集团公司印章与证照管理制度

文件编号版本版次保密等级无秘密机密绝密1.0拟制人拟制日期审核人审核日期批准人批准日期颁布日期生效日期总页数受控状态发文登记号4受控1 目的：印章、证件是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章及公司证件管理关系到公司正常管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为加强公司印章与证照使用安全，制定本制度。2 范围：公司印章、企业证件的管理。3 印章管理：3.1 印章使用：3.1.1 印章使用部门应根据审批权限的规定，经审批后方可申请用印。3.1.2 经办人将签批的用印文件送交印章保管人处加盖印章。3.2 印章借出：3.2.1 印章借出的手续：借用人填写证章外借申请单印章保管人审批办理印章借出手续办理印章归还手续。3.2.2 如因公务必需携带印章外出的，需经申请、审批方可借出。3.2.3 印章借出期间负责保管人员职责规定：3.2.3.1 印章借出人员负有保证公司印章安全及正确使用的责任。3.2.3.2 印章借出人员必须同时满足以下两个条件：公司已转正的员工，并且在公司任职年限满一年。特殊岗位未能满足以上条件的，需特殊申请，由印章保管人判定。3.2.3.3 印章借出期间，借印人只得用于经过批准的用途，并于事务办理完毕后立即将印章交回印章保管人处。3.2.3.4 印章归还时，印章保管人应在证章外借申请单上登记印章归还信息。3.3 印章保管：3.3.1 集团总经办作为印章管理的归口部门，根据业务开展需要，授权相关负责人保管印章。印章授权经授权双方在印章保管责任人授权书签字后正式移交。3.3.2 各种印章名称、保管责任人及使用范围的具体规定详见印章分类使用范围表。3.4 印章的刻制、换发、补发、销毁：3.4.1 印章刻制：刻制申请由需求部门提出，经集团总经办主任审批后，集团总经办安排刻制。3.4.2 印章换发：印章的印文磨损需申请换发时，由印章保管人提出申请，集团总经办安排更换。3.4.3 印章补发：印章遗失时，印章保管人除立即公告印章作废外，应书面报告说明印章的种类、制发日期、遗失的经过及对失职人员的处理意见，并附该印章印模复印件，经集团总经办主任审批后印章保管人留存，集团总经办备案，再根据印章刻制规定申请刻制。3.4.4 印章销毁：因公司名称变更或其他需停用印章情况时，应由集团总经办发出通知并限期收回。若印章需销毁的，由印章保管人监销。所有销毁的印章都要留下印模进行保存，并注明销毁日期、原因。3.5 相关人员工作职责：3.5.1 印章保管人工作职责：3.5.1.1 印章保管人在盖章前应对所需盖章的文件进行审阅。在一些重要的用印情况下，更要加强审阅工作，具体要求如下：3.5.1.1.1 审阅用印材料是否有相关审批人签字和签署日期。3.5.1.1.2 已审批的用印材料是否存在涂改。3.5.1.1.3 审阅制式文本的空白处是否全部填写完毕或已划去。3.5.1.1.4 审阅一式多份的材料，每份的内容是否一致。3.5.1.1.5 审阅其他须特别审核的事项。3.5.1.2 对违反或不符合公司规定的用印，印章保管人应拒绝盖章。3.5.1.3 印章借出归还后，印章保管人要及时在证章外借申请单上填写的印章归还时间。3.5.1.4 不允许在手写文件上加盖公章；原则上不允许在空白纸上加盖公司印章。如需在空白信笺、函件、介绍信上盖印章的，由申请人填写印章使用审批表，经印章保管人审批签字后，方可盖章。3.5.1.5 印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出，根据事情的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。3.5.1.6 印章保管人员应定期对印章进行保养，保证印章字迹清晰。原则上所有的印章均应置于带锁的柜子或保管在带门锁的办公室内。3.5.1.7 印章保管人调动工作时，必须办理移交手续，需经集团总经办重新授权保管。3.5.1.8 印章保管人外出时，应指定印章代保管人。3.5.2 印章借出人工作职责：3.5.2.1 严禁超批准范围对外使用印章。印章借出人只能用于经批准的印章对外使用范围。3.5.2.2 印章借出人对外使用印章超批准范围，并给公司带来严重后果的，由印章借出人承担一切不利后果。3.5.2.3 应妥善保管印章，不得丢失印章。如果印章遗失，应立即逐级向上汇报。3.5.2.4 印章借出人领取印章，必须在证章外借申请单填写预计借出时间。印章借出人交回印章时，应监督印章保管人在证章外借申请单填写“实际归还时间（保管人确认）”。 3.6 证照管理：3.6.1 证照范围：公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（含代码智能卡）、税务登记证（正、副本）、增值税一般纳税人资格证书、银行贷款卡、自理报检单位备案登记证明书、对外贸易经营者备案登记表、统计登记证（副本）、报关注册登记证书、银行开户许可证等以及各类批文。3.6.2 证照保管：集团总经办是公司证照保管部门。3.6.3 向外部提供证照复印件：证照复印件领用人必须在复印件上注明如“仅限于XXX使用，再复印无效”等字样。3.6.4 证照（正、副本）原件借出：如遇公务必需携带证照外出时，需由借用人填写证章外借申请单，手续与印章外借相同。3.6.5 相关人员工作职责：3.6.5.1 证照保管人工作职责：3.6.5.1.1 证照保管人必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，要立即向公司领导报告，并与发证机关联系，及时办理证照挂失和补办手续。3.6.5.1.2 证照保管人必须建立、登记证照登记台帐，包括企业名称、证照名称、发证日期、年检时间等。3.6.5.1.3 证照保管人有权指定相关人员负责办理证照的申报、登记、变更、年检、注销工作。证照保管人需对即将到期的证照，提前一个月提醒相关人员及时办理相关手续。未及时办理造成的各类损失由相关责任人承担。3.6.5.1.4 各类证照未经批准，证照保管人不得允许任何人随意翻动、外借，更不许擅自使用公司的证照进行各种担保。3.6.5.1.5 对违反或不符合公司规定证照复印件使用、借出，证照保管人应拒绝。3.6.5.2 证照借出人工作职责：3.6.5.2.1 证照借出人负有保证证照安全及正确使用的责任。3.6.5.2.2 证照借出人只能用于经批准的对外使用范围。严禁超批准范围对外使用证照。3.6.5.2.3 证照借出人对外使用证照超批准范围，并给企业带来严重后果的，由证照借出人承担一切不利后果。3.6.5.2.4 证照借出人应妥善保管证照，不得丢失。如果证照遗失，应立即向证照保管人汇报，并且承担相应的经济责任。4 本制度由集团总经办负责拟制、修订与解释。5 本制度经管理者代表批准后实施，修改时亦同。6 本制度自颁布之日起生效。