XX商业经营管理有限公司制度汇编2017版

XX经营管理有限公司管理制度汇编（2016.8）目录第一章 总则第二章 组织架构、岗位设置与管理职能第一节 公司组织架构与岗位设置第二节 岗位职能第三章 行政管理第一节 印章和证照管理第二节 会议管理第三节 文件管理第四节 办公用品及设备管理第五节 商业秘密管理办法第六节 业务招待管理办法第四章 人力资源管理第一节 组织架构与编制管理第二节 人事及劳动关系管理第三节 招聘管理第四节 考勤及休假管理第五节 人员储备管理第六节 人事档案管理第五章 财务管理第一节 财务审批制度第二节 专项费用管理第三节 固定资产管理第四节 材料管理第五节 废旧物资管理第六节 租金收支管理第七节 专项维修基金管理第八节 招标（采购）分类及权限第九节 招标管理第十节 经济合同管理第十一节 财产保险管理第六章 招商管理第一节 市场调研第二节 招商政策及租金方案制定第三节 招商团队管理第四节 招商实施第五节 合同管理第六节 品牌管理第七节 经营过过程中的招商管理第八节 招商活动管理办法第九节 招商租赁合同签约管理办法第十节 商户资质评定标准第十一节 招商商户质量控制第七章 运营管理第一节 开业前营运管理第二节 装修管理第三节 营运信息管理第四节 市场调研第五节 业态策划与品牌调整第六节 营销策划管理第七节 经营规范管理第八节 经营环境管理第九节 客户服务与关系管理第十节 人员管理第十一节 LED显示屏播放流程管理规定第十二节 经营罚款流程第十三节 营业时间管理第十四节 商户调铺管理规定第十五节 活动场地设展流程审批管理办法第十六节 清铺实施流程管理规定第十七节 商户撤场管理规定第十八节 货品清空未营业商铺处理规定第十九节 间歇性营业商户及不准时开门营业商铺处理规定第十二节 营运部档案归档、整理流程管理规定第二十一节 营运日常工作流程第二十二节 租金收缴管理规定第八章 企划管理第一节 整合营销管理第二节 企划活动管理第三节 招商推广管理第四节 开业庆典管理第五节 环境美陈管理第六节 VI引用及导视系统管理第七节 媒体宣传管理第九章 合同管理第一节 合同文本标准化建设第二节 合同办理第三节 合同履行的监督管理第四节 合同续签与解约第十章 采购管理第一节 权限划分第二节 非招投标采购第一章 总则1、 商业管理公司制度汇编编制目的为保障公司商业项目安全运行，维护商业项目的正常经营秩序，按照合同收缴租金，不断提升公司管理品质和品牌知名度，使公司的资产在保持完整性的基础上保值增值，特制定本制度。2、 商业管理公司制度汇编实施要求本制度是商业公司、分公司开展工作的指南，整个体系先在XX商业分公司运行，再复制到 每个商业项目。所有商业公司及分公司的员工均必须遵循本制度的规定，胜任本职工作必须以掌握和有效执行本制度的规定为前提。商业公司在计划管理、薪酬管理、法律事务、信息披露、安全管理、质量管理等方面按照集团商业管理中心相关体系文件执行，接受集团商业管理中心的检查和监督。3、 商业管理公司制度汇编的控制根据集团商业管理中心对制度文件的管理规定，商业管理公司制度汇编在正式下发前经集团商业管理中心审核通过，并经集团分管副总裁签署发布。商业管理公司制度汇编在商业管理公司及分公司内的发放由专人负责，保证工作所用文件为最新版本的文件。4、 商业管理公司制度汇编的解释和适用本制度的解释和修改权为XX经营管理有限公司。本制度每年须根据实际管理运作情况进行修订和完善，具体由各项目商业公司负责。第二章 组织架构、岗位设置与管理职能第一节 组织架构与岗位设置1.1 商业分公司组织架构图（试行版）1.2阜阳商业分公司阶段性组织架构、人员编制示意图备注：XX经营管理有限公司架构暂不编制设立，根据后期需要另行制定。第二节 商业公司各部门职能1、 行政人事职能1.1 沟通协调1.1.1 负责传达商业公司各项决定、指令、计划部署等决议；1.1.2 负责督促、跟踪及反馈商业公司各项决议、计划的执行和落实情况。1.1.3 负责日常文件收发、信息分递及处理；1.2 管理监督1.2.1 负责公司会议组织、档案管理、公务接待等工作；1.2.2 负责公司固定资产管理和日常办公用品管理；1.2.3 负责公司办公环境秩序、办公设备设施的日常维护管理；1.2.4 负责员工考勤和绩效考核工作；1.3 人员招聘1.3.1 负责商业公司人员招聘、培训、考核、人事管理等工作；2、财务职能2.1 负责建立、健全商管系统财务管理制度与会计核算、分析评价体系，贯彻执行集团商业管理中心财务制度；2.2 负责规范与监督商管系统财务管理和会计核算工作；2.3 负责经营目标责任制财务指标体系的建立、跟踪、评价与考核；2.4 负责组织商管系统的预算管理工作；2.5 负责商管系统的资金计划、调配等资金管理工作；2.6 负责商管系统财务报告的编制、汇总, 财务信息的收集、分析、上报工作；2.7 商管系统税收工作总体筹划与日常监管；2.8 负责公司的日常财务管理和会计核算工作；2.9 参与公司采购的监督工作；3、招商职能3.1 负责草拟和提报商圈的定位、商业业态规划、招商政策及租金收益报告3.2 根据集团商业管理中心批准的商业业态规划及租金指标，组织制定项目招商方案、招商计划及时间进度计划,对整个招商筹备工作过程进行监督管理，并保障整体招商工作按时、按质完成3.3 根据相关部门提供的商户经营数据及意见，对商铺经营情况进行分析，为商户调整提供依据；3.4 负责建立商户信息数据库，并进行日常补充、完善、更新3.5 负责主/次力店和连锁品牌商户的战略合作商务洽谈，为项目招商提供商户资源保障；3.6 