财务管理第3章 会计电算化基本要求

第三第三章章会计电算化会计电算化基本要求基本要求第一节第一节 会计电算化法规制度会计电算化法规制度 19941994年年6 6月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的月，财政部为了进一步加强对会计电算化工作的管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据中华人管理，促进我国会计电算化事业的健康发展，根据中华人民共和国会计法的有关规定，在试行文件的基础上正式制民共和国会计法的有关规定，在试行文件的基础上正式制定了定了：一、一、会计电算化管理办法会计电算化管理办法二、二、会计核算软件基本功能规范会计核算软件基本功能规范三、三、会计电算化工作规范会计电算化工作规范四、四、会计基础工作规范会计基础工作规范五、五、会计档案管理办法会计档案管理办法一、中华人民共和国会计法一、中华人民共和国会计法 1999年年10月月31日，最新修订的中华人民共和国会日，最新修订的中华人民共和国会计法再次以法律的形式规定计法再次以法律的形式规定：“使用电子计算机进行会计核算的，其软件使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须计报告和其他会计资料，也必须符合国家符合国家统一的会计制度的规定统一的会计制度的规定”，“用电子计算机进行会计核算的，其会计账用电子计算机进行会计核算的，其会计账簿的登记、更正，应当簿的登记、更正，应当符合国家统一的会符合国家统一的会计制度的规定计制度的规定”等。等。二、会计基础工作规范二、会计基础工作规范1996年年6月月17日，财政部发布会计日，财政部发布会计基础工作规范，对会计电算化工作做基础工作规范，对会计电算化工作做了具体规范。了具体规范。三、会计档案管理办法三、会计档案管理办法1998年年8月月21日，财政部发布会计档案管日，财政部发布会计档案管理办法规定，理办法规定，采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行。会计档案管理办法的规定执行。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。序号序号 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备注备注一会计凭证类一会计凭证类 1 原始凭证原始凭证 年年 2 记账凭证记账凭证 年年 3 汇总凭证汇总凭证 年年 二会计账簿类二会计账簿类 4 总账总账 年年 包括日记总账。包括日记总账。5 明细账明细账 年年 6 日记账日记账 年年 现金和银行存款日记账保管年。现金和银行存款日记账保管年。7 固定资产卡片固定资产卡片 固定资产报废清理后保管年。固定资产报废清理后保管年。8 辅助账簿辅助账簿 年年三财务报告类三财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告。包括各级主管部门汇总财务报告。9 月、季度财务报告月、季度财务报告 年年 包括文字分析包括文字分析 10 年度财务报告（决算）年度财务报告（决算）永久永久 包括文字分析包括文字分析四四 其他类其他类 11 会计移交清册会计移交清册 年年 12 会计档案保管清册会计档案保管清册 永久永久 13 会计档案销毁清册会计档案销毁清册 永久永久 14 银行余额调节表银行余额调节表 年年 15 银行对账单银行对账单 年年企业和其他组织会计企业和其他组织会计档案保管期限表档案保管期限表第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求 一、会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求(p44)(p44)根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：求：（9 9点）重点掌握第点）重点掌握第2 2、3 3、4 4、7 7、9 9点。点。1.1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。提高会计核算工作的效率。2.2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会会计分期：会计的四个假设计的四个假设：会计主体会计主体、持续经营持续经营、会计分期会计分期、货币计量货币计量假设）假设）3.3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必必须采用中文须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求 一、会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求(p44)(p44)根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度根据中华人民共和国会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下基本要求：求：（9 9点）重点掌握第点）重点掌握第2 2、3 3、4 4、7 7、9 9点。点。1.1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于有关规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作的效率。提高会计核算工作的效率。2.2.会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。会计期间，分期结算账目和编制会计报表。(会计分期：会会计分期：会计的四个假设计的四个假设：会计主体会计主体、持续经营持续经营、会计分期会计分期、货币计量货币计量假设）假设）3.3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必必须采用中文须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。会计分期会计分期 财政年度财政年度又称预算年度。国家预算的又称预算年度。国家预算的有效起止期限，通常为有效起止期限，通常为1 1年。年。