如何加强会计档案管理

如何加强会计档案管理会计档案是记录和反映一种单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要构成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一种环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一种单薄环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极摸索。通过学习和摸索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以增进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。 一、会计档案的定义和内容 会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体涉及: （一）.会计凭证。它涉及自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、应行存款余额调节表等。原始凭证粘贴时张与张之间要均匀、整洁，对于超过帐皮大中型原始凭证等应折叠摆放；银行存款对账单、应行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证背面一并装订。会计凭证装订要整洁、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。 （二）.会计账簿。它涉及按会计科目设立的总分类账、各类明细分类帐、钞票日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整顿立卷，构成保管单位。订本式账簿以一本为一种保管单位；活页式账簿在整顿时去掉空白页，按科目顺序整顿成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一种流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写。 （三）.会计报表。分月、季度、年度会计报表。每类报表涉及资产负债表、损益表、利润分派表、钞票流量表、成本费用表、及多种附表、报表附注和决算阐明等。会计报表按本单位从属单位和月、季、年分别整顿，报表附注和决算阐明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其措施与账簿相似。 （四）.其她会计核算资料。属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密有关的数据资料。如经济合同、数据记录资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移送清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文献及其她会计核算资料均应视同会计档案一并管理。二、会计档案形成与保管 （一）.上述会计档案均应整顿装盒，并按规定填齐盒上各项内容。这些的会计档案收集整顿应当由会计机构按照归档规定，负责整顿立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 （二）.当年形成的会计档案，可暂如会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移送清册，移送本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。 （三）.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、25年5类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。总账、明细账、凭证等保管期限为；银行、钞票日记账保管期限等25年；年度财务报告决算等保管期限为永久。 （四）.保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签订意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。 三、会计档案管理中需要关注的几种方面： (一)加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案,应严格按照会计档案整顿的有关规定,明确会计档案的所有权是单位,单位会计机构将会计档案整顿规范,在会计机构暂保管3年,期满后编制会计档案案卷目录,移送本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案(二)规范会计档案立卷。 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,移送本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整顿的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整顿,以分清责任。 (三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的规定办理有关手续,将会计档案移送综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配备专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行寄存。对已终结会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移送的单位或个人,应立即办理移送手续。 (四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照会计档案管理措施的规定执行。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;公司单位经公司领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销状况报告单位领导。 (五)加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整顿的第一负责人。会计人员对会计档案规范化整顿的熟知、纯熟限度,决定了会计档案案卷质量的高下。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整顿的基本业务学起,使其纯熟掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整顿规范工作。 (六)完善会计档案管理的各项规章制度,严格办理睬计档案移送手续。实行会计委派制的地区和部门,除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据会计档案管理措施、会计电算化工作规范,结合实际,制定会计档案的归档范畴、归档时间、分类大纲、保管期限表、移送时间等,保证会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移送档案时,交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同步办理交接手续,并加盖公章,清点会计档案与否齐全完整、账目与否相符,案卷整顿质量与否规范。交接凭据应一式三份,双方单位各自保存一份,存档一份 (七)提高会计部门人员素质,完善人员配备构造会计系统是由人来操作的,一种系统与否安全,不仅取决于系统自身,更应当注意操作使用人员的素质,未经有效的业务训练和不具有良好职业道德的员工自身,对系统的安全是一种威胁。要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统发明条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同规定进行培训。对系统维护人员,应尽量用计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简朴的会计培训,就可以收到良好的效果。加强会计人员素质，加强档案管理意识，及时归还手中完善好的档案。总之，加强会计档案管理工作是我们目前财务管理中急待改善和加强的重要工作，各单位都要高度注重、积极行动，从基本工作做起，切实提高财务管理工作水平，更好地为公司服好务。