连锁企业财务管理制度汇编.doc

大型连锁企业财务管理制度汇编 手 册 目 录 第一章基本财务类制度1第一节会计基础工作规范6第二节赠送礼金券的要求和账务处理8第三节促销活动中赠送商品或礼金券代扣个人所得税的规定9第四节消费者补差操作规范10第五节正确填写票据和结算凭证的基本规定13第六节报表统计上报规定14第七节各分公司财务数据上传时间及帐套号编码的规定17 第二章资金管理类制度18第一节集团总部资金管理规定18第二节分公司资金管理制度22第三节加强资金管理及规范内部结算的规定23第四节加强资金管理的若干规定24第五节调整信用额度使用的通知24第六节银行帐户管理规定24第七节重申规范银行账户管理的通知26第八节规范银票数据录入27第九节现金管理制度28第十节备用金及借款管理规定30第十一节加强货款结算付款的控制点35第十二节门店销售款管理规定38第十三节防范银行卡风险的通知39 第三章费用管理类制度40第一节总论40第二节外出和外派人员报销、补贴标准规定49第三节外派人员各项费用补贴标准52第四节自备车管理规定53第五节关于移动通讯费报支的管理规定55第六节业务活动费列支标准57第七节费用支出索取增值税专用发票的规定58第八节关于职务津贴报销流程及相关事项的规定60第九节总部与上海分公司财务部日常费用收支、借款等业务的规定61第十节关于各分公司连锁门店营业用电话费报支额度的规定62 第四章审批类管理制度64第一节总部费用预批内容及报批流程64第二节分公司费用报批制度及流程68第三节出租车费报销的规定73第四节总部费用报销的时间安排及相关规范74第五节家电类采购资金审批流程(上海地区)74第六节家电类采购资金审批流程（非上海地区）80第七节大额专项打款申请及跟踪评估规定84第八节安装类采购资金审批流程86 第五章存货管理类制度89第一节商品监控管理制度（财务篇）89第二节赠品管理制度92第三节库存商品盘点制度96第四节库存商品盘点差异管理制度101第五节XX上海分公司退货规范106第六节购货发票遗失的退货操作流程109第七节库存商品成本调价操作规范111第八节商品报废审批流程116 第六章财产类制度118第一节财产财务管理制度119第二节财产采购管理及财务核算流程127 第七章往来管理类制度132第一节往来对帐管理制度132第二节往来对帐操作流程的补充规定142第三节各分公司与分公司之间、分公司与独立门店之间往来的操作要求144第四节团购预收款的操作规定145第五节供应商结大帐流程的通知149第六节与供应商核对往来帐项应注意的事项150第七节呆帐坏帐审批流程150第八节规范停止合作或退场供应商质保金收取的通知154 第八章返利费用结算类制度155第一节返利类制度155第二节应收费用类制度173第三节关于返利费用管理相关要求的通知186第四节关于加强广告费挂帐、回收管理的通知187第五节阶段性返利、装修费净收入、广告费收入管理的补充规定187第六节关于分公司之间购销、调拨返利相关规定的通知188第七节关于调整月度经营毛利报表上报时间的通知189第八节进货增值税发票监控管理制度189第九节连锁管理中心工程部展台费开票事项的有关规定190 第九章预算分析类制度191第一节管理报表项目责任归属191第二节各门店电费及时报支事宜192第三节管理报表准确性、预算编制准确率的奖惩193 第十章工商税务类制度193第一节工商税务证照申请办理的规范193第二节进货增值税发票监控管理制度198第三节正确计算个人所得税的要求199第四节增值税发票进项税额抵扣问题的通知201第五节退货（或折让）证明的办理要求203第六节公司基本资料的归档要求（财务中心所需）204 第十一章财务部门及财务人员管理制度204第一节财务人员激励制度204第二节财务处罚制度210第三节门店财务检查制度213第四节财务管理中心绩效考核细则218第五节财务内控制度考核实施细则226第六节财务内控管理制度处罚操作程序227第七节财务部门主管级人员任命调动的批准权231第八节部门例会制度231第九节实施会计巡查制度的通知232第十二章档案管理类制度232第一节财务档案管理总则232第二节合同管理制度235第三节结算票据管理236第四节合同专用章交接的通知237第五节财务软件安装授权及财务系统授权规定238第六节财务印章管理制度239第七节发票的管理制度240第八节收据使用及收费管理制度248自装空调安装卡操作制度249第十三章其他相关制度255第一节管理费收取的规定255第二节费用上交的相关规定256第三节门店经理离任审计规范257第一章 基本财务类制度第一节 会计基础工作规范为了加强会计基础工作，建立规范的会计工作秩序，提高会计工作水平，根据会计法的有关规定,制定本规范。第一条 各分公司领导对本公司的会计基础工作负有领导责任。第二条 各分公司财务经理要加强对会计基础工作的管理和指导，通过引导、交流、监督检查等措施，促进本公司加强会计基础工作，不断提高会计工作水平。第三条 各分公司根据会计业务需要设置会计机构，岗位分工要形成一定的内部牵制制度， 根据会计业务需要配备持有会计证的会计人员，未取得会计证的人员不得从事会计工作，会计人员应当具备必要的专业知识和专业技能。第四条 主管、财务经理人员应当具备下列基本条件 （一）坚持原则，廉洁奉公。 （二）具有会计专业技术资格。（三）主管、财务经理的财务工作时间不少于三年。熟悉国家财经法律、法规、 规章和方针、政策，掌握商业连锁财务管理的有关知识。 （四）有较强的管理能力、沟通协调能力第五条 各分公司应当根据实际会计业务需要设置会计工作岗位，会计工作岗位可以一人一 岗、一人多岗或者一岗多人。但出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费 用、应收款项的凭证填制工作。 第六条 各分公司会计人员的工作岗位应当有计划地进行轮换。第七条 各分公司财务经理应当合理安排会计人员的培训，保证会计人员每年有一定的时间用于学习和参加培训。第八条 会计人员应当保守本公司的商业秘密。除法律规定和本公司领导人同意外，不能私自向外界提供或者泄露公司的会计信息。第九条 会计人员工作调动或离职，必须将本人所经管的会计工作全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或离职。第十条 会计人员办理交接手续，必须编制移交清册，列明应当移交的各项内容，整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。第十一条 接替人员应当认真接管移交工作，并继续办理移交的未了事项。接替人员应当继续使用移交的会计帐目，不得自行另立新帐，以保持会计记录的连续性。第十二条 一般会计人员交接由主管人员负责监交，财务主管交接由分管经理负责监交，财务副经理交接有财务经理负责监交，财务经理交接由财务管理中心派人会同监交。第十三条 出纳人员交接必须根据会计帐簿有关记录进行点交，库存现金、有价证券必须同会计帐簿记录保持一致，不一致时移交人员必须限期清查。银行存款帐户余额要与银行对帐单核对一致，不一致时移交人员必须限期清查。第十四条 交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册上注明：公司名称，交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册应当填制一式三份，交接双方各执一份第十五条 各分公司应当按照会计法和国家统一会计制度的规定建立会计帐册,对发生的各项经济业务进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。第十六条 会计年度自公历1月1日起至12月31日止，会计核算以人民币为记帐单位。第十七条 各分公司不得伪造、变造会计凭证和会计帐簿，不得设置帐外帐、不得向公司总部报送虚假会计报表。第十八条 各分公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料应当建立档案，设专人妥善保管。第十九条 各分公司在会计核算时必须取得或填制原始凭证，要加强对原始凭证的审核，确 保原始凭证的真实、正确，要根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。第二十条 记帐凭证可以分为收款凭证、付款凭证、转帐凭证。对于每月不超过100张凭证的独立法人单位可以使用通用记帐凭证。第二十一条 结帐和更正错误的记帐凭证可以不附原始凭证外，其他记帐凭证必须附有原始凭证。第二十二条 记帐凭证可以根据每张原始凭证或若干张同类原始凭证汇总填制，但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张凭证上。第二十三条 现金、银行存款科目在填制记帐凭证时必须根据每一张现金、银行存款原始单据填制收款、付款凭证。第二十四条 记帐凭证的摘要应用简明扼要，正确运用会计科目，记帐凭证同所附原始凭证的内容相符、金额一致。并注明附件张数。第二十五条 各分公司应设专人加强对记帐凭证的审核，以保证会计核算的质量，做到真实可靠、内容完整。记帐凭证当月发生错误应当重新填制。第二十六条 已结帐如发现记帐凭证错误，应先用负数填写一张与原内容相同的记帐凭证，在摘要栏内注明“注销某月某日某号凭证”。同时再重新填制一张正确的记帐凭证，“注明订正某月某日某号凭证”。如果科目没有错误，只是金额错误，可以将正确的金额与错误数字之间的差额，另编一张调整的记帐凭证。调增用正数，调减用负数。第二十七条 记帐凭证应当连同所附的原始凭证，按照编号顺序，折叠整齐，按月装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签处盖章。第二十八条 次年3月底前必须将前年的会计帐薄打印，帐薄包括总帐、明细帐、现金、银行日记帐。打印的帐薄必须连继编号，经审核无误后装订成册，并由财务经理签字或盖章。第二十九条 打印的记帐凭证的内容、金额应同明细帐的记录一致。第三十条 各分公司应当按照规定每月定期结帐，结帐前必须将本月发生的各项经济业务全部填制好记帐凭证，审核记帐。第三十一条 各分公司对外财务报表应按会计制度规定的格式和要求编制，内部使用的财务报表按财务管理中心的规定，各类财务报表按规定日期上报。第三十二条 各分公司上报的各类报表必须做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。