采购档案资料管理规定.doc

采购部档案资料管理规定一、目的为规范公司采购部各类文件的收集、整理、归档、利用、档案价值鉴定及销毁等各项流程，结合公司实际工作情况，特制定本制度。二、范围本制度适用于公司采购部在工作过程中产生的各类有保存价值的文件资料。三、档案管理组织机构图 部长综合管理部档案管理工作第一负责人科级领导 采购部管理科负责人 科员采购部管理科兼职档案员四、归档范围4.1 归档范围、归档时间及相关责任人（见附件一）。4.2 各相关责任人应对归档范围中的文件进行动态维护，如因工作流程或其他原因导致文件类别发生改变、责任人发生变化等情况，应及时将信息告知综合管理科档案员，以保持公司采购部归档资料的完整性和归档及时性。五、职责和权限公司综合管理部负责人为本公司档案管理第一责任人，采购部管理科为采购部档案管理的直接单位。各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，各部门领导应监督本部门员工配合完成档案管理工作。5.1综合管理部职责：5.1.1负责公司档案管理制度的制定、完善及执行，并对公司各部门的档案收集、整理和归档工作进行指导、监督、检查和考核。5.1.2 对归档范围内的所有文件资料的收集、整理、归档、利用、档案价值鉴定及销毁等进行统一归口管理。5.2 采购业务一部：采购人员负责各自经办的设备类商务文件（包括技术协议、招议标报告、价格清单、问题反馈等合同附件）及其所有招标资料的收集和与采购管理部的交接。5.3采购业务二部：采购人员负责各自经办的工程、土建类商务文件（包括技术协议、招议标报告、价格清单、问题反馈等合同附件、工程结算书及资料、竣工图）及其所有招标资料的收集、整理、归档和与综合管理部的交接。采购部管理科职责5.1.3负责将招议标部交接的合同及招标资料等文件交至综合管理部。5.4.2负责各类验收单据、外来文件、项目报告等文件接收与综合管理部的交接。5.5材料采购科：各采购员负责询价记录、年度协议、试用报告等协议类资料及外来文件的收集和与综合管理部的交接。5.6 供应商管理科：负责供应商管理相关资料的收集和与综合管理部的交接。5.7仓储科：负责仓储日常生成文件及财务类文件的收集和与综合管理部的交接，并设置兼职档案员。六、档案归档流程及要求6.1归档流程6.1.1 各部门相关责任人在日常工作中应做好归档范围内各类文件的收集工作，并按照规定时间、频次与综合管理部进行交接。6.1.2 交接时档案员应逐一核对移交的文件资料是否完整，准确无误后交接双方在资料交接清单（见附件三）上签字确认。资料交接清单一式两份，交接双方各留存一份。6.1.3 综合管理部档案员对各部门移交的文件按照控制部档案管理操作规定进行整理、编号、编页码、填写电子版目录、装盒、编写盒内目录等归档操作。6.1.2 档案归档要求6.1.2.1 原则上要求所归档的各类文件均为原件（供应商资料除外）。6.1.2.2 文件上不允许出现三笔现象，即铅笔、圆珠笔、非碳素墨水。对于已形成三笔现象的文件，需用黑色墨水笔描写。6.1.2.3 将所有非A4 大小的文件材料统一手风琴式折叠方法折叠成A4 大小，以便于装盒存档。6.1.2.4 在合同及招标资料的封面上需加盖“商密”的印章，以标示文件密级。6.1.2.5 存放时应按照文件的类别及生成的时间顺序排放，便于查找与利用。6.1.3 电子档案：为了更充分地利用档案，需要对重复性使用的档案进行电子扫面存档；6.1.3.1扫描内容：所有投资项目的合同、技术协议需要进行扫面后存档，并按照合同号检索方式刻录成光盘进行储存，同时在涉密载体内备份。6.1.3.2扫描时间：在合同交接后的10个工作日内完成扫描及归档工作。七、档案的编号规则部门生成的各类文件，均应编写相应的文件编号，以便于存档及检阅查询。7.1部门内部生成文件编号规则7.1.1部门会议纪要编号规则：MPD-xx（年份）-Hxx（顺序号），例如：MPD-2010-H0017.1.2部门供应商考核单：MPD-xx（年份）-Kxx（顺序号），例如：MPD-2010-K0017.2档案盒脊背格式及编号规则7.2.1档案盒脊背格式档号案卷提名7.2.2各类文件档号编写规则7.2.2.1 业务类文件资料盒号编写规则7.2.2.1.1合同：xx（年份）-HT（合同类别）-xx（顺序号），例如：2010-HT(A)-01注：合同类别为项目类合同（A），材料类合同（B）,销售类合同（C），维修类合同（D），补充协议合同（BC）7.2.2.1.2招标资料：xx（年份）-ZL（合同类别）-xx（顺序号）, 例如：2010-ZL(A)-017.2.2.1.3询价记录：xx（年份）-xx（采购员）-xx（顺序号），例如：2010-陈斐-017.2.2.2部门综合管理类文件档号编写规则部门综合管理类文件均按照xx（年份）-BM（文件类别）-xx（顺序号）编写注：部门文件代码采用前两个汉字的大写字母，例如：供应商资料（GY）、通知（TZ）、会议资料（HY）等八、档案的利用8.1 商密档案的利用8.1.1 本部门人员借阅商密档案，需在综合管理部档案员处登记，填写档案借阅登记单（见附件七），并签字确认。