跟进相关行业发展变化，定期提交行业发展报告，为商业公司决策提供信息和建议4、运营职能4.1 营运租赁信息系统的建立与管理，负责汇总、分析营运数据，根据经营状况提出招商调整、企划活动、经营环境改善和提升计划；4.2 开展市场调查与研究，分析和了解市场的发展和广场的竞争环境；4.3 根据内部营运数据的分析和外部环境的调研，制订业态规划与品牌组合方案，并实施商铺和租金调整；4.4 参与制定年度营销企划方案和计划，进行营销企划活动的跟踪与评估；4.5 经营环境管理，确保内外环境的舒适度，提升商业项目的凝聚力；4.6 客户关系管理，包括商户关系和业主关系，建立良好和谐的经营氛围；4.7 人员管理，负责营运人员和营业员的日常管理，负责营运人员营运相关专业知识、技能和能力的培训与发展；4.8 负责新项目开业前期营运相关准备，确保正常、顺利开业；4.9 协调相关部门，对现场维护整改；监督检查物业在保安、保洁、绿化及设备设施运行维护情况；4.10 负责商户的租金收取、其他各项费用收缴的协调工作、合同履行、指标考核工作；4.11 负责办理商户退铺、换铺等相关手续；5、企划职能5.1 广告位的经营与管理，负责广告位的规划、预算与日常经营，确保广告经营的整体形象和安全；5.2 负责制定商业项目在前期筹备和后期营运过程中的整合营销管理、企划活动管理、招商推广管理、环境美陈管理、媒体宣传管理等相关管理制度并监督执行；5.3 负责按公司统一VI及行业规范，对VI及商业导视系统进行统一规范管理，并监督、检查执行情况；5.4 参与公司所属商业项目设计、商业规划等方案的评审，并就内外形象及环境的设计提出意见及建议；5.5 负责组织拟订招商宣传推广方案及宣传推广费预算，并实施；5.6 负责组织拟订开业庆典方案及费用预算，并跟进实施；5.7 负责组织拟定商业项目开业后的稳场旺场宣传推广方案及宣传推广费预算，并跟进实施情况；5.8 在日常营运中开展大、中型营销及推广活动的策划与实施，并跟进客流量、媒体宣传和销售效果等反馈情况；5.9 负责参与或监督媒体市场调研，建立广告、媒体单位合作关系，建立商管系统媒体信息资源库，并监测当地媒体所有项目招商、营运推广情况；第三章 行政管理 第一节 印章和证照管理1、印章管理1.1 商业公司公章及合同章由行政部专人统一保管；1.2 财务专用章、法人代表手章等由财务部指定专人负责保管；1.3 印章平日必须入柜上锁；2、印章使用审批2.1 商业公司公章使用须经由行政经理审核、总经理批准；2.2 公司印章刻制均由商业公司总经理审批后，由行政人员凭公司介绍信到公安机关指定的印章刻制单位办理刻制手续；3、印章使用程序3.1 公章：1、审阅、了解用印的内容；2、查看用印申请单；3、用印；3.2 合同专用章：1、审阅、了解用印的内容；2、查看各类“合同审批表”；3、用印；3.3 财务专用章：1、查看各类“付款审批表”；2、用印；3.4 发票专用章：1、查看票据内容是否准确；2、用印3.5 法人代表专用章：1、支票已加盖财务专用章或法人代表已在合同、协议上签字；2、用印；3.6 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印；3.7 印章保管人必须严格执行规定，登记备案，如审批手续不全而加盖印章，公司将视情节追究保管人责任；4、印章的使用范围4.1 公司公章（法人章）：以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等；以公司名义对内行文，包括请示、报告、通知、通报、批复、意见、函、会议纪要等书面文件；4.2 合同专用章：以公司名义签署合同、协议时使用；4.3 财务专用章：由财务部签署支票时使用；4.4 发票专用章：由财务部对外收取各种款项，提供票据时使用；4.5 法人代表专用章：由财务部出具支票时使用或对外签署合同、协议时使用；5、公司公章、财务专用章原则上不得带到公司区域外使用，如确需要报总经理审批；6、凡违反上述要求，视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处罚。7、印章的报废：商业公司原有印章破损、遗失或公司已明确停业以及暂缓营业等原因不能继续使用时，应履行报废或重刻手续。8、证照管理8.1 概述：商业公司证照包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表证、法人之格证等由国家或当地政府部门颁发的法定证照。8.2 证照的保管：除税务登记证外，公司营业执照和组织机构代码证等由国家或当地政府部门颁发的法定证照均有公司行政经理统一保管，并负责按期年检；税务登记证由公司财务保管和按期年检，并上报集团商业管理中心备案。8.3 证照的变更与注销：公司证照的变更或注销须经集团商业管理中心比准后方可执行；完成后须再次向集团商业管理中心报备。第二节 会议管理 1、 目的为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。2、 适用范围本制度适用于XX经营管理有限公司及各分公司。3、会议分类3.1 办公例会：每周一上午，由商业公司总经理或分公司总经理主持，商业公司或分公司各部门负责人参加的办公例会，总结上周的工作，部署本周工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，总经理签批并发布。