1月月1日起至日起至12月月31日止日止：中国、中国、法国法国、德国德国、波兰、奥地利等波兰、奥地利等4月月1日至下年的日至下年的3月月31日止日止：英国、加拿大、日本、印度等英国、加拿大、日本、印度等7月月1日起至下年日起至下年6月月30日止日止：瑞典、孟加拉国、巴基斯坦、苏丹等瑞典、孟加拉国、巴基斯坦、苏丹等10月月1日起至下年日起至下年9月月30日止日止：美国、尼日尔、泰国美国、尼日尔、泰国第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求一、会计核算软件的基本要求 7.7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8.8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续。应的审批手续。9.9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求 数据输入的正确与否，决定着会计核算软件数据输入的正确与否，决定着会计核算软件处理结果的准确性。处理结果的准确性。“垃圾进，垃圾出垃圾进，垃圾出”会计核算软件的会计数据输入可以采用会计核算软件的会计数据输入可以采用键键盘手工输入、盘手工输入、软盘导入或软盘导入或网络传输网络传输等几种形等几种形式。式。此外此外，会计软件某个功能模块中所需的数，会计软件某个功能模块中所需的数据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可据，可以根据需要从另一功能模块中取得，也可以根据其他功能模块中的数据生成。以根据其他功能模块中的数据生成。第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求 （一）对初始数据输入的基本要求（一）对初始数据输入的基本要求(P45)在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始化设置。会计核会计核算软件必须具备以下初始功能：算软件必须具备以下初始功能：1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括总分类会计科包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。关数量指标等。2.输入需要在本期进行对账的未达账项。输入需要在本期进行对账的未达账项。3.选择会计核算方法，选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。录。4.定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。5.明确操作人员的岗位分工情况，明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。操作密码等。6.必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。7.会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，会计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。必须符合国家统一会计制度的规定。第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求 （二）会计核算软件输入原始凭证的相关要（二）会计核算软件输入原始凭证的相关要求求（了解）（了解）会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，会计核算软件提供的原始凭证输入项目应当齐全，主要项目有：主要项目有：填制凭证日期填制凭证日期 填制凭证单位或填制人姓名填制凭证单位或填制人姓名 接受凭证单位名称接受凭证单位名称 经济业务内容、数量、单价和金额等经济业务内容、数量、单价和金额等 P68，第十九条，第十九条第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求（三）会计核算软件输入记账凭证的相关要求（三）会计核算软件输入记账凭证的相关要求(p45)1.（P67，第十三条），第十三条）2.（P67，第十，第十四四条）条）3.（P67，第十，第十四四条）在输入记账凭证的过程中，条）在输入记账凭证的过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：会计核算软件必须提供以下提示功能：（1）、（2）、（3）、（4）、（5）（6）会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭）会计核算软件应提供对已输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能证进行修改和审核的功能（7）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。）对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求（四）会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求（四）会计核算软件审核、修改记账凭证的相关要求 1.（P68，第十，第十六六条）条）修改修改功能功能 2.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。内凭证进行修改。（P68，第十，第十七七条）条）3.对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入对同一张记账凭证，应分别对审核功能和输入修改功能的使用权限进行控制。修改功能的使用权限进行控制。（P68，第十，第十七七条）条）4.（P68，第十，第十八八条）条）5.采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当成记账凭证的，在生成正式的机内记账凭证前，应当进行审核确认。进行审核确认。6.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。