归还时，档案员应审核档案文件的状态，确认其完整、无损后，放回原处。8.1.2 外部门人员借阅商密档案，需填写档案借阅申请单（见附件八），经申请部门部长及综合管理部领导签字确认后，方可借阅。商密档案原则上不提供复印件，若需要复印，需在申请表中注明，并承担档案内容的保密责任。8.2 一般档案的利用8.2.1 借阅一般档案需在综合管理部档案员处登记。8.2.2 调阅人员需维护档案的本来面貌，不得丢失、污损、拆换，禁止在档案原件上涂改、剪裁。8.2.3 在文件调阅过程中，若有违反制度中相关规定的，综合管理部档案员有权终止和拒绝档案利用，并报相关部门和领导追究其责任。8.3 若档案在借阅过程中丢失，借阅人需填写档案遗失处理单（见附件九），并根据情节的轻重，给予处罚。九、档案价值的鉴定和销毁9.1 档案价值的鉴定9.1.1 各类档案需明确其保管期限。9.1.2 定期对库存档案进行整理，对于保管期限到期的档案挑出来单独存放。9.2 档案的销毁9.2.1经认真鉴定后，根据中华人民共和国国家档案法及公司档案工作有关规定条例精神并结合我部门实际确认没有保存价值的档案应进行销毁。9.2.2档案销毁规定9.2.2.1由管理部保存的各类档案，应根据其所定的保管期限，定期进行鉴定或向控制部移交。有关档案工作人员须根据实际时效先行预检，列出已到期限的案卷目录清册和预检意见，报所档案鉴定部门9.2.2.2鉴定确认为无保存价值或不须继续保存的案卷，在通过一定的审批程序后可予销毁。拟予销毁的档案，由管理部编制销毁目录清册，经鉴定部门签署鉴定意见并报部门主管领导审批后方可施行销毁。9.2.2.3档案鉴定小组由部门主管档案工作负责人、业务部门的负责人等人员组成，特殊需要的在经领导批准后可吸纳相关人员参加9.2.2.4档案销毁目录清册是日后查考档案销毁的凭证，也是必须长期保存的档案材料，必须认真编制备查。9.2.2.4.1销毁目录清册一式两份存查。9.2.2.4.1销毁目录清册应包括：名称、归档号、立卷部门、存档时间、销毁时间、经办人、鉴定人、批准人。9.2.3 档案销毁前应编制档案销毁清单，列明需要销毁的档案材料，并逐一确认，确认无误后，由专人负责销毁。完全销毁后，在档案销毁清单（见附件十一）上签字确认。十、考核10.1 根据附件1交接时间节点，每延迟一天考核50元；10.2 所有档案资料未按照公司签字权限进行签字，考核相关责任人及部门负责人500元；10.3 如将档案丢失的，根据情节轻重给予当事人20-100元的考核处罚。10.4 在文件收集、档案移交和档案整理工作中业绩突出的部门和兼职档案员将依据奖惩条例给予相应的荣誉和物质奖励。10.5各部门档案归档时没有满足本规定4.2 条款要求的，且不按照综合管理部要求的时间内整改并归档的，每次除公司内部通报批评外，同时给予该部门第一责任人经济处罚100元。十一、其他及附件11.1附件11.1 .1附件1：档案归档范围清单11. 1.2附件2：档案收集整理操作流程11.1.3附件3：资料交接单11.1.4附件4：合同电子目录、招标资料电子目录11.1.5附件5盒内目录11.1.6附件6：总目录11.1.7附件7档案借阅登记单11.1.8附件8：档案借阅申请单11.1.9附件9：档案遗失处理单11.1.10附件10：档案销毁流程11.1.11附件11：档案销毁清单11.2 本规定自签发之日起生效。11.3 该规定由综合管理部负责解释。采购部档案归档范围清单序 号文件 类别文件名称责任人产生时间固定 格式收集时间移交时间收集人保管期限密级重要性是否归档部 门档案室是否归档控制部档案科1合同 及招 标资 料商务合同采购员/造价员随时有随时随时随时随时随时随时随时随时随时合同签订十日内*长期秘密重要是是2技术协议采购员/造价员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是3投资项目审批申请表及附件采购员/造价员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是4询议价技术任务书采购员/造价员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是5询议价供应商会签表采购员/造价员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是6询议价谈判记录表采购员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是7投资项目询议价结论一览表（询价记录）采购员/造价员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是8技术比较表采购员随时有合同签订十日内*长期秘密重要是是9其他投标过程文件采购员随时无合同签订十日内*长期秘密重要是是9招议标报告采购员随时有随时合同签订十日内*长期秘密重要是是10项目报告项目管理员随时有随时项目执行 