财务数据的综合利用

财务数据的综合利用Excel主讲教师：胡德超一、启动软件一、启动软件：单击：单击“开始开始”“程序程序”“Microsoft Excel”(“Microsoft Excel”(或双击桌面上的快捷方式图标或双击桌面上的快捷方式图标)二、窗口各部分简介（菜单栏、工具栏、格式栏二、窗口各部分简介（菜单栏、工具栏、格式栏）ExcelExcel文件称作文件称作“工作簿工作簿”，扩展名为，扩展名为“.XLS”“.XLS”每个工作薄中最多可创建每个工作薄中最多可创建255255个工作表，个工作表，每个工作表中包括每个工作表中包括6553665536行，行，256256列。列。（可使用（可使用“Ctrl”“Ctrl”与方向键配合在行、列的首末跳转）与方向键配合在行、列的首末跳转）标题栏标题栏菜单栏菜单栏常用工具栏常用工具栏格式栏格式栏名称栏名称栏编辑栏编辑栏行标号行标号列标号列标号工作表标签工作表标签任务窗格任务窗格工作区状态栏状态栏1、工作薄、工作薄:它是所有工作表的集合它是所有工作表的集合.在在Excel 中中,一个一个Excel文件就是一个工作薄。文件就是一个工作薄。2、工作表：、工作表：工作薄中的每一张表格。在工作薄中的每一张表格。在Excel中，工作表默认三张中，工作表默认三张sheet1、sheet2、sheet33、单元格：、单元格：表格中的每一个小矩形块。它的引用是通过行列标号来实现的。表格中的每一个小矩形块。它的引用是通过行列标号来实现的。4、活动单元格：、活动单元格：指当前正在操作的单元格。指当前正在操作的单元格。5、表元区域：、表元区域：单元格的集合。即由多个单元格组合而成的一个区域范围。单元格的集合。即由多个单元格组合而成的一个区域范围。设置数据类型的方法：设置数据类型的方法：选中将输入数据的单元格选中将输入数据的单元格 单击菜单击菜单栏上的单栏上的“格式格式”“单元格单元格”“数字数字”。特殊输入：特殊输入：1、输入数字型字符串时，先输入一个、输入数字型字符串时，先输入一个“”，再输入数据；，再输入数据；2、输入分数时，先输入、输入分数时，先输入“0”加一个加一个空格空格，然后再输入；，然后再输入；3、纯小数的输入：如、纯小数的输入：如“0.26”，可直接输入，可直接输入“.26”；4、输入当前日期：按、输入当前日期：按 “Ctrl ”+“；”5、输入当前时间：按、输入当前时间：按 “Ctrl ”+“Shift”+“；”。6、在行或列中复制数据、在行或列中复制数据 ：拖动单元格填充柄（注：填充柄还可以用来填充序列）拖动单元格填充柄（注：填充柄还可以用来填充序列）7、同时在多个单元格中输入相同数据：、同时在多个单元格中输入相同数据：请选定需要输入数据的单元格请选定需要输入数据的单元格,键入相应数据，然后按键入相应数据，然后按 Ctrl+Enter。加密加密：单击：单击“工具工具”“选项选项”“安全安全性性”。保存保存：单击：单击“文件文件”“保存保存”。快捷键：快捷键：“Ctrl”+“S”在行标题（或列标题）上右击在行标题（或列标题）上右击 “插入插入/删除删除”显示：显示：选择被隐藏的行选择被隐藏的行/列两侧的行列两侧的行/列列 单击右单击右 键键 “取消隐藏取消隐藏”。隐藏隐藏:选择要隐藏的行选择要隐藏的行/列列 单击右键单击右键 “隐藏隐藏”。取消冻结：取消冻结：单击单击“窗口窗口”“取消冻结取消冻结”。冻结冻结:选择要冻结的行和列交叉点的右下角单元格选择要冻结的行和列交叉点的右下角单元格 单击单击“窗口窗口”“冻结窗格冻结窗格”。选中要调整的行选中要调整的行/列（或全部），直接拖动列（或全部），直接拖动边界线。边界线。适应行高（或列宽）：适应行高（或列宽）：双击边界线。双击边界线。插入插入:方法：单击菜单栏上的方法：单击菜单栏上的“插入插入”“工作工作表表”。重命名：重命名：方法：双击工作表的标签方法：双击工作表的标签 输入新的名称。输入新的名称。