财务经理对上报的各类报表负责。第三十三条 各分公司财务应依据法律、法规和制度对全公司的各项经济活动进行会计监督。第三十四条 各分公司应当对会计凭证进行审核、监督。对实物、款项进行监督。严格执行财产清查制度。对手续不齐全的财务收支，应当退回，要求更正补充。第三十五条 对违反法律、法规、会计制度的财务收支不予以制止和纠正的，又不向财务管理中心提出书面意见的，应当承担责任。第三十六条 本规范从二三年十一月一日起实施。第三十七条 具体核算规定详见会计核算细则第二节 赠送礼金券的要求和账务处理一、 税法要求以赠送100元礼金券为例开高发票价，交纳增值税及附加税（1001.170.17）1.115516.21元代顾客缴纳偶然所得个人所得税 100（120%） 20%25元赠送礼金券和缴纳个人所得税列入“营业外支出”科目，不得税后列支，计缴所得税12533%41.25元合计：赠送100元礼金券后，公司还需缴纳税金82.46元二、 公司利润要求按每1000元赠送100元礼金券计算，所列支成本为182.46100018.25%按公司目前平均费用率6%计算，商品保本毛利率必须达到25 %以上方可赠送。三、 操作规定1、 代厂方赠送的礼金券，而且礼金券为厂方提供和相关费用由厂方承担，不属此要求范围内。2、 凡需赠送礼金券的商品毛利率必须达到25%以上，否则不得赠送。3、 赠送礼金券活动必须经相关部门领导及财务部审核通过后方可举行，未经审核通过不得发布广告、张贴宣传。4、 财务部对赠送的礼金券必须提取相应的个人所得税，并将礼金券额和个人所得税计入“营业外支出”科目。5、 凡营销部需赠送礼金券的，必须列出赠送计划，注明商品毛利率。6、 财务部返利结算员审核毛利率填写的真实性，财务部副经理（核算）提出操作要求和账务处理规定，通知门店按规定执行。四、 赠送礼金券活动审批流程1、 业务员填写礼金券赠送计划审批表；2、 营销部经理签字确认；3、 返利结算员审核；4、 财务部副经理（核算）签字，并拟定赠送礼金券操作通知书；5、 分公司经理审批；6、 业务员通知市场部门进行广告策划；7、 低于规定毛利率的，一般不允许赠送，经总裁特批的除外。五、 考核制度1、 各分公司所有财务人员必须按此要求进行操作和帐务处理，违规操作者一律除名。2、 未经审核赠送礼金券的，所赠礼金券和相关税费由责任人全额赔偿，罚款100元。3、 因虚报毛利率，使赠送礼金券的商品毛利率低于25%的（经特批的除外），差额部分由业务员全额赔偿，罚款200元。财务部返利结算员负审核责任罚款300元。第三节 促销活动中赠送商品或礼金券代扣个人所得税的规定摘自永2004财（通）字第0109号为了保证公司的利益，按税法要求规范促销活动中的涉税行为，现对促销活动中赠送商品或礼金券代扣个人所得税作如下规定。一、税法要求中华人民共和国个人所得税法规定，有奖销售活动中取得的奖金或赠品应按偶然所得，交纳个人所得税，税率为20% 。二、操作规定1、 在促销活动中，无论赠送商品(包括供应商提供的赠品，如ERP系统中不反映的赠品)还是赠送礼金券或是送现金都必须代扣个人所得税（注：若用礼金券抵减货款后，发票低开低收的，则无需代扣个人所得税），按所赠商品价格或所送金额的20 %计算代扣个人所得税额。所赠金额在300元以下的，个人所得税由公司承担；所赠金额在300元以上的，个人所得税由消费者承担。2、 市场管理部门在制作促销活动的广告宣传资料和制定促销活动细则时，应将所送金额和代扣个人所得税金额说明清楚，让消费者明白所获赠品或奖金须交纳个人所得税的具体金额。3、 业务部门在促销活动通知书中写明所送金额，以便门店在进行促销活动时按规范操作。另外，在策划促销活动时，对赠品价格定位要适当，如果价格定得偏高，一是增加增值税金额，提高了促销活动的成本，缩小了所销商品的利润空间；二是加大了个人所得税的计税基数。4、 财务部门在促销活动通知书“财务流程”栏中应注明：该次促销活动中应由消费者承担的个人所得税金额，并由门店财务向消费者开具代扣个人所得税收据。5、 门店在举行促销活动时，应按赠品金额或礼金券金额的20%代扣个人所得税，并开具XX专用收据。收据联交给消费者，记账联交财务部。本规定从下文之日起执行。第四节 消费者补差操作规范第一项 江浙沪地区消费者补差操作规范摘自永2003财（规）字第 0023 号一定义及产生原因定义： 根据公司管理需要和厂方通知对库存商品的售价进行调整，从而发生售价的降低；或市场上同类商品的售价低于我公司的售价。我公司承诺自消费者购买我公司商品15日内，如有上述情况XX将凭DM广告单和在XX购买商品的发票将此笔差额补给消费者。产生原因：产生这种价格差异的原因主要是厂方价格调整引起的售价变动、公司内部清理滞销商品等原因而引起的价格变动、竞争对手由于某种原因而降低售价而引起的价格差异。二规范消费者操作流程的目的目的：正确确认企业的应收款项及时向供应商收回，避免企业资产的流失；及时统计企业负担的补差额以加强对补差的管控。三消费者补差的性质1供应商承担：此笔补差由供应商原因产生，或供应已承诺承担，属应收款项，为企业资产。2公司承担：此笔补差由我公司原因产生，或无法向供应商收回的，应冲减收入直接进入当期损益。