3.2 月度运营会：每月10日，由商业公司总经理主持，商业公司、分公司各部门负责人参加的办公例会，总结上月的工作，部署下月工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，总经理签批、发布，并向集团商业管理中心备案。3.3 季度运营会：4月、7月、10月、1月的15日，由商业公司总经理主持，商业公司、分公司各部门负责人参加的办公例会，总结上季度的工作，部署下季度工作计划，行政文员负责会议记录，如需制作会议纪要，则需由行政文员完成会议纪要，总经理签批、发布，并向集团商业管理中心备案。3.4 业务研会议会由相关业务部门发起（集团商业专业部门）组织召开。3.5 临时会议是指因阶段性工作需要而临时召开的会议。3.6 各部门会议由个部门根据工作需要定期或不定期组织召开。3.7 专题会议由相关部门发起（集团专业部门）组织召开。4、会议准备4.1 特定会议召集方应事先做好会议资料准备工作，拟定会议通知，经主管领导审阅后发放会议通知，应明确会议时间、地点、参加人员、会议主题、议程以及参会人员需准备的事项等；4.2 为便于安排工作，跨部门、公司需要需要多方参加的会议，会议通知应至少提前两天发放；5、会议要求5.1 会议安排5.1.1 各类例行会议必须按时召开，不得随意取消；5.1.2 非例行会议需提前通知参会者，并告知会议内容和预计时间；5.1.3 做好会议前的准备工作,如资料整理、计划等。5.2 会议纪要特定会议由会议召集方指定专人做好会议纪要，日常例会由行政人员做好会议纪要。会议纪要由会议召集方主管领导审阅签字后及时发放至参会人员。5.3 会议准备与要求5.3.1 专题会议组织部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；5.3.2 行政人员负责会议室的统一安排及会议室设备的管理工作。应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；5.3.3 主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；5.3.4 与会者应准时到会，并在会议签到表上签到；5.3.5 与会者必须严格守时，按规定着装，将移动通信设备设置关闭或振动状态，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；5.3.6 参会人员尊重他人的发言，认真倾听和记录，在得到主持人允许后发言，不得吵闹或大声喧哗，自觉遵守会场纪律；5.3.7 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。6、电话/视频会议系统使用规定6.1 公司行政部必须做好电话/视频会议系统的维护工作，确保电话/视频会议系统随时畅通；6.2 视频会议期间，各分会场摄像头须保持开启状态，麦克风能正常通话，确保双向影音互动交流。第三节 文件管理 1、目的为加强公司资料文件管理工作，充分发挥各类资料文件的作用，全面提高资料文件管理水平，有效地保护及利用档案资料文件，制定本制度。2、基本规定2.1 公司的文件资料，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文件分为受控文件和非受控文件。2.2 公文承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。3、文件材料的筹集管理3.1 公司行政部负责文件材料的管理；3.2 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档，归档后移交行政；3.3 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办人员收集，交行政备案。会议文件由行政收集；4、文件管理4.1 行政部是文件管理的流转部门，由行政人员负责公文的编号、存档、发布和流转工作；4.2 审批纸质文件，应明确签署意见，并签名、标注审批日期；4.3 文件编号具有唯一性，格式为：文件类别+流水号。电子公文与纸质公文均需要按照公文编号规则进行编号，纸质公文需交兼职档案保管员存档以后备查；4.4 文件若需要加盖公章，申请人则必须严格履行公章审批手续；5、归档范围5.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。5.2 公司对外的正式发文与有关单位来往的工作联系函。5.3 公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。5.4 公司与商户签订的所有商铺租赁合同，与业主签订的返租合同，与外协单位签订的协议书等文件材料。5.5 商户催款通知书、收款通知单、交接班记录本、商户签到表、租赁合同解除通知、商户考勤表、商户签到表、清铺物品清点表、商户租赁发票、设展审批表、广告位租赁协议、LED广告位信息发布申请单、合同会签审批单等文件材料。5.6 律师往来函件、民事裁定书等文件材料。5.7 公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。5.8 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等6、归档要求6.1 资料文件质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。