库区地质灾害治理工程文件归档整理规定.doc

x库区地质灾害治理工程文件归档整理规定60 x库区地质灾害治理工程文件归档整理规定主 编 单 位：x库区地质灾害防治工作指挥部批 准 单 位：x编 写 日 期：x年12月第1次修订日期：x年8月第2次修订日期：x年7月xx年七月目 次前 言1 总则11.1修订依据11.2履行职责21.2.1档案管理21.2.1履行职责22文件收集程序42.1纸质文件42.2电子文件42.3信息化成果电子文件43 地质灾害防治治理工程建设期归档范围53.1纸质文件53.2电子文件53.3信息化成果文件54 地质灾害防治治理工程试运行期（缺陷责任期）归档范围64.1纸质文件64.2电子文件64.3信息化成果文件65 归档文件要求75.1归档质量要求75.1.1纸质文档要求75.1.2电子成果要求85.1.3信息化成果要求135.2纸质档案立卷要求175.2.1立卷原则175.2.2立卷要求175.2.3卷内文件排列185.2.4案卷编目185.2.5卷内备考表195.2.6案卷封面195.2.7案卷装订205.2.8卷盒、卷夹与案卷脊背215.2.9文件组成案卷后装入卷盒225.2.10案卷盒按文件类别归类后排列顺序225.2.11档案号编制要求226 文件归档规定237 档案验收要求247.1验收程序247.2提供验收准备材料247.3档案验收基本内容247.4检查验收比例257.5电子文档（信息化成果）的验收257.5.1 验收重点257.5.2 验收要求、方法及步骤257.5.3 提交前复查278 档案移交298.1 汇交程序298.2 汇交办法298.2.1 纸质成果汇交298.2.2 电子文档的汇交298.2.3 信息化成果的汇交29附录A 治理工程文件归档（含信息化采集）范围和保管期限表30附录B 治理工程竣工图章式样49附录C 治理工程电子文件登记表式样50附录D 治理工程电子文件载体外标签表式样53附录E 治理工程项目电子文件建夹存档组织示例55附录F 治理工程项目文件归档卷内目录、案卷目录式样56附录G 治理工程文件归档卷内备考表式样58附录H 治理工程文件归档文件档号章格式式样59附录I 治理工程文件归档案卷盒、卷内封面式样60附录J 治理工程文件归档档案号编制式样61附录K 治理工程文件归档装订（三孔一线）式样63附录L 治理工程文件归档案卷盒脊背式样64附录M 治理工程文件归档检查、验收表式样65附录N 治理工程文件归档目录清单（册）式样79附录O 治理工程成果资料归档汇交申请80附录P 治理工程成果资料归档汇交回执单82前 言为做好x库区地质灾害治理工程文件归档工作，加强防治工作的档案资料管理，统一治理工程档案验收标准，建立完整、准确的工程档案，x库区地质灾害防治工作指挥部按照x库区地质灾害防治工作领导小组办公室（以下简称领导小组办公室）的有关要求，于x年编制了x库区地质灾害治理工程文件归档规定（试行），由领导小组办公室以“x地防办发x36号文下发执行。经二期地质灾害治理防治工作实践，x库区地质灾害防治工作指挥部于x年对x库区地质灾害治理工程文件归档规定（试行）版进行了第1次修订，经x批准，在x库区三期地质灾害治理工程中实施。本次在前二次档案归档整理规定的基础上，进一步修订和完善，修订的主要内容有：1、进一步明确了档案管理（收集、整理、立卷、归档、验收、汇交）各部门履行职责；2、细化了基层档案立卷方法，通过增加附录式样，使档案整理标准模板化，增强了可操作性；3、进一步规范了电子成果信息化管理，将电子文档及信息化采集电子成果纳入本规定统一要求；4、修订了“地质灾害治理工程归档范围”；5、统一了x库区地质灾害治理工程档案号编制方法，增加了档案互见号填写，便于数字化档案管理；6、明确了档案验收层次、验收程序、验收比例；7、修订了档案移交办法。主要起草人（含x年版、x年版主要起草人）：黄学斌、郭希哲、程温鸣、付小林、杨建英、徐开祥、吴润泽、田正国、叶润青、李辉武、郭满长。1 总则x库区地质灾害防治类型多，范围广，地质灾害防治主要包括崩塌滑坡治理、塌岸防护、搬迁避让、高切坡防护、深基础处理、监测预警和科学研究等。针对x库区地质灾害防治工作中地质档案成果多样化和复杂化、地质资料信息量巨大，为加强和规范地质灾害防治成果资料的归档管理工作，地质灾害防治所形成的纸质成果资料及电子文件汇交有序化，须统一地质灾害防治档案的归档范围、分类标准、立卷归档标准和要求，加强地质灾害防治档案监督、检查、验收、移交管理工作，充分发挥地质资料的作用，有效实现数据共享，为政府、社会提供信息服务。依据国务院地质资料管理条例（国务院令349号）和x地质资料管理条例实施办法（x令16号）文件，从x库区地质灾害防治实际出发，制定本规定，以利地质灾害防治档案管理体系规范化、系统化、科学化。其中地质资料管理条例和地质资料管理条例实施办法中地质资料的管理规定不在本规定之列。1.1修订依据规范性引用文件：1、地质资料管理条例（国务院令349号）；2、地质资料管理条例实施办法（x令16号）；3、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（国家档案局2004年10月20日实施，DA/T28-2002）；4、地质灾害防治条例（国务院令第394号）；5、成果地质资料电子文件汇交格式要求（国土资发x210号）；6、实物地质资料管理办法（国土资发20088号）；7、原始地质资料立卷归档规则（国土资厅发200898号）；8、涉密地质资料管理细则（国土资发200869号）；9、图文地质资料扫描数字化规范(试行)（x信息中心SZ19990012000）；10、x库区地质灾害治理工程质量检验评定标准（修订）（x地防办x34号）；11、x库区地质灾害治理工程竣工施工质量验收办法（修订）（x地防办x34号）；12、x库区地质灾害防治工程勘察技术要求（x库区地质灾害防治工作指挥部x年7月）；13、x库区地质灾害防治工程设计技术要求（x库区地质灾害防治工作指挥部x年7月）。