四操作流程（一）门店1消费者凭XX或市场同类商品的DM广告单以及在XX购买商品的发票到XX商场要求补差，填写XX统一印发的销售让利单（将顾客带来的补差依据粘贴在后：购置商品发票复印件及DM或报纸广告），由该商品所在柜柜长签字确认后门店经理审核，交收银台由收银员开具与原发票一致的红字发票后，根据降价后的金额开立新的发票，在新开发票的客户联后加盖的消费者补差专用章中录入原发票日期、原销售单ID、原发票金额、已补差金额等，其中原发票日期为第一张发票日期，差价补贴时限以第一张发票日期为准。消费者补差专用章样式：消费者补差专用章原发票日期：原销售单ID：原发票金额：补差金额：补差日期以第一张发票日期为准！2收银员将作废的原发票与新开立的红字发票存根联装订在一起，门店财务主管每天根据销售让利单登记差价补贴明细表，门店经理签字确认，同时将销售让利单附在差价补贴明细表后按月归档。每月27日前将上月26日至本月25日的差价补贴明细表报财务部返利结算员。差价补贴明细表补差日期品类品牌型号原发票日期原发票金额现发票金额补差金额合计财务主管： 门店经理： （二）分公司返利部1分公司返利相应人员在每月27日跟催各门店上交差价补贴明细表，并汇总成一张品类差价补贴门店汇总表，汇总表中明细项不变只是依品类汇总28日前给营销部门确认。品类品牌型号原发票日期补差日期原发票金额现发票金额补差金额是否可收回供应商名称 品类差价补贴门店汇总表 可收回金额：品类经理确认：2收到营销部门确认的品类差价补贴门店汇总表后将各品类可收回金额对应各品牌填入各品类小组销售、毛利完成情况表中的差价补贴栏中。3返利部相应人员在30日前将品类差价补贴可收回情况表交分公司总经理和财务管理中心收入监控专员，收入监控专员将各分公司汇总。（三）营销部门1分公司营销部门各品类相关人员在28日前将品类差价补贴门店汇总表确认后交分公司返利部。2分公司营销部各品类负责人应在每月终了前，收回上月确认可收回之差价补贴款。五考核制度差价补贴的确认各门店财务人员必须仔细核对保证原始数据的准确性，各分公司返利人员及时进行数据整理以反馈给营销部门及时收回差价补贴款。1 门店差价补贴手续不全或错漏的，每发生一笔，对收银人员或财务主管理予以处罚。2 返利部门未按时催收差价补贴明细表的予以处罚。3 营销部门未按时将品类差价补贴门店汇总表确认后交财务部，逾期予以处罚。4 营销部门不及时催收差价补贴款，逾期予以处罚。5 在规定时间内未收回差价补贴款的，返利结算员应对营销人员进行催收，返利人员未对营销人员发出书面催收书的，逾期予以处罚。 六执行时间本操作流程从2003年4月26日开始执行。第二项 粤闽地区消费者补差操作规范鉴于福州分公司消费者补差政策的不同，为加强对补差的监控，现特制定下述操作规范，望福州分公司遵照执行一、 操作规范及职责（一） 柜长检验1、 补差是否符合权益保障条款，及原始发票2、 确认顾客出示的DM或报纸广告是否符合。（二） 填写销售让利单并确认1、 柜长或指定柜组人员带领顾客前往服务台领取销售让利单并让顾客填写相关信息，必须注明发票号，在发票背面加盖“补差章”，填全“补差章”相关信息。2、 由柜长、门店经理确认签字3、 将顾客带来的补差依据（购置商品发票复印件及DM或报纸广告）粘附在销售让利单后4、 通知顾客前往分公司财务部领取差价。（三） 财务出纳1、 根据门店审核手续齐全的销售让利单给付顾客补差金额，在顾客原始发票背面和让利单上都加盖“现金付讫”章。2、 每日按门店登记差价补贴明细表，每日报营销部。3、 每月汇总补差让利金额并在当月27日前将上月26日本月25日的差价补贴明细表报财务部返利管理员。4、 每日根据销售让利单进行制证，计入“其他应收款/应收消费补差款”科目。5、 每月核对“其他应收款/应收消费补差款”科目和差价补贴明细表是否一致。（四） 财务返利管理人员汇总确认1、 根据差价补贴明细表，填写成一张品类差价品类汇总表，每月28日前交给营销部门确认。2、 收到品类科确认过的差价补贴后记入供应商应收款中。3、 返利人员在本月30日前，将品类应收差价补贴情况表交给分公司总经理和财务管理中心收入监控专员，同时将各分公司汇总。（五） 营销操人员操作1、 根据出纳每日报的差价补贴明细表，及时联系供应商，提出解决方案和收款计划。2、 相应品类负责人员本月28日前确认当月品类差价表并交与财务返利管理人员，消费者补差要求在次月内全额或加倍收回，补差回收要求在发票折扣折让中体现，以账扣方式或银行结算方式收回。3、 每月终了前，收取上月已确认可收回的差价补贴款。二、 罚则1、 对违反规定进行补差的责任人视情节轻重处50以上元罚款，直至开除。2、 财务出纳未及时准确登记差价补贴明细表的，返利管理员未及时准确汇总应收消费者差价汇总表的，处50元罚款。3、 营销部未按时收回补差的，对责任人处补差金额20%的罚款。三、 附表差价补贴明细表门店名称：序号补差日期补差让利单号品类品名规格原发票 日期原发票 金额补差 金额备注合计制单： 第五节 正确填写票据和结算凭证的基本规定 银行、单位和个人填写的各种票据和结算凭证是办理支付结算和现金收付的重要依据，直接关系到支付结算的准确、及时和安全。票据和结算凭证是银行、单位和个人凭以记载账务的会计凭证，是记载经济业务和明确经济责任的一种书面证明。