毕业论文——档案管理系统的设计与实现

档案管理系统的设计与实现摘 要电子档案管理系统已成为目前最流行的一种档案管理系统，它结构简单、操作方便，适合各层管理人士使用，受到各级管理层人士的青睐。档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式.ASP是一个Web服务器端的开发环境,它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下,使用Access数据库,实现了企业职员档案信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。关键词：档案管理；ASP；Web技术；管理系统第 21 页 共 22 页The Design and Implementation of the Archive Management SystemAbstractThe electronic archive management system is the most popular system now. Because its structure is simple and it is easy to operate, so it can be used by the people of all levels and be loved by the managers. Nowadays, the electronic archive management systems have replaced the traditional paper based archive management mode. ASP is a server side technology to generate dynamic web pages, and it could generate dynamic interactive hi-performance App. This system designs and analyzes the structure and function of archive management system. Based on ASP, and the function of Access, this system makes the managers could sign in, inquire, modify, delete and restore archive information. This system introduces the way in which the archive management system implements its function. The analyses of the requirements of the system, the design of the system, the implementation of the function in this essay absolutely follow the process of the software development.Key words: Archive Management; ASP; Web Technology; Management System1 引 言作为计算机应用的一部分，使用计算机对人事档案进行管理，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高人事档案信息的管理效率。档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前， 针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求， 众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面:(1) 价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小型档案馆来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的中小型档案馆和基层部门推广。(2) 技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。(3) 片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格， 采用了“以大充好”办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际工作当中， 一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。2 档案管理系统系统分析2.1 系统需求分析目前为了提高档案管理的水平，档案管理员需要对档案信息的录入、修改、查询、删除、还原的功能一体的管理系统；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现档案的录入、查询、修改、删除的流程，使工作人员对档案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入员工信息要求准确、完全；管理员和员工能够对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到员工的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，而一般用户不能对信息进行添加、删除。