工程有限公司材料采购管理制度

*有限公司大宗材料、物料采购管理制度 第一章 总 则 第一条 目的 为加强公司规范化管理，规范采购工作，保障搅拌站的正常持续进 行，选择合格的供应商并对采购过程进行严格的控制，确保供货商提供 的材料满足施工的规定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。 第二条 适用范围 本办法适用于公司各沥青搅拌站施工用材料、物料（设备）采购 时，计划、审批、价格之审核、订购、验收、付款结算等，除另有规定 外，均以制度处理。本管理制度所指大宗材料、物料指各搅拌站建设及 生产所需的：骨料、石粉、矿粉、沥青、重油、砂、砖、水泥、混凝土、 机械设备及配件、电缆线等。 第三条 职责划分 1、由公司机料部全面负责对各材料、物料的价格询价、采购、入 库保管工作； 2、由搅拌站站长对本站内计划单的质量、数量、要求进行详细审 核把关； 3、由财务部对该工程材料的数量、规格、价格控制把关。 4、由综合部对采购合同的条款进行法律风险把关 5、由分管副总对各采购计划、合同进行审核把关； 第四条 原则 1、长期订货和大额进货，原则上均应通过签订买卖合同的办法进 行。2、对于经常性采购或批量进货的，按采购流程进行。 2 第二章 采购（计划）审批 第一条 采购计划的制定 1、材料、物料的采购执行先计划审批，后采购的原则。大宗材料 应在计划应在实施前不少于 10 天前提出，批量进货的材料不少于 3 天 提出，个别应急性材料由搅拌站负责人口头提出报机料部和总经理批准 后实施采购，但事后二天内应补齐相关手续。 2、搅拌站建设期前由站长根据公司搅拌站建设规划要求提出材料、 物料采购计划，确保材料物料规格、型号、数量无误并签字后以申报； 3、搅拌站生产需要采购的大宗材料，由机料部提出采购意向申请， 报公总经理确定供应商。 4、搅拌站生产期间，进行材料和物料的采购，由搅拌部机料员根 据公司经营客户经理的书面生产计划，提出材料、物料采购计划，试验 员审核所购材料的技术质量条求，站长审核确认。确保材料物料规格、 型号、数量无误并签字后以申报； 第二条 询价、比价和议价 1、机料部根据采购物料的品种、规格、标准、数量和交付期的不 同，应选择至少三家符合采购条件的供货商作为询价对象； 2、采购员根据过去采购的情况、市场变化情况、以及公司成本预 算等情况，确定采购目标价格； 3、在得到供应商的报价信息后，采购人员对供应商的报价条件进 行品种、规格、数量、质量要求等方面搅拌站进行核对，以保证供应商 提供的材料符合公司实际的采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、 3 售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商； 4、供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采 购人员应送请购部门确认； 5、专用材料或用品，机料部应会同使用部门共同询价与议价； 6、对供应商的报价资料整理后，经办人员应深入分析，以电话等 联络方式向供应商议价。在公司规定的权限范围内，采购人员应与供应 商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致； 7、对重大的物资采购，要保证参加人数不少于两人进行商务谈判， 且要求有两个以上的部门派人参加。 第三条 采购前核决及权限 大宗材料第一次采购时，按公司合同管理办法执行合同签字流程序， 采购经办人员与供应商初步沟通并完成询价后，在询价汇总表上详细填 列以下事项，呈报负责材料采购的各部门及总经理核决： 1）供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式； （2）采购物料的详细描述：包括品名、型号、规格等，如有超出 标准的特殊要求需特别注明； （3）订单所采购的数量/重量；单位包装数量/ 重量；包装件数； （4）价格：单价，合计价，合同总额，定金或预付款； （5）交付期：分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量； （6）付款方式； （7）所需的质量证明（检验单、质保单、出供应证明单、化验报 告单等） ； 4 （8）质量保证条款：发生质量问题是进行退换或其他处理方法； （9）运输方式和销售发票的要求。 3、需与供应商签订长期合同者，采购经办人应以签呈及拟妥的长 期合同书，核决权限按照请购类别和对应的级别逐级呈各部门主管及公 司经理核决； 4、签订期采购合同后过程中进货的，如骨料、重油、粉料、沥青 等，按材料采购流程，填写采购单，办理手续。 5、金额较大或批量采购的应到对方生产工供应进行实际考察，在 充分了解对方的资信程度、供货能力和现货品质后，向对方明确订货意 向，并送样报验，未通过报验的材料不准采购。 