因此，填写票据和结算凭证，必须做到标准化、规范化，要要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草，防止涂改。 1、 中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。2、 中文大写金额数字到元为止的，在元之后，应写整（或正）字，在角之后可以不写整（或正）字。大写金额数字有分的，分后面不得写整（或正）字。 3、 中文大写金额数字前应标明人民币字样，大写金额数字应紧接人民币字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印人民币字样的，应加填人民币三字。在票据和结算凭证大写金额栏内不得预印固定的仟、佰、拾、万、仟、佰、拾、元、角、分字样。 4、 阿拉伯小写金额数字中有0时，中文大写应按照汉语语言规律、金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。举例如下： 1） 阿拉伯数字中间有O时，中文大写金额要写零字。如￥1，40950，应写成人民币壹仟肆佰零玖元伍角。 2） 阿拉伯数字中间连续有几个0时，中文大写金额中间可以只写一个零字。如￥6，00714，应写成人民币陆仟零柒元壹角肆分。 3） 阿拉伯金额数字万位或元位是0，或者数字中间连续有几个0，万位、元位也是0，但千位、角位不是0时，中文大写金额中可以只写一个零字，也可以不写零字。如￥1，68032，应写成人民币壹仟陆佰捌拾元零叁角贰分，或者写成人民币壹仟陆佰捌拾元叁角贰分；又如￥107，00053，应写成人民币壹拾万柒仟元零伍角叁分，或者写成人民币壹拾万零柒仟元伍角叁分。 4） 阿拉伯金额数字角位是0，而分位不是0时，中文大写金额元后面应写零字。如￥16，409.02，应写成人民币壹万陆仟肆佰零玖元零贰分；又如￥32504，应写成人民币叁佰贰拾伍元零肆分。 5、 阿拉伯小写金额数字前面，均应填写入民币符号￥（或草写：）。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。 6、 票据的出票日期必须使用中文大写。为防止变造票据的出禀日期，在填写月、日时，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁抬的，应在其前加零；日为抬壹至拾玖的，应在其前加壹。如1月15日，应写成零壹月壹拾伍日。再如10月20日，应写成零壹拾月零贰拾日。 7、 票据出票日期使用小写填写的，银行不予受理。大写日期未按要求规范填写的，银行可予受理，但由此造成损失的，由出票入自行承担。第六节 报表统计上报规定摘自永2003财（规）字第0012号 为加强门店销售款的财务监控力度，统一销售上报口径，保证销售额数据的准确一致性，现对销售款的上报作如下规定：第一项 销售日报表管理规定1、 收银在银行结帐时点收取的所有现金都必须解缴银行，包括当日销售现金、上日结帐时点后隔夜款、收取的预收款现金。2、 预收款。1) 预收款专指因客户需要预付部分或全部货款，但不开具发票产生的收款，原则上不鼓励预收款。2) 对于预收款，收银必须进行相关登记，记录预收款时间和实现销售时间。3) 对于部分预收的一律不得开具发票；对于全额预收的，除系统原因外必须开具发票。凡预收款的必须明确发票开具时间且最晚在7天内，不可待定，否则不得采用预收款方式。目前系统原因主要为：使用ERP系统的，销售非集中配送但无库存的商品；外省使用手工发票和前台电脑开票的均可实现即时开票。4) 预收款的解款要求：鉴于预收情况较少，故要求每一笔预收款均单独填写“银行解款单”，解款单上注明收银柜台名称、预售单号码，根据预收解款总额填写“缴款凭证”；解款后，台帐核对缴款凭证总额与相应预收款解款单总额，解款单暂由台帐保管。5) 预收款商品发票开出后，收银在当日销售的缴款凭证上注明预收款的预售单号；台帐根据预售单号进行抽取原解款单，保证当日随当日缴款凭证、记帐联、解款单等一同交财务。则当日销售的缴款凭证总额记帐联总额当日现金支票解款让利其他（如：总部调现）原预收款（当日销售中以预收款冲抵部分，注明预售单号）3、 根据永财通字【2003】第0007号加强门店销售款管理的紧急通知（暨：门店销售款管理规定），门店必须严格执行，禁止发生应收款。附表： 注：若为门店销售日报表，则“门店”一栏改为“日期”_分公司销售日报表星期： 年月日单位：元行次项目门店合计天气1上日余额现金2 其他 3 预收款(-) 4 合计 5本日实际开票数 空调科 6 冰洗科 7 小白科 8彩电科9 视听科 10 小黑科 11 手机科 12 IT数码科 13 合计 14 占分公司比重 15本日解款现金解入16 票据解入 17 POS机 18 合计 19本日销售其它组成实际抵用礼金券20让利21工资奖金22总部调现23 预收款调正 242526 合计 27本日余额现金28 其他 29 预收款(-) 30 合计 实际销售与预算分析 6月份销售计划 单位:万元 时间进度 累计销售额 单位:万元 累计销售占预算比例 