本系统的目的是为了让档案信息管理员通过电子档案系统快捷、方便的了解企业的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司档案的存取。2.1.1 用户身份级别要求根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户。系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。系统管理员：使用本系统的档案管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对档案信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。一般用户：本系统的一般用户，能够对档案信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除档案信息的权限。2.1.2 系统功能模块设置具体操作：对档案信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。 档案信息的录入：管理员对人事信息的添加操作对象：管理员浏览对象：管理员具体功能：档案管理员可以在档案库里新加档案信息，需按员工实际信息录入； 档案信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息操作对象：管理员和一般用户浏览对象：管理员和一般用户具体功能：用户和管理员在档案信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使员工信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的员工信息； 档案信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息操作对象：管理员和一般用户浏览对象：管理员和一般用户具体功能：用户和管理员可以查询已录入的档案信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询； 档案信息的删除：管理员删除录入的人事信息操作对象：管理员浏览对象：管理员具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退员工档案信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除； 档案信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息操作对象：管理员浏览对象：管理员具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的员工信息，便可以直接通过Word文档对员工信息进行打印。为方便管理统计员工信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有员工列表，对其员工列表进行打印。 管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置操作对象：管理员浏览对象：管理员具体功能：系统由高级管理员和一般用户，一般用户的权限是由高级用户指定的，高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除，及用户密码的设置和修改，高级管理员拥有整个系统的全部功能，一般用户就能对档案信息的修改、查询、打印的功能。档案管理系统的系统功能图如下图所示：图1档案管理功能图2.1.3 系统设计目标档案管理系统在功能满足一般档案信息的录入、删除两大核心功能，在Web服务器端产生可以运行动态的、交互的、高性能的Web服务应用程序。系统的基本设计原则始终是围绕电子档案系统的安装方便、安全可靠、结构简单、便于操作、使用方便来设计的。系统设计时采用较好的开发环境平台，能保证管理系统的正常运行，确保系统有较长的生命周期、性能稳定可靠。本系统总体目标是要探索出一套适合企业人事档案的管理模式来实现人事档案管理系统系统，能将人事文档和数据处理都在网络上实现。对数据的采集、统计和录入必须建立严格的责任制度，确保数据的真实性、准确性、一致性和适时性，符合信息管理类型软件对数据存取的要求。通过本系统，能帮助管理人员利用计算机，快速方便的对人事信息进行管理、输入、输出、查找等的所需操作，使散乱的人事档案能够具体化，直观化、合理化。使档案管理系统更完善、方便，减轻行政人员的工作负担。用户和管理在使用本系统时，实现系统操作方便、快捷和操作界面美观等的特点。实现系统的安全性和可靠性，避免他人进入系统内部破坏数据库信息。2.2 系统的开发工具2.2.1 开发环境 ASP开发环境平台介绍ASP是一个Web服务器端的开发环境,利用它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的Web服务应用程序。ASP属于ActiveX技术中的Server端技术,与常见的在Client实现动态主页的技术如Java applet、ActiveX Control、VB Script、JavaScript等不同,ASP中的命令和Scr ipt语句都是由服务器来解释执行的,执行结果产生动态生成的Web页面并送到浏览器;而Client端口技术的Script命令则是由浏览器来解释执行。由于ASP是在服务器端口解释执行,开发者可以不必考虑浏览器是否支持ASP;同时由于它在服务器端口执行,开发者也不必担心别人下载程序从而窃取编程逻辑。