（无论什么凭证都需要审核）（无论什么凭证都需要审核）第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求二、会计数据输入功能的基本要求二、会计数据输入功能的基本要求（五）会计核算软件对处理外国货币核算业务的要求（五）会计核算软件对处理外国货币核算业务的要求 P68，第二十二条、二十三条，第二十二条、二十三条 1.1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应适用于外国货币核算业务的会计核算软件，应当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软当提供能输入外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。2.2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应采用统账制核算外国货币的会计核算软件，应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生的同时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会时，输入期初和当时外汇牌价的功能。记账凭证中会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求20112011年年3 3月月2727日外汇牌价日外汇牌价 货币名称货币名称 现汇买入价现汇买入价 现钞买入价现钞买入价 卖出价卖出价 基准价基准价 英镑英镑 1046.43 1014.12 1054.83 1056.85 港币港币 83.95 83.28 84.27 84.13 美元美元 654.37 649.12 656.99 655.80 瑞士法郎瑞士法郎 710.77 688.83 716.48 722.35 新加坡元新加坡元 517.64 501.66 521.80 520.24 瑞典克朗瑞典克朗 102.32 99.16 103.14 103.77 丹麦克朗丹麦克朗 123.30 119.50 124.29 124.72 挪威克朗挪威克朗 116.49 112.90 117.43 118.02 日元日元 8.0263 7.7785 8.0907 8.0968 第二节第二节 会计核算软件的要求会计核算软件的要求三、会计数据处理功能的基本要求三、会计数据处理功能的基本要求 会计法律法规对会计核算软件进行数据会计法律法规对会计核算软件进行数据处理的规定主要体现在三个方面。处理的规定主要体现在三个方面。记账记账 结账结账 报表生成报表生成 其他方面其他方面（一）对会计核算软件记账功能的基本要求（一）对会计核算软件记账功能的基本要求P46 会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或多个。数据库可以设置一个或多个。1.根据根据审核通过的机内审核通过的机内记账凭证记账凭证或或者计算机自动生成的记账凭者计算机自动生成的记账凭证或者证或者记账凭证汇总表登记总分类账记账凭证汇总表登记总分类账。2.根据根据审核通过的机内审核通过的机内记账凭证记账凭证和相应的机内和相应的机内原始凭证登记明原始凭证登记明细分类账细分类账。3.总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还总分类账和明细分类账可以同时登记，也可以分别登记，还可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记。4.会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，会计核算软件应当提供机内会计凭证审核通过后，直接登账直接登账或者成批登账的功能或者成批登账的功能。5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。的发生额和余额。（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求（二）对会计核算软件对账、结账功能的基本要求 1.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。定的会计期间进行结账的功能。2.结账前，会计核算软件应当自动检查本期输结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。是否已经生成和入账，全部登记入账后才能结账。3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。分类账的功能模块后结账。4.机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进机内总分类账结账之前，应当与明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。行核对，如果不一致，总分类账不能结账。账账账账相相符符 5.结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。结账后，不能再输入上一会计期间的会计凭证。但年底可以例外。但年底可以例外。（三）对会计核算软件报表生成功能的基（三）对会计核算软件报表生成功能的基本要求本要求 1.根据有关规定，会计核算软件应提供符根据有关规定，会计核算软件应提供符合国家统一会计制度的合国家统一会计制度的自动编制会计报表的功自动编制会计报表的功能能。2.而通用会计核算软件则应而通用会计核算软件则应提供会计报表提供会计报表的自定义功能的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和稽核关系等等。算和稽核关系等等。3.对于根据对于根据机内会计账簿生成的会计报表机内会计账簿生成的会计报表数据数据，会计软件，会计软件不能提供直接修改功能不能提供直接修改功能。（四）会计核算软件提供的的其他处理功（四）会计核算软件提供的的其他处理功能能 1.会计核算软件应当提供会计核算软件应当提供自动进行银行对账自动进行银行对账的的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额自动生成银行存款余额调节表调节表。（。（P69，第二十五条），第二十五条）2.会计核算软件应当具有确保会计会计核算软件应当具有确保会计数据安全数据安全保保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。3.通用会计核算软件应当同时通用会计核算软件应当同时提供提供国家会计制国家会计制度允许使用的度允许使用的多种会计核算方法，以便用户选择多种会计核算方法，以便用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内必须有相应记录。