填表说明：1）填表说明本表由分公司每日汇总后统一上报财务管理中心2）本日实际开票数指门店当日营业时间内（从开始营业到营业结束）发生的销售总额3）本日解款中的现金解入和票据解入指当日解缴银行的所有金额，包括隔夜款、当日预收款4）POS机指门店当日营业时间内（从开始营业到营业结束）发生的总额5）本日预收款调正：预收货款解缴额填负数；原预收款实现销售（开票），根据原预收金额填正数；正负相抵后填入6）本日余额中：现金是当日未解的现金数，其它是指票据未解数；预收款(-)指当日银行缴款时点后的预收金额，以负数填列7）让利指开票金额与实收现金的用于补贴给顾客差额数8）272829413182630第二项 规范对外报表及销售日报表一、对外报表 对外报表有助于企业内部管理者和决策者、企业外部各监督管理部门更好地了解企业经营状况，因此，准确、及时的提供对外报表就显得极其重要。鉴于目前各分公司报表上传的及时性和准确性存在或多或少的问题，现对对外报表的内容、格式、上报时间、相关责任人、相关负责人及惩处办法做出相应的规定。1、 对外报表的内容根据公司具体情况，将对外报表分为：资产负债表、主要税金明细表、损益表、费用明细表及经营情况汇总表。2、 对外报表的格式（见附件）3、 上报时间对外报表由分公司汇总完毕、确认后于次月6号前提交财务管理中心（节假日不顺延）。4、 惩处办法（1）各分公司必须按统 一的格式编制对外报表，不得随意修改。若发现分公司擅自增减报表项目、擅自修改公式，一经发现将给予相关责任人罚款。（2）各分公司必须在规定时间内出具对外报表。若分公司未按时出具、上传报表延误中心报表的汇总，则对相关人员以一定的处罚。（3）各分公司必须对报表数据的准确性负责，保证报表之间的勾稽关系无误，同时也要对报表的完整性负责。若发现分公司的数据有误、报表之间的勾稽关系有误、报表缺乏完整性，则对相关人员以一定的处罚。二、销售日报表销售日报表作为公司对内的报表主要的作用是反映公司每天销售与解款情况。1、各分公司负责汇总的人员必须在次日10：30之前将日报表以邮件的形式发送并确保报表的及时性。2、各门店的财务主管与出纳必须认真编制日报表，保证报表的准确性；各分公司最终汇总人员应对报表进行监督，确保报表数据的准确性。3、倘若发现报表数据有误或未及时上传报表，则对相关人员进行处罚。以上规定从2004年2月25日起生效，惩处办法按财务内控制度考核实施细则的具体内容进行。第七节 各分公司财务数据上传时间及帐套号编码的规定2004 年 8 月 27日永2004财（通）字第04194号为了加强集团总部和分公司之间的财务核算数据传递的及时性和准确性，便于下半年开始的合并报表实施和测试工作，现依托信息系统管理中心为数据信息传递的平台，特对用友帐套数据上传时间和帐套号编码做如下规定： 一、用友帐套的数据上传时间1、鉴于公司目前各地分公司上传用友帐套财务数据存在着数据不准确、时间不确定的情况，经过和信息系统中心的相关人员（黄河）的协商，暂定各地分公司将用友帐套的财务核算数据每月上传集团总部两次，时间分别为：每月5号、每月25号。2、我们也希望各分公司的财务部门和当地的信息系统部的人充分协商的基础上，以确保上传财务数据的及时和准确性。3、我们将随时依据各地分公司财务报表的数据抽查帐套上传数据，确保上传数据的及时性和准确性。二、各地用友帐套的查询及编码的规定1、 财务管理中心及上海分公司财务部对于各地分公司用友帐套的查询功能的设定.鉴于集团总部前期对各地分公司用友U8财务系统的统一编码的基础上，财务管理中心及上海分公司的财务人员可通过用友U8财务系统中登陆操作员chaxun1（密码：1591）查询浙江地区、江苏地区2002年、2003年用友帐套的数据；上海地区（家电行业中的独立门店及其他产业部分）浙江地区、江苏地区、福建、广州各区域及分公司2004年以及福建、广州2003年的用友财务帐套的数据可通过登陆操作员chaxun （密码：159）进行帐务的查询功能。2、 各地用友帐套编码如下：（编码定为三位数）1） 上海家电行业独立门店及返利帐套首位数为1，如上海XX家用电器有限公司返利帐套 帐套号101 启用时间 2004年 1月1日 2） 江苏地区帐套号的首位数为2(即：2XX)；浙江地区的首位数位3（即3XX）；福建地区的首位数为4（即4XX）；广东（含深圳）地区的首位数为5（即5XX）；四川、重庆地区的首位数为6（即6XX）；上海地区的其他产业的首位数为9（即9XX） 3） 以后可依次以公司新开分公司的先后顺序排列。4） 各地区在新开分公司建立用友财务帐套的前期必须由集团财务管理中心财务核算管理部进行统一帐套编码。5） 各地分公司在新开独立门店建立新的用友帐套时，对于已经确定帐套的首位数的，应到财务管理中心财务核算管理部（陈弘力）备案，以便于中心加强对帐套号的管理工作。6） 各地分公司在开设新的帐套时，应根据新开公司的工商注册的全称进行帐套名称的设置。第二章 资金管理类制度第一节 集团总部资金管理规定摘自永2003财（规）字第0010 号一、 为了加强对集团总部资金的监督和管理，加速资金周转，提高资金使用利润率，保证资金安全，特制定本规定。二、 总部资金范围总部资金是指由集团总部进行管理与控制的资金，它与各分公司核定的定额资金相区别。