1.2履行职责1.2.1档案管理x库区地质灾害治理工程资料档案管理工作是地质灾害防治与建设管理工作的重要组成部分，参建单位应列入领导的议事日程，强化领导、健全制度、统筹安排档案工作经费，加强各部门和相关管理人员的归档意识，提高档案业务知识，确保x库区地质灾害治理工程资料档案归档工作的正常、规范、有序开展。参建单位须对地质灾害治理工作中形成资料档案进行整理、分类、组卷、归档，将此项工作纳入项目建设与质量管理工程程序中，制定考核目标，明确职责、齐抓共管。为实现档案工作管理的现代化，利于地质灾害治理工程数据与成果信息化，参建单位应配置“硬件”设备（计算机、激光打印机、数码相机、扫描仪、摄像机等设备）及 常用的工作软件，完成档案文件、图片、图纸的扫描、录入等信息化工作。同时信息化采集需使用“x库区地质灾害防治信息与预警指挥系统”下的各项数据采集子系统：“地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统”、“x库区地质灾害治理工程信息系统”、“x库区地质灾害监测预警信息系统”软件，用以完成地质灾害防治治理工程信息化采集。为确保x库区地质灾害治理工程地质资料档案的真实性、完整性、规范性和时效性，档案管理工作应贯穿于各建设项目实施的每个环节：工程建设前期应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议及下达计划任务时，应对治理项目档案的收集、整理、检查、验收、移交提出明确要求，并与质量保证金的支付挂钩；在项目成果评审、质量检查、工程验收等重要阶段，应同时开展档案工作的质量验收，给出验收评定及报告。1.2.1履行职责建设单位对x库区地质灾害治理工程形成的资料档案负总责。勘察、设计、监理、施工、监测等参建单位，应明确本单位的归档职责和范围，细致收集、认真整理和规范录入。参建单位对提交的归档成果内容、质量负责；监理单位对施工单位及自身的归档成果内容与整编质量负责，实行监理审核签字手续，有专题审核鉴定报告。各参建单位应安排专业的技术人员和管理人员，明确专职资料员、信息录入员、档案管理员的工作范围和职责，对工作中形成的归档文件材料应及时进行收集、整理、归档、保存。若遇工作变动，须对原岗位管理的文件材料、信息录入成果进行详细清点交接，不得漏缺、损毁、散失、模糊不清。如果出现重大档案管理问题，应视情节对相关人员予以处罚。对于不能胜任的资料员、信息录入员、档案管理员要及时更换，确保岗位工作有序正常开展。各参建单位应向建设单位呈报各自的资料员、信息录入员、档案管理人员名单及工作简历等上岗相关资质证。如遇人员变动调整，及时通报项目业主备案，经批准后方可更换。2文件收集程序2.1纸质文件纸质档案收集工作：对工作中形成的相关文件材料，通过清理、接收、征集等方式将档案集中起来，并按照相关规定按文件材料内容、归档范围、形成时间、归档份数等归档方法归类整理。主要收集程序按以下流程进行：生产环节 形成 积累 整理在各生产环节（工作开展的工序）要高度重视文件材料收集的完整性，细化文件材料类目，统一清理，科学分类，保证各生产环节成果材料的完整性和系统性。2.2电子文件目前计算机辅助办公已成常态化，生产工作中，利用办公处理软件（如OFFICE组件、CAD制图软件、图形处理软件等）生产的文件材料，对应纸质文档成果就会形成电子文档。这里所指的电子文档又分“源电子文件”、“存档电子文件”、“信息化成果电子文件”三种类型。“源电子文件”指使用各类办公软件生成的源电子文档格式（如*.doc、*.xls、*.dwg等）。“存档电子文件”指将源电子文档格式转化成的JPG格式、TIF格式或PDF格式。“信息化成果电子文件”指使用专业数据采集软件，按信息化要求采集的地质灾害防治相关信息生成的电子文件。电子文件的收集工作：与纸质成果相对应，及时将各生产环节中形成的纸介质对应的电子文件，按内容、范围、类别进行清理、保存、备份。2.3信息化成果电子文件x库区地质灾害防治治理工程信息化成果电子文档是指治理工程项目实施过程中按信息化要求将所形成的资料文档逐项录入系统后生成相应的电子文件。信息化成果电子文件的收集应贯穿于治理工程实施整个过程。使用专业数据采集软件，按照采集系统中相关数据结构和数据项，真实、完整、正确地采集地质灾害防治相关信息，并与生成的纸质内容一一对应。3 地质灾害防治治理工程建设期归档范围3.1纸质文件对与治理工程实施有关的重要活动、记载治理工程实施过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。治理工程资料的具体归档范围，应符合本规定附录A的要求。3.2电子文件对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。具体归档范围与本规定附录A相一致。3.3信息化成果文件按照“地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统”、“x库区地质灾害治理工程信息系统”软件中相关采集模块内容及x库区地质灾害治理工程质量检验评定标准x年修订版附录“地质灾害治理工程常用表”，对治理工程建设期建设、勘查、设计、施工、监理、竣工验收等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详见附录A。4 地质灾害防治治理工程试运行期（缺陷责任期）归档范围4.1纸质文件对与治理工程竣工初验后一个水文年试运行期（缺陷责任期）内、最终验收阶段有关的重要活动、记载治理工程试运行及工程维护期内具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。