6.2 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。6.3 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。6.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；每卷文件整理完毕后，将文件清单明细附在卷前，备查。6.5 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6.6 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。7、档案管理员的职责7.1 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。7.2 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。7.3 工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。8、档案的利用8.1 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管领导批准后，方可借阅，如外来人员借阅需报总经理审批。8.2 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。8.3 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。8.4 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。8.5 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。8.6 不准转借，必须专人专用。8.7 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续第四节 办公用品及设备管理 1、名片印制规定1.1 名片印制范围公司部门主管及以上人员；因工作需要经主管领导批注的其他员工；1.2 印制要求名片版样统一规格，具体样式按地产公司规定；不允许个人私自印制名片。1.3 印制审批程序印制名片，须经部门经理、总经理签字批准后制作2、办公设备的基本规定2.1 办公设备主要包括电脑、电话机、打印机、传真机、复印机、照相机、摄像机等2.2 配备个人使用的办公设备，实行“谁使用、谁负责”的原则，要对设备的安全使用和完好负责。2.3 各种办公设备的采购、报废等资产管理工作由行政人员负责管理。2.4 各种电脑、网络设备、交换机、路由器、服务器等信息化专业设备的维修工作由行政人员统一安排IT负责管理。3、办公用品购买、领用3.1 各部门根据财务预算和工作需要，每月25日之前将所需办公用品采购计划，经部门经理签字，报行政审核后，经总经理批准后购买。3.2 领用办公用品，需由本人到行政部登记后领取。3.3. 属固定资产范围的办公设备，必须严格按照公司固定资产采购管理规定审批流程执行；行政部、财务部进行固定资产登记；领用人经登记领取后，须精心保管，如遗失、损毁，将由领用人承担责任。第五节 商业秘密管理办法 1、目的 为保护公司与客户的商业秘密，维护公司的安全与利益，增强公司全员的保密意识，加强公司的保密工作，特制定本管理办法2、使用范围本制度适用于XX经营管理有限公司及各分公司。3、保密范围3.1 公司重大决策中的秘密事项。3.2 公司正在决策中的秘密事项。3.3 公司计划拟定但尚不宜对外公布的政策（如招商政策公司底价）。3.4 与商业公司发生商业交易的客户信息（主要包括业主、商户）。3.5 在招商营运活动中内部掌握的意向客户资料、各类情报资料。3.6 商业公司各类合同（商铺租赁合同、广告位租赁合同等）或协议、意向书及可行性报告。3.7 商业公司在商业活动中所积累的经营方式、管理方式及形成文件的管理制度。3.8 公司的各种会议、决议和内部重大事务的记录及人事档案、工资状况等。3.9 公司财务资料。3.10 其他需要保密的相关信息。4、职责4.1 由商业公司、分公司领导及行政人员负责公司商业秘密监督、管理事宜。4.2 商业公司、分公司各部门，全体员工为保密工作的执行部门、执行人，负责按照公司保密制度的要求开展保密工作。5、机密级别公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。5.1 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害。公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策、文件资料和正在洽谈的尚未公开的新项目为绝密级。5.2 机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权力和利益遭到严重的损害；公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级。5.3 秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。公司人事档案、合同、协议、员工工资收入的各类信息为秘密级。