公文写作的基础知识与常见问题分析

公文写作的基础知公文写作的基础知识与常见问题分析识与常见问题分析一、概述一、概述1、公文的定义公文的定义公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。关应用文的一个重要组成部分。2、公文的特点公文的特点是特定的作者制定和发布的。是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。3、公文的分类公文的分类 按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。常规公文。按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、按其时限要求，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。秘密公文、普通公文。二、常用公文文种二、常用公文文种（一）我国现行党政机关使用的文种（一）我国现行党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有我国现行党和各级领导机关使用的文件有1414个：个：u决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关使用的公文种类有国家行政机关使用的公文种类有13个个:u命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。请示、批复、意见、函、会议纪要。上述文件共上述文件共27个，其中个，其中9个是相同的，即：个是相同的，即：决定、意见、决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有不同的有9个，其中属党的机关的有个，其中属党的机关的有5个，即：个，即：公报、指公报、指示、决议、条例、规定；示、决议、条例、规定；属国家行政机关有属国家行政机关有4个，即：个，即：命令（令）、议案、通告、公告命令（令）、议案、通告、公告。由于这。由于这18个文件是党个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。种。（二）学校常用的主要公文种类（二）学校常用的主要公文种类 1 1、决定决定（1 1）功能）功能适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。事项。（2）分类）分类A.法规政策性决定。法规政策性决定。如如关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定罪的决定B.B.重要事项的决定。重要事项的决定。如如中共中央关于加强同人民群众联系的决定中共中央关于加强同人民群众联系的决定C.C.奖惩决定。奖惩决定。如如国务院关于处理国务院关于处理“渤海二号渤海二号”事故的决定事故的决定 2 2通告通告（1）功能）功能适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项的事项（3 3）分类）分类法规性通告法规性通告 知照性通告知照性通告通告不写抬头，无主送单位。通告不写抬头，无主送单位。通告与公告的区别通告与公告的区别内容重要性不同内容重要性不同对发文机关限制性有较大不同对发文机关限制性有较大不同发布范围有所不同发布范围有所不同3 3通知通知（1 1）功能功能适用于批转下级机关公文，转发上级机关和适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。理和需要有关单位周知或者执行的事项。（2 2）分类分类 a.a.发布指示的通知发布指示的通知 b.b.颁发规章的通知颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。如如 人事部关于印发人事部关于印发人事争议处理办案规则人事争议处理办案规则和和人事争议仲裁员管理办法人事争议仲裁员管理办法的通知的通知 被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。c.c.批转、转发文件的通知批转、转发文件的通知 d.d.晓谕性通知晓谕性通知 e.e.任免通知（人事任免用决定和通知的区别）任免通知（人事任免用决定和通知的区别）4 4通报通报（1 1）功能）功能适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（2 2）分类）分类表彰通报：表彰通报：介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定介绍先进事迹先进事迹意义表彰决定希望号召希望号召批评通报：批评通报：错误事实错误性质分析惩罚措施提出错误事实错误性质分析惩罚措施提出希望要求希望要求情况通报：情况通报：缘由目的情况信息希望要求缘由目的情况信息希望要求 5 5意见意见（1 1）功能）功能适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（2 2）分类）分类规划性意见规划性意见实施意见实施意见具体工作意见具体工作意见6.6.批复批复（1 1）功能功能适用于答复下级机关的请示事项适用于答复下级机关的请示事项与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见示对请示事件的意见如如国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复市的批复主送机关一个，即发出请示的下级机关主送机关一个，即发出请示的下级机关以上以上6 6种为下行文。种为下行文。7 7报告报告（1 1）功能）功能适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问。关询问。