ASP通过后缀名为.asp的ASP文件来实现,一个ASP文件相当于一个可执行文件,因此必须放在Web服务器上有可执行权限的目录下。当浏览器向Web Server请求调用ASP文件时,就启动了ASP。Web Server开始调用ASP ,将被请求的.asp文件从头读到底,执行每一个命令,然后动态生成一个HTML页面并送到浏览器。ASP文件的制作和HTML类似,且和HTML开发集成,可以在同一个过程完成。通过ASP 内置的对象、服务器组件(Server Component)可以完成非常复杂的任务,而且用户还可以自己开发或利用别人开发的服务器组件完成专门的任务。 Microsoft Office FrontPage 2003介绍FrontPage 2003是一个Web站点创建和管理程序，具有强大的工具和功能，能够实现更佳的结果。FrontPage 2003主要在三个关键领域为用户提供了改进：使用FrontPage 2003布局和图形设计来创建外观漂亮的Web站点；通过强大的脚本和编辑功能更快速的生成更佳的代码，将您的编程能力提升到一个新的高度；能够创建连接到实时数据的交互性Web，并且具有多种多样的发布选项，从而扩展Web站点的能力和影响范围。2.2.2 编程运行环境 硬件环境：CPU: AMD Sempron(tm) 2600+内存：512 MB硬盘：80 G 软件环境：操作系统：Microsoft Windows XP Professional SP2应用软件：Access 2000、Microsoft Office FrontPage 20003 档案管理系统设计3.1 数据库设计Access 2000数据库适用于小型的管理系统，设计数据库时应了解数据库的基本知识和数据库设计技术，程序设计的方法和技巧等领域的知识。根据系统功能设计的要求，数据库需要的存储信息如下：1. 用户信息数据库：用户信息包括用户ID号 、用户名、用户密码、用户真实姓名、用户权限及备注信息。2. 所有档案信息数据库：员工编号、姓名、性别、出生年月、联系方式、所在单位、所属部门、学历、参加工作时间、担任职务、专业等及备注信息。根据功能要求在Access 2000里创建数据库，建立各数据库表如下所述。首先为了企业用户的管理，需要建立用户信息表（admin_123），如表1所示。表1用户信息表admin_123名 称字段名称字段类型字段大小必填字段允许空串其他自动编号admin_id自动编号长整型是否主键用户名adminlogin文本50是否用户密码adminpwd文本50是否用户真实姓名adminname文本50是否用户权限shenfenjibie文本50是否备注remark备注是否为了数据表存储所有企业人事信息，需要建立所有档案信息表（rcmain），如表2所示。表2所有档案信息表rcmain名 称字段名称字段类型字段大小允许空串必填字段其他自动编号ID自动编号长整型是否主键姓名xingming文本200是否性别xingbie文本200是否民族minzu文本200是否籍贯jiguan文本50是否出生日期chushengsj日期/时间否政治面貌zhengzhimianmao文本254是否家庭成员jiatingchengyuan文本200是否入团或入党时间rudangsj日期/时间婚否hunfou文本200是否身份证号shenfenzhenghao文本200是否家庭住址jiatingzhuzhi文本200是否联系电话tel数字长整型是否邮编youbian数字长整型是否电子邮箱email文本200是否第一学历xueli1文本200是否最后学历Xueli2文本200是否第一学历毕业院校xueli1biyexuexiao文本200是否最后学历毕业院校xueli2biyexuexiao文本200是否第一学历毕业时间xueli1biyesj日期/时间否最后学历毕业时间xueli2biyesj日期/时间否所在单位suozaidanwei文本200是否任职部门renzhibumen文本200是否参加工作时间canjiagongsj日期/时间否担任职务danrenzhiwu文本200是否是否代理shifoudaili文本200是否专业zhuanye文本200是否分类fenlei文本200是否照片photo文本200是否进入本单位时间jinrubenxiaosj日期/时间否离职lizhi文本200是否职称zhicheng文本200是否取得职称受聘时间zhichengshoupinsj日期/时间否取得职称时间zhichengsj日期/时间否保险yibao文本200是否职工类型zhigongleixing文本200是否社会关系shehuiguanxi文本200是否职工号zhigonghao文本200是否编别bianbie文本200是否工龄nianling文本200是否简历jianli备注是否工资情况gongzi备注是否培训记录peixun备注是否获奖情况huojiang备注是否年度考核niandukaohe备注是否备注remark备注是否3.2 系统模块分析与设计该系统的总体任务是为档案管理员提供一个方便、快捷的管理人事档案信息的方式。 系统用户登录：本系统模块采用基于标准的B/S架构的开发模式。与一般的登录系统相似，主要是对登录用户的身份进行合法性验证，经过验证后才能连接到数据库。系统设置登录身份分为两类：高级管理员和一般用户。系统根据不同用户的权限设定不同的用户名，系统由高级管理来设定一般用户。通过验证进入系统的首页后，首页主要涉及添加、浏览、查询、用户管理、密码修改和退出系统的连接功能，并能够快捷、方便的通过导航栏的连接来实现每个模块的功能。通过整个页面的分类，清晰的展示了整个系统的框架。 