6、保密措施6.1 属于公司秘密的文件、资料，应当依据规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。6.2 属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由商业公司指定人员执行。收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。6.3 绝密级文件、资料严禁复制和摘抄。6.4 “三密”文件、资料的复制过程中，由负责管理文件、资料的人员负责复制并严格控制复印份数；带有秘密内容的废纸要妥善管理，及时销毁。6.5 在对外交往与合作中涉及公司秘密事项的，应当事先经商业公司、分公司总经理批准。6.6 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，应选择具备保密条件的会议场所，根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定，确定会议内容是否传达及传达范围。6.7 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。6.8 电脑存储的机密资料，应当时刻登记储备并做好防泄密措施。6.9 做好工作场所保密工作，不能让客户翻阅工作资料、进行电脑操作，员工离开时涉密资料不能放在桌面，抽屉上锁关闭，资料及时归档保存。6.10 员工在离职时，应将保密范围内的资料移交，否则不予以办理离职手续。7、泄密应急7.1 员工发现公司商业秘密有可能泄露时，均有义务报告主管部门立即采取防范措施；7.2 公司商业秘密已经泄露，发现人与当事人均有义务立即报告主管部门即采取补救措施；8、责任与处罚8.1 出现下列情况之一者，给予警告处罚：8.1.2 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的。8.1.3 已泄露公司秘密但采取补救措施的8.2 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失，情节严重者，直至追究其法律责任：8.2.1 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失。8.2.2 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。8.2.3 利用职权强制他人违反保密规定的。第六节 业务招待管理办法 1、目的加强招待费用的内部控制，增加使用透明度，培养员工廉洁自律的工作作风。2、适用范围XX经营管理有限公司及各分公司3、业务招待费的管理3.1 业务招待费的使用应注意节约、有效优先，商业公司、分公司应做好内部控制。3.2 公司烟、酒及其他礼品由人事行政部门统一成批采购与管理，以降低采购成本。采购前需在OA中发起办公用品申购单采购后经办人凭发票至人事行政部门人员处办理入库手续，双方在礼品入库统计表中签字确认。3.3 各类招待活动应先填写业务招待申请单经商业公司、分公司总经理批准后再招待，招待完毕后凭申请单和发票进行报销。特殊情况下，总经理同意可先招待，招待完再不填业务招待申请单，否则不予报销。3.4 报销招待费时必须附上经审批的纸质的业务招待申请单，以备各级领导审核，否则不予报销。3.5 业务招待费的报销，必须是一次一单。1000 元以上的用餐，申请人还需将菜单明细取回，报销时附在报销单后面备查。菜单明细、业务招待申请单在报销完成后由财务单独保管。3.6 公司各部门（包括公司领导）接待客人需要烟、酒及其他礼品等，先填写业务招待申请单经总经理审批后，再到人事行政部门办理领用手续（领用时必须将业务招待申请单交人事行政部门保管），人事行政人员必须在礼品领用统计表中进行详细登记。3.7 公司宴请用烟、用酒原则上自带，以降低宴请费用。特殊情况经总经理同意，方可在用餐地点购买。3.8 公司财务部门与人事行政部门负责招待费用的监督检查工作。财务部门主要负责各部门业务招待费用报销金额的审核与统计，人事行政部门负责各部门招待礼品领用及金额的统计并于每月 10 号前报给财务部门进行汇总统计与核对。3.9 公司财务部门与人事行政部门须每月根据出入库统计表对公司礼品进行联合盘点，并进行签字确认。3.10 对经办人虚填招待信息、虚报招待费用的，一经发现，予以两倍处罚，两次造假，予以辞退。3.11 所有业务招待费用（含礼品采购）及会务费用必须控制在当年度的预算金额内。另附：相关支持性表单第四章 人力资源管理编制、人事管理权限、招聘管理、培训管理、考核管理、薪酬福利管理、考勤及请休假管理、劳动关系管理等管理制度，本制度规定如下：第一节 组织架构与编制管理 第二节 人事及劳工关系管理第三节 招聘管理第四节 考勤及请休假管理第五节 后备干部管理第六节 人事档案管理另附：相关支持性表单第五章 财务管理第一节 财务审批制度第二节 专项费用管理第三节 固定资产管理第四节 材料管理第五节 废旧物资管理第六节 租金收支管理第七节 专项维修基金管理第八节 招标（采购）分类及权限第九节 招标管理第十节 经济合同管理第十一节 财产保险管理另附：相关支持性表单第六章 招商管理第一节 商业市场调研1、市场调研工作界定新地块摘牌后，根据公司提出的项目筹建进度，商业公司招商部、企划部并协调其他公司相关人员实施市场调研。2、市场调研内容2.1 项目所在城市总体概况：城市经济发展水平，各项经济指标数据，人口总量及分布，城市未来发展规划等。