第一章绪论秘书学概论

主讲教师：黄燕梅主讲教师：黄燕梅 政管学院公共关系学政管学院公共关系学二一二年二月二一二年二月秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论主要内容主要内容 绪绪 论论秘秘 书书 基基 本本 职职 能能秘书修养、职业道德与能力秘书修养、职业道德与能力秘秘 书书 交交 际际秘书培养、机构设置与发展秘书培养、机构设置与发展秘秘 书书 工工 作作 管管 理理港台及国外秘书工作港台及国外秘书工作办办 公公 室室 业业 务务会会 务务 安安 排排调调 查查 研研 究究信信 息息 工工 作作信信 访访 工工 作作保保 密密 工工 作作立卷、归档与档案工作立卷、归档与档案工作秘书学概论秘书学概论秘秘书书学学概概论论教教材材秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论秘书学概论绪绪 论论第一章第一章秘书学概论秘书学概论 课课 程程 简简 介介秘书学课程是文秘及秘书学课程是文秘及其它相关专业的专业其它相关专业的专业基础理论课程，是一基础理论课程，是一门融理论与实务为一门融理论与实务为一体的课程，强调学会体的课程，强调学会秘书的理解能力与实秘书的理解能力与实务操作能力，力求能务操作能力，力求能解决实际问题，是一解决实际问题，是一门应用性学科。门应用性学科。秘书学概论秘书学概论教教学学的的几几种种模模式式理论讲解理论讲解课堂讨论课堂讨论模拟案例模拟案例秘书资格秘书资格考试课堂考试课堂课程实习课程实习案例分析案例分析秘书学概论秘书学概论认识秘书认识秘书联合国历任秘书长联合国历任秘书长 联合国第一任秘联合国第一任秘书长赖伊、第二任书长赖伊、第二任达格达格哈马舍尔德、哈马舍尔德、第三任秘书长吴丹，第三任秘书长吴丹，第四任秘书长库尔第四任秘书长库尔特特瓦尔德海姆、第瓦尔德海姆、第五任秘书长佩雷五任秘书长佩雷斯斯德奎利亚尔联合德奎利亚尔联合国第六任秘书长加国第六任秘书长加利、联合国第七任利、联合国第七任秘书长安南和新当秘书长安南和新当选的联合国秘书长选的联合国秘书长潘基文。潘基文。秘书学概论秘书学概论认识秘书认识秘书毛泽东的毛泽东的 秘书秘书 胡乔木，胡乔木，1941年年2月起任毛泽东月起任毛泽东秘书、中共中央政秘书、中共中央政治局秘书。治局秘书。田家英，毛泽田家英，毛泽东秘书，新中国成东秘书，新中国成立后，历任中央办立后，历任中央办公厅秘书室主任。公厅秘书室主任。秘书学概论秘书学概论绪绪论论秘书的含义秘书的含义秘书的层次秘书的层次秘书学的涵义秘书学的涵义秘书的起源秘书的起源秘书的发展趋势秘书的发展趋势国内分法国内分法国外分法国外分法秘书学概论秘书学概论秘书的含义秘书的含义秘书国家职业标准：秘书国家职业标准：秘书是从事办公室程序性工作、协助上秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。提供服务的人员。秘书学概论秘书学概论秘书的含义秘书的含义 我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五我国历史上，秘书有多种历史性含义。如在辞海中有五种涵义（陈合宜种涵义（陈合宜秘书学秘书学）：）：1、指职务名称之一，是领导的助手。、指职务名称之一，是领导的助手。三国时曹操高级助手三国时曹操高级助手 郭嘉郭嘉 三国志三国志记载，曹操赤壁之战后，记载，曹操赤壁之战后，“叹叹 曰曰：郭郭 奉奉 孝孝 在在，不不 使使 孤孤 至至 此此”。又又 云云：“哀哀 哉奉哉奉 孝孝！痛痛 哉哉 奉奉 孝孝！惜惜 哉哉 奉奉 孝孝！”秘书学概论秘书学概论 2、指官名。中国自秦汉以来，、指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。等工作。3、特指使馆的外交人员，分为、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。