物业管理档案的建立与管理

物业管理档案的建立与管理(内部培训资料) 物定管理档安的管理是物业信息管理的重要组成部分，也是物业管理中的基础管理工作。充分发挥这些资料的作用，并有郊地加以利用，可提高管理处的工作效率和质量。为了统一规范各处的档案管理，并为今后分创优打基础，我们以全国物业管理优秀小区、大厦创优评比标准确性作为标准，和大家讲讲物业管理档案的建立和管理。一、 档案管理的程序为快捷有效的整理档案资料，我们可以按以下程序进行：1、 搭建粗线条架构按考评小区标准八大部分、大夏标准九大部分，将资料粗分为几大部。按此架构将现有资料分成几大类。这是整个整理过程的序曲。那么小区标准作大部分、大夏标准九大部包括什么？（1） 小区档案的分类：（共八大部分） 基础管理 房屋管理与维修养护 共用设施设备管理 治安、消防、车辆管理 环境卫生管理 绿化管理 精神文明建设 管理效益（2） 大厦档案的分类：（共九大部分） 基础管理 房屋管理与维修养护 共用设施设备管理（包括：综合要求、供电系统、弱电系统、消防系统、电梯系统、给排水系统、空调系统） 共用设施管理（包括：配套服务设施、公共照明、道路等） 治安、消防、车辆管理 环境卫生管理 绿化管理 精神文明建设 管理效益（区分以上的不同之处）以上是一级类目，管理当中可根据一级类目各自的特点分别设置二级或以上类目，二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设。（或参照全国物业管理优秀小区、大厦创优评比标准中的细项）2、 建立细化目录将每一条具体的考评标准列出，并将此标准确性应附带的资料详细列出目录。目录要建立在现有资料的基础上，同时还应对标准有规定但目前尚缺的资料也先列出目录，并在目录上注明，以便寻找补充。3、 复印整理，填充资料按所列出的资料，将已有的资料复印整理后填入，复印应用统一的A4纸，少量无法缩印的图纸按A4规格折叠。4、 补充缺少资料按目录标明的缺失资料，如“无重大违法违纪案件”的证明、一些应有的记录数据等一时无法搜齐，应联系相关职能部分设法补充。5、 编写页码编写每卷的页码。页码采用书籍式页码，相对较清晰。6、 打印分目录及卷名整理好的每一卷要有清晰的卷内分目分，标明哪份资料在卷内第几页；同时，打印卷名。卷名可以以标准内容为名，如将“小区/大厦规划要求；房层及配套设施图纸”作为第一部分第一卷的卷名。7、 装订将资料分卷装订，装订时应达到以下标准：外观统一、分项装订、易于拆改。建议采用活动装订法。8、 打印总目录因在整个过程中要多交进行资料的增删，因此总目录需要在资料全部定稿后再打印。9、 分盒、装饰资料分卷宗分别按小区八大部分、大厦九部分分类，然后按各类别下设的目录分别装入档案盒。最后要对盒表进行“装饰”，制作精美的盒签，使资料更整齐，美观、更易查找。在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、类别、名称组成，如：管理处基管理类行政收文管理处基础管理类财务报表管理处基管理类业主档案B2102管理处公共设备类供电系统将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧立面距顶部3CM位置处，并排列在档案柜中；正面有标准黑4号字体打印贴于档案盒正面。二、 物业档案的管理（一） 档案的保管期限（1） 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。（2） 各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序，对档案的保存价值进行鉴定及标注。（二）、档案的保管1、档案保管的工作任务是：便于查阅；保证档案的安全；防止档案的损坏；采取修复技术，延长档案寿命。2、各管理处保管所辖区内业主档案、人员部分人事档案、本辖区维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及公司、各职能部门下发的需要保管的其他文件档案；凡属公司对外签订的合同者（有公司最高领导签名的）交由行政部保管原件，各管理处保管复印件（卷内目录上注明原件保管处）。3、档案的保管程序：将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员；档案管理员将该管理资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号；档案管理员定期将档案目录输入电脑，以便查询；档案原则上保管原件。（三）档案的密极1、档案的密级分为三级：绝密、机密、普通；绝密档案包括：员工人事档桉、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案；机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其它属机密的档案；普通楼案包括：公司的通知、通告等普通性文件。（四）楼案的查阅权限（1）总经理可查阅公司所有档案。（2）副总经理（总经理助理）可查阅分管工作的档案。（3）部门负责人可查阅该部门所有档案。（4）管理处其他人员根据审批查阅有关档案。（五）档案的查阅/借阅/复制（1）查阅/借阅/复制人在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。（2）档案管理员审核其查（借）阅资格；权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；权限外的，档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续：属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属管理处的档案，由管理处经理审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由人事部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。（六）档案的销毁（1）超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限各部门每年终进行一次清理，凡鉴定后需销毁者，加盖“作废“印章，相关部门编制销毁计划及填写文件销毁申请单，交总经理办公室人员审核；（2）总经理办公室人员审核无误后报总经理审批。（3）总经理审批同意后由总经办指定不少于2名的监销人员（管理处档案管理员、总经办人员）将超过保存期限的档案销毁。（4）监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。