2.2 城市零售业发展状况各主要商圈情况，不同业态在各商圈的分布情况、业态定位及组合、规模、 数量、面积比例、经营状况，各商圈的形成和发展历程，未来发展规划等;2.3 同类竞争对手分析基本情况，总面积，规划布局，业态面积配比，档次定位，开业时间，历史经营状况，消费环境，消费结构（客层定位），租金价格或合作条件，相关费用（物业管理费），人力资源费用、品牌情况，服务管理、停车位数量、客流量、客单价、招商优惠条件等;2.4 项目周边环境调研项目所在地理位置、项目规模、周边环境，交通状况，3-5公里半径人口数量结构和特征、商业设施、服务设施、市政设施、 小区数量、入住人口、居住户数、人均收入、人均消费支出、消费特性、 物业状况（规划部提供包括住宅、酒店写字楼、商业的全面情况），工程进度时间等。3、市场调研工作计划及实施每次市场调研的时间安排为57天，按照不同的调研内容对人员进行分工。通过查询网上信息和当地政府相关报告，收集所需要的各项数据指标。通过调查问卷和实地考查，了解各主要商圈和竞争对手的情况，以及项目周边环境情况4、市场调研的分析结论根据各部门市场调研收集的数据进行分析，得出调研结论，形成市调报告。以此作为项目定位、商业业态规划、租金标准测算、物管费测算、招商宣传推广费预算、组织架构编制的依据。第二节 招商政策及租金方案制定1、商业公司招商人员依据当地市场情况、商业业态规划草拟新项目招商政策及租金方案。2、招商政策及租金方案包括：各商铺租金，各业态租赁合同年限，保证金、租金交纳方式，租金年增长比率，优惠政策等。3、项目招商政策及租金草拟方案，经商业公司论证调整后，报集团商业管理中心审核、批准。4、根据批复的招商政策及租金方案，严格执行。5、审批权限：参照集团商业租赁系统审批权限执行。6、行政部检查政策及方案执行情况第三节 招商团队管理1、招商人员招聘及团队组建1.1 在新项目开业前15个月，编制招商、营运人员岗位职责，开展人员招聘和团队组建1.2 人员招聘由集团人事行政部门、商业公司人事行政部门针对不同岗位实施招聘。1.3 新项目开业前14个月，招商、营运（除总服务台）人员全部到位。营运人员到岗后至项目开业前6个月，编入招商队伍参与招商工作。2、招商人员培训2.1 新项目开业前14个月，商业公司招商第一负责人需开展以下培训：2.1.1 新项目解读培训 ：对招商、企划人员进行新项目解读培训。培训内容为：业态规划、租金及招商政策、招商时间进度要求.2.1.2 商业地产基础知识培训：对全体进行商业地产基础知识培训。内容为：商业地产基础知识定义、国内外购物中心发展及现状、购物中心术语解读。2.1.3 招商管理制度培训：对招商人员进行招商管理制度培训。培训内容为：招商管理制度、工作流程、合同审批流程等。2.2 招商统一说辞培训2.2.1 新项目开业前14个月，对招商、企划人员进行招商统一说辞的培训。培训内容为：招商问题解答、招商分工、招商工作进度安排、业态表述、特色介绍。3、其他3.1 在项目招商团队组建前，商业公司招商部将根据项目区域位置、难易程度，向集团商业管理中心申报招商奖励政策，招商完成后，商业公司将根据招商完成情况及招商及相关人员工作表现，实施奖金分配第四节 招商实施1、招商启动准备1.1 各商铺租金指标分解根据集团商业管理中心批准的招商政策及租金方案，商业公司下达租金指标和政策给分公司，分公司根据业态、楼层及商铺位置的不同，将租金逐一分解到每一个商铺，按招商洽谈租金标准。1.2 招商任务分解及人员分工根据新商业项目招商部人员编制，由招商负责人按业态、主次力店、楼层、品类对人员进行分工，责任到人，并实时跟进招商最新动态。1.3 招商手册的设计及制作在招商启动前完成招商手册的制作，招商部提供相关素材和要求，由企划部进行设计。招商手册要体现新商业项目的总体定位和主力店、业态功能组合及整个商业的特色。招商手册必须经商业公司总经理审批后方可制作。1.4 招商目标品牌的确定及落位正式对外招商前，根据市场调研分析结果，以及确定的新商业项目总体定位和各业态功能组合情况，确定招商目标品牌并进行落位，品牌落位图报集团商业管理中心审批。每个商铺要求有1个主选品牌和3个备选品牌.1.5 标准合同的拟定及审批在招商工作启动前1个月，制定新商业项目的租赁意向合同、租赁合同及附件、物管合同、补充协议、广告位使用合同等，报集团商业管理中心进行会签。（或参照集团商业管理中心统一合同模板执行签约）2、招商工作计划制定2.1 新商业项目开业前10个月完成招商准备工作并启动招商，开业前6个月完成主次力店及餐饮业态的招商；开业前3个月完成90%商铺的招商。对于招商完成后掉铺的商铺须在开业后1-2个月完成掉铺再招商工作。2.2 分公司根据商业业态规划、招商政策及租金方案，制定的招商计划书及招商工作进度计划，并报商业公司审批。2.3 招商方案内容2.3.1 招商条件：租金标准及递增比例、确定不同业态的合同年限、租金及押金收取方式、招商优惠政策等.2.3.2 招商范围：业态、业种、品牌档次，每个铺位锁定3个目标品牌，分高中低3个档次。2.3.3 招商区域：当地及异地城市。2.3.4 任务指标：铺位数量、面积、分铺租金及租金总目标。2.3.5 时间节点：从启动到完成整个过程的时间节点2.4 分公司建立商户资源信息库，并及时进行更新，定期将资源信息库上报商业公司招商部。3、招商目标品牌选择标准3.1 目标品牌的品类定位要符合商业的整体定位。3.2 目标品牌的经营者要具备较强经济实力和经营管理经验。3.3 目标品牌在国内或当地具有一定的品牌知名度和市场占有率。