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用Excel轻松套打带照片的准考证作者:向德海星期一刚上班,同事小张迎上来笑嘻嘻地说:“主任让你务必于今天上午将准考证打印出来,数据已录好了,照片已加入字段”。想起今年第11期F6版中国电脑教育报的一篇自己动手制作学生胸卡的文章,我想用VFP的报表功能实现带照片的准考证套打,应该是很轻松的事。打开小张递过来的数据盘,原来数据全部用Excel录入,照片作为其中的一个字段已放在单元格内(如图1),如果用VFP,还需将工作表转换成DBF格式,并将照片复制成一个个单独的图片文件,好几百人的照片,没有几天的功夫怕是完成不了任务的。还是在Excel上想想办法吧,看有没有捷径可走。通过探索,笔者终于将此问题解决了,现将方法介绍如下。1 设计套打模板,建立数据关联图2是空白准考证样式,先用扫描仪将准考证扫描,并保持大小尺寸不变,然后将图片保存为JPG格式。打开Sheet2工作表,将刚才保存的图片插入表中,并将图片设定为非打印对象。执行“视图t工具栏t绘图”命令,在准考证需填充文本的部位插入矩形框。我们用VLOOKU函数实现Sheetl工作表中数据与Sheet2表中准考证间的关联(照片填充部分除外)。首先将A21单元格作为查询的关键数值,在A20?G20单元格中分别输入序号、姓名、级别等字段。在B21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2)=0,"",VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,2)”,在C21单元格中输入公式“=IF(VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6)=0,"",VLOOKUP(A21,Sheet1!A2:I1000,6)”,其他依此类推。这样就建立了准考证填充数据与Sheet1表间的关联。下一步就是要建立数据与准考证相应矩形框的关联,以准考证中姓名字段为例,鼠标单击该矩形框,在编辑栏右侧输入“=”符号,然后用鼠标点击需要填入数据的B21单元格,这样矩形框就和B21单元格中的数据建立了联系。只要单元格数据变化,则矩形框数据也跟着变化,其他依此类推。这样,只要在A21单元格输入序号值,那么Sheet1表中相应序号行的数据就会在准考证模板中自动生成。上述工作完成后,按“Shift”键选中所有矩形框,设置矩形框格式,包括字体、大小、对齐、颜色和线条等,特别是选中无填充色和无线条色。2 定义名称,导入照片通过VLOOKU函数虽然建立了工作表1和准考证的联系,但要在准考证中自动生成照片则需要用到比较复杂的函数,采取定义名称的办法。具体步骤如下:框,将名称定义为“A”,在“引用位置”文本框中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”,按下确定按钮返回。该公式建立了查询数据的动态地址。接着用同样方法,再定义另一个名叫“X”的名称,里面包括公式“X=INDIRECT(ADDRESS(MATCH(Sheet2!$A$21,A,0),9,1,"Sheet1")”,该公式表示当动态地址栏为Sheet2表中A21单元格数值时,返回Sheetl表中第9列即照片所在列单元格内容。(2)导入图片:选取sheet2工作表,执行“视图宀工具栏宀控件工具箱”命令,打开“控制工具箱”窗口。点击图像框或文字框按钮,在准考证需要填充照片的位置画出相同大小的图片框或文字框。选取文字框(图像框)后,将编辑栏中“=EMBED("Forms.TextBox.1",""”改成“=X,如图4,这样只要A21单元格数值变化时,照片框中相应的照片就会发生变化。3 制作微调按钮,编写宏代码为操作更加方便,可以制作微调按钮调节序号值。执行“视图t工具栏t窗体”,打开窗体对话框,点击微调项标志按钮,建立微调按钮,右击按钮,打开“设置控件格式”对话框,并与B19单元格建立链接,按下确定按钮。选中A21单元格,在编辑栏中输入“=B19,此时点击微调按钮,就可自动调节B19和A21单元格序号值,对应的数据就会在模板中自动生成,效果如图5。接下来就是打印了。执行“工具t宏tVisulBasic编辑器”命令,在VisulBasic编辑器中选择“插入t添加模块”,在代码窗口输入以下代码:Sub打印()ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOutCopies:=1,Collate:=TrueCalldyEndSubSubdy()Dima%,b$,c$,abc$a=Sheets("Sheet2").Cells(19,2).Valueb=Sheets("Sheet2").Cells(19,4).Value(说明:a即B19单元格,是图5中打印第X页至第X页中的起始页,b即D19单元格,是终止页。)Ifa<bThena=a+1Sheets("Sheet2").Cells(19,2).Value=aCall打印EndIfEndSubPrivateSubCommandButton1_Click()Call打印EndSub输入完成后,保存关闭VBA编辑窗口返回工作表状态。同制作微调按钮一样,制作一个打印按钮,并指定刚才建立的“打印”宏。将A1:F13所在的单元格区域设定为打印区域,设定打印起止页,按下打印按钮即可打印了,也可点击微调按钮,查询到相应的打印内容,然后打印当前页。当然其中的图片及按钮不会打印出来。
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