调查研究及调查报告的撰写

第一节 调查研究概述 第二节 秘书调研的特点和内容 第三节 调研准备工作和方法 第四节 秘书调查研究报告与实务一、调查研究的含义 （一）调查研究：是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。（二）调查与研究的关系 调查：是指运用各种科学的方法和手段，对客观世界进行了解、考查、查核、统计来获取并掌握确凿的材料和情况的一种感性认识活动。研究：是指对已了解的情况和已掌握的材料运用辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法进行科学的比较、分析、综合和概括，以求得认识客观事物的本质及其发展规律的一种理性认识活动。调查研究作为秘书的工作内容之一，是指秘书为 领导决策和指导工作提供真实信息和准确依据的工作。调查研究作为工作过程，是两个既相互联系又相互区 别的工作环节（见下图：调查研究的工作过程）。二、秘书调查研究的主要形式 对调查研究形式的介绍很多，又各有各的说法。下面按照不同的标准分别进行简单介绍（见下图）。普查抽样调查典型调查专题调查综合调查对比调查抽样调查民意调查专家调查统计调查三、秘书调查研究的方法续 表 秘书的调查研究工作是秘书繁重复杂的多方面工作之一，所以秘书很少有专门的时间单一地做调查工作，常常是在其他各方面工作开展的同时，获取调查信息。所以，秘书开展调查工作所采取的方法，既要和调查目的紧密结合，又要兼顾综合开展各项工作的方便。研究的方法 在实际研究中，人们发明并实践着各种研究方法。下面主要介绍秘书在研究中常用的主要方法。度量研究方法 这种方法是着重研究事物规定性的定性研究与着重研究事物规模、范围、数目等数量关系的定量研究两种方法的综合。度量研究方法就是通过对调查材料的分析，从质的界限到数量关系的情况及其变化，对调研对象做出本质的结论。系统研究方法 这种方法是按照系统分析的原则和要求，将调研对象作为一个整体加以研究，探究其结构、功能、层次等要素及其相互关系和变化规律。这种研究方法，不仅考虑到将调研对象作为一个系统，还要将其放到一个更大的背景中，把它视为一个更大系统中的子系统，在事物及其各方面的互相影响与制约关系中认识分析调研对象的性质和作用。这样，研究结果更真实。动态研究方法 这是通过研究调研对象的发展变化过程来探究其本质和发展变化规律的方法（见图6-7）。比较研究方法 这是对调查研究对象进行区分和比较，通过认识其差异，进一步认识其本质和特点的研究方法。比较研究是认识事物最基本的方法，关键是要找准可比性比较分析。它包括以下两方面内容（见下图）。比较研究对比比较综合比较是一种简单的比较，可以采取主要以时间为线索的纵向比较，也可以采取主要以空间为线索的横向比较是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究 除了以上四种研究方法外，实践中还有统计分析研究方法、历史研究方法、情景探讨方法、概率分析研究方法等等。针对某一次调查研究工作，选取正确的分析研究方法，是获取准确高层次信息的重要保证。四、秘书调查研究的过程和要求 无论党政机关还是公司企业单位的秘书部门，都会有大量的调查研究工作。下面着重从秘书普遍进行的调查研究工作来介绍其过程和要求，并在具体环节中举例说明各自不同的特点。一般来说，可以把调查研究的程序按逻辑分成准备阶段、调查实施阶段、研究分析阶段和结论报告阶段。准备阶段 在准备阶段，秘书大体要操作和组织好七个环节。明确调研题目（或称课题、专题）秘书的调研题目，有领导明确指示的，也有秘书确定的并经领导确认的，还可能有有关部门委托秘书部门组织实施的题目。题目并不是调研的“结论”，结论只能产生在调研工作之后。下面三则，是实际调研工作中调研题目和调研结论的对比：近年来北京市挂历市场的冷热现象 公款互赠挂历何时了 北京市城区新建居民小区管理状况的调查 新建居民小区的社区管理工作亟待完善 北京市工薪阶层目前的消费状况 北京市工薪阶层目前生活远未及小康 以上三则很明显，前者是题目，是秘书要考察了解的现象；后者是 结论，是经过调研的结果。选择调研对象 调研对象应当是人、物、事三个方面，如 调研地域、调研要深入的具体单位和组织、调 查的范围以及具体的被调查人员、现场现象和 事物的发展过程等等。