它包括信贷资金、外借资金、各分公司上交的管理费、总部周转金、吸收投资资金等来源内容。三、 总部资金管理机构集团在财务管理中心设“资金管理专员”岗位，专门行使对集团总部资金的监督与管理。资金管理专员在财务总监的指导下，负责对集团总部资金的收入、投资、出借、回收、日常开支等进行管理、监控。各分公司财务经理对范围内资金行使使用、管理权，其工作受财务管理中心资金管理专员的指导与监控。各分公司必须无条件服从总部关于资金管理方面的规定与要求，保证集团资金的统一性、效益性。集团对总部资金进行集中统一管理。四、 总部资金管理内容。在总部与上海分公司核算没有完全划分的情况下，总部资金将设单独银行帐户进行管理。总部资金的使用内容主要是对集团内部各分公司进行调剂，以及其自身的资金运作等。在总部与上海分公司核算完全划分的情况下，总部资金将按独立法人的管理方法进行，总部资金的使用内容主要是对集团内部各分公司进行调剂，以及其自身的资本运作，总部日常开支等。总部资金管理内容按日常开支、对外资金运营、分公司申请总部资金等划分。五、 总部资金使用总部资金使用包括日常开支、对外资金运营等内容。日常开支的审批由资金管理专员、财务总监负责。对外资金运营。总部资金的对外运作必须服从集团整体目标，综合考虑安全性、效益性、可控性。资本运作是风险与效益并存的行为，在集团成长期，可以按稳健型方式进行运作。财务决策前必须有详细的可行性报告，对运作的目标、风险、效益、可控性等方面提供详细的方案。实施过程中，资本运作专员必须加强监控，保证及时跟踪反馈。事后要有完整的执行情况分析报告。对外资金运营包括收购兼并、投资、借款、固定资产购置等内容。六、分公司申请总部资金集团内部各分公司在自身流动资金周转不足或有特定需求时，可以按规定向总部财务管理中心资金管理部申请调剂，总部进行审核认定后拨付分公司所需要资金。严禁各分公司自行向集团外、向其他分公司拆借或向银行借款。总部资金使用实行有偿制。总部将参考同期银行信贷利率收取资金使用费。分公司申请总部资金包括借款、投资等内容。借款是指分公司向总部借周转资金；投资是指总部直接投资到分公司及所属公司、分公司或所属公司因投资需要向总部申请的资金。各分公司必须按核定的金额、使用范围、性质、时间等要求使用总部资金，不得自行超出核定范围。使用期满后，必须按时归还，还本付息。各分公司在需要向总部办理资金申请时，必须提供以下资料： 总部资金申请单。按总部规定的“总部资金申请单”填制。 申请报告。报告上必须注明申请理由、金额、使用范围、性质、时间、还款计划等内容，并加盖公章。财务经理、分公司总经理亲笔签名。 临时性采购资金借款还需考虑库存结构状况，经营销管理中心确认并同意。 总部资金使用分析报告。由分公司财务经理出具。内容包括近三个月分公司资金整体收支状况分析、申请资金缺口、使用计划、效益分析、还款方式及时间安排等。六、 流程A、日常开支流程经办人填“资金申请单”或有关单据 部门和中心负责人审批财务审核结算付款B、对外资金运营流程提供可行性分析报告公司决策层通过资金管理专员填“资金申请单”财务总监审核总裁审核总部付款资本运作专员跟踪监控、分析、反馈C、分公司申请总部资金流程 分公司财务填制“总部资金申请单”等手续总部资金管理专员初审财务总监审核相关副总裁审批资金管理专员通知分公司，安排拔款资金管理专员跟踪监控分公司按时还本付息七、本规定从二00三年九月一日起执行。第二节 分公司资金管理制度摘自永2004财（规）字第04005号为确保分公司资金分布的合理性，提高公司资金使用效率，加快商品周转速度，合理调正商品结构，防止不合理资金的占用，提升分公司的综合管理能力。一、分公司资金拨款标准：月销售规模（含税）资金拨付标准资金拨付额40006000万元7530004200万元60008000万元7042005200万元800010000万元6552006000万元 1000040000万元60600020000万元40000万元以上5020000万元以上1、 资金拨付额为每季度核定一次。2、 月销售规模为该季度预算销售月平均数，但不包括内销和退货销售。3、 资金拨付额中不包含会计报表上的累计亏损数和固定资产净值数。4、 分公司资金总占用额资金拨付额累计亏损固定资产5、 新开分公司、新开门店的资金规模根椐预算销售规模计算。6、 总部资金实际拨付额资金拨付额累计亏损固定资产实际投资资金二、分公司资金拨款的审批：1、 季度销售预算指标经总裁审批，交财务管理中心资金管理专员备案，在上述拨款标准内的资金调整，由财务管理中心总监进行审批。2、 新开分公司、新开门店的预算销售规模经营销总监审批后，参照上一条规定执行。3、 超过标准和临时性增拨资金，经营销中心总监、财务中心总监审核，由总裁审批后拨款。三、相关部门职责：（一）营销部门：1、 负责对分公司商品库存结构和商品周转率进行监控；2、 负责对出样商品资金占用状况进行监控；3、 负责对供应商帐期和信用额度的协调工作；4、 负责对应收返利回收时间、应收时间进行监控；（二）、财务部门：1、 负责对分公司商品库存结构和商品周转率进行分析，并提出合理化建议；2、 负责对应收返利和费用按标准进行帐扣及催收工作；3、 负责对应收销售款的监控工作；4、 负责对资金分布的状况进行统计、备案及分析工作。