工厂采购管理制度.docx

采购管理制度第一节 采购验收管理制度1目的：规范公司的物资采购流程，明确采购职责及分工，确保各项采购流程符合内部管理制度的要求。2适用范围：适用于公司所有采购过程的管理。3职责：3.1工厂副经理负责采购计划的申报工作。3.2工厂经理负责采购计划的审批工作。3.3总工负责采购的执行工作。4工作流程：4.1办公用品的采购及验收：4.1.1办公室负责办公用品的采购工作。4.1.2办公用品采用集中式采购，分别于每年4月和7月集中采购。4.1.3按规定的频次要求，各部门在办公室通知时间内，将办公用品采购申请，报送到办公室进行汇总，提报申请，由工厂经理申报公司领导审批后实施采购。4.1.4采购物品到货后，由申请部门验收合格后，库管办理入库相关手续。4.2化玻、检验仪器的采购及验收：4.2.1质检科主任负责化玻、检验仪器的采购工作。4.2.2化玻、检验仪器采用集中式采购，于每年6月集中采购一次。4.1.3每年6月份，由化验室报批当年的检验仪器、化玻采购申请，经工厂经理审核公司领导审批后实施采购，到货后由使用人进行验收合格，采购人办理入库验收相关手续。4.3食堂物资的采购及验收：4.3.1食堂物资采购按需求进行计划、采购、验收。办公室主任对食堂库存情况进行验证后，提报物资采购申请。4.3.2食堂管理员验收合格后，办理入库验收手续。4.3.3每月30日，办公室统计汇总食堂当月物资及费用明细。4.4低值易耗品的采购与验收：4.4.1总工负责低值易耗品的采购工作。4.4.2各部门根据工作需求及费用预算安排，报送低值易耗品的采购需求，由工厂副经理汇总申请后，提报工厂经理审核，公司领导批准后，实施采购。4.4.3采购的低值易耗品到货后，由申请采购部门进行验收，保管根据批复的采购申请，办理入库、出库手续后，由申请部门领用。4.5设备备品备件采购及验收：4.5.1总工负责设备备品备件的采购工作。4.5.2根据公司领导批复的备品备件采购计划，总工负责采购询价、比价、合同评审、合同签订、资金申请等采购过程。4.5.3计划外需临时采购的备品备件，由使用部门提报采购计划，经工厂经理审核，公司领导批准后。由总工负责联系采购事宜。4.5.4设备备品备件到货后，由总工、保管、使用部门进行到货验收，验收合格后，由保管办理入库出库手续，申请部门或使用部门进行领用。5 相关记录采购单采购材料比价表采购合同评审单第二节 采购管理办法1目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，特制定本办法。2 适用范围适用于公司所有物资或劳务的采购。3 职责3.1 工厂副经理负责根据本年度的生产计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、设备检修以及零星维修所用备品备件采购计划。3.2 总工负责审核生产车间上报的采购计划，并与库存数量进行核查后，报经工厂经理审核公司领导审批后实施采购。3.3 办公室负责编制劳保用品、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。3.4 各物品、劳务需要部门根据需求物品或劳务的性质和权属向工厂副经理提交申请，经初审后交工厂领导审核公司领导批准。3.5 财务部负责日常采购的价格审查，工厂经理负责采购的价格抽查。3.6 化验室负责原材料、辅料的验收；各使用岗位负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。3.7 采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。4 采购流程4.1 物资采购的计划、申请与审批。4.1.1 物料需求部门提前编制采购计划，经工厂副经理核查，工厂经理审核，公司领导批准。4.1.2 编制采购计划应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值，交货日期、用途等。4.2 采购比价4.2.1 采购人员在提交采购计划或申请的同时，采购人应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料。4.2.2 价值在5千元以上的维修、服务等劳务、1万元以上的单台（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10万元以上的必须采取招标方式采购。4.2.3 国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。4.3 采购实施及物资验收4.3.1 工厂的采购业务统一由总工负责办理，其他部门或人员不得自行采购。4.3.2 使用部门根据工厂下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报工厂经理审核后，公司领导批准执行。4.3.3 总工根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、使用者等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有限期内，若因市场行情发生较大变化时，经过公司领导批准可以与供货商签订调价协议，并报财务部备案。4.3.4 采购物质运到工厂时，先由总工对照采购计划，经确认无误后开具到货通知单交检验员或使用部门进行质量检验，保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物质不得办理入库。4.4 结算4.4.1 单次采购金额在1000元以上集中采购金额在2000元以上的采购项目必须索取增值税专用发票，不能取得的，必须报公司领导审批后价格按扣除增值税后执行。4.4.2 无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购人填写付款申请单，连同有关凭证报财务部会审，并经公司领导批准后，出纳人员方可付款。4.4.3 财务部在对采购物资结算付款时，应认真审核采购单采购合同采购计划付款申请单入库单发票到货验收单等有关单据，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部不得办理相关手续。4.4.4 财务部必须在接到经公司领导批准签字的付款申请手续才能办理付款，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。5采购物资分类5.1新改扩建项目采购分类类别说明 管理方式进口设备 公司成立项目招标小组，由项目招标小组制定招标实施方案，统一招标确定供应商；签订合同，按清单进行验收、安装、调试、与供应商共同验收合格后投入使用、付款。国内设备 公司成立项目招标小组，由项目招标小组制定国内配套设备招标实施方案，组织相关技术人员成立招标小组（标准设备组、非标设备组、电气组、锅炉组、综合组等），统一招标确定入围供应商名单并对入围供应商再次比价后签定合同、验收、安装、调试、付款。 基建工程公司成立项目招标小组，由项目招标小组统一招标确定招标代理单位和设计单位，设计单位提供图纸后，招标代理单位进行招标确定施工单位，项目小组洽谈确定价格后签订合同、监督施工、验收、付款。 安装工程核定需要外部安装的工程量，组织招标，确定安装单位，签定合同、监督施工、验收、付款。环保项目公司成立项目招标小组，由项目招标小组统一招标确定施工单位，签订合同、监督施工、验收、付款。 5.2 生产过程中日常采购分类类别说明 物资内容 管理方式 原料 番茄原料番茄原料由原料科形成统一合同文本，与供应商签订合同。 包装物料 无菌袋、冷轧卷板、钢桶、托盘、衬袋、吨箱、打包带、纸垫、套袋、标签、蓬布 由质检科负责组织与供应商洽谈、招标，形成统一合同文本；与供应商签订合同、验收、保管、使用、付款，并组织合格供应商评价。 生产设备及物资 设备、备品、备件、通用标准件、外协加工件、化工类、煤等2万元以下临时/紧急采购的国内设备、备品、备件、外协加工件由总工确定供应商，与供应商洽谈，签定合同、验收、保管、使用、付款。其他由公司领导负责组织与供应商洽谈、招标，确定入围供应商名单，总工形成统一合同文本，与供应商再次定价签订合同并负责验收、保管、使用、付款。并组织合格供应商评价。 产品仓储运输公路、铁路、海洋运输及站台/港口仓储由公司领导与供应商洽谈、招标、统一合同文本，并负责供货过程中的协调，签订合同，付款。 其他除上述之外的物资及服务项目由实施单位自行组织采购、确定供应商，与供应商签订合同、验货、保管、使用、付款。 