机内必须有相应记录。四、会计数据输出功能的基本要求四、会计数据输出功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据输出会计电算化条件下，会计数据输出的的形式形式:屏幕查询输出屏幕查询输出 会计数据输出的最基本形式会计数据输出的最基本形式打印输出打印输出 会计数据输出的最基本形式会计数据输出的最基本形式通过软盘输出通过软盘输出 多用于数据的备份或上报数据多用于数据的备份或上报数据 （尤其是会计报表）的输出（尤其是会计报表）的输出利用网络传输输出利用网络传输输出多用于企业分支机构向总公多用于企业分支机构向总公 司报账或报表输出司报账或报表输出)（一）会计软件提供查询的相关要求（一）会计软件提供查询的相关要求 对数据查询功能没有统一的格式和内容要对数据查询功能没有统一的格式和内容要求，求，当然当然提供的信息越全面越好提供的信息越全面越好。会计软件必须提供以下查询功能：会计软件必须提供以下查询功能：P45 1.查询机内总分类会计科目和明细分类会查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目。累计发生额、本期发生额和余额等项目。2.查询本期已经输入并登账和查询本期已经输入并登账和未登账未登账的机的机内记账凭证、原始凭证。内记账凭证、原始凭证。3.查询机内本期和以前各期的总分类账和查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿。明细分类账簿。4.查询往来账款项目的结算情况。查询往来账款项目的结算情况。5.查询查询本期和以前各期的会计报表本期和以前各期的会计报表（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求会计软件必须提供以下打印输出功能：会计软件必须提供以下打印输出功能：（七项）（七项）1.会计软件应当提供机内会计软件应当提供机内记账凭证记账凭证的打印输出功的打印输出功能，打印格式和内容应当能，打印格式和内容应当符合符合国家统国家统一一的会计制度的会计制度规定规定。（P70，第三十一条）第三十一条）2.会计软件可以提供机内会计软件可以提供机内原始凭证原始凭证的打印输出功的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合符合国家国家统一的会计制度统一的会计制度规定规定。（P70，第三十第三十二二条）条）3.会计软件必须提供会计软件必须提供会计账簿、会计报表会计账簿、会计报表的打印的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当和内容应当符合符合国家统一会计制度的国家统一会计制度的规定规定。（P70，第三十第三十二二条）条）具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、具体而言，打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、明细账和总分类账。其中，明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能。能。（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求（二）会计软件提供对机内会计数据的打印输出要求会计软件必须提供以下打印输出功能：会计软件必须提供以下打印输出功能：（七项）（七项）4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本总分类账户本期发生额的余额对照表期发生额的余额对照表替代。替代。5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。（手写出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。（手写可能窜行）可能窜行）6.对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。供会计账簿的满页打印输出功能。7.打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据打印输出的会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。（三）关于会计核算软件输出数据的其他要求（三）关于会计核算软件输出数据的其他要求 1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。软件不能提供直接修改功能。（P70，第三十第三十四四条）条）2.会计年度终了进行结账时，会计核算软会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能。软磁盘等存储介质上的强制备份功能。（P70，第三十第三十五五条）条）第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位的划分一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三第二、三条）条）基本会计岗位基本会计岗位 会计电算化岗位会计电算化岗位第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位的划分一、会计电算化岗位的划分（P65第二、第二、三条）三条）基本会计岗位包括基本会计岗位包括：会计主管会计主管 出纳出纳 会计会计核算各岗核算各岗 稽核稽核 会计档案管理等会计档案管理等第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位的划分一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三条）第二、三条）会计电算化岗位会计电算化岗位是指直接管理、操作、是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。实行会计电算化的单位要根据计算机系实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作维护开发的特点，结合会计工作的要统操作维护开发的特点，结合会计工作的要求划分电算化会计岗位。求划分电算化会计岗位。