治理工程试运行期资料的具体归档范围，应符合本规定附录A的要求。 4.2电子文件对应纸介质相配套的源电子文档、存档电子文档。具体归档范围与本规定附录A相一致。4.3信息化成果文件按照“x库区地质灾害监测预警信息系统”、“x库区地质灾害治理工程信息系统”中相关采集模块内容，对治理工程竣工初验后一个水文年试运行期（缺陷责任期）内、效果监测、运行报告、最终验收报告等各类资料数据采集录入，采集范围及分类详见附录A。5 归档文件要求5.1归档质量要求x库区地质灾害治理工程资料档案应纳入项目质量管理体系。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，建设单位除不予返还其工程质量保证金外，还应对不达标单位予以相应处罚。对于问题特别严重的，还应对从业资格证予以重新审核认定。参建单位档案人员必须按x库区地质灾害治理工程文件归档整理规定（修订）要求的各项归档范围做好资料的收集、积累、整理及归档工作。所有归档资料的原件为最真实、最有法律效益的材料，内容填写、签字、签名不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等易褪色书写（包托拟定、修改、补充、注释），一律采用蓝黑或碳素墨水书写，并盖有单位公章。档案资料避免重复修改，若出现修改的资料应尽量重新制作签字、盖章，如达不到以上要求的，可采用杠划法，并注明原因、签字或签章。复印件应为原件的副本。所有归档资料必须清晰、字迹工整、表格完整，复印件不得出现歪斜、缺漏等现象，资料内不得用涂改液、胶水、墨团涂改。5.1.1纸质文档要求归档的纸质文件应有一套完整、齐全的原件。内容必须真实、准确，与防治项目实际情况相符合。采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）。图纸采用国家标准图幅。纸张采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸采用计算机出图，且必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。竣工图均加盖竣工图章。竣工图章应使用不易腿色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位，编制人，审核人，技术负责人，编制日期，监理单位，现场监理，总监理。竣工图章示例见附录B。利用施工图改绘的竣工图，必须标明变更修改依据。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。不同幅面的治理工程图纸，应统一折叠成成手风琴式A4幅面（297mm210mm），图签外露。成册图件折叠成A4号图幅面装订时，若案卷左右不平，可在左侧垫条，使案卷册四周均衡。垫条要求质量优良。5.1.2电子成果要求5.1.2.1电子成果资料分类整理按内容和形式的不同，x库区地质灾害治理工程文件电子文档归档内容可分为“源电子文档、存档电子文档、信息化成果电子文档”三大类型。各类型电子成果在各生产环节形成时就要分门别类，科学管理。5.1.2.2文本类源电子文档编制规定（1）文本部分电子文件的编制还应遵循以下规定：字号最小不得小于5号字，行距最少不得低于单倍行距。页面尺寸以A4为宜，附表、插表、插照、图版等按实际尺寸制作。电子文件应有页码，页码位于页面底端（页脚），对齐方式为“居中” 或“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）。对于特殊页面，也可采用其它对齐方式。所有插图、插照、插表、图版应直接插入文字中的相应位置，不得覆盖其他信息，也不得采用超链接的方式链接其它软件制作的文件。所有图片、照片、表格、图版等在电子文件中的显示方向应向上。（2）审批类电子文件的编制成果资料中的审批材料应单独组成一类电子文件。当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低依次进行编排。对同级的认定书、决议书、审查意见书、评审意见书，以认定书、决议书在前，审查意见书、评审意见书在后进行编排；同级、同类的审批文件，按时间先后顺序由新到老编排。审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致。每一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间。公章的内容可以用文字表示。制作审批类源电子文件时，对于没有手工录入的文件，允许采用插入栅格图形文件的方法来形成。（3）附件类和其他类电子文件的编制正文类、附件类和其他类的文件原则上每一个分册应分别制作成一个电子文件。如文件过大而影响浏览时可以分成多个电子文件。电子文件上的页码应与纸介质上的页码相对应，页码不连续的各部分要用分隔符（如分节符）分隔开。各类报告的题名、篇名（部分名）、章名、节名等标题应用标题命令定义，标题阶次依次降低(如采用1-4级标题)，同一层次标题的阶次应相同。各电子文件的目录(或目次)要通过字处理软件的插入目录命令自动生成，应具有超链接。当附件类文件中又含有一套附图、附表等类文件时，应将它们合并到相应的类别中，并在电子文件登记表中进行说明。制作其它类源电子文件时，对于没有手工录入的文件部分，允许采用插入栅格图形文件的方法来形成。（4）附表类电子文件和文字中插表的编制对附表类文件，内容类别不同的表格应分册制作，且每一个附表均应有表名和表栏头。制作附表类文件时，应采用表格命令或插入文件的方式来直接制作，不得采用超链接的办法链接其它软件制作的表格。附表的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，如果横向或纵向超出版芯，可用续表。续表中表名可以省略，但表栏头仍要保留。