在上面介绍过的“近年来 北京市挂历市场的冷热现象”的调研工作中，有 关秘书部门在选择调研对象时做出了如下划定：组织和人 出版发行单位 出版署、出版局 各个出版单位 出版社 印刷厂 职员和工人 经销单位 新华书店总店 各个分店 店员 展销市场 书摊 经销商 购买单位 各个购买挂历的单位 购买的个人 使用挂历的单位 单位的职员 物 主要是各种材质的、不同价位的挂历；挂 历的图案；挂历的包装；有关挂历的文字资料 信息等。事 主要是挂历的审批和出版程序、发行程序、销售渠道；挂历的设计、挂历的文化内涵、挂历的制版和印刷程序；挂历的用途。选配调研人员 调研工作可以由秘书自己做；也可由秘书主临时从各个有关部门抽调专门调研员来做。必要时，对选调的调研员要先期组织专业培训，结合调研内容强化提高。比如我国进行的几次人口普查，都在调查工作之前对调研员做系统正规的培训。准备相关信息资料 这一环节主要包括查阅有关资料；了解与调研内容有关的理论、政策、法律和必要的调研方面知识以及技术参考信息等等。仍以有关挂历市场的调研为例：秘书首先要掌握国家及北京市新闻出版管理部门对挂历出版发行和销售工作的政策和规定。比如什么单位才有权出版、发行或经销挂历？挂历的价格是如何确定的？哪个管理部门对挂历的印制有什么法规？另外，还要为实施调查做具体准备。要准备或者定制专门的文件袋、笔记本、名片、空白卡片等。准备必要的介绍信、证明函、调查员的胸卡、临时证件等。必要时还 要准备给被调查者的小礼物、礼品或酬谢。编制确认调研计划 在实际工作中，有时是一次计划，直接报经领导审批；有时是先做提纲，经领导确认后再细化为计划。无论提纲还是计划，主要内容包括如下八项：调研计划内容调研的目的和要求调研的项目调研所采取的方法调研的组织分工 具体实施步骤必要的表格与问卷调研要求与注意事项调研的对象 调研计划要制定得既严密周全，又切实可行。从整个调研工作看，调查是研究的基础；从调查这个环节看，计划是实施调查的基础。所以必须重视调研计划的质量。设计必要的调查问卷和表格 问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义的数字和情况的最好方法，也是由普遍发现典型的最好契机。问卷设计的主要步骤如下表所示。续 表 问卷和表格是准备在调查时由被调查人员回答填写的。秘书一定要明确，只有把问卷和表格设计得明朗、简洁、易答，被调查者才好配合；只有把问卷和表格设计得逻辑性强、选项分明，才便于秘书对其统计分 析，才好对调查内容下结论。设计要求如下：设计问卷时问题项要精练，不宜过多。最好要求被调查者做“是”或“否”的选择回答，或者是在几项中选择做答。这是封闭或半封闭式的问题。最好不采取要被调查者组织语言的提问，这是开放式的问题，不便于问卷的统计归纳。表格的填写项目内容要有公认称法或约定俗成的称法。表格内容要精当，预留的填写格空间要合适，位置恰当 下面是一份秘书设计的调查问卷，供参考。某汽车驾驶学校拟对学校的教学管理和服务工作进行考评，决定在学员中做一次广泛的调查研究。调查工作主要是以问卷的形式进行的。校长助理为此设计了这份问卷。例文1 学员情况调查表 尊敬的学员：恳请您协助填写我们最关心的下列内容，帮助我们进一步提高教学服务质量。学校诚挚地感谢您的合作。姓名：_学车时间：自_年_月_日 上车 学车方式：大/小型车 目前训练内容：初级 综合 计时/普通 练桩 考前 富 康 车 考核通过的时间：_ 年_ 月_ 日 1.您对所遇到的教练总体感觉：满意/基本满意/不满意 2.您遇到的教练，感觉最好的是_号_师傅（姓或姓名）。3.您每次在场练车时间与实际操作时间比是：80%以上/60%左右/不足50%。4.您认为驾校后勤工作水平高低依次是（请您标顺序号）餐厅 手续大厅窗口 班车 计算机大厅窗口 教练员 教练长等中层干部 欢迎您有好的批评建议另予赐教。调查实施阶段 这一阶段与下一阶段研究分析的共同特点是其在推进中不完全像我们表述过程中的逻辑性和程序性那么强。调查实施阶段主要有三大步：联系确认调查对象 与被调查者和与调查对象有关的人员取得并建立联系；确认调查对象与调查方式 的选择是否准确；必要时要向对方详 细说明调查内容、目的、时间、步骤 和方式，商量互相配合的方法。