（2 2）类型）类型a a、工作报告、工作报告 b b、情况报告、情况报告 c c、建议报告、建议报告 d d、答复报告、答复报告 e e、报送报告、报送报告 8、请示请示（1 1）功能）功能运用于向上级机关请求指示、批准运用于向上级机关请求指示、批准（2 2）应用范围）应用范围a a、遇到问题无法解决，需要上级指示、遇到问题无法解决，需要上级指示b b、处理较为重要的事件和问题，要上报批准、处理较为重要的事件和问题，要上报批准c c、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实、遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助施，需要上级帮助d d、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上、对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答级解答e e、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上、下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁级仲裁f f、请上级领导参加活动，指导工作、请上级领导参加活动，指导工作（3 3）分类）分类a a、请求指示的请示、请求指示的请示b b、请求批准的请示、请求批准的请示主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式抄送的形式只能主送上级机关，不能送领导者本人只能主送上级机关，不能送领导者本人不得越级不得越级 请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电请示，必须由主要负责人签发，要留下联系人联系电话话 常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）请予审批，特此请示，请予批复等）以上两种为上行文以上两种为上行文9.9.函函（1 1）功能功能适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答适用于不相隶属机关之间商洽合作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。复问题，请求批准和答复审批事项。（2 2）分类分类a.a.公函和便函公函和便函b.b.发函和复函发函和复函函是平行文，写法特别要注意用语分寸。函是平行文，写法特别要注意用语分寸。1010会议纪要会议纪要（1 1）功能）功能 适用记载、传达会议情况和议定事项。适用记载、传达会议情况和议定事项。（2 2）分类）分类a.a.决策型决策型b.b.交流型交流型c.c.研讨型研讨型 三、公文的格式三、公文的格式 1公文格式的组成公文格式的组成 公文格式的组成要素包括：公文格式的组成要素包括：（1 1）发文机关标识（版头、红头）发文机关标识（版头、红头）（2 2）公文份数序号）公文份数序号（3 3）密级）密级（4 4）发文字号）发文字号（5 5）签发人（主要用于请示）签发人（主要用于请示）（6 6）标题）标题（7 7）主送机关（内发可省略）主送机关（内发可省略）（8 8）正文）正文（9 9）附件）附件（1010）发文机关署名）发文机关署名（1111）成文日期）成文日期（1212）印章）印章（1313）附注（此件发至）附注（此件发至 XXXX级）级）（1414）主题词）主题词（1515）抄送单位）抄送单位（1616）印刷机关和印刷时间）印刷机关和印刷时间 印刷用纸和技术要求：用印刷用纸和技术要求：用A4A4型纸（型纸（297X210297X210），正文用），正文用3 3号仿宋体，每页号仿宋体，每页2222行，每行行，每行2828个字。个字。2 2发文字号发文字号u编写发文字号原则：编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号包括机关代字、年份、序号。u注意：注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第不加第。3 3公文标题公文标题标准式：标准式：发文机关发文机关+发文事由发文事由+文种文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略故发文机关名称可省略。特殊形式：特殊形式：（1 1）发文机关）发文机关+文种。如文种。如中华人民共和国主席令中华人民共和国主席令（2 2）发文机关）发文机关+转发文件名转发文件名+文种，也称转文式标题，文种，也称转文式标题，用于转发文件。用于转发文件。4 4成文日期成文日期成文日期确定原则：成文日期确定原则：（1 1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2 2）领导签发的，以签发日期为准。）领导签发的，以签发日期为准。（3 3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4 4）法规性文件以文件批准日期为准。）法规性文件以文件批准日期为准。（5 5）一般信函、电文以实际发出日期为准。）一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。成文日期必须写年月日，且要用汉字。5 5主题词主题词 条例条例和和方法方法都明确规定：都明确规定：上报的文件应当按照上报的文件应当按照上级的要求和上级的要求和公文主题词表公文主题词表标注主题词。标注主题词。上海市人民政府公文主题词表上海市人民政府公文主题词表使用说明中规定：使用说明中规定：（1 1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如上海市上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知，先标类别词，先标类别词“农农业业”，再标反映公文内容的类属词，再标反映公文内容的类属词“扶贫扶贫”，最后标反映公文形，最后标反映公文形式的类属词式的类属词“通知通知”。（2 2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。（3 3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。（4 4）在在公文主题词表公文主题词表中找不到准确反映公文内容的类属词时，中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。可用类别词替代。6 6用印用印一般的用印方法是：一般的用印方法是：骑年压月，上大下小骑年压月，上大下小。