完十日内*长期秘密重要是是附件一：11开议标记录及结论表造价员随时有随时合同签订 后一个月 内 *长期秘密重要是是12投标文件造价员随时无随时合同签订 后一个月 内 *长期秘密重要是是13工程结算书及资料造价员随时有随时结 算 终 审 后 90 日内*长期秘密重要是是14竣工图造价员随时无随时结 算 终 审 后 90 日内*长期秘密重要是是15供应 商资 料营业执照采购员随时无随时每月 10 号*短期无密级重要是是16税务登记证采购员随时无随时每月 10 号*短期无密级重要是是17更名函件采购员随时无随时每月 10 号*短期无密级重要是是18申请表采购员随时有随时每月 10 号*短期无密级重要是是19组织机构代码证采购员随时无随时每月 10 号*短期无密级重要是是20其他资质证明采购员随时无随时每月 10 号*短期无密级重要是是21市场 资料销售合同采购员随时无随时合同签订十日内*长期秘密重要是是22协议 类资 料采购合同（包括年度协 议）采购员随时无签订完 成以后合同签订十日内*短期秘密重要是是23代理合作协议采购员随时无签订完成以后合同签订十日内*短期秘密重要是是24通用协议采购员随时有随时合同签订十日内*短期秘密重要是是25试用报告采购员随时有随时报告签订十日内*短期秘密重要是是26材料年度供货协 议采购员随时有随时合同签订十日内*短期秘密重要是是27财务 类类财务 类供应商大会资料采购员每年年底 或第二年 初无会议召开完毕会议召开 完毕*长期无密级重要是是28领料单(财务联)采购员每天有每月初每年 6 月、12 月*短期无密级一般是否29合格品入库单采购员每天有每月初每年 6 月、12 月*短期无密级一般是否30供货清单(财务联)采购员每天有每月初每年 6 月、12 月*短期无密级一般是否31存货内部调拨单(账务联)采购员每天有每月初每年 6 月、12 月*短期无密级一般是否32盘点原始记录盘点组织负责人随时有随时每年 6 月、12 月*短期无密级一般是否33盘盈亏分析报告盘点组织负责人随时有随时每年 6 月、12 月*短期无密级一般是否注：归档内容每半年修订一次。采购部资料交接清单序号文件编号文件名称交接资料清单交接时间移交人接受人 合同电子目录盒号序 号合 同 编 号投 资 项 目 号合同名 称签订 日期供应商代 码（合同管 理系统）供应商代码（ERP）合同对方使用 部门投 资 预 算合同 折合 人民 币价 格合同总 价（外 币）（万 元）合同总价（RMB）（万 元）签署经 办 人组 别项 目 分 类合 同 本 方页 数状 态合同付款方式第一 次付 款第二 次付 款 采购部招标资料电子目录序 号编 号件 号合同号文件名称供应商名 称签订日期签订人页数保存期限密级制表人：盒内目录序 号名称页数/ 起止 页码密级保管 期限单位备注填表说明：1、“序号”即盒内所装载档案的顺序号，为流水号。2、“名称”为 盒内所装载档案的题名。3、“页数/起止页码”为该份文件的页码总数。4、“单 位”为该份文件的形成单位或归档单位名称。总目录盒 编 号序 号名称页 数/ 起 止 页 码密 级保管 期限单位位置 号备注填表说明：1、“盒编号”为档案盒编号，“序号”即该盒内所装载档案的顺序号， 为流水号。2、“名称”为盒内所装载档案的题名。3、“页数/起止页码”为该份文 件的页码总数。4、“单位”为该份文件的形成单位或归档单位名称。5、“位置号” 为该档案盒的上架的位置号。采购部档案借阅登记表序号文件编号名称借阅内容借阅时间借阅人拟归还日 期档案员确 认档案借阅申请表采购部申请部门：借阅日期：拟归还日期：是否留存复印件：申请原因：借阅人：批准：采购部意见：档案借阅登记归还情况登记序号资料名称及合同号档案编号页数归还日期档案状态借阅人确认：档案员确认： 档案遗失处理单档案编号档案名 称借阅日期遗失说明档案管理部门处理意见：遗失人：档案科：档案销毁流程 管理部归档档案检出届满保存年限的档案 是制作拟销毁清单 是确认销毁 否 审核 否 逐件抽取销毁档案 改档案保存期限销毁继续归档保存将已销毁或重新归档的资料登记在清 单中附件十一 档案销毁清单序号归档号立卷部门存档时间销毁时间鉴定人：日期：领导：第一负责人意见：销毁方式：销毁人：监督员：