（三）信息部门：1、 保证系统的正常运行，确保相关部门对信息的需求；2、 负责系统商品信息的正确，确保营销和财务部门的监控；（四）总经理：1、 作为分公司第一责任人，对资金合理分布负责；2、 对分公司预算承担责任，确保各项预算的完成；3、 负责各责能部门的协调工作，确保资金的合理使用。四、奖罚规定：1、 分公司之间商品调拨未在30天内清帐的，对财务部经理处罚500元。2、 在总部规定的期限内，未将借款和超额资金归还总部的，每次处罚2000元。3、 其它相关规定参照财务内控制度执行。本规定适用公司家电零售单位。本规定从二四年二月一日起试行，试用期五个月。第三节 加强资金管理及规范内部结算的规定摘自永财通字【2003】第0087号为防范银根紧缩可能带来的资金压力，现对加强资金管理和规范内部结算做以下补充规定：一、 各分公司要加强各种应收返利、费用的清收工作，严格按照合同规定的期限和公司的要求回收。二、 加强对库存商品的管理，压缩不合理的库存，调整库存结构，加快坏机理赔速度，加速资金周转，提高资金使用效率。三、 今后凡涉及大盘合同打款，如果供应商的发票直接开给各分公司的，总部不再垫付资金，由各分公司直接与供应商结算（如：海尔）；如果供应商的发票开给总部的，由上海总部在各分公司的票据信用额度内垫付，超过额度的必须由分公司先将款打入总部。四、 分公司的票据信用额度目前只限于浙江分公司和江苏分公司，额度各500万，期限7天，到期必须归还。五、 分公司超过核定规模用款必须提供经财务经理和总经理签名的书面申请报告，报告需写明分公司目前占用总公司资金总规模，目前的库存总额，现有库存内26天至90天的库存金额，90天以上的库存金额以及还款计划。以上规定从二四年五月一日起执行。第四节 加强资金管理的若干规定摘自永财通字【2003】第0085号一、 鉴于目前总部与上海分公司在一本账内核算的情况下，为理顺总部与上海分公司的资金关系，要求各分公司在“内部应收款”科目下设立“XX集团总部”子目，本子目核算与总部的资金往来、集团总部与供应商签订大盘合同后集中打款代垫的货款、集团总部代垫费用等。与上海分公司发生的商品调拨仍在“内部应收款上海XX家用电器有限公司”科目内核算。二、 在财务中心设立“内部应收款分公司资金往来户”科目，本科目核算总部与各分公司的资金划拨、大盘合同集中打款代垫货款、为分公司代垫的费用等。三、 截止到4月30日，各分公司与上海分公司对清往来，将未达账项调整后的余额，从“内部应收款上海XX家用电器有限公司”子目转入“XX集团总部”子目。今后“上海XX家用电器有限公司”子目下的余额仍与上海分公司核对，“XX集团总部”子目下的余额由财务中心资金部与各分公司核对。四、 为分清集团总部与上海分公司的资金，特设立集团总部资金专户，开户单位：上海XX家用电器有限公司，账号：319813-00003004402，开户银行：上海银行嘉定支行。今后各分公司归还集团公司资金一律划入此账户。五、 今后中心只根据各分公司的注册资金、银行信用和“内部往来分公司资金往来户”的余额（经未达账项调节后）来界定各分公司的资金占用。六、 上海分公司与各分公司的商品调拨视为分公司之间的业务往来，应互相结清货款，总公司不调整各分公司的资金占用。今后凡涉及大盘合同集中打款、资本运作集中打款，统一由集团总部出面操作付款，各分公司按照分配的额度排出还款计划，在归定的期限内将款项归还总部。第五节 调整信用额度使用的通知摘自永财通字【2003】第00105号为防范融资风险，保证银票的真实贸易背景，公司总部决定改变现有的银票操作模式，由各分公司根据结算需求使用当地的银行信用额度，超过总部资金核定额度部分上存总部。根据各分公司的实际情况暂定：江苏分公司无锡、苏州的银行信用额度由江苏分公司用于日常结算，浙江分公司宁波广东发展银行信用额度由宁波地区结算使用。原信用额度到期后，公司总部将先垫付资金偿还，各分公司使用额度后的次周一将资金划入上海总部帐户（上海银行嘉定支行 319813-00003004402），未在规定期限内上划资金的，对分公司处以占用资金额日万分之五的罚款，对财务经理处以日万分之一的罚款。本通知自2004年6月1日起执行。第六节 银行帐户管理规定摘自永2003财（规）字第0026 号一、 为统一集团帐户日常管理，创造集团资金管理良好条件，加强集团财务管理的规范性，特制定本规定。二、 银行帐户开户指新建公司为正常经营所需要开户的银行帐户，以及公司为某种用途而需要新增开户的银行帐户。需要开设银行帐户的公司，必须先就开户的意向与总部财务管理中心资金管理专员（简称资金管理专员）进行沟通，在作出可以申请的答复后，按要求向资金管理专员报送“XX集团银行帐户开户申请表”。总部在收到申请后二天内，就批准开户与否作出答复。公司应将总部批准的“XX集团银行帐户开户申请表”与其他银行开户资料一并归档管理。没有批准的开户申请，或在未批准前，公司严禁自行开设银行帐户。三、 印鉴管理经批准后开设的帐户，公司必须在正式使用时，将印鉴复印件、银行开户申请表复印件、印鉴管理人签名原件一并以EMS方式传达到资金管理专员，以便统一归档管理。印鉴管理人签名原件，必须按每个印章的具体管理人分开进行，在原件上加盖印章原印、管理人亲笔原始签名、开始使用管理日期。四、 停用