附表类文件的表名要使用标题命令进行定义，标题样式不作具体规定，以美观实用为原则。标题命令完成后应使用软件自动生成目录，其制作方法与正文类相同。如果使用Excel等软件来制作附表类电子文件，原则上不对表格做切割。不同册的附表不能放在同一个Excel文件（工作薄）中。同一册附表中的每张表要使用工作薄中的一个工作表来表示，工作表的标签用其表名的简称来命名。文中插表除表名不使用标题命令进行定义外，其它要求和编制方法同附表类一致。5.1.2.3图件类电子文件的格式要求及编制（1）格式要求附图类源电子文件的格式原则上不作限制，但应尽可能地采用遵循OGC（Open GIS Consortium，开放地理信息系统协会）协议的主流工具软件来制作。图件制作完成后要提交相应格式的电子文件，以及运行这些电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、外部链接文件、字库和文件等），并保证这些文件可以被再利用。图件类存档电子文件采用下列5种格式之一： 压缩的JPEG、EPS（不分色，文字变曲线）、GIF、PDF和TIFF。（2）编制附图类电子文件的内容、幅面大小、用色标准、图例符号等按照地矿行业的标准及相关制图标准执行，而且在内容和图号数上要与纸介质相对应。在编制图件类电子文件时，应按照一张图一个顺序号的原则统一编号。存档电子文件按一张图一个电子文件、源电子文件，按照一张图一个文件夹的原则编制。对超A0幅面图件的电子文件原则上不进行分割。当影响浏览使用时可切割成多张图，切割后的各电子文件应能独立使用。对分成多个文件的同一幅柱状图，每个文件中均应有图头。对于分幅制印的同一幅图件，用数字化方法形成电子文件后，如果造成在计算机上浏览不便，应进行加工处理（拼接），形成一个电子文件。以矢量图形为主的数据库（如地质图空间数据库）应汇交所有图形文件、图层文件、外挂库和浏览数据库所必须的系统库、字库、属性库、外部链接文件等相关文件以及与数据库关系密切的其他文件和文件夹。以栅格图像为主的数据库应汇交所有图像文件及与之相关的其他文件和文件夹。文字、图件类的“存档电子文件”应尽可能通过对“源电子文件”进行制作或转换而得。对于特殊情况，也可以采用扫描等数字化方法形成，但不得使用数码相机拍照的方式形成。在制作或转换形成存档电子文件时，分辨率的选取以保证图形的精度和清晰度为准，一般可取300dpi；对压缩的JPEG格式质量因子取75以上。采用扫描等数字化方法形成存档电子文件时的质量技术指标参照有关标准或规范执行。5.1.2.4多媒体类电子文件的格式要求及编制（1）格式要求多媒体文件的格式原则上不作限制，推荐采用通用的MPEG或AVI格式,单纯的声音文件推荐采用通用的WAV或MP3格式。（2）编制多媒体文件像素的选择以保证图像清晰为原则，文件声音应清楚、音质良好。有特殊情况的，应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行说明。多媒体文件不宜过大，不可以用压缩软件进行处理，当超过载体容量时应分成多个电子文件。5.1.2.5附加文件的格式要求及编制（1）电子文件登记表为保证成果地质资料电子文件的正常使用，在制作电子文件的过程中，需要编制电子文件登记表。表的样式及编制要求见本规定的附录C。电子文件登记表的源电子文件采用XLS、HTML或XML格式，存档电子文件采用PDF格式。电子文件登记表编制完成后，取名“电子文件登记表”，归于其它类中，纸质登记表与相应的电子登记表一并汇交。（2）其它文件每一份电子文档均要制作一个名为“载体外标签”的电子文件，其源电子文件格式推荐采用DOC、WPS或XLS格式，存档电子文件采用PDF格式。标签的样式见附录D，在填写好所有的内容后归于其它类中。5.1.2.6电子文档在介质中的组织形式电子成果资料建夹要求，应根据成果资料分类分别建夹，标识清晰，对应纸介质文档卷号一致。（1）每一份成果地质资料电子文档以一个独立的子目录(一级子目录)置于根目录下，子目录名即为该份资料的电子文档号（与单位工程纸介质对应档案号一致），该份电子文档所包含的所有电子文件均置于此子目录下。（2）在一级子目录下建立两个名为 “源电子文件”和“存档电子文件”的二级子目录，分别用于存放该份电子文档源电子文件和存档电子文件。（3）对于附图类的源电子文件，要在“源电子文件”子目录下按照一张图件一个子目录的原则建立若干个三级子目录，每个三级目录的名字与该图所对应的存档电子文件名相同，它们将分别用于存放该图的源电子文件以及运行上述文件时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、字库和文件等），且每个相关文件要以独立的文件夹进行存放。如果各图件的源电子文件是用同一工具软件形成的，运行时所必须的相关文件相同，则可以将这些相关文件以一个独立文件夹的形式直接放在“源电子文件”子目录下，但此时应在电子文件登记表中进行说明。（4）对于数据库类，同样也要在“源电子文件”子目录下建立一个名为“数据库”的三级子目录，然后将数据库或软件的源电子文件按照其原有的目录结构分类存放到该子目录中。（5）对于有插图、插照、图版等的电子文件，还需要在“源电子文件”子目录下再建立一个名为“插图文件”的三级子目录，用于存放这些插图、插照、图版等插入前的源图形文件。（6）如果在二级或三级子目录下还需再建立其它的子目录，那么创建后应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行说明。成果资料电子文档的组织示例见附录E。5.1.2.7电子文档的检查和录制（1）齐全性和正确性检查成果地质资料电子文档制作完毕后应对所有的电子文件进行全面的检查，以保证电子文档的质量。检查的重点主要有以下内容：成果地质资料电子文件及其附加文件的数量和内容应齐全完整，文件格式、文件名、文件夹名要正确，在存储载体中的组织方式应符合要求。