第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、会计电算化岗位的划分一、会计电算化岗位的划分（P65第二、三条）第二、三条）大中型企业和使用大规模会计电算化系统的大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位：单位，可以考虑设立如下岗位：1.电算主管电算主管 2.软件操作软件操作 3.审核记账（不得由出纳审核、不得审核审核记账（不得由出纳审核、不得审核 自己编制的凭证）自己编制的凭证）4.电算维护电算维护 5.电算审查电算审查 6.数据分析数据分析 注意：注意：不相容岗位不相容岗位：软件操作岗位与审核记账、电软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为。（审核监督功能）算维护、电算审查岗位为。（审核监督功能）会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管电算主管负责定义各操作人员的权限。负责定义各操作人员的权限。具体具体操作人员操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。和他人的操作权限。基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化持相对稳定。中小型单位和使用小规模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。必要的电算化岗位，许多岗位可由一个人承担。（P65，第四条），第四条）第四节计算机替代手工账的基本要求第四节计算机替代手工账的基本要求一、替代手工账的定义一、替代手工账的定义 替代手工账（俗称甩账）是指将各种基替代手工账（俗称甩账）是指将各种基本的会计数据输入计算机，采用电子计算机本的会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入计算机的会计数据进设备和会计软件对输入计算机的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。账这一过程。替代手工账是会计电算化的目标之一替代手工账是会计电算化的目标之一（首（首要目标）。要目标）。二、替代手工账的条件二、替代手工账的条件（P63，第二条），第二条）1.配备了计算机硬件设备和会计软件。配备了计算机硬件设备和会计软件。2.进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员。电算化工作人员。3.建立严格的内部管理制度。建立严格的内部管理制度。三、替代手工账前的工作三、替代手工账前的工作（P63，第三条），第三条）根据相关规定，计算机与手工会计核算根据相关规定，计算机与手工会计核算应该并行应该并行3个月个月以上，计算机与手工核算的以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要数据相互一致，软件运行也安全可靠，还要接受有关部门的监督。接受有关部门的监督。四、如何替代手工账四、如何替代手工账1.整理手工会计业务数据。整理手工会计业务数据。（1）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账）重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。账、账实相符。（2）整理各账户余额。）整理各账户余额。（3）清理往来账户和银行账户。）清理往来账户和银行账户。2.建立会计账户体系并确定编码。建立会计账户体系并确定编码。编码时，编码时，一级会计科目编码一级会计科目编码按财政部规定按财政部规定的编码方案执行；的编码方案执行；明细科目编码明细科目编码按照具体编码按照具体编码规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科规则设置。一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案；即：本级科目全编码上一级目全编码方案；即：本级科目全编码上一级科目全编码本级科目编码。科目全编码本级科目编码。四、如何替代手工账四、如何替代手工账会计科目编码原则：会计科目编码原则：（1）符合财政部和有关管理部门的规定。）符合财政部和有关管理部门的规定。（2）满足本单位会计核算与管理的要求。）满足本单位会计核算与管理的要求。（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，）满足会计报表的要求，凡是报表所用的数据，如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。如果需要从账务系统中取数，必须设立相应的科目。（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。级科目。（5）要保持科目的相对稳定性。）要保持科目的相对稳定性。（6）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统）应考虑与子系统的衔接，凡是与其他各子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。在账务处理系统中设为最底层科目。五五、计算机与手工并行、计算机与手工并行1.概念概念:指在会计软件使用的最初阶段，人工与指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。计算机同时进行会计处理的过程。2.主要任务是：主要任务是：检查已建立的会计电算化核算系统是否充分检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度等。等。五五、计算机与手工并行、计算机与手工并行3.在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：要进行如下工作：检验各种核算方法。检验各种核算方法。检查会计科目体系的正确性和完整性。检查会计科目体系的正确性和完整性。考查操作熟练程度。考查操作熟练程度。纠正会计软件程序错误或业务处理错误。纠正会计软件程序错误或业务处理错误。五五、计算机与手工并行、计算机与手工并行4.此外，并行期间还要注意以下问题：此外，并行期间还要注意以下问题：适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查。定期检查。实施复杂大系统时，应向有关方面的专家咨实施复杂大系统时，应向有关方面的专家咨询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。