办公软件基础知识培训

2012年5月 主讲人：邱志浩,OFFICE办公软件应用,2,培 训 大 纲,培训目的,Word 2003文字处理软件,Excel 2003数据处理软件,PowerPoint文稿演示软件,3,培训目的,1、随着公司的不断发展公司对于信息化办公的依赖也越来越高，作为公司的员工必须掌握一些信息化办公的技能以适应自身及公司未来的发展。 2、通过此次培训学会使用常用的Office办公软件：Word、Excel、PowerPoint 3、培训后能将掌握的信息化办公技能运用于实际工作中以提高工作效率并达到良好的效果，这就是培训学习的最终目的,4,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,本章内容,Excel 2003入门 管理工作簿 录入数据 使用工作表 数据的处理 公式和函数 应用图表 数据透视表 宏及其应用 打印工作表,5,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,Excel 2003简介 Excel 2003是美国微软公司推出的集成办公自动化软件Office 2003家族的一员,它专门为处理数据、管理表格而设计，是目前市场上最流行的电子表格制作软件之一。 Excel 2003可以在Windows 2000或Windows XP下运行，它界面友好、操作方便、功能完善、易学易用。它的运算功能极强，可以进行四则运算、逻辑运算、以及大量的函数运算；它能根据原始数据和计算结果生成100多种图表；它的自动计算、自动更正、自动筛选等功能表现出超常的智能化水平；它可以将数据清单自动视为数据库，对其排序、筛选、汇总，甚至建立数据透视表；它还可以进行模拟运算、变量求解，并通过局域网和Internet与其他用户共享Excel 2003的文档,6,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,单击【开始】 【所有程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜单命令，即可启动Excel应用程序,Excel 2003的启动,7,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003的工作界面,Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等,8,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,1、单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即为单元格，这是Excel最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可以是字符串、数学、公式等不同类型的内容。 2、列标和行号 Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。 3、名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域,9,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,Excel 2003 入门,4、工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可以通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。 5、工作簿 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名称。Excel默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需求，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表,10,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,1、单击“常用”工具栏中的“新建”按钮 2、按快捷键【Ctrl+N】 3、选择“文件” “新建”菜单项，在“新建工作簿”任务窗格中可根据需要选择“空白工作簿”、“根据现有工作簿”、“Office Online模板”、“本机上的模板”或“网站上的模板”来新建工作簿。 PS：创建模板的方法 在新建的空白工作簿中输入通用性的内容并进行必要的处理。 选择“文件” “另存为”菜单项，打开“另存为”对话框。 在“保存类型”下拉列表框中选择“模板（*.xlt）”选项。这时该对话框上方的“保存位置”目录自动显示为Templates，这是专门保存美音版的文件夹。 输入文件名，单击“保存”按钮，即可生成模板,创建工作簿,11,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,1、单击“常用”工具栏中的“打开”按钮 2、按快捷键【Ctrl+O】 3、选择“文件” “文件搜索”菜单项，在“基本文件搜索”任务窗格中可填写搜索条件，单击“搜索”按钮，以搜索的方式打开工作簿,打开工作簿,保存工作簿,1、单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 2、按快捷键【Ctrl+S】 3、选择“文件” “保存”菜单项 PS：设置自动保存恢复信息 选择“工具” “选项” “保存”选项卡，可以根据需要设置自动保存恢复信息。