（2）文本检查文本部分的电子文件在信息内容上要与纸介质保持一致，其内容信息、编排体例（顺序）和编辑格式（如字体、字号等）要符合相关行业标准和本标准的要求。正文、附件、附表（.xls格式除外）等类的电子文件均要有目录(或目次)，且具有超链接功能；页码要符合要求。电子文件的页面为A4，部分页面设置随内容调整。电子文件所载信息清晰完整，插表、插图、插照、图版插入位置正确无遗漏，边界完整、且未覆盖其他信息，信息显示方向为直立。文本部分的插图、插照、图版的源图形文件要按规定组织和存储。以扫描方式形成的审批文件，其栅格图形文件应插入到文本文件中，不得以栅格图形文件的形式形成审批类电子文件。（3）附图检查电子文件所载的内容信息要与对应的纸介质的内容信息一致，各地质体色彩符合相关制图标准，不能出现丢色和严重偏色现象。电子文件的幅面、字体等符合制图标准及相关规定。源电子文件及其所附的系统库、字库等相关文件齐全可用，要保证所含信息的真实性和可利用性，保证在相应的工具软件和环境下能被正常浏览、使用和转换成存档电子文件。存档电子文件的信息清晰可读，线条连续，数字、符号等清晰无歧义，没有错漏地质体，图例与图中所对应的内容在表达形式上相一致。 （4）数据库检查应保证所汇交的数据库能正常打开和使用。数据库文件在相应的工具软件和环境下能够正确地浏览和使用，所附系统库、字库等相关文件完整齐全、真实可用。（5）多媒体检查多媒体文件播放时图像清晰、声音清楚，播放流畅。（6）电子文件登记表检查从整体上对电子文档的信息进行记录，并对每一个电子文件（数据库和软件为文件夹）的属性逐一进行标注，所有的内容信息要齐全、完整、规范，不能有遗漏和错误。（7）录制完成成果地质资料电子文档的质量检查后，对合格的电子文档进行录制。录制前，要将电子文档中多余的电子文件全部删除。在确保没有病毒的情况下，采用中速兼容方式进行录制。录制后对电子文档进行复查，复查无误后，在存储载体上标记载体编号，贴上载体外标签(附录D)。（8）录制载体只读CD-ROM光盘、DVD光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为汇交载体，同时也禁止使用劣质或废旧载体进行汇交。以光盘作为成果地质资料电子文档的汇交载体时，应采用一次性刻录，禁止以多区段刻录的方式进行录制。（9）电子文档入盒录入电子光盘后应装入盒内，并附有标签。光盘标签上应填写盘号、项目名称、资料内容、形成单位、形成日期。不得在光盘盘片面贴标签或用硬笔在光盘盘面上书写内容（详见附录D）。5.1.3信息化成果要求5.1.3.1信息化成果文件要求治理工程信息化成果文件是使用“x库区地质灾害防治信息与预警指挥系统”地质灾害勘察数据采集与图形编绘系统、地质灾害设计信息系统、地质灾害防治治理工程数据采集系统、地质灾害监测预警数据采集系统软件对工程建设项目资料采集入库，形成的成果数据库应符合相关建库标准或信息化录入工作指南，指南参见软件“帮助”模块内容。信息化成果资料汇交，应包括地质灾害防治治理工程最终评审通过的整个库文件（包含所有表文件、数据间的关联关系、存储过程以及后备文件或导出文件等）及其使用说明，以及使用信息化成果文件所必须的系统库、字库、外部链接文件等相关文件和技术文档，以保证其能正常使用。信息化采集中需导入附件资料时，严禁使用RAR、ZIP等压缩包文件,要求使用以下文件格式：微软办公软件（OFFICE）中的Word文档（.doc）、Excel文档（.xls）等；扫描PDF文件(.pdf)；CAD图件（.dwg）；ArcGIS文件（.shp）；现场照片（.jpg）；原始资料的扫描图片（.jpg、.tif）,确保内容清楚。5.1.3.2信息化采集工作要求（1）按“谁管理、谁采集”、“谁采集、谁负责”的原则，采用指定的信息化软件进行数据采集入库及资料处理。（2）工程项目实施过程的各阶段（包括勘察、设计、施工、监理、竣工验收等）要使用统一的信息化软件对工程进行管理，实时形成信息化成果，并归档保存。（3）采用标准工程划分规则，将工程项目划分为标段、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程及工序，并按治理工程编码规则正确编码。（4）工程施工阶段，施工、监理及业主单位需严格遵从审批流程，采用信息化软件现场完成各类表单的审批，审批流程如下。 （5）要求全部完整的对治理工程项目各阶段形成的资料予以信息化采集，成果库各项内容及数据量应与纸质资料保持一致，确保数据的真实性、可用性。（6）无对应表格的成果资料在信息采集的软件中应采用导入附件的方式入库，正确选择与之相关表格，填写附件名称后将原始电子文件作为附件导入；无原始电子文件的成果资料以彩色扫描格式导入,扫描效果应保证扫描原件清晰，不得使用拍照原件方式代替扫描件格式。5.1.3.3治理工程划分及编码规则工程的划分及编码标准化是地质灾害治理工程实现信息化的一重要工作。工程编码是治理工程信息系统各数据表的主关键字，按层次编码方式进行编码。工程划分及编码规则如图5.1.3-1所示。图5.1.3-1 治理工程分类划分图（1）工程（项目）：是按治理分期和规划号在x库区可唯一确定的治理工程项目；（2）标段：当滑坡（或库岸）规模大、工程类型多、工程量大时，业主单位通常将一个治理工程项目划分成若干标段进行招标。当滑坡（或库岸）规模小时，一般不划分标段。（3）单位工程：在建设项目（或标段）中，按工程类型划分的工程，在x库区一般有：排水工程、支(拦)挡工程、加固工程、护坡工程、减载与压脚工程、组合工程等。（4）分部工程：是在单位工程下按工程亚类划分的工程，如排水工程（单位工程）下有：浆砌石排水沟、盲沟、排水隧洞、排水井（孔）等分部工程；（5）分项工程：是在分部工程下的单体工程，如一条抗滑桩、一条排水沟、一道挡土墙等；（6）单元工程：是在分项工程下为便于及时计量及验收进一步划分的工程，一般根据分项工程分布情况按段或区划分，如一条排水沟通常需分段开挖、分段砌筑等，则按分段划分为单元工程，有的分项工程则不再划分单元工程。