询，或向有经验的单位学习，尽量少走弯路。做好申请替代手工记账前的准备工作，争取做好申请替代手工记账前的准备工作，争取一次通过审查。一次通过审查。六六、替代手工记账的基本要求、替代手工记账的基本要求（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求（二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求（二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求（三）存储介质要求（三）存储介质要求六六、替代手工记账的基本要求、替代手工记账的基本要求（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求（一）替代手工记账方式下记账凭证的要求记账凭证分类：记账凭证分类：一种：记账凭证一种：记账凭证三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证三种：收款凭证、付款凭证、转账凭证五种：现金收款凭证、银行收款凭证、五种：现金收款凭证、银行收款凭证、现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证现金付款凭证、银行付款凭证、转账凭证六六、替代手工记账的基本要求、替代手工记账的基本要求（二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求（二）计算机内会计数据打印输出和保存的要求1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按会计档案管理办迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按会计档案管理办法中的规定执行。法中的规定执行。2.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。旬打印输出。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表总分类账本期发生额及余额对照表”替替代。代。4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适当减少。簿中的表格线可适当减少。六六、替代手工记账的基本要求、替代手工记账的基本要求（三）存储介质要求（三）存储介质要求 1.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。2.作为会计档案保存时，其保存期限应与会计档案管理作为会计档案保存时，其保存期限应与会计档案管理办法中规定的相应会计数据（书面形式的会计财簿、报表）办法中规定的相应会计数据（书面形式的会计财簿、报表）相一致。相一致。3.记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。有关账簿、报表。4.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。第五节会计电算化档案管理的基本要求第五节会计电算化档案管理的基本要求 计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。工记账的重要工作。采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按会这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按会计档案管理办法的规定执行。计档案管理办法的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。并报财政部、国家档案局备案。第五节会计电算化档案管理的基本要求第五节会计电算化档案管理的基本要求一、电算化会计档案管理概述一、电算化会计档案管理概述二、记账凭证的生成与管理二、记账凭证的生成与管理三、会计账簿、报表的生成与管理三、会计账簿、报表的生成与管理四、电算化会计档案的基本要求四、电算化会计档案的基本要求一、电算化会计档案管理概述一、电算化会计档案管理概述电算化会计档案电算化会计档案以磁性介质存储在计算机中的以磁性介质存储在计算机中的会计数据会计数据会计软件系统开发运行过程中会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序编制的各种文档程序计算机打印输出的书面形式的计算机打印输出的书面形式的会计数据会计数据其他会计资料其他会计资料保存期保存期限限按按会计会计档案管档案管理办法理办法的规定的规定停止使用或有重大停止使用或有重大更改之后的更改之后的5年年二、记账凭证的生成与管理二、记账凭证的生成与管理 计算机替代手工记账后，记账凭证的生计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：成有两种方式：1.将原始凭证直接录入计算机，由计算将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。机打印输出。2.手工事先作好记账凭证，向计算机录手工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。入记账凭证，然后进行处理。此外，在保证记账凭证清晰的前提下，此外，在保证记账凭证清晰的前提下，计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。计算机打印输出凭证中的表格线可适当减少。三、会计账簿、报表的生成与管理三、会计账簿、报表的生成与管理 计算机替代手工记账后，财政部对会计计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按会计档案管理办法的规定执保存期限按会计档案管理办法的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些的特殊情况，在会计资料生成方面作了一些灵活规定灵活规定。在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括（9点）：1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存现金日记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也法；如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。