第四条 签订采购合同或填写采购单 1、经总经理确定供应商后，机料部填写采购合同，并经审批流程， 完成采购合同经审核，加盖公司合同公章经对方签章后生效。采购单经 公司总经理签字审批后生效，采购单一式两份，一份由机料部、一份交 搅拌站。 2、采购人员应跟踪控制材料物料交货期，及时向供应商跟催交货 进度。 3、发货前要求供应商在“送货单”上注明“订购单编号”及“包 装方式” ，以便验收确认。 4、若属分批交货者，采购人员应在“订购单”上注明“分批交货” 以资识别。 第五条 退货作业 5 对于检验不合格的材料退货时，应开立“材料退货单”呈搅拌站长 和机料员签认后，对材料数量不进行确认。必要时由机料部通知供应商 到场核实。 第三章 验收与付款 第一条 材料进供应验收 1、材料进场供应商交货时，机料部通知搅拌站库管员和实验员， 实际清点件数或称重， ，对货物携带的有关证件和材料质量进行验证， 经与采购清单或采购合同内容核对相符后签收，仓库出具入库单并由库 管员签章入库。如发现不符时，即通知机料部一同处理； 2、对有专项质量要求的材料物资，机料部通知搅拌站长一同参加 员验收，验收合格后由搅拌站库管员出具入库单并由库管员签字。 第二条 付款结算 1、严格按照公司报账工作流程和挂账工作流程执行； 2、采购款项须按采购合同规定或采购单所约定的时间由公司安排 支付； 3、付款申请由采购人员或被委托采购人员提出，申请付款应严格 按照采购合同要求和项目进度情况进行，分清轻重缓急，必要时须提交 验收报告、物品入库单据和对方发票，申请付款单上应注明预付款、已 付款、余款，按审批权限经相关负责人签字后，方可办理付款手续； 4、只有在出现以下情况时才可由采购人员借款或垫款进行直接支 付： （1）紧急采购且不能及时办理财务支付手续； 6 （2）在外埠采购且供应商要求立即付款时； （3）在现场调试施工期间急需材料的采购； （4）3000 元以下的零星采购。 第三条 进度控制及异常处理 1、机料部应特别注意“采购单”注明的到货时间要求，掌握到货 进度； 2、采购人员发现供货方发货日期有延误时，应主动与供货供应商 联系催交，对异常原因及时处理对策，汇报相关职能部门、公司处理。 第四条 质量评价 搅拌站和机料部应就所使用的材料质量予以关注，根据使用效果对 材料质量提出评价，以利于进一步工作。 第四章 附 则 第一条 参与采购过程的各相关部门，既要明确分工、明确责任、互相 配合，还要注意发挥互相监督的作用，确保公司的利益不受损害； 第二条 参加采购的人员要严格自律，加强法制观念，自觉抵制不正之 风，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全体员工监督；一经 发现上述情况，视情节，按所受回扣或酬金的十倍处罚，停职直至开除。 第四条 本办法自公布日期执行。 二一三年七月十日 4、 材料采购申请表填报流程 7 搅拌站建设期材料采购流程 机料员填写材料采 购申请表 试验员复核 搅拌站长审核 根据公司搅拌站规 划要求 机料部接收采购单 机料部询价 公司分管审核 总经理审批 材料采购一般不 少于提前三天， 原则上不超 过三天完成 搅拌站机料员验收 材料员建立进场验 收台账 机料部建立采购台 账 搅拌站机料员负责 传送，建立资料收 发台帐 大宗生产材料采购流程 机料部采购 8 机料部将询价情况汇总后，报总经 理确定供应商 机料部按公司合同管理程序审核合 同 合同经审批后，签署合同 机料部提出采购计划 机料部询价，选择不少于三家供应商品 按合同要求进货 供应至搅拌站时，机料员进场 验收，重要时会同站长参加 合格后入库，登记入库台帐 搅拌站发料，登记发放台帐 搅拌站机料员根据 客户经理需求填写 分批进料申请 试验员和站长审核 公司机料部和分管副 总审核 9 材料采购申请表（样表） 工程名称： A B C D E F G H I J K L 序号 材料名称 规格型号 单位 数量 技术要求或证书 品牌 申购用途 需求日期 单价 金额 备注 1 2 3 4 5 6 7 16 机料员: 试验员: 搅拌站长: 机料部: 分管副总: 总经理: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 说明: 1、B-I 栏由申请人填写，J-K 栏由采购人员填写；L 栏由材料员填写库存； 2、采购申请表必须经过批准后方可采购； 3、本申请表不得随意涂改， 4、本表格的单价是指询价最优惠之价格，后附其它供货商询价表。 注：按公司原有电子表格式 10 _材料采购询价表 填报部门： 编号： 报价单位名称 型号或产地 规格 数量 报价 资信情况 质量情况 供应能力 交货日期 交货地点 付款办法 扣款规定 询价目标 询价人员及意见 机料部门负责人意见 财务主管意见 分管总经理意见 总经理意见 11 12