（7）工序：是在分项工程或单元工程下具体施工的作业单位，如一条挖孔抗滑桩的工序有：桩孔开挖、钢筋混凝土护壁、钢筋笼制安、混凝土浇灌、混凝土养护等。表中所列工序，是一个缺省数据，用户可编辑、追加（新增的工序，经批准后放到库中）。5.2纸质档案立卷要求5.2.1立卷原则治理工程形成的专业地质地质资料档案应分门别类，整理立卷，应遵循防治项目文件自然形成的规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。治理工程建设期文件形成有以下5个阶段：规划阶段（含勘查）、方案论证比选阶段（含勘查）、设计（初步设计、施工图设计）阶段（含勘查）、施工（监理）阶段、竣工验收阶段。档案的组卷分类参照附录A。治理工程运行期档案文件形成有以下2个阶段：工程竣工初验后投入一个水文年试运行（质量缺陷期）阶段、最终竣工验收阶段。档案的组卷分类参照附录A。5.2.2立卷要求 （1）按照一定的方法对组织好的资料档案案卷进行科学排序，先按档案类别从一级类目至末级类目依次排列，再在末级类目下按阶段或工作程序结合归档时间进行排列。（2）卷内文件材料逐“件”加“文件封面、文件件内目录、文件封底”，装订成1册后按类别组装存入卷盒。（3）案卷不宜过厚，卷内单“件”册材料不超过20mm，若材料未完可续另册。（4）案卷内不能有重份文件，文件分类不能出现前后交叉，内容混淆组卷。（5）案卷内不同类别、不同载体的文件一般应分别组卷。5.2.3卷内文件排列排列顺序目录分级以附录A为准，按序排列。文字资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附表、附图、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同一专业图纸按图序号顺序排列。既有文字资料又有图纸资料的案卷，文字材料排前，图纸资料排后。5.2.4案卷编目5.2.4.1卷内文件页号规定（1）卷内文件均按有书写内容的页面编打页号。编页号的方法：卷内以每份文件为单位，页号从“1”开始编写，在文件的“卷内文件目录”上反映该件文件材料的“页次”。“页次”是指填写文件材料在装订好的单册文件中所排的起始页号，最后一份材料填写起止页号。式样参见附录F式样一。（2）单面书写文件的页码写在右下角；双面书写文件的页码，正面写在右下角，背面写在左下角。折叠后的图纸一律写在右下角。（3）成套图纸或印刷成册的地质资料文件，自成一件的，不须重新编写页号，与其它资料文件材料组卷时，将其作为一件文件填写卷内目录，并在备注中注明本卷总页数。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（5）页码编打采用打码机（颜色为黑色）逐份流水号打印页号，页数连续完整，打印整洁美观。对于错号页码不得随意使用涂改液或墨笔涂改。漏页、错页补打页号的，可在案卷备考表中注明纠正、补改记录说明。顺错页码，可加盖红色带边框未执行字样（边框长13mm，宽8mm）在废弃页号边上，重新顺编页码。5.2.4.2卷内目录的编制规定（1）案卷目录是案卷内资料文件的“明细表”，其式样参照附录H式样二，案卷目录单独放置于卷盒内文件首页之前。（2）序号：以装订好的“件”文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件材料件数的顺序。（3）责任者：填写文件的直接形成单位。有多个责任者时，选择1个主要责任者，其余用“等”代替。（4）文件编号：填写文件材料原有的文号、图号、设备代号。（5）文件题名：填写文件材料标题全称。（6）日期：填写文件形成的日期，有不同日期应填写材料的最终日期，日期格式用八位数字表示，如x0202。（7）页数：填写每“件”装订成册文件的页数。最后一行注明本卷内文件总页数。（8）备注：对有关文件的特殊情况和其他事项作说明，可简要填写。填写卷内目录时，特别强调：文字材料应逐份登录，图样材料一般逐张登录，每张图纸应作为一件对待，不能将一组图样（如所有的结构类图）作为一件登录。出图时已汇编成册并编有正式题名的图样，可作为一件登录。（9）案卷目录、卷内文件目录式样见附录F。5.2.5卷内备考表（1）备考表的式样应符合本规范附录G的要求。（2）备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明（主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件更换、修改、补充、移出、销毁、缺损等基础信息）。（3）备考表单独放置于卷盒内末份文件之后，负责整理归档文件的立卷人及负责归档质量的检查人应手写签名。填写归档文件整理完毕的日期。5.2.6案卷封面（1）案卷内以“件”为单位组件后编制“文件材料封面”，与文件装订成册，每一“件”文件封面右上角加盖蓝色档案号章。档号章格式见附录H。（2）档案案卷盒厚度为20mm、40mm，以“件”为单位按分类顺序排列组卷后放入档案盒，卷盒内首页编制“案卷内封面”，放置于卷内目录之后。（3）“案卷内封面”的内容应包括：档案号，资料室（或馆）代号，案卷题名，编制单位，起止日期，密级，保管期限，共几卷，第几卷。样式参见附录I。（4）档案号应由“一级档案号+工程类别+分类代字+案卷序号”组成。档案号先用2B的铅笔填写，项目全部竣工后由建设主管部门统一汇集完整，并经相关部门验收合格后，在向相关部门移交前须用碳素墨水工整填写完全。档案卷盒面、卷盒脊背、档案卷内封面、卷内目录、备考表上的档案号应一致，具体编制方法参见本规定5.2.11,档案号格式参见附录J。（5）案卷题名应简明、准确地表达卷内文件的内容。