3.4 目标品牌商户具备较强抗风险能力。4、招商工作的实施及监控管理4.1 新商业项目招商工作启动时，商业公司招商总监负责跟进和协调招商工作。4.2 招商启动后，要优先洽谈知名品牌和重点大客户，招商负责人必须亲自跟进。4.3 做好客户记录，每日登记商户洽谈情况并进行汇总。外出拜访商户前要做去向登记；返回后要填写商户洽谈表。根据接待和拜访商户的洽谈情况，确定意向目标商户，进行重点跟进和洽谈，并做好洽谈记录。4.4 建立招商档案，包括商户资源、商户合同及资料，每周汇总上报商业公司招商部。4.5 招商负责人需每日组织招商工作分析会，了解商户动态和招商工作中的问题，针对出现的问题及时调整招商策略。4.6 目标商户合同条款确定后，由主谈招商人员办理审批手续，并及时跟进审批结果。根据不同情况，可以在签定正式租赁合同之前签订租赁意向书。4.7 目标商户租赁合同经过审批后，及时与商户签订房屋租赁合同及附件及相关要约文本，并将签字盖章的合同统一编号存档。4.8 合作条件变更：租赁合同经过审批后，若商户合作条件发生变化，需按合同审批流程重新办理审批手续。4.9 招商工作需严格遵守商业公司规章制度和管理办法，认真贯彻和落实招商政策和租金指标，不得有弄虚作假、徇私舞弊、贪污受贿的行为，一经发现将严肃处理并追究其法律责任。4.10 对已经形成的新项目商业规划定位、执行方案、招商政策、租金价格进行调整和改动的，需事先上报集团商业管理中心批准后方可更改。4.11 每周五将提交招商进度汇总表，并附品牌明细表。第五节 合同管理1、合同范本的制定及审核1.1 新商业项目租赁意向合同、租赁合同及附件、补充协议、广告位使用合同等均需制定范本合同（或参照集团商业管理中心统一文本）1.2 各类范本合同经集团商业管理中心批准，方可印刷使用1.3 在合同签订过程中如需对合同条款进行修改，仍要按流程报商业公司及法务人员审核，经审核后方可修改。1.4 合同每年年初要评审和修改1次。2、合同审批流程2.1 对于招商合同按照招商政策及租金方案制定中审批权限执行，对于供方执行合同，按照供方管理办法执行。3、合同档案管理3.1 合同盖章生效后，除返还乙方的合同外，财务部、行政部各留1份合同原件进行编号存档，招商部保留合同扫描件存档，建立合同管理档案。3.2 新项目开业后1个月内，招商部将所有签订的合同办理正式交接手续，移交给营运部。第六节 品牌管理1、品牌资源库的建立及管理1.1 建立品牌资源档案表（品牌档案明细表）分公司品牌资源档案表要求按统一标准填写，并于每季度第5个工作日上报上季度品牌更新表。商业公司招商部建立品牌档案资源库，理清品牌资源明细，清算品牌档案总量，根据每季度上报品牌资源情况于每季度第10个工作日对资源库总数进行调整。并定期对品牌资源库内容进行整理，清除无效品牌资源，达到有效化和实用化1.2 建立在场商户调整表分公司招商部于每月25日前对在场经营商户情况进行整理，按统一表格要求上报各地公司在场经营商户变动情况，并根据商铺经营情况进行及时更新.1.3 商业公司招商部定期对品牌资源库进行整理，并发给分公司，以实现资源共享。2、新品牌拓展商业公司招商部通过对全国市场进行调研和参加全国各类商品展会，寻找和搜集有较强经济实力，有全国拓展计划，有一定商品特色的新品牌，为新开店招商和已开店的经营调整招商作储备。并对首次进入市场上的新品牌进行跟踪调研和经营分析。3、开业后重点品牌经营情况分析商业公司招商部要安排专人对战略合作商户开业后的经营信息进行收集，并建立经营情况档案，针对商户在合作区域或合作商圈的适应性进行分析和研究。为以后新项目的开业招商积累资料。第七节 经营过程中的招商管理1、在经营过程中，招商部要加强与营运部的沟通，关注各商户的经营情况，并对商户进行评估。评估的内容包括：商户对项目的贡献情况、美誉度和商誉、发展现状和方向、经营管理能力和生存能力等；2、根据对商户综合评估的结果，制定出商户调整的预案；3、 通过对竞争对手和全国主要商业市场的调研，以及参加各种全国性或地域性的商业展会，收集和储备商户资源；在商户租赁合同期满前的6个月，招商部开始进行调整招商洽谈工作。第八节 招商活动管理办法1、目的为了维护公司良好的社会形象，建立公平、公正的内外部竞争机制，确保招商活动按照招商政策和规划顺利有序地进行，为后期营运工作打下良好基础，促进公司和谐稳步发展，制定本办法。2、适用范围本办法适用于XX经营管理有限公司及各分公司所有员工。3、招商活动范围招商活动范围包括以下内容：3.1 前期商业项目定位阶段进行市场调研、搜集客户信息、客户访谈、前期各项招商准备工作；3.2 招商政策出台后与其他部门衔接工作（设计、工程、前期、合约、集团商业管理中心），确保招商硬件条件达到业态规划要求；3.3 制定招商政策、业态规划以及租金价格体系，正式启动实质性招商工作，洽谈重点目标客户，同时监督检查招商工作进程和招商质量情况并及时反馈；3.4 签订招商租赁合同，以及审核签订的租赁合同，审查商户实力与经验；3.5 储备商户资源，在开业营运后及时补充撤场商铺，保持铺位招商饱满。4、招商活动管理与责任制4.1 商业公司、分公司总经理负责领导和监督招商活动工作；4.2 招商部员工严格按照公司各项政策制度开展招商工作，各项工作责任落实到个人；4.3 廉政协议作为招商合同附件协议，与租赁合同一并与商户签署。