u 文字格式（同文字格式（同WordWord类似）类似）u 边框与底纹：边框与底纹：“格式格式”“单元格单元格”“边框边框/图案图案”u 自动套用格式自动套用格式:“:“格式格式”“自动套用格式自动套用格式”保护保护(或取消保护）工作表或取消保护）工作表:单击单击“工具工具”“保护保护”“保护工作表保护工作表”（“撤消工作表保护撤消工作表保护”）Excel Excel 提供了近提供了近300300个函数，用于不同的管理过程。个函数，用于不同的管理过程。函数式通常由两部分组成：函数式通常由两部分组成：一是函数一是函数”名称名称“，写在函数式圆括号左侧；，写在函数式圆括号左侧；二是函数式中的一组二是函数式中的一组”参数参数“，写在函数式圆括号内。，写在函数式圆括号内。一个函数式通常包括一个或多个参数，如果函数存在多个一个函数式通常包括一个或多个参数，如果函数存在多个参数，参数与参数之间使用逗号或分号进行分隔。参数，参数与参数之间使用逗号或分号进行分隔。例如例如 SUM 函数：函数：SUM（number1,number2,）单击存放结果单元格单击存放结果单元格 单击单击“插入插入”“fx函函数数”SUMAVERAGEMAXMINCOUNTIF 填写参数填写参数 单击单击“确定确定”。使用方法使用方法:统计非空单元格数目：统计非空单元格数目：counta统计空单元格数目：统计空单元格数目：countblank条件计数：条件计数：countif 注意事项：注意事项：（1）在输入公式之前，必须先输入一个）在输入公式之前，必须先输入一个“=”（2）使用单元格地址参与计算（即：单元格引用）使用单元格地址参与计算（即：单元格引用）（3）常用运算符号：）常用运算符号：+、*、/、（4）输入公式完成后）输入公式完成后,单击回车表确认。单击回车表确认。操作方法：操作方法：光标定位存放结果的单元格光标定位存放结果的单元格 输入输入“=”输入计算公式输入计算公式 “回回车车”。单击要复制公式的单元格单击要复制公式的单元格 拖动拖动“填充柄填充柄”绝对列和相对行绝对列和相对行（如：（如：$A1、$B1等形式）等形式）绝对行和相对列绝对行和相对列（如：（如：A$1、B$1等形式）等形式）如果多行或多列的复制公式，相对引用自动调整，如果多行或多列的复制公式，相对引用自动调整，而绝而绝 对引用不做调整。对引用不做调整。注：注：可以利用可以利用F4键在几种引用之间切换。键在几种引用之间切换。图表在数据分析中的作用图表在数据分析中的作用 创建图表创建图表 编辑修饰图表编辑修饰图表 更改图表类型更改图表类型 数据源的添加数据源的添加/删除删除具体操作方法：具体操作方法：单击单击“图表向导图表向导”或或“插入插入”“图表图表”选择图表选择图表类型类型 确定数据区域（可在原表上直接框选，也可手工输入）确定数据区域（可在原表上直接框选，也可手工输入）设置各项内容设置各项内容 选择图表的插入方式选择图表的插入方式 “确定确定”。方法一：图表工具栏；方法一：图表工具栏；方法二：在编辑对象上单击右键；方法二：在编辑对象上单击右键；方法三：双击编辑对象。方法三：双击编辑对象。(推荐推荐)（二）（二）图表及图表元素大小和位置的修改。图表及图表元素大小和位置的修改。（一）（一）方法一方法一：单击：单击“图表工具栏图表工具栏”上图表类型图标上图表类型图标 选择选择其它类型；其它类型；方法二方法二：在图表上单击右键：在图表上单击右键 选择选择“图表类型图表类型”选择其它类型。选择其它类型。在图表上单击右键在图表上单击右键 选择选择“源数据源数据”修改修改数数据区域（据区域（可直接在原数据表上框选可直接在原数据表上框选)单击单击“确确定定”。注：注：添加数据源的最快方法：选中要添加的数据直添加数据源的最快方法：选中要添加的数据直接拖进图表内即可。接拖进图表内即可。记录单记录单 数据的排序数据的排序数据自动筛选数据自动筛选 分类汇总分类汇总 除了手工在表格中输入数据，还可以使用除了手工在表格中输入数据，还可以使用“记录单记录单”进行操作，使用进行操作，使用“记录单记录单”输入数据可以简化过程，防输入数据可以简化过程，防止数据输入错误。止数据输入错误。操作方法：操作方法：光标定位数据表中光标定位数据表中 单击单击“数据数据”“记录单记录单”排序类型：排序类型：单一条件单一条件多重条件多重条件排序方式：排序方式：升序升序降序降序操作方法：操作方法：定位光标定位光标 单击单击“数据数据”“排序排序”设置排序关键字设置排序关键字选择排序方式选择排序方式“确定确定”。