案卷题名应包括项目名称、专业名称、卷内主要文件内容。（6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任人。（7）起止日期应填写案卷内文件形成的起止日期。（8）保管期限分为永久、长期、短期三种。“永久”代码为：Y，代表永久保存。“长期”代码为：C，保管期限为30年，“短期”代码为：D，保管期限为10年。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。（9）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。涉密案卷内应归存定密申请、相关保密机构定密审批意见、函、报告等。（10）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面，应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。5.2.7案卷装订归档文件是以自然、有机联系在一起的1“件”为单位固定在一起的过程。装订前应对归档文件进行适当的修整。（1）修裱破损文件修裱：使用粘合剂和纸张对破损文件进行“修补”和“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命等。修补：对有孔洞、残缺或折叠处磨损断裂的文件采用“补缺”和“托补”两种技术。“补缺”是对残缺和有虫蛀孔洞的文件采用修复；“托补”方法为溜口和接后背两种方法。托裱：在文件的一面或两面托上一张纸，借以加固文件。对于文件字迹洇水程度而采用的方法分为干托和湿托两种方法；如果文件字迹耐水性较差采用干托，反之则用湿托。托裱时要四周粘贴牢实，双面有文字又需托裱的，可只粘贴好左边或上边。在一张A4白纸上可裱糊一张或几张小幅面的文字材料。如：合格证、票据、存根等，要求排列整齐预留出装订线位置。（2）拆除易锈蚀的金属装订用品文件装订时普遍使用订书钉、大头针、曲别针等，对于永久、30年保存的档案，文件在归档时应拆除易锈蚀的金属物。对于已装订成册的成套报告，可不拆卷。（3）复制字迹模糊或易褪变的文件对于纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制作的文件材料以及热敏纸为载体的传真件应进行复制备档。（4）超大纸张折叠档案盒尺寸是按照A4纸张大小设计的。如有幅面大于A4规格的文件，需要加以折叠。折叠时应注意以下几点：一是要尽量减少折叠次数；二是折痕应尽量处于文件字迹图形之外；三是页数较多时，宜单张折叠。（5）装订方法采用三孔一线左侧装订法装订将归档文件以“件”为单位进行装订。每一件文件加装文件封面，题写文件材料题名。装订线要求：A4规格的纸张长为29.7cm，宽为21cm，装订线距纸张左边距1.1cm，中间针孔位置取A4纸张中点（14.9 cm），上下两孔针眼距中间孔点间距各7cm。统一每“件”文件的装订线，以利文件错装后拆件后另合件。样式详见附录K。装订线采用腊线为宜，结头打在文件的底部卷皮之内。要扎得结实，不压住字迹。不倒掉页、不损坏文件。对于某些特别珍贵的手稿、文献原稿、照片、图片等不便装订的材料，可标上档号后散存卷盒内或采用卷袋、卷盒装具加以特别保护。图纸较多可不装订，编上图序号，折叠成A4幅面装盒，盒内应放置图纸名称详细目录。目录编制方法参见本规定第 5.2.4条相关规定。横写的材料一律把文件头放在装订线一侧装订。5.2.8卷盒、卷夹与案卷脊背案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mm220mm，厚度分别为20、40mm。卷夹的外表尺寸为310mm220mm，厚度一般为2030mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。案卷盒封面（附录I）、脊背的式样宜符合附录L的要求。5.2.9文件组成案卷后装入卷盒各参建单位将文件材料以“件”为单位，根据附录A的归档范围，按二级类目下要求存档的相关文件类目依次排列装入案卷盒，按不同二级档案类目编写档案号。（如SG管、SG技、SG物）5.2.10案卷盒按文件类别归类后排列顺序工程竣工后，建设单位对所有档案进行汇总，每个单位工程档案案卷盒排列按：建设、勘察、设计、施工、监理、监测、竣工验收、档案各部门形成的档案内容依序排号（标识共多少卷，第多少卷），形成一整套系统、全面的档案成果。5.2.11档案号编制要求完整的成果资料档案编号由“一级档案号+工程类别+分类代字+案卷序号”组成。1、第一级档案号：由省市代码、区县代码、治理分期、治理项目规划编号组成。治理分期：按治理工程规划时间段编制，如后续规划地质灾害治理为HXZL。治理项目规划编号采用四位阿拉伯数字表示，不足四位的以零补足。2、第二级为项目工程的类别号：为项目工程的类别代码，如项目管理编写为XG。如果项目工程分为多个标段，则在类别前加上标段代号：A、B、C1、2、3。如：AXG，表示A标段的项目管理（参见附录A）。3、第三级为工程文件的分类代字：如立、批、移等（参见附录A）。4、第四级为在二级类目下组卷的文件立卷顺序号：一卷一号，采用三位阿拉伯数字表示。二级类目发生改变时，换新类别文件立卷顺序号又从001、002、003自然顺序编号。5、档案号编制格式参见附录J。6 文件归档规定6.1 治理工程文件归档应符合下列规定：6.1.1 归档文件必须完整、准确、系统，能够反映治理工程实施的全过程。文件归档范围详见附录A。文件材料的质量符合本规定“第5.1节 归档质量要求”。6.1.2 归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。6.2 文件归档时间应符合下列规定：6.2.1 治理工程按实施程序和治理工程特点，归档可以在生产各工作环节分阶段进行，工程竣工验收后对所有治理工程档案汇总。