档案信息的录入：用户登录系统后，通过身份的验证对用户权限的区分，系统管理员开始录入员工的信息。录入信息主要是通过添加信息 来填写员工的具体情况。这个页面中包括多个字段信息，其中员工姓名不能为空。还包括出生日期，员工学习信息，员工工作等信息。在添加中的任何时间信息都必须按照指定的时间格式填写，否则会出错，也就不能把员工信息成功添加到数据库中。而一般用户只能以访问者的身份查看录入的信息内容。 档案信息的查询：系统查询功能主要通过模糊查询，包括一个是简单的人事查询，还有是一个复合条件查询。在浏览查询页面中，主要通过数据库语言实现模糊的精确查询，在查询页面中，主要是选择要适合条件的查询信息进行复合查询。在复合条件查询中，可以根据性别、政治面貌、学历、婚姻状况、毕业学校、籍贯等条件进行搜索来获得适合条件的查询信息。这里查询出来的员工信息是以列表形式显示出来所有员工信息的部分字段，单击列表中员工姓名连接就可以查看该员工的详细信息。 档案信息的修改：系统管理下的信息修改功能主要包括了对员工基本信息、学习信息、基本工作信息等的修改。用户和管理员对录入的信息可以随时进行更改，便于管理人员能及时得到用户的最新信息，便于管理。 档案信息的打印：系统管理下的信息打印功能主要是在查询操作下，将查询出来的员工基本信息通过Word文档导出，并对员工基本信息的打印。管理员可以在查询页面中对查询出来的某一类型员工的统一列表通过Word文档导出并进行打印。 档案信息的删除：系统管理功能信息的删除只有高级管理员才具有此删除功能，管理员可以将企业多余人员的信息删除，以减少存储内存空间。本系统对信息的删除设置一个专门的回收站，管理员可以将不确定要一次性删除的信息放在回收站中，在确定永久删除信息时再从回收站中将信息删除，便于对误删的信息还原。 系统用户管理：系统用户管理功能包括用户名和密码的设置，可以在该功能下添加用户、修改用户信息、删除用户，并对用户权限进行设置。用户管理只有高级用户才有此权限，一般用户不能设置用户名和修改用户信息，一般用户由高级用户设置。用户管理功能下修改其密码，该功能没有权限，高级用户和一般用户都可以在此功能下修改自己的用户密码，密码。 退出系统：所有的系统合法用户登录完成操作后退出系统都要进行“退出”操作、或者进行用户转换也需要进行“退出”操作。3.3 界面设计该系统总体设计思路简单，使用框架做布局，系统页面由一个简洁、清晰的显示页面为首页，让用户能一目了然，页面首部的导航栏目让信息层次更加清晰，用户操作更方便，更有条理。整体界面的设计功能都通过页面导航栏中的连接来操作，点击导航信息指标上的相关操作功能的内容来连接。示意图，如图2图2页面设计框架3.4 系统流程图与档案管模块功能说明3.4.1 系统流程图用户进入系统主页面后，输入用户名和密码，同时选择登录身份，点击提交后，系统将根据用户输入的用户名和密码判断该用户是否为合法用户；如果用户输入的用户名和密码错误，系统将提示出错，并返回到登录界面；如果用户输入的用户名和密码正确，系统将根据用户的身份选择相应的主页面以及功能。所有通过验证的用户在完成功能后，都需要进行退出工作，以免被他人窃取信息。点击退出，系统将返回到登录界面。本管理系统的流程图如图3图3系统业务流程3.4.2 档案管理模块功能说明 高级用户管理模块：根据档案管理系统设计需求，由高级管理实施档案信息的收集并录入系统，高级管理用户录入信息后可以对录入信息做进一步的修改、删除、查询等功能，同时还能设置管理用户。高级管理用户对职员基本信息的录入、删除流程图如下图4，图5。图4档案信息录入流程图5档案信息删除流程 一般用户模块：一般用户是由高级管理用户设置权限，他能够查看高级用户录入的档案信息，如发现有错误信息可以通过修改信息功能将错误信息修改，该用户还具有查询、打印信息的功能，为了安全起见，一般用户可以通过自己的权限对本身用户密码进行修改，但不能删除和添加用户。一般用户对档案信息修改流程图如下图6图6一般用户对档案信息修改流程4 档案管理系统具体实现4.1 用户登录验证操作代码%dim loginname ,loginpwdloginname=trim(request(loginname)loginpwd=trim(Request(loginpwd)if loginname= or loginpwd= thenresponse.write window.alert(对不起，帐号和密码不能为空!);window.history.go(-1);response.endend ifset rs=server.createobject(adodb.recordset)sql=select * from admin_123 where adminlogin= & loginname & and adminpwd= & loginpwd & rs.open sql,conn,1,2if rs.eof thenresponse.write window.alert(对不起，您的帐号或密码错误!！);window.history.go(-1);response.endend ifif not rs.eof thenurl=list.asp是否登录用session(admin_id)=rs(admin_id)session(admin_login) = rs(adminlogin) gsession(admin_name)=rs(adminname)gsession(shenfenjibie)=rs(shenfenjibie)g身份rs.close set rs=nothing conn.close set conn=nothing Response.Redirect urlend if%4.2 