一、二、三等级秘书。4、指宫禁藏书。、指宫禁藏书。5、指谶纬、图录、指谶纬、图录。秘书学概论秘书学概论 就我国面言，普遍认同用的定义是以下就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：种：1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。（陈、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。（陈合宜合宜秘书学秘书学）2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。”（袁维国（袁维国秘书学秘书学）3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄要职能，是主事者的参谋和助手。（方国雄秘书学秘书学）秘书学概论秘书学概论秘书的层次秘书的层次国内国内分法分法国外分国外分法法秘书学概论秘书学概论秘书的层次秘书的层次（国内分法）级别级别层层 次次称称 呼呼二、三级二、三级 高高 层层秘书长秘书长 办公厅（室）主任办公厅（室）主任四级四级中中 层层秘书秘书秘书处长、秘书科长秘书处长、秘书科长五级五级低低 层层收发员、保管员、打字员、接待收发员、保管员、打字员、接待员、办事员，统称秘书工作人员员、办事员，统称秘书工作人员秘书学概论秘书学概论秘书的层次秘书的层次（国外分法）层层 次次与与国内相应的称呼国内相应的称呼行行 政政 级级秘书长或办公厅主任秘书长或办公厅主任执执 行行 级级秘书科长或办公室主任秘书科长或办公室主任文文 书书 级级记录记录 撰写撰写 统计资料统计资料 处理日常行政处理日常行政事务的人员事务的人员秘书学概论秘书学概论秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书务秘书与私人秘书 公务秘书公务秘书是指为各级机关、企事业单位、社会体团服是指为各级机关、企事业单位、社会体团服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。私人秘书私人秘书指为民办、集体企业、农民专业产、个体户指为民办、集体企业、农民专业产、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。秘书的分类秘书的分类秘书学概论秘书学概论2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书：政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。）书。）就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、就工作性质分：可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。（周总理秘书名单及分类周总理秘书名单及分类（下一页）（下一页）就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、就社会领域分：可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。教学秘书等。秘书学概论秘书学概论周恩来的秘书们周恩来的秘书们（部分）（部分）赵赵 炜炜周恩来的生活秘书周恩来的生活秘书 越茂峰越茂峰周恩来的机要秘书周恩来的机要秘书 张永池张永池周恩来的贴身秘书周恩来的贴身秘书 赵行杰赵行杰周恩来的警卫秘书周恩来的警卫秘书 李越然李越然周恩来的俄文秘书周恩来的俄文秘书 雷英夫雷英夫周恩来的军事秘书周恩来的军事秘书 马马 列列周恩来的外事秘书周恩来的外事秘书 钱嘉东钱嘉东周恩来的外事秘书周恩来的外事秘书 韦韦 明明周恩来的文教秘书周恩来的文教秘书 李李 岩岩周恩来的经济秘书周恩来的经济秘书 顾顾 明明周恩来的工业秘书周恩来的工业秘书 杨杨 纯纯周恩来的农业秘书周恩来的农业秘书 周研森周研森周恩来的行政秘书周恩来的行政秘书 王伏林王伏林周恩来的秘书周恩来的秘书 秘书学概论秘书学概论【思考与练习思考与练习】如何全面理解秘书的含义？