实施调查 在具体实施中，一要注意点面结合；二要科学安排穿插调查时间，力争节省开支。调查中有一个从面到点、再从点到面的过程。在时间安排上，点、面可以有先后，也可以由大家分工同时进行。在调查范围上，点（如个别访问、个例调查等）也可以和面（如发放问卷、召开座谈会等）结合，交叉进行。阶段性小结并复查验证调查结果 阶段性小结可以随时保存调查人员在调查中产生的每一点感觉、感受、和体会，也可以通过进一步的分析思考，复查验证前期的调查情况，以保证调查结果的真实、有意义。研究分析阶段 研究分析阶段是调查研究工作的重要环 节，是我们对调查所获得的大量情况资料信 息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推 断，从中找出问题的实质和规律，找出对调 查对象的分析结果。研究分析阶段主要包括四个工作环节：对调查材料的取舍、审定、核对和证实利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计确定研究结果分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息 结论报告阶段 结论报告阶段，主要包括组织撰写调研报告工作和调查研究的总结善后工作两项。调研报告 真实的信息材料、细致的分析与科学的论证，是调研报告的关键。调研报告的写作是应用文写作，是秘书必须掌握的重要写作技能之一。调研报告既讲究以人们认识问题的一般思路为逻辑结构，又提倡写作特色明显，形式多样，不拘一格。调查研究的总结 调查研究的总结善后工作是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结善后，也是秘书做任何工作必有的一个环节。调查报告的撰写调查报告的撰写 调查报告是对整个调查研究结果的客观而又具体的反映，是对调查材料的深入分析研究的总结，因此，熟练掌握调查报告的撰写方法，是秘书必须具备 的基本功。一、调研报告的基本格式（一）标题：有两种形式（二）前言 也称导语，起着总领或引出全文的作用。主要概括介绍调查的意义和目的、调查对象和范围、调查采取的方法及其过程等。前言要开门见山，言简意赅，明快朴实，紧扣主题 形式有：概述式概述式：用叙述的方法，概括地写出调研报告的基本情况、问题、目的、方法及其重要意义；结论式结论式：先写调查结论，然后分别叙述调查的内容；说明式说明式：先简要说明所述对象的基本情况，背景情况，再叙述主题和其他有关材料；提问式：提问式：开头首先提出问题，给人设下悬念，然后引出下文。（三）主体 主体是表现调研报告主题的重要部分。它详细叙述调查的内容，其中包括事实材料、中心思想及调查者的分析和评价等。主体有如下几种结构：横式结构：即把调查研究的事实和形成的观点，按其内在逻辑联系，分成几个部分，并列排放，分别叙述，从不同的方面共同说明调研报告的主题。纵式结构：即按照事件发展过程的先后次序和历史顺序来叙述事实，阐明观点。综合式结构：也称纵横式结构。即纵式结构和横式结构结合使用，通常是按时间顺序介绍经验产生的前因后果，然后再将经验并列为几个部分加以说明。逐点式结构：即围绕一个主题，调查了若干个对象，每个对象提供的情况或经验教训各有其特点，为了充分反映调查结果，可以分几个相对独立的部分来写，逐一说明调查所得各种情况。撰写调研报告的方法：先叙后议：先叙后议：即先摆事实，着力叙述事物的前因后果，来龙去脉，再扼要地归纳认识，得出结论；夹叙夹议：夹叙夹议：即一边叙述交待调查的事实情况，一边进行必要的议论，观点与材料渗透在一起；印证说明：印证说明：即先提出观点和方法，再摆事实加以印证。(四)结尾 调研报告的结尾，从形式上看，一般有：无结束语；有简短的结束语；有较长的结束语。从内容上看，主要有：概括主题，深化主题；总结经验，形成结论；指出问题，提出建议；展望未来，说明意义四种类型。（五）附录 是调查研究的附加部分。调研报告的正文包容不了，或者是没有说到而又需要附带说明的问题和情况，在全文结束时，可将这些问题或情况写出来附于调研报告的正文之后。附录的内容一般是有关材料的出处，参考的资料和书籍，调查统计图表的注释和说明，以及旁证材料等。