 字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公 文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时 标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能 一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件。（5）成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，以 负责人签发时间为准。版记：应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间、份数。（1）主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3 标宋体字；词目之间空1字。（2）抄送：公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐； 在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法 同抄送机关。（3）印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间 右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识（二）公文的发文办理程序（见下图）,部门拟稿一一部门负责人签字一一办公室核稿单位领导签发公文编号排版印发存档1、公文初拟人员职责：负责草拟公文文稿，做到语言通顺、结构合理、 内容正确；填写发文处理单中人名、时间、表述等（发文底稿单见后附表2）。 初拟人员应认真研究、组织起草，严格把关，拟好草稿后由主要负责人签名。2、办公室拟稿人员初核职责：审核公文文字、段落结构是否正确，会 签手续是否齐全，公文内容是否真实、合理、合规、合法和可行。3、办公室复核职责：审核公文业务内容是否准确体现领导意图，是否 符合法律法规和政策规定，是否符合实际；是否具有可操作性，是否需要进 一步组织有关部门研究和协商会签。公文用词是否恰当，表述是否准确，语 句是否精炼，段落结构是否合理。协调公文间的关系，内容是否正确，是否 必须发文；签发程序和公文格式是否正确，行文关系和发送范围是否恰当， 密级和紧急程度标注是否准确等。4、办公室核稿中，对公文质量不高、内容不完善、格式不规范等问题， 视情况请拟文部门自行完善、退回补正。5、拟稿人、审核人均应在统一格式的公文底稿指的指定栏目内签名表态，以示负责。I*,、 .、.6、未经办公室和有关办公室领导审核的文稿，不得直接呈领导签发。7、各级领导审批和签发公文，要签署自己的意见、姓名和日期，不能只 签姓名或者只签姓不签名，也不能划圈代签。8、制发公文应当确有必要，注重效用，力戒照抄照转、内容空泛。要严 格控制文件规格和发文数量，可发可不发的文件一律不发。4 （三）公文的收文办理程序（见下图）签收登记拟办请办传阅承办催办注办 签收、登记、拟办、请办、传阅、承办、催办等程序。1、登记：对于收到的公文，要在第一时间贴上公文处理卡，写清登记来文标题、密级、发文字号、发文机关、份数、收文日期等内容。（见文件处理卡附表3）2、拟办：文秘工作人员填写收文处理卡后，送办公室主任提出办理 意见，按照主任意见呈主管领导批示或转有关部门办理。3、请办：办公室根据领导批示将需要办理的公文转有关部门办理。 对需要两个以上部门办理的，应当指明主办部门。紧急公文，应当明确办理 时限。5、传阅：办公室根据主管领导批示，将公文送有关领导阅知或者批示。 文秘工作人员应当随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。机要文 件传阅要当天送、当天收回，或阅文者在阅文室阅读。6、承办：凡属承办部门职权范围内的事项，承办部门根据领导批示、 按照文件要求办理；凡涉及其他部门的事项，承办部门应当主动与有关部门 协商办理。7、催办：办公室对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或者重 要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并随时或定期向主管领导 汇报办理情况。8、对涉及其他部门职责的，主办部门要主动搞好协调，协办部门 要积极配合。9、要严格落实督办制度，做到事事有回音、件件有着落，确保领导批 示落到实处。公文处理流程图（四）文件的整理归档立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各 种纸质文件材料。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编 目、装盒，使之有序化的过程。一般由文秘部门或专职人员统一收发、审核、 用印、归档和销毁。1、归档的范围（1）机关文件材料的归档范围：上级机关、同级机关、下级机关、本机 关收文发文资料。（2）机关文件材料不归档范围：上级机关普发性不需本机关办理的文件 材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；本机关文件材料中的重份 文件，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，电话记录等； 同级机关的文件材料中。不需贯彻执行的文件材料；下级机关的文件材料中， 供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。2、企业文件归档的分类（1）党群工作形成的文件材料；（2）行政管理工作形成的文件材料；（3）经营管理工作形成的文件材料；（4）工程技术管理工作形成的文件材料；（5）人力资源管理工作形成的文件材料；（6）机电物资管理工作形成的文件材料；（7）财务、审计管理工作形成的文件材料。3、归档的方法（1）装订案卷：要拆除文件上的金属物，对破损的和大小不一的文件要 进行修补、切齐和折叠，左边三孔一线装订（2）按照文件类型，进行分类归类；（3）将以归类装订好的的文件统一放入档案盒中保管，徐晓辉的文件， 进行销毁处理。4、档案保存时限档案保存时间分为永久、长期、短期，永久文件保存时限为50年以上；长 期文件保存时限16-50年；短期文件保存时限为15年以下三、 公文的行文规则二1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联 合行文应当明确主办部门。4、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。5、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机 关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事 项。6、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关 负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。四、公文的管理1、文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。2、公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日 起不产生效力。4、机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档 的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。5、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关 规定移交、清退。附表上边距3； 7 tin *右边距中国水电五局有限公司第一分局文件左边距2. 8cmXXXXXXXX:（正文部分字体为三号仿宋）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXIXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（空壹行）附件：1.XXXXXXXXXXXXXXX附件后不加标点2.XXXXXXXXXXXXXXX= QXX年X月XX日右空四字下边距3* 5cm3号黑体字注：成文日期必须在有公文内容的页面中，不可单独放在无公文内容的空白页中，也不可在空白页中标“此页无正文” 后，单独放置成文日期，如公文内容刚好满页，则可通过删 减公文内容，或者改变行间距进行调整后，放置成文日期。主题词可单都放置一页，在公文正文结束后，最末页低端添 加。3号玲标宋体主题词:XX XX XX通词目间间隔一个字，最后一个主题词必须为文种）抄送：XXXX,XXXX;XXXX,XXXXX。（三号，仿宋）XXXXXXXXXXXXXXXXX日印发20XX 年 X 月 XX印发机关左空1字，印发时间右空1字，3号仿宋共印X份行政发文专用底稿单签发人机密程度文件字号X项发号共印分数主办单位 负责人拟稿人核稿人会签部门及负责人事由主送单位抄送单位年 月 日签发人机密程度文件字号X项党发号共印分数主办单位 负责人拟稿人核稿人会签部门及负责人事由主送单位抄送单位党发文专用底稿单*文件稿底年 月 日文件处理卡来文机关来文编号来文份数文件标题收文日期年 月 日收文编号缓急密级办公室 意见领导意见运转（传阅）记录签名日期备注主办部门 意见处理结果归档日期年 月 日归入档号