如何全面理解秘书的含义？秘书划分为哪些层次？秘书划分为哪些层次？秘书学概论秘书学概论秘书学的涵义秘书学的涵义研究对象研究对象包括秘书包括秘书工作、秘工作、秘书活动两书活动两个方面个方面 秘书学是一秘书学是一门研究秘书门研究秘书工作和秘书工作和秘书活动规律的活动规律的科学，是一科学，是一门综合性的门综合性的应用科学。应用科学。秘书学概论秘书学概论秘书职业的起源秘书职业的起源从秘字的衍变探寻秘书职业的起源发展顺序发展顺序主主 要要 表表 现现1源于源于原始宗教，指占卜、祭祀祝祷的文官原始宗教，指占卜、祭祀祝祷的文官2记录视官占卜的图书资料，从人衍变为物记录视官占卜的图书资料，从人衍变为物3王府官禁里的藏书王府官禁里的藏书4整理秘府之书的官员整理秘府之书的官员5替替国家政权努力工作的行政秘书机构国家政权努力工作的行政秘书机构秘书学概论秘书学概论未来秘书队伍发展趋势未来秘书队伍发展趋势美国秘书协会美国秘书协会IAAP（International Association of Administrative Professionals）对于对于21世纪作为上司助理的秘书的能力，提出了以下要求：世纪作为上司助理的秘书的能力，提出了以下要求：1、经营方面的策划和管理能力、经营方面的策划和管理能力 2、综合的计算机及其软件操作技能、综合的计算机及其软件操作技能3、能有效地执行上司指示和有管理上司日程的能力、能有效地执行上司指示和有管理上司日程的能力 4、会上网，并有利用因特网进行交流沟通和调查研究的能力、会上网，并有利用因特网进行交流沟通和调查研究的能力5、能起草文件并进行保存；、能起草文件并进行保存；6、能对以电子文挡为主的进行信息检索、能对以电子文挡为主的进行信息检索 7、对顾客热情服务，具备一定的公关能力、对顾客热情服务，具备一定的公关能力秘书学概论秘书学概论未来秘书队伍发展趋势未来秘书队伍发展趋势另外，作为上司的助理的典型业务还有以下几顶：另外，作为上司的助理的典型业务还有以下几顶：1、能利用电子表格起草生产报告、能利用电子表格起草生产报告 2、能利用图表、幻灯等别介绍经营管理情况、能利用图表、幻灯等别介绍经营管理情况3、能利用电话、传真和电子邮件等与世界各地的客户交流、能利用电话、传真和电子邮件等与世界各地的客户交流沟通沟通 4、能利用因特网检索信息、能利用因特网检索信息5、能筹备电视会议、能筹备电视会议 6、能利用因特网预订机票等物品和调整上司的日程、能利用因特网预订机票等物品和调整上司的日程7、辅导新手、辅导新手 8、临时代理主持会议、临时代理主持会议秘书学概论秘书学概论本章运作题本章运作题随机分组，讨论随机分组，讨论“你眼中的秘书职业你眼中的秘书职业”并请结合并请结合老师所提供背景分析一下形成人们对秘书不同看老师所提供背景分析一下形成人们对秘书不同看法的主要原因。小组长上台总结本小组讨论情况法的主要原因。小组长上台总结本小组讨论情况及结论。及结论。要求：讨论要有序进行，总结要简明扼要。要求：讨论要有序进行，总结要简明扼要。时间规定：根据课堂教学具体情况而定。时间规定：根据课堂教学具体情况而定。秘书学概论秘书学概论背景背景高三毕业生的观点：高三毕业生的观点：1、觉得此职业不是很好也不是很坏的、觉得此职业不是很好也不是很坏的人占总人数的人占总人数的34.7%。他们认为，这个职业要求高、工作。他们认为，这个职业要求高、工作累，有时要看领导的脸色行事。而且，这一部分学生中的累，有时要看领导的脸色行事。而且，这一部分学生中的7.7%的人（大多是男生）觉得这一职业适合女性。的人（大多是男生）觉得这一职业适合女性。