当系统出现故障后，Excel可以根据自动保存的文件数据在下一次打开该文件时自动恢复文件,为了不会因为意外情况的发生（如停电或硬件故障）而造成工作结果的丢失，建议用户养成经常保存文件的习惯,12,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,1、拆分与合并窗口 拆分窗口的功能可以将窗口拆分成几个小窗口，在各个小窗口中分别查看不同的内容。而合并窗口操作所实现的功能刚好相反，它将几个小窗口合并为一个大窗口以便在一个窗口中查看更多的内容。 （1）拖曳拆分条 将鼠标指针悬停在拆分条上，等其变成上下箭头形状时，拖曳拆分条就可以将窗口拆分成左右或上下两个小窗口,工作簿窗口,拖曳前的拆分条,拖曳后的拆分条,13,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,2）双击拆分条 进行窗口拆分最简单的方法就是双击拆分条，原来的大窗口会被自动地拆分为左右或上下相等的两个窗口，然后可以再用鼠标拖曳拆分条到理想的位置。 （3）指定拆分位置 指定以某一行或列为基准进行窗口拆分，先选择这一行或列，再选择菜单栏上“窗口” “拆分”菜单项,14,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,2、新建窗口 前面所讲的拆分窗口并没有产生新的窗口，当需要用多个窗口来观察同一个工作簿时就要新建窗口。 选择“窗口” “新建窗口”菜单项，就可以建立一个新的窗口,在执行新建窗口后仍然只能看见一个窗口，只有改变当前窗口大小后才能看见其他窗口,15,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,3、排列窗口 当有多个窗口存在时，可对各个窗口进行排列，以方便用户对文档进行处理。 选择“窗口” “重排窗口”菜单项，可以打开“重排窗口”对话框,4、切换窗口 切换窗口指的是改变当前的活动窗口，因为只有是活动窗口才能对其中的数据进行操作。通常使用以下两种方式来切换窗口： （1）以鼠标单击某窗口中的任意区域。 （2）按快捷键【Ctrl+Tab,16,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,5、隐藏窗口 如果有多个窗口暂时不用，但又不能关闭这些窗口是，可以将它们隐藏起来以便对其他窗口进行操作。 选择“窗口” “隐藏窗口”菜单项即可将其隐藏。 当需要使用这些窗口时，可取消隐藏： 选择 “窗口” “取消隐藏”菜单项，在“取消隐藏”对话框的列表框中列出了所有被隐藏的窗口，选择要取消隐藏的窗口，然后单击“确定”按钮，就可以将该窗口重新显示出来,6、冻结窗格 当窗口中数据很多时，可能需要在观察其他数据项时某些数据项始终保持可见，这时就可以使用冻结窗格的功能。 （1）在窗口中选择一个单元格。 （2）选择“窗口” “冻结窗格”菜单项，位于所选单元格上方及左边的数据将始终保持可见。 如果需要取消冻结窗格，只需选择 “窗口” “取消冻结窗格”菜单项即可,17,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,并排比较工作簿是中文版Excel 2003提供的新功能，作用是将两个内容相似的工作簿并排同时滚动以便于进行比较。 如果在Excel中同时打开了多个工作簿，“窗口”菜单中的“并排比较”菜单项就会被激活。选择“窗口” “与Book1并排比较”（Book1为所要比较的工作簿）菜单项就能够对工作簿进行并排比较,并排比较工作簿,拖动一个工作簿中的滚动条就会发现，另一个工作簿的滚动条也会随着一起滚动，这样就可以非常清楚地对两张工作簿每一行每一列的数据进行比较,18,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,管理工作簿,在进行并排比较的同时会自动打开“并排比较”工具栏。 “并排比较”工具栏的三个按钮功能： （1）“同步滚动”按钮 ：控制是否使两个工作簿同步滚动。 （2）“重置窗口位置”按钮 ：将窗口位置重新对正，以便并排比较。 （3）“关闭并排比较”按钮：退出并排比较状态,关闭工作簿,关闭单个工作簿： （1）选择“文件” “关闭”菜单项。 （2）单击菜单栏最右边的“关闭窗口”按钮 。 关闭所有的工作簿： （1）选择“文件” “退出”菜单项。 （2）单击窗口右上方的“关闭”按钮 。 （3）按快捷键【Alt+F4,19,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,选择单元格,1、单个单元格的选择 PS：在单元格之间切换 按【Tab】键可以切换到同行相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift+Tab】可以切换到同行相邻的上一个单元格。 按【Enter】键可以切换到同列相邻的下一个单元格，按快捷键【Shift+Enter】可以切换到同列相邻的上一个单元格。 