5、招商活动中的自律内容招商活动中的自律内容包括但不仅限于以下违规行为：5.1 招商过程中以各种名义向商户索要财物、低于市场价格消费、私下交易、吃喝拿卡要等；5.2 利用各类招商、采购、招标机会为个人捞取好处；5.3 截留公司各类收入，包括向商户收取的各项应缴费用；5.4 个人未通过财务部门直接向商户收取租金及各种应收费用；5.5 通过虚拟合同、虚开发票、虚列支出等行为套取现金；5.6 利用权力私自减免商户的租金及各种应收费用或不签订租赁合同私自使用或给他人使用商铺的；5.7 违反公司其他关于招商工作的规定6、责任与处罚违反本办法自律相关规定，视情节轻重进行警告和处罚，严重危害公司利益造成公司巨大损失的，给予相应的经济处罚并按公司规定辞退。第九节 招商租赁合同签约管理办法1、目的规范管理在招商过程中的合同管理，便于按时、高效的完成租赁合同签订事宜，顺利完成商户进场装修等工作。2、使用范围XX经营管理有限公司及各分公司所有员工3、租赁合同会签程序可参照集团商业租赁系统执行（或制作纸质审批会签单）报批执行。第十节 商户资质评定标准1、制定商户经营能力考评制度1.1 根据商户经营情况通过分析，了解商户采购来源，采购品种，批零对象，盈亏状况等情况。1.2 制定考评商户的标准，将经营商户进行分类管理。针对不同的经营商户来制定不同提升商户竞争能力的措施。2、商户考评标准2.1 A类经营商户考评标准2.1.1 经营商户有一定的资金实力，经营品牌在市场上有一定的知名度。2.1.2 经营形式为厂家直营或市级以上独立代理商。2.1.3 经营商户经营能力强，经营状况良好,在全国范围内有多家分店。2.1.4 经营面积在300平米以上2.2 B类经营商户考评标准2.2.1 经营商户有一定的资金实力。2.2.2 经营形式为地区级以上代理商或自创品牌.2.2.3 经营商户经营能力一般，经营情况一般。2.2.4 经营面积在100平米以上2.3 C类经营商户考评标准2.3.1 经营商户资金实力较差，经营品牌多以知名度较低的为主。2.3.2 经营形式以从上游批发市场进货。2.3.3 经营商户持续经营能力较差。第十一节 招商商户质量控制1、招商目标商户的确定1.1 采用以大带小的招商策略，以实力商户带动一般商户的策略，以此提高市场招商效果，因此针对大客户及实力商户的招商工作应在项目开发时展开；1.2 根据项目业态定位、建筑结构及物业条件，结合项目周边消费人群及城市消费力，确定招商目标品牌，。1.3 收集目标客户及实力商户的招商的资料，采用发函、邮寄招商手册、电话洽谈、招商顾问拜访等推介程序展开招商；2、商户的登记和初选2.1 填写商户登记表；2.2 所有意向商户均应填表登记，建立档案；2.3 对登记的经营商户按其经营品种进行分类，划定经营区域；2.4 对经营商户进行初选，对不符合经营要求的商户另行规划；3、商户资格审查3.1 审查经营类型；3.2 通过商户提供资料及走访审查经济实力；3.3 通过商户提供资料及走访审查经营能力；3.4 审查品牌优势；3.5 优先商户和淘汰商户确定；3.6 确定进驻商户；4、商户经营能力评估4.1 对商户经营资金评估；4.2 对商户经营实力评估（如有多少家分店、是否公司直营或独家代理）；4.3 对商户经营管理评估（如员工队伍、管理制度）；4.4 对商户经营特色评估（如装修档次、促销力度、宣传手段）；4.5 对商户财务状况评估（如经营投入、抗风险能力）；4.6 对商户洽谈进驻意评估；4.7 对商户提出合作条件评估。5、商户选择5.1 根据招商定位确定每个区域商户的经营品类，以经营品类为第一选择方向；5.2 根据商户经营能力评估确定同品类商户优先选择经营能力较强商户；5.3 在品类和经营能力都相当的情况下根据合作条件来选择商户。另附：相关支持性表单第六章 运营管理第一节 开业前运营管理1、文件制定营运部开业前二个月编制商户手册、营业员手册，装修指引手册报商业公司审批，集团商业管理中心备案。1.1. 商户手册中包括：商场概况、商户须知、提供的顾客服务内容、商铺管理规定、物业管理规定、安保消防管理要求、租金物管费收缴程序、应急预案等。1.2 营业员手册包括：营业员应知的知识、必须的技能与服务规范等。1.3 装修指引手册包括：商户装修指引、装修规范等。2、物料准备营运部在开业前一个月进行物料的准备，包括：2.1 总服务台用品：开业前广播设施、电脑设备、广播稿的准备；礼品包装用品；服务用品；医疗应急用品；背景音乐资料等；2.2 办公用电脑、工牌、对讲机等；2.3 各类表单的制作与交付印刷，并于开业前两周内准备就绪3、建立总服务台规范开业前一个月建立服务台服务规范与服务制度3.1 在醒目位置设立总服务台；3.2 总服务台标识显著，具体标准参考规划院要求；3.3 配备全职服务人员，统一着装；3.4 服务台参照公司整体的VI要求进行设计施工；3.5 服务项目、服务承诺等必须公示;3.6 客服人员岗位培训。4、模拟演练营运部必须进行开业试运转模拟演练，演练的内容包括4.1 开闭店流程模拟；4.2 根据服务台的功能逐项进行服务台模拟演练；4.3 必须制订开业前期广场、内场营运巡查线路，并根据巡场路线图进行营运巡查；4.4 协助企划部进行内外环境布置；4.5 开业庆典流程模拟5、开业检查营运部必须提前一周配合物业、工程等部门进行开业前检查，内容及要点包括：5.1 商铺开业的跟踪：装修完工、设施设备进场、货物及商品进场、商品陈列、价签到位、合同备案、证照办理、服务见面洽谈会等；5.2 主力店方面：装修进展跟踪、开业前界面协调等；5.3 多种经营前期市场调查、品牌资源储备等；5.4 室内外广告位：市场调研、招投标、签约、收集确定样稿、制作安装到位等；5.5 收费情况跟踪：合同尾款、广告费用、