档案信息修改功能部分代码% if trim(session(admin_id)= thenresponse.Write window.alert(抱歉，您没有登录或登录超时，请重新登录！);window.open(index.asp,_parent); response.Endend if %rcid=request(id)xingming=trim(request(xingming)xingbie=trim(request(xingbie).sql=select * from rcmain where id=&rcidset rs=server.CreateObject(adodb.recordset)rs.open sql,conn,1,2rs(xingming)=xingmingrs(xingbie)=xingbie.rs.update rs.close set rs=nothing response.write window.alert(修改成功! n 请按“确定”返回! n );window.history.go(-2);function htmlencode(str)htmlencode=replace(str,chr(13),)end function%4.3 数据库连接的实现5 功能模块的测试由于Dreamwaver具有自动编译功能，所以设计者无需编写较多的程序，只需根据实际需要对相应的程序段或接口进行相应的改动，因此程序调试的对象也主要是针对这些改变的部分源程序和相应的功能接口模块。该阶段主要是针对预先的设想，对相应的模块的功能通过实际操作进行测试，以检查各项功能的完备性和可操作性，以便及时进行更改和完善。通过对系统进行测试，包括进行数据的输入输出、人员的增加、删除以及修改来检验数据库的合理性。通过以上简单测试说明了设计方法的正确性，该系统已经初步具备了基本框架，具有良好的检测性能和准确的检测结果。系统模块的测试：1. 顺利登录高级用户模块后，查看管理员是否能顺利的录入、查询、修改、删除、打印人事档案信息，是否能够对系统用户进行设置。2. 顺利登录一般用户模块后，看是否能修改、查询、打印档案信息，是否能修改用户密码。点击“退出”，看是否能顺利退出模块测试结果：3. 系统管理员能顺利按照预期值对其档案信息进行修改、删除等。4. 一般用户也能正确的查看系统管理员录入、修改后的信息。5. 可以顺利的退出模块。该过程主要是系统管理员根据实际生活当中所发生的系统安全问题，然后根据这些问题有针对性地进行一些模拟测试，包括用户登陆以及系统修改等功能的测试。以上的测试案例是单独进行测试的，还需要进一步的交叉案例测试。6 系统维护系统维护是为保证系统的正常运行和安全保障等目的而采取的一系列措施，其中包括数据库维护、信息更新、版面更新、安全测试以及数据备份等操作过程；除此之外，还包括服务器和域名空间等的维护。所有这些工作都需要由专门的技术人员专门来负责，并根据一定的流程来进行操作。数据库维护和信息更新：该阶段主要是要求管理员经常对数据库和过期的信息及时地进行更新和维护，以保证数据库的正常运行和信息的及时性，从而保证了系统用户能够顺利地了解到最新的信息动态。版面的更新：该过程主要是要求对系统的页面定期的进行相应的调整或更新，从而使本系统能以崭新的面貌出现在系统用户面前。安全测试和数据备份：由于目前整个网络体系的安全问题还存在着较大的隐患，所以如何加强系统的安全性能对于一个系统的正常运行具有非常重要的意义。所以，管理员要经常对系统进行诸如一些用户名、密码以及权限的更新或重新设置，从而保证系统的安全性。除此之外，还要经常对所有信息进行备份，以防止整个系统遭到外界袭击时陷入瘫痪状态。结 论经过三个多月的设计和开发，档案管理系统的设计与实现完毕。其功能基本符合用户管理的需求，能够完成对档案信息的录入、查询、修改、删除和打印等主要功能以及各类相关功能的实现。但是由于毕业设计时间较短，所以该系统还有许多不尽如人意的地方，比如界面设计与风格不太美观，有些性能不够理想，对毕业设计（论文）具体思路、步骤相关信息考察不够等多方面的题。这些都有待进一步改善。通过该系统的设计，使得作者学习到了计算机管理系统设计的基本方法，应用软件编程的各个方面都应该从大的方面着手，再从各个细节方面着手。该系统的设计就是本着对管理用户能方便、快捷、安全实用的原则，为大众型的管理员设计出的最优的一个管理系统。参考文献1 方睿,刁仁宏,吴四九.网络数据库原理及应用M.成都：四川大学出版社,2005。2 宣小平,但正刚.ASP数据库系统开发实例导航M.北京：清华大学出版社，1998。 3 宋昕.ASP网络开发技术实用教程M.北京：中国铁道出版社，2003。4 求是科技.ASP电子政务应用系统开发实例导航M.北京：人民邮电出版社，2004。5 王兴晶,关晓平. ASP程序设计视频教程丛书M.北京：电子工业出版社，2005。6 刘瑞新.ASP动态网站开发毕业设计指导及实例/高等院校毕业设计指导丛书M.北京:机械工业出版社，2005。7 徐进华,崔建忠.WEB程序设计教程ASPM.苏州：苏州大学出版社，2005。附 录图1系统登录页面图2系统显示页面图3档案信息录入页面图4查询页面导出word列表页面图5浏览页面导出Word信息页面图6档案信息修改页面图7档案信息查看页面图8系统用户设置页面图9一般用户密码修改页面致 谢本文是在王海春老师和刁仁宏老师的热情关心和指导下完成的，他们渊博的知识和严谨的治学作风使我受益匪浅，对顺利完成本课题起到了极大的作用。在此向他表示我最衷心的感谢！在论文完成过程中，本人还得到了其他老师和许多同学的热心帮助，本人向他们表示深深的谢意！最后向在百忙之中评审本文的各位专家、老师表示衷心的感谢！第 22 页