5.3 办公物资采购分类类别说明 物资内容 管理方式 办公用品 胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮、笔记本、复写纸、园珠笔、订书钉、签字笔、白板笔、电池、打印纸、计算器、U盘等 办公室统一议标确定合格供应商，各部门上报购买需求，办公室统一采购。 办公家具 桌椅、书柜、书架、沙发、保险柜、床等 办公室议标确定合格供应商，各部门上报购买需求，经公司领导批准后由办公室统一采购。 办公设备 笔记本电脑、电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、电话、电视、空调等 办公印刷品信封、信纸、纸袋、纸杯、记录、文件等办公室统一议标确定合格供应商，各部门上报购买需求，办公室统一采购。劳保用品工作服、工作鞋、毛巾、手套、洗衣粉等计算机耗材 硒鼓、色带、墨粉等宣传类 宣传栏、标语牌、旗杆、旗帜等 办公室确定供应商，并实施采购 第三节 合同管理办法1 目的为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。3 职责3.1公司领导负责公司销售、采购合同及其他合同的审批；3.2工厂经理负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：3.2.1 负责制定销售、采购合同统一文本；3.2.2负责对合同专用章、合同统一文本和管理；3.2.3 负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查；3.2.4 负责经济合同纠纷的处理；3.2.5 负责合同的档案管理；3.2.6 负责本制度的监督执行。4 编号规则4.1采购合同编号由 4 组字符串组成DLSFQ - - - 。4.2 第 1 组 DLSFQ 为大罗素番茄的缩写。4.3 第 2 组字符表示采购物资类别，具体按物资分类标准分为七大类的类别说明的拼音第一个字母缩小。新改扩建项目及办公物资使用类别前两个字拼音的第一个字母大写，如：安装工程-AZ4.4 第 3 组字符表示签订合同的年份如：20154.5 第 4 组数字为合同序号，以三位数表示，按合同签定顺序排列，如 001，002。如：DLSFQ-YL-2015-001；表示大罗素工厂采购原料的合同，此合同是第一个合同。4.6 合同编号应写在合同文本的右上角，第二行为合同签订时间，第三行为合同签定地点，方式如下：采购合同（字体为三号、黑体）。合同编号： XKFQ-YL-2015-001签定日期：*年*月*日。签定地点：（字体为宋体、五号、加粗）合同内容：（字体为宋体、四号）5 合同的具体内容51当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。52合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。53数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。54质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。55价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。56履行期限、地点和方式履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。57合同的担保合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。58合同的解释合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。59保密条款对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。510合同联系制度履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。511违约责任根据合同法作适当约定，注意合同的公平性。512解决争议的方式解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。6 签订合同的工作程序61签订合同前，总工或公司指定的其他谈判人员应按照本制度对对方当事人的有关情况进行审查，并复印或拍照对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。62采购合同，由主办采购人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报公司领导审批，由公司领导编写合同编号并加盖合同专用章。63法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由工厂经理依法及时办理。7 合同的变更、解除7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。7.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同7.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；7.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；7.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；7.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；7.2.5法律规定的其他情形。7.2.6变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；7. 4变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；8 合同的履行81公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。82在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。83在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司综合部处理，并报总经理。8.3.1经营状况严重恶化；8.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；8.3.3丧失商业信誉；8.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；84债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；841 在常年合同特别是常年采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；842 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。9 经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼91合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；92 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告工厂经理和公司领导，并拟定处理意见，报公司领导决定。93公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司领导。10 合同的日常管理101工厂经理全面负责公司的合同管理。102公司领导负责合同专用章的管理。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司领导批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。103已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司财务部随合同保管。104合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经工厂经理和公司领导确认后方可办理有关手续。