自动筛选：自动筛选：通过数据表的通过数据表的“字段名字段名”设置筛选条件，达到设置筛选条件，达到按条件查看记录。按条件查看记录。定位光标定位光标 单击单击“数据数据”“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”（1）设置筛选）设置筛选:单击单击“数据数据”“筛选筛选”“自动筛选自动筛选”（去掉（去掉“”）。）。（2）取消筛选）取消筛选:分类汇总操作的基本原则分类汇总操作的基本原则：一、分类原则：一、分类原则：不同类型处于不同列中。不同类型处于不同列中。二、数据原则：二、数据原则：需要汇总的列，数据区内不允许出现空白单需要汇总的列，数据区内不允许出现空白单元格。元格。三、操作原则：三、操作原则：先排序后汇总，使需要分类的项目集中排列，先排序后汇总，使需要分类的项目集中排列，并且并且分类字段必须要与排序的关键字段一致。分类字段必须要与排序的关键字段一致。分类汇总方法：分类汇总方法：第一步第一步：按汇总字段排序；：按汇总字段排序；第二步第二步：光标定位：光标定位 单击单击“数据数据”“分类汇总分类汇总”设置设置分类字段分类字段汇总方式汇总方式汇总项汇总项 单击单击“确定确定”。F 条件格式条件格式F 数据有效性数据有效性F 高级筛选高级筛选一、条件格式的作用：一、条件格式的作用：当指定条件为真时，当指定条件为真时，Excel 自动应用于单元格的格式，例如，单自动应用于单元格的格式，例如，单元格底纹或字体颜色。元格底纹或字体颜色。二、添加、更改和删除条件格式二、添加、更改和删除条件格式:选中要添加、更改或删除条件格式的单元格选中要添加、更改或删除条件格式的单元格 “格式格式”“条件格式条件格式”。一、数据有效性作用：一、数据有效性作用：指定有效的单元格输入项。指定有效的单元格输入项。二、设置数据有效性的操作方法：二、设置数据有效性的操作方法：选择单元格区域选择单元格区域“数据数据”“有效性有效性”“设置设置”指定指定数据有效性类型数据有效性类型指定单元格是否可为空白单元格（若有需要则指定单元格是否可为空白单元格（若有需要则设置设置“输入信息输入信息”、“出错警告出错警告”）作用：作用：快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来。快速将满足多重条件的信息筛选并显示出来。一、筛选条件区一、筛选条件区筛选条件区是一个表格，由筛选条件区是一个表格，由“表头表头”和和“数据区数据区”构成。构成。表头：字段名称作为筛选项目的依据；表头：字段名称作为筛选项目的依据；数据区：按要求的逻辑关系设置多重筛选条件。数据区：按要求的逻辑关系设置多重筛选条件。筛选条件的逻辑关系原则：筛选条件的逻辑关系原则：表格同行设置多重条件，各条件之间自动确立逻辑表格同行设置多重条件，各条件之间自动确立逻辑“与与”的关系；的关系；表格异行设置多重条件，各条件之间建立逻辑表格异行设置多重条件，各条件之间建立逻辑“或或”的关系。的关系。为保证为保证“筛选条件区筛选条件区”的的“表头表头”内容与原数据表中的内容与原数据表中的“表头表头”内容相一内容相一致，最好使用复制的方法建立。致，最好使用复制的方法建立。年龄年龄年龄年龄民族民族20400,OR(C2=90,D2=90),“五星五星,IF(AND(B2300,OR(C2=80,D2=80),四星四星,三星三星)要求：创建如图所示的表格，进行等级要求：创建如图所示的表格，进行等级判断判断 两科同时大于等于两科同时大于等于90分，为优；分，为优；同时大于等于同时大于等于80分为良；同时大于等分为良；同时大于等于于70分为中；否则为及格。分为中；否则为及格。1、基本：、基本：2、提高：、提高：要求：创建如图所示的表格，进行补考要求：创建如图所示的表格，进行补考情况判断情况判断 三科都小于三科都小于60分，补三科；两科小分，补三科；两科小于于60分补两科；一科小于分补两科；一科小于60分补一科；分补一科；否则为全通过。否则为全通过。