6.2.2 勘查、设计单位应在任务完成时按地质资料归档相关条例进行完整归档后向建设单位移交。施工、监理、监测单位应按阶段整理立卷归档。工程竣工验收前。建设、监理单位应根据地质资料管理机构的要求，对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交，进行工程质量预验收。竣工验收最终验收合格后将形成的有关治理工程的档案向指定要归交的相关部门移交。6.3 治理工程档案原则上为四套：一套（复制件、电子文件）由建设单位保管，一套（原件、电子文件）由县（区）国土资源局保管，一套（复制件、电子文件）上交各自的省（市）主管部门（视具体需要），一套（复制件、电子文件）上交领导小组办公室的派出单位x库区地质灾害防治工作指挥部。由县（区）国土资源局统一征收管理、统一移交各相关部门。7 档案验收要求7.1验收程序档案验收依据x库区地质灾害治理工程文件归档整理规定（x年7月修订）对治理工程成果档案进行验收。项目建设单位自验：项目建设单位对工程竣工档案进行验收。省（市）级验收：省（市）级主管部门组织档案专项验收，对存在的问题提出整改要求，建设单位按检查验收意见组织整改，整改完毕形成“整改回复”上报。国家级验收：x库区地质灾害防治工作领导小组办公室组织档案专项验收，给出档案验收鉴定意见。鉴定意见对成果资料立卷和归档情况进行评价，提出整改建议，样式见附录M式样二 。建设单位按检查验收意见组织整改，整改完毕形成“整改回复”上报。7.2提供验收准备材料档案验收前，各参建单位需要提供给验收部门的准备材料详见附录M-附录N。需要提供给验收组的准备材料如下：1）“x库区地质灾害防治区（县）期治理工程成果资料档案汇交案卷明细册”（以下简称案卷明细册）附录N。案卷明细册的编制按治理分期单独装订成册（A4幅面），封面内容：题名“x库区地质灾害防治区（县）期治理工程成果资料档案汇交案卷明细册”、编制单位、编制时间。扉页内容：目录。将单位治理工程依照档案案卷形成的“案卷目录册”相关内容汇集成统计表。统计表的表头内容有：序号（第卷）、档案编号、案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、件数、页数、提交资料单位名称等。经过综合统计，区县地质灾害治理工程及试运行期效果监测档案成果资料即可形成详细清单，依序排列成册。同时提供案卷明细册的电子文档。2）x库区地质灾害防治区（县）期治理工程成果资料档案检查验收统计表（附录M式样六）。7.3档案验收基本内容（1）资料分类资料归档分类应准确、规范。按附录A的各项分类划分标准和归档范围顺序组卷。（2）资料内容汇交资料的纸质文件数量需与报送单所列数目、内容一致。电子文件数量与电子文件登记表数目一致，电子文件格式、组织结构符合规范要求，文件内容完整。所有电子文件的内容信息需与纸质资料一致，反映信息真实可靠。信息化成果文件应按照信息采集软件中相关采集标准及录入指南（帮助）规范采集，内容符合验收要求，录入信息数据库文件完整可读。（3）资料签章资料中所有涉及到法人责任的纸质文件均应加盖公章，部分文件可为相应责任人的签字（章）。签章要清晰可辨，应有签章的分别为：提交单位公章：扉页、载体外标签、电子文件登记表。审批单位（机构）公章：审查意见书、审批意见书、初审意见书、以及各类认定书，评审意见应附专家组组长签字（可为复印件）。单位（或主管单位）保密委员会公章：汇交地质资料涉密情况登记表，无保密委员会时，盖单位或主管单位公章。审核单位公章：地质资料保护登记表，申请保护的地质资料，国土资源主管部门审批后盖章可生效。（4）资料档案目录清单（册）提供验收时具备档案文件目录清单（册）、实物地质资料目录清单。详见附录N。7.4检查验收比例x库区地质灾害治理工程的归档资料检查验收比例区县为100%自验，省（市）级验收比例为50%，国家级验收比例为25%。7.5电子文档（信息化成果）的验收7.5.1 验收重点成果地质资料电子文档的查验重点是存档电子文件的格式、组织方式和所载信息的完整性，以及与纸质载体资料内容的一致性、电子文档的可再利用性和载体的安全性等内容。信息化成果资料的数据库文件及相关附件内容符合信息化要求，与项目提交最终资料内容相符，保证数据的完整和一致。7.5.2 验收要求、方法及步骤7.5.2.1源电子文档及及存档电子文档验收要求（1）采取查杀病毒等安全措施后，如果所汇交的电子文档属于安全的，则可开始验收。 （2）对照电子文件登记表，逐个打开电子文件进行浏览检查。（3）软件应安装试用，检查其安装情况和功能是否可用，非独立安装的软件应搭建相应环境进行检查。（4）多媒体要使用相应的媒体播放软件或阅读器进行浏览，保证画面流畅、影音清晰、可辨。7.5.2.2信息化成果验收要求（1）信息化成果在相应的软件环境下检查，通过软件科学合理检索采集完成情况，评定采集质量。（2）对于采集入库的工程资料必须满足三个要求：1）工程结构划分的正确性：要求按照“工程划分规则”正确划分工程结构层次。2）采集入库数据的完整性：要求采集入库的治理工程资料与相应归档的纸质资料在数量上是一样的，保证各类纸质资料全部采集入库。3）采集入库数据的一致性：要求采集入库的治理工程数据表中的各数据项与对应的纸质资料一致，保证录入数据内容的正确性。7.5.2.3信息化成果验收程序（1）验收程序分为区县自验、省（市）及验收、国家级验收，同本规定第7.1节。（2）验收原则工程划分不正确的视为不合格，不再进行完整性和一致性检查。完整性检查不符合要求的视为不合格，不再进行一致性检查。一致性检查不符合要求的视为不合格。7.5.2.4信息化成果验收步骤首先使用信息化采集软件输出治理工程的划分及录入情况表，然后对照纸质归档资料和入库数据，进行完整性和一致性检查。（1）工程划分正确性检查：信息化成果