国标国标国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式规定：单一机关规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。即印章中心线压在成文时间上。四、我校公文中常见问题分析四、我校公文中常见问题分析1 1文种的误用文种的误用 主要表现在报告和请示的错用主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。的两类文种。a.a.行文目的不同行文目的不同 报告以陈述情况为主，报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。主，要求上级批复。b.b.公文内容不同公文内容不同 请示可围绕请求事项反请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。但报告中不能夹杂请示事项。c.规范性用语不同规范性用语不同 报告用报告用“以上报告如有以上报告如有不妥，请指示不妥，请指示”，“特此报告特此报告”等；请示用等；请示用“当否，请批复当否，请批复”，“特此请示，请批复特此请示，请批复”。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面。a.a.请示、报告混用请示、报告混用 如如关于请校领导出席毕业典礼的报告关于请校领导出席毕业典礼的报告b.b.请示、报告并用请示、报告并用 如如关于召开新一届学代会的请示报告关于召开新一届学代会的请示报告2.2.随意请报随意请报 “请报请报”指以单位名义向上级报送指以单位名义向上级报送“请示请示”、“意意见见”“”“报告报告”。随意请报主要有三种情况：。随意请报主要有三种情况：a.a.主送个人，如主送个人，如“x x书记书记”、“x x校长校长”。b.b.多头主送多头主送 ，如，如“教务处、科技处并实验室管理处教务处、科技处并实验室管理处”c.c.越级上报越级上报3.3.公文组成要素不全公文组成要素不全 a.a.上行文缺签发人，上行文缺签发人，“请示请示”缺联系人姓名、电话。缺联系人姓名、电话。b.b.缺附件说明。缺附件说明。c.c.成文日期不全，如成文日期不全，如“二二OOOO六年一月六年一月”、“0606年年1 1月月1414日日”等。等。d.d.缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。缺主题词或主题词不全，如缺类别词、文种等。4.4.公文标题病误公文标题病误 a.a.标题缺少行文单位标题缺少行文单位 公文标题通式为：行文单位公文标题通式为：行文单位+关于关于+事由事由+的的+文种文种 b.b.标题无文种标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。如如关于关于的规划、的规划、关于关于的总结。的总结。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文种。如如关于转发关于转发的方案。的方案。c.c.不伦不类的标题不伦不类的标题 两个文种并用两个文种并用 如请示报告、任免决定的通如请示报告、任免决定的通知等。知等。混用文种混用文种 将将“请示请示”错用成错用成“申请申请”。d.d.标题中事由表达不全标题中事由表达不全 如如华东理工大学关于申请划拨上海市华东理工大学关于申请划拨上海市“十五十五”配套经费的报告配套经费的报告e.e.标题中乱用标点符号标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：公文中乱用标点符号主要表现在：a.a.转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。b.b.不必用其他标点符号不必用其他标点符号而随意使用。而随意使用。如如关于对关于对1999年年“全民文明礼貌月活动全民文明礼貌月活动”安安排的通知排的通知。5.语言结构和文字方面问题语言结构和文字方面问题 a.a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如段落层次不清，主次不分。不善于用结构层次序数，如一、二、一、二、，1.1.、2.2.、。b.b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。不合公文文体，出现描述性语言和客套话。c.c.繁琐冗长，多套话。如根据繁琐冗长，多套话。如根据精神，精神，在在指导下，指导下，在在关怀下等。关怀下等。d.d.主语谓语搭配不当主语谓语搭配不当。如。如：人民的生活水平普遍增加了。（提高）人民的生活水平普遍增加了。（提高）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解决和纠正）e.e.定语错位造成歧义定语错位造成歧义 如：如：市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。原教育部副部长周远清来校视察工作。原教育部副部长周远清来校视察工作。f.f.标点符号错用标点符号错用 逗号和句号错用逗号和句号错用 为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定 顿号和逗号的错用顿号和逗号的错用 例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，学校号召全体师生员例：在时间紧，任务重，困难多的情况下，学校号召全体师生员工工。金山校区学工委主任、各学院总支副书记、团委书记、班导师金山校区学工委主任、各学院总支副书记、团委书记、班导师参加了会议。参加了会议。在小标题上用标点符号在小标题上用标点符号 6.其他一些错误其他一些错误 a.引文文号错放在文件名前引文文号错放在文件名前 例：例：根据教育部教高根据教育部教高200220023 3号文件颁布的号文件颁布的普通高等学校图书普通高等学校图书馆规程馆规程（修订）的文件精神，（修订）的文件精神，。b.b.常识性错误常识性错误 例：经国家教委和上海市政府批准，我校在奉贤建设新校区。例：经国家教委和上海市政府批准，我校在奉贤建设新校区。The End谢谢您的聆听！期待您的指正！