2、有、有19.3%的学生表示了对此职业的喜爱与好感。一位同学说：的学生表示了对此职业的喜爱与好感。一位同学说：“我认为秘书是一种高雅的职业，属白领阶层，做这项工作我认为秘书是一种高雅的职业，属白领阶层，做这项工作的人，头脑要十分灵活，要精明能干。的人，头脑要十分灵活，要精明能干。”3、另外有、另外有19%的的学生认为该项职业要求高，需要多方面技能。一位同学说：学生认为该项职业要求高，需要多方面技能。一位同学说：“我比较喜欢这个职业，它对于开朗、善于交际的人来说比我比较喜欢这个职业，它对于开朗、善于交际的人来说比较适合。较适合。”4、有、有19.3%的学生说未作考虑，没有发表见解。的学生说未作考虑，没有发表见解。5、还有、还有7.7%的学生有另外一种想法，他们认为秘书有的学生有另外一种想法，他们认为秘书有“小秘小秘”之嫌，会败坏名声。之嫌，会败坏名声。秘书学概论秘书学概论家长的看法：通过对家长的了解发现，他们中家长的看法：通过对家长的了解发现，他们中对自己的女儿从事秘书职业表示赞同并觉得挺对自己的女儿从事秘书职业表示赞同并觉得挺好的占一半以上，而不赞成儿子从事该职业的好的占一半以上，而不赞成儿子从事该职业的也占了一半。一位家长说：也占了一半。一位家长说：“这个职业不错，这个职业不错，是坐办公室的，给老总接电话，工作也比较轻是坐办公室的，给老总接电话，工作也比较轻松，很适合女孩子。松，很适合女孩子。”另一位家长说：另一位家长说：“从事从事这一职业，应该勤快，脾气好，更重要的是做这一职业，应该勤快，脾气好，更重要的是做秘书可以有更多的机会被提拔成领导。秘书可以有更多的机会被提拔成领导。”秘书学概论秘书学概论在校大学生的看法：秘书专业的学生绝大多数都在校大学生的看法：秘书专业的学生绝大多数都不喜欢这个专业，很大程度上认为自己以后不会不喜欢这个专业，很大程度上认为自己以后不会从事该职业，原因很多，如做秘书太苦，工作中从事该职业，原因很多，如做秘书太苦，工作中容易得罪人，加班频繁等。有人认为可以先做秘容易得罪人，加班频繁等。有人认为可以先做秘书工作，然后再向其他方向发展。更有个别学生书工作，然后再向其他方向发展。更有个别学生只想混个文凭，根本没有考虑过起秘书这条路。只想混个文凭，根本没有考虑过起秘书这条路。非秘书专业的学生大多认为，要做一个优秀的秘非秘书专业的学生大多认为，要做一个优秀的秘书必须要掌握多方面的技能，特别要有较强的社书必须要掌握多方面的技能，特别要有较强的社交能力。交能力。秘书学概论秘书学概论普通人眼里的秘书：绝大多数认为，能普通人眼里的秘书：绝大多数认为，能力是秘书人员最主要的素质。一个秘书力是秘书人员最主要的素质。一个秘书专业的学生应该在大学期间好好把握机专业的学生应该在大学期间好好把握机会，努力学习，多掌握各方面的知识和会，努力学习，多掌握各方面的知识和技能。技能。秘书学概论秘书学概论接触面接触面广广人脉关人脉关系广系广能接触能接触新思想新思想办公条办公条件优美件优美非正当非正当收入高收入高工作体工作体面面与上级与上级同升同升白领阶白领阶层层机会多机会多升职空升职空间大间大工作稳工作稳定定用权方用权方便便社会地社会地位高位高磨练个磨练个人人可以加可以加强应变强应变能力能力待遇不待遇不错错市场需求量大，市场需求量大，就业前景乐观就业前景乐观秘书学概论秘书学概论年龄限年龄限制制外貌限外貌限制制社会地社会地位底位底工作繁工作繁琐，累琐，累诱惑多，诱惑多，安全少安全少易被出易被出卖卖社会舆社会舆论压力论压力大大工作时工作时间不固间不固定定易得罪易得罪人人生活无生活无规律规律受气受气行业潜行业潜规则规则职业病职业病秘书学概论秘书学概论第二章 运作题早通报请同学们在下一次课前做好以下准备：请同学们在下一次课前做好以下准备：请收集秘书这一职业需要承担的职能，请收集秘书这一职业需要承担的职能，并请用简明扼要的语句总结出几大职能并请用简明扼要的语句总结出几大职能即可。即可。秘书学概论秘书学概论