可按旬打印输出。2.一一般账簿可以根据实际情况和工作需要按般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可；发生业务较少的账簿，可满页打印。满页打印。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类总分类账本期发生额及余额对照表账本期发生额及余额对照表”替代。替代。在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括（9点）：4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的算机打印输出的凭证、账簿中的表格线可适表格线可适当减少当减少。5.记账凭证、总分类账、现金日记账和记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，银行存款日记账，还要按照有关税务、审计还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表报表。6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果档案保存的单位，如果不再不再定期定期打印打印输出会输出会计账簿，必计账簿，必须征得同级财政部门的同意须征得同级财政部门的同意。在会计资料生成方面作了一些灵活规定包括（9点）：7.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。部门保管。8.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上档案原件原则上不得外借不得外借。9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。善保管、存放有序、查找方便。四、电算化会计档案的基本要求四、电算化会计档案的基本要求（9 9点）点）1.对电算化会计档案管理要做好防磁、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点存放在两个不同的地点，最好放在两个不同，最好放在两个不同的建筑物内。的建筑物内。2.采用采用磁性介质磁性介质保存会计保存会计档案档案的，要定的，要定期进行检查，期进行检查，定期复制定期复制，防止由于磁性介质，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。损坏而导致会计资料丢失。3.严格执行安全和保密制度，严格执行安全和保密制度，会计档案会计档案不得随意堆放不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。，严防毁损、散失和泄密。四、电算化会计档案的基本要求四、电算化会计档案的基本要求（9点）4.各种会计资料，包括打印出来的会计各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导未经单位领导同意，不得外借和拿出单位同意，不得外借和拿出单位。5.经领导同意借阅的会计资料，应履行经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。该认真检查病毒，防止感染病毒。6.大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采尽量避免采用软盘存储会计档案。用软盘存储会计档案。四、电算化会计档案的基本要求四、电算化会计档案的基本要求 7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副妥善保管并留有副本本。直至其中的会计信息完全过时为止。直至其中的会计信息完全过时为止。8.对存档的会计资料要检查记账凭证上录对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章等。具备出纳人员签名和盖章等。9.对违反会计档案管理制度的人员，应该对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该导或财政、审计机关严肃处理。会计档案应该由专人负责。由专人负责。模拟练习模拟练习例例3-1判断：判断：会计核算软件必须提供人员岗位会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（）及操作权限设置的功能。（）模拟练习模拟练习答案：对答案：对例例3-2判断：判断：会计核算软件中采用的各级会计核算软件中采用的各级会计科目名称、编码方法，必须会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。符合国家统一会计制度的规定。（）（）答案：错答案：错例例3-3单选：单选：下列职责中，（）岗位是不下列职责中，（）岗位是不相容职责。相容职责。A.电算化主管与审核电算化主管与审核B.凭证录入与修改凭证录入与修改C.凭证录入与审核凭证录入与审核D.电算化主管与记账电算化主管与记账答案：答案：C例例3-4单选：单选：操作人员要严格遵守计算机的操作程操作人员要严格遵守计算机的操作程序，并遵循（）的要求。序，并遵循（）的要求。A.操作制度操作制度B.机房管理制度机房管理制度 C.会计制度和会计准则会计制度和会计准则D.会计电算化会计电算化答案：答案：C例例3-5多选：多选：会计电算化岗位是指直接管理、会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机以及会计核算软件操作、维护计算机以及会计核算软件的工作岗位。大中型企业和使用大规的工作岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，可以考虑模会计电算化系统的单位，可以考虑设立如下岗位（设立如下岗位（）。）。A.电算主管电算主管 B.审核记账审核记账 C.电算维护电算维护 D.数据分析数据分析答案：答案：ABCD例例3-6多选：多选：电算化系统中恢复功能是电算化系统中恢复功能是系统非常重要的基本功能，进行系统非常重要的基本功能，进行这一工作时应当（）。这一工作时应当（）。A.所有人员均有恢复权所有人员均有恢复权 B.检查备份日期检查备份日期C.恢复往年资料前备份当前资料恢复往年资料前备份当前资料 D.指定专人操作指定专人操作模拟练习模拟练习答案：答案：BCD