2、选择连续的多个单元格 3、选择不连续的多个单元格 4、选择局部连续总体不连续的单元格 5、选择行 6、选择列 7、选择工作表的所有单元格,20,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,输入数据,1、输入字符型数据 字符型数据：汉字以及英文字母，也就是通常所说的文本。 2、输入数值型数据 3、输入日期和时间 （1）在Excel中允许使用斜线、文字、破折号与数字组合的方式来输入日期（ 如：2008-7-22 2008/7/22 2008年7月22日），但系统默认的日期格式只有一种，见编辑栏中显示的格式,更改系统默认的日期格式（以Windows XP为例）：选择“开始” “控制面板” “区域和语言选项” 在“短日期”文本框中输入新的日期格式“确定,21,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,2）设置日期格式： 选择需要转换日期格式的单元格。 选择“格式” “单元格”菜单项。 在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，选择“分类”列表框中的“日期”选项，选择需要的格式,22,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,3）时间由小时、分、秒三部分构成，在输入时间时要以冒号将这三部分隔开（如：10:38:52） ，且Excel使用AM和PM来区分上午或下午时间。 4、设置数据有效性 输入数据时，某些单元格中只能输入数值或字符，为了保证正确输入数据，可使用“数据有效性”功能。 （1）选择要应用数据有效性功能的单元格。 （2）选择“数据” “有效性”菜单项。 （3）在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡，根据需要进行设置。 完成上述操作后，如果在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合设置的字符，就会显示一个信息提示框，警告输入了非法值,23,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,5、超链接 超链接定义了在工作表之间的、工作簿之间、Excel与其他文档之间的跳转。 （1）选择“插入” “超链接”菜单项,2）在弹出的“插入超链接”对话框中，根据需要进行设置。 6、拼写检查 选择“工具” “拼写检查”菜单项，即可开始检查,链接反映的是在其他文档中的修改，而超链接则直接跳转到该文件中,24,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,提高输入效率,1、记忆式输入与选择列表 （1）打开记忆式输入功能： 选择“工具” “选项”菜单项。 在“选项”对话框中，单击“编辑”选项卡，选中“记忆式输入”。 打开记忆式输入功能后，Excel能够记忆本列中已经输入的数据。当再次遇到输入的字符与已有数据的前几个字符相同时可以将已经输入的字符显示出来，这时只需按【Enter】键就可以完成剩下字符的输入。 （2）使用选择列表： 在单元格中输入几个字符后，按快捷键【Alt+】，在单元格下会显示已经输入数据的列表,25,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,2、自动填充数据 当数据输入过程中需要大量的相同数据或具有某种规律的同类型数据时，可以使用自动填充数据功能，从而提高数据输入的效率。 （1）自动填充数据的操作步骤（以下表为例）： 在A1中输入“1”。 将鼠标指针放在A1填充柄上，这时鼠标指针变为十字形状。 按住鼠标左键并拖动，直到拉出的矩形框覆盖要填充的所有单元格后，释放鼠标,单击“自动填充选项”按钮可选择自动填充的方式。如果没有显示“自动填充选项”按钮，可以选择原单元格并单击其填充柄使“自动填充选项”按钮显示出来,26,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,2）设置序列填充方式 选择需要填充的单元格。 选择“编辑” “填充” “序列”菜单项 。 根据需要在“序列”对话框中进行设置,如果无法确定已有数据之间的关系，则可以选中“预测趋势”复选框，让Excel来自动判断应该填充什么样的数据值,27,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,2）自定义序列填充 选择“工具” “选项” “自定义序列” 。 在“自定义序列”列表框中选择“新序列”选项。 根据需要在“输入序列”文本区中序列值,28,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,编辑数据,1、删除数据 2、复制与粘贴数据 PS：选择性粘贴 默认情况下进行的粘贴操作是将原单元格中的所有内容全部粘贴到目标单元格中，如果仅需要复制元单元格中的数据而保持目标单元格的格式，或者还需要进行其他操作时，可使用“选择性粘贴”功能。 选择原单元格，并对其进行复制。 在目标单元格中单击鼠标右键， 选择“选择性粘贴”选项。 根据需要进行设置和粘贴。 单击“确定”按钮,注意：若第步单击“粘贴链接”，那么当修改原单元格中数据时，目标单元格中的数据会随之改变,29,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,撤销与恢复操作,1、执行撤销的方法 （1）单击常用工具栏中的“撤销”按钮 。 （2）按快捷键【Ctrl+Z】。 （3）选择“编辑” “撤销”菜单项。 2、执行恢复的方法 （1）单击常用工具栏中的“恢复”按钮 。 （2）按快捷键【Ctrl+Y】。 （3）选择“编辑” “恢复”菜单项,30,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据录入,添加批注,1、添加批注：为单元格添加说明性的文字。 （1）选择要添加批注的单元格。 （2）选择“插入” “批注”菜单项。 （3）在批注框中输入批注内容。 （4）单击批注框以外的其他地方，隐藏批注框。 2、编辑批注 （1）选择要编辑批注的单元格。 （2）单击鼠标右键，选择“编辑批注”选项。 （3）对批注框中的文字进行编辑。 （4）单击批注框外的其他地方，隐藏批注框,31,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,行、列和单元格的基本操作,1、插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键，选择“插入”选项，如下图,选中多行或在同一列中选中多个单元格，选择“插入” “行”菜单项，则插入与所选行或单元格数量相同的行,32,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,2、插入列 单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键，选择“插入”命令，如下图,选中多列或在同一行中选中多个单元格，选择“插入” “列”菜单项，则插入与所选列或单元格数量相同的列,33,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,3、增加单元格 通常这一功能很少用到，只有在输入某行或某列数据后，发现少输入一个数据，而且该数据后的其他数据都因它而提前了一格，这时需要插入一个单元格。具体操作如下： （1）选中单元格，选择“插入”“单元格”菜单项。 （2）根据需要在“插入”对话框中进行选择,4、删除行、列和单元格 （1）选中要删除的行、列或单元格，单击右键，选择“删除”选项。 （2）选中要删除的行、列或单元格，选择“编辑” “删除”菜单项,34,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,隐藏与冻结,1、隐藏和显示行（列） （1）选择要隐藏的行（或列）单元格，单击鼠标右键，选择“隐藏”选项，即可隐藏行（或列）。 （2）选择被隐藏的行（或列）单元格，单击鼠标右键，选择“取消隐藏”选项，即可显示被隐藏的行（或列,注意：打印工作表时，不会打印隐藏的行列，实际上，Excel只是把被隐藏的行列的高度设置为零,35,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,2、隐藏和显示工作表 （1）选择要隐藏的工作表，选择“格式” “工作表” “隐藏”菜单项，即可隐藏工作表。 （2）选择“格式” “工作表” “取消隐藏”菜单项。在“取消隐藏”对话框的列表框中会显示所有被隐藏的工作表，选择要显示的工作表，单击“确定”选项，即可显示被隐藏的工作表,3、冻结单元格 （1）选择需要冻结的单元格。 （2）选择“窗口”“冻结窗格”菜单项，位于所选单元格上方及左边的数据将始终保持可见。 如果需要取消冻结窗格，只需选择 “窗口”“取消冻结窗格”菜单项即可,36,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,保护工作表,1）选择“工具”“保护” “保护工作表”菜单项,选择“工具”“保护” “撤销工作表保护”菜单项可撤销对工作表的保护,2）在弹出的“保护工作表”对话框中，根据需要进行设置,查找与替换,1）查找：选择“编辑”“查找”菜单项。/按快捷键【Ctrl+F】。 （2）替换：选择“编辑”“替换”菜单项。/按快捷键【Ctrl+H,37,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,1、设置行高与列宽 （1）用鼠标修改行高与列宽。 （2）指定行高与列宽的精确值,调整单元格,38,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,2、合并单元格 （1）选择要合并的多个相邻的单元格。 （2）选择“格式”“单元格”“对齐”选项卡。 （3）选中“合并单元格,39,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,使用多个工作表,1、切换工作表 单击某个工作表的标签，就可以从一个工作表切换到另一个工作表中,2、增删及重命名工作表 在工作表的标签上单击鼠标右键，将会弹出一个快捷菜单，如下图，通过该快捷菜单中的选项可以执行对工作表的常用操作,40,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,3、为工作表增加链接 当多张工作表中保存了几个同样的数据，这些数据将始终保持一致。在这种情况下，建立链接是比较好的选择。 例如：将工作表Sheet1的A3单元格中的数据粘贴链接到工作表Sheet2的B4单元格中。 （1）选择Sheet1的A3单元格，并复制数据。 （2）切换到Sheet2。 （3）在B4单元格中单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”菜单项。 （4）在“选择性粘贴”对话框的“粘贴”选项区中选中“全部”，在“运算”选项区中选中“无”。 （5）单击“粘贴链接”按钮。 执行完上述操作后会发现，数据已经被粘贴到工作表Sheet2的B4单元格中，并且在修改工作表Sheet1的A3单元格中的数据时，目标单元格中的数据也会随之改变,41,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,设置工作表格式,1、使用“格式”工具栏中的按钮来设置格式,2、选择“格式”“单元格”，打开“单元格格式”对话框来设置格式,42,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,使用工作表,3、选择“格式”“自动套用格式”来设置格式。 4、选择“格式”“条件格式”来对符合条件的单元格应用设置的格式。 5、选择“格式”“样式”来创建样式并应用其设置的格式。 注：新建的样式保存在当前工作簿中，要在其他的工作簿中使用该样式可以用合并样式的功能来完成,43,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,数据清单,1、数据清单相当于一张完整的报表，这张报表中的数据是整个工作表中数据的一部分，并且是逻辑相关的。 数据清单中的数据可以逻辑地按照行和列进行划分，如下图,字段：数据表的一列称为字段。 记录：数据表的一行称为记录。 字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括 和说明,44,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,2、创建数据清单时应注意以下事项： （1）不在数据清单中留空行或列：当数据清单中的数据被一个空 行或列隔开时，Excel会将它当作两个部分看待。 （2）在数据清单的第一行建立字段名称：Excel将使用字段名建立 报告以及进行排序等操作。 （3）字段名最好用文字：字段名只能使用255个字符以内的文字或 文字公式，且要准确地表达出字段的含义。 （4）工作表中只建立一个数据清单：避免混乱，影响筛选等操作,45,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,3、使用记录单 在数据清单中输入数据可以以记录为单位，这更符合一般录入数据的习惯。 （1）在已输入的数据清单中选择任意一个单元格。 （2）选择“数据”“记录单”菜单项。 （3）根据需要在“记录单”对话框中进行操作,注意：不论选择的单元格位于数据清单的什么位置，新的记录内容始终被添加到最后一行中,46,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,筛选数据清单,筛选条件主要可以分为两类，一类是比较运算符，另一类是通配符。 （1）比较运算符： 、 = 、 当筛选的条件多于一个时可以用“与”或“或”连接各个条件。“与”表示要同时满足两端的条件，“或”表示只需满足两端任意一个条件即可。 例如，成绩介于85与90之间的记录：（85=成绩） （2）通配符：？ 、 * ？用来代替一个字符，*用来代替多个字符。 例如，以sel*t作为筛选条件可以查找到select 。 如果要查找？或*，则需要在它们前面加上一个转义符,47,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,1、自动筛选 （1）在数据清单中选择任意一个单元格。 （2）选择“数据”“筛选”“自动筛选”菜单项，在字段名的右侧会显示一个下拉按钮，表示数据清单已经进入自动筛选状态。 （3）在字段名的下拉菜单中，可以根据需要定义自动筛选条件,48,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,2、高级筛选 如果用户要使用高级筛选，一定要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。 （1）建立条件区域。 （2）在数据清单中选择任意一个单元格。 （3）选择“数据”“筛选”“高级筛选”菜单项。 （4）根据需要定义好“高级筛选”对话框,设置高级筛选条件 筛选结果显示,49,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,数据排序,排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值，Excel按数值大小排序；对于文本，Excel根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。 1、简单排序 （1）选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序按钮 或降序排序按钮 ，可以完成简单的排序。 （2）使数据清单进入自动删选状态，单击字段名右边的下拉按钮，选择“升序排序”或“降序排序”选项,50,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,2、复杂排序 （1）在数据清单中任意选择一个单元格。 （2）选择“数据”“排序”菜单项。 （3）在“排序”对话框中设置关键字及排序方式,提示：“排序”对话框中最多可以设置3个关键字,51,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,分类汇总,在对数据清单中的某个字段进行分类汇总之前，首先需要对该字段 进行一次排序操作，以便得到一个整齐的汇总结果。 （1）在数据清单中任意选择一个单元格。 （2）选择“数据”“分类汇总”菜单项。 （3）在“分类汇总”对话框中设置分类字段及汇总方式等,Excel允许在一个分类汇总结果的基础上，使用其他的分类字段再次进行分类汇总，称为分类汇总的嵌套。（注意要取消选择“替换当前分类汇总”复选框,对“性别”进行排序后，再设置分类汇总条件 分类汇总结果显示,52,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据的处理,列表的使用,列表是中文版Excel2003中新增的功能，它是对数据清单功能的进 一步完善，可在现有数据中创建列表或者空白区域中创建列表。将某一 区域指定为列表后，可方便地管理和分析列表数据而不必理会列表之外 的其他数据。 新建列表： （1）选择“数据”“列表”“创建列表”菜单项。 （2）在“创建列表”对话框中指定列表数据的位置，并选中“列表有 标题”复选框,执行上述操作后，被蓝色边框包围的区域就是创建的一个列表。列表的排序和筛选操作等与数据清单中的操作相同,53,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,公式和函数,使用公式,公式是用于对单元格数据进行加、减、乘、除等运算的表达式。公式必须以等号（=）开始，后面是参与运算的运算对象和表示运算类型的运算符。运算对象可以是数值、单元格或单元格区域的引用、标志、名称和函数等。 运算符号的优先级别,54,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,公式和函数,1、输入公式 （1）在工作表中选中一个单元格。 （2）在公式编辑栏中输入等号“=”。 （3）在“=”后输入公式。 （4）按【Enter】键,输入简单公式,使用公式选项板,在公式中使用单元格标记,55,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,公式和函数,2、引用公式 （1）绝对引用（$A$1） 使用绝对引用，被引用的单元格与公式所在单元格之间的位置关系 是绝对的。公式中引用的单元格地址不随公式所在单元格的位置变化而 变化。绝对引用的单元格地址须在列标和行号前面增加一个“$”符号。 （2）相对引用（A1） 使用相对引用，系统将记住公式所在单元格和被引用单元格的相对 位置，当公式所在单元格地址改变时，公式中被引用单元格地址也将以 这种相对位置关系发生相应变化。 （3）混合引用（$A1或A$1） 混合引用是指行固定而列不固定或列固定而行不固定的单元格引 用。例如C$5中行地址不变列地址可以变化，而在$C5中列地址不变， 而行地址可以变化,小技巧：选中需要更改的引用，按【F4】键可以在不同引用之间切换,56,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,公式和函数,3、公式的填充 在处理数据时，经常会遇到在同一行或同一列使用相同的公式的情况。利用公式填充功能可以快速实现公式的填充。方法是：在第一个单元格中输入公式，然后拖动该单元格的填充柄到需要填充的单元格区域即可,使用函数,Excel 2003提供了大量的函数，比如常用函数、统计函数、三角函数以及时间函数等，这些函数实际上都是Excel预定义的公式。 函数由函数名和参数组成。函数名用以描述函数的功能；参数可以是数值、单元格引用或计算所需的其它信息，参数一定要用圆括号（）括起来。 函数的输入方法有两种： （1）直接输入函数。 （2）利用函数向导输入函数：“插入”“函数,57,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,创建图表,在Excel中图表是一个很重要的概念，它可以将数据以更直观、更 形象的形式表现出来，更利于理解，并且可以从图表上直接了解到数据 之间的关系和数据变化的趋势效果。 Excel 2003提供两种方式建立图表： （1）创建嵌入式图表，即把建立的图表作为源数据所在工作表的 对象插入到该工作表中，可以同时显示图表及其源数据。 （2）创建工作表图表，即把建立的图表绘制成一个独立的图表工 作表。 图表与其源数据相互关联，当改变工作表中的数据时，图表会自动 更新,58,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,1、创建图表 （1）打开工作表，选择图表中要使用的数据区域。 （2）选择“插入”“图表”菜单项，弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，选择合适的图表类型，然后单击“下一步,59,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,3）在弹出的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中打开“系列”选项卡进行设置，然后单击“下一步,60,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,4）在弹出的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中，用户可根据需要进行设置,然后单击“下一步,5）在弹出的“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框中选择图表插入的位置,61,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,6）单击“完成”按钮,62,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,编辑图表,1、图表区域的选定 在编辑过程中，有时需要对整个图表进行操作，而有时需要对其中的某一个元素进行操作，这样就要分别选取不同的图表区域。 （1）选定整个图表区域 单击图标中的空白区域，在边框内出现8个控制柄，表明已经选定图表区域。 （2）选定绘图区 绘图区是放置图表主体的背景区域，即以两条坐标轴为界的矩形区域。单击图表中坐标轴之内的空白区域，即可选定绘图区。 （3）选定数据系列 数据系列是指在图表中的一组相关数据点，来源于工作表中的一行或一列。图表中的每一数据系列都具有特定的颜色或图案，单击图表中某个数据系列中的一个图项，该系列中的每个图项中间出现一个控制柄,63,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,4）选定数据点 数据点对应的是工作表的一个单元格中的数据。在选定数据系列的情况下，单击系列中的某个数据点，即可选定该数据点。 另外，也可以单击图表工具栏中“图表对象”列表框右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择要选定的图表元素。 2、移动图表 （1）在图表上单击以选定该图表，这时图表的周围出现一个边框，同时出现8个控制柄。 （2）在图表上按住鼠标左键拖动，鼠标指针变成十字箭头形状，并且会出现一个虚框显示当前的位置。 （3）拖动到所需的位置后，松开鼠标即可。 3、调整图表大小 在图表被选定的情况下，将鼠标指针指向8个控制柄之一，鼠标指针变成双向箭头，按住鼠标左键拖动，即可调整图表的大小,64,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,应用图表,4、更改图标类型 单击需要修改的图表，执行“图表”“图表类型”命令，然后在弹出的对话框中选择其它的图表类型即可。 5、添加或删除图表数据 在Excel 2003中，如果改变与图表有关的单元格数据时，系统会自动更新图表。用户还可以用以下的方法添加数据： （1）如果要在嵌入式图表中添加数据，可以在工作表中选定要添加的数据，然后将选定的数据拖放到图表中即可。 （2）用户可以在工作表中选定要添加的数据区域，单击常用工具栏中的“复制”按钮，然后单击图表，再单击常用工具栏中的“粘贴”按钮。 （3）如果要给图表工作表添加数据系列，可以切换到图表工作表中，选择“图表”“数据源”菜单项，在出现的“源数据”对话框中可以重新选定图表的数据区域。 （4）要删除图表的数据系列，可以在图表中选定该数据系列，然后按Delete键,65,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,创建数据透视表,数据透视表是一种特殊形式的表，可快速合并和比较大量数据。用户可旋转其行和列以观察源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。 数据透视表一般由7部分组成： （1）页字段：数据透视表中为页方向的数据清单或表单中的字段。 （2）页字段项：源数据清单或数据表单中的每个字段、列条目或数值都称为页字段项列表中的一项。 （3）数据字段：含有数据的源数据清单或表单中的字段项。 （4）数据项：数据项是数据透视表字段中的分类。 （5）行字段：在数据透视表中指定为行方向的源数据清单或表单中的字段。 （6）列字段：在数据透视表中指定为列方向的源数据清单或表单中的字段。 （7）数据区域：含有汇总数据的透视表中的一部分,66,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,1、创建数据透视表 （1）选择数据清单中任意一个单元格。 （2）然后选择“数据”“数据透视表和数据透视图”菜单项,3）在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之1”对话框中使用其缺省设置，单击“下一步”按钮,67,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,4）在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之2”对话框的“选定区域”文本框中输入要建立数据透视表的数据源区域,在“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中可设置数据透视表显示的位置,6）在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中单击“布局”按钮,5）单击“下一步,68,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,7）将鼠标指针移到对话框右侧按钮上，将其拖曳到布局中,8）单击“确定”按钮，返回到“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框,69,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,9）单击“完成”按钮，则生成了数据透视表,70,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,2、删除数据透视表 （1）选择数据透视表中任意一个单元格。 （2）在“数据透视表”工具栏上单击“数据透视表”按钮，则弹出“数据透视表”下拉菜单，然后选择“选定”“整张表格”菜单项。 （3）选择“编辑”“清除”“全部”菜单项，即可删除数据透视表,71,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,编辑数据透视表,1、添加和删除字段 （1）选定数据透视表中的所有表格。 （2）选择“数据”“数据透视表和数据透视图”菜单项。 （3）在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中单击“布局”按钮。 （4）根据需要拖曳字段进行添加和删除。 2、将字段更名 （1）单击要重命名的字段。 （2）输入新的字段名称。 （3）按【Enter】键,72,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,数据透视表,3、修改分类汇总 （1）选中要修改汇总方式的字段名。 （2）单击数据透视表工具栏中的“字段设置”按钮 。 （3）在弹出的“数据透视表字段”对话框中根据需要进行更改设置。 （4）根据需要拖曳字段进行添加和删除,4、更改布局 （1）选择数据透视表中的任意单元格。 （2）选择“数据”“数据透视表和数据透视图”菜单项。 （3）在弹出的“数据透视表和数据透视图向导3步骤之3”对话框中单击“布局”按钮。 （4）根据需要拖曳字段进行更改。 5、更新数据透视表 （1）选择数据透视表中的任意单元格。 （2）单击数据透视表工具栏中的“刷新数据”按钮,73,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,宏及应用,创建宏,在Excel中，经常要重复执行某项任务，这时可以使用宏将其变成可自动执行的任务。在Excel中，宏实际上是一组指令的集合，这些指令就是Visual Bisic语言程序命令。 1、利用菜单创建宏 （1）选择“工具”“宏”“录制新宏”菜单项。 （2）在“录制新宏”对话框中输入宏的名称，同时可以设置快捷键等,宏名的第一个字符必须是字母，其他字符可以是字母、数字或下划线。宏名称中不允许有空格，下划线也可以作为分词符,74,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,宏及应用,3）单击“确定”按钮开始宏的录制工作，这时会出现“停止录制”工具栏。 （4）执行需要记录的操作。 （5）单击“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮即可完成创建宏,75,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,宏及应用,运行宏,1、运行宏的方法 （1）选择列表框中选择要运行的宏名称，单击“执行”按钮，即可运行宏。 （2）使用快捷键运行宏。 2、检查宏的正确性 （1）选择“工具”“宏”“宏”菜单项，打开“宏”对话框。 （2）单击该对话框中的“单步执行”按钮，这时会弹出Microsoft Visual Basic窗口。 （3）按【F8】键，检查宏的每一步是否按照预定的意图进行,76,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,宏及应用,VBA代码,宏是一组指令的集合，这些指令就是VB语言程序命令和函数，这种VB语言就是VBA。 1、创建VBA宏 （1）选择“工具”“宏”“宏”菜单项。 （2）在弹出的“宏”对话框中输入宏名、选择存放地址等。 （3）单击“创建”按钮。 （4）在弹出的Visual Basic编辑器窗口模块中输入VBA代码,77,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,打印设置,打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置：选择“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框,78,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,1）“页面”选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小、打印质量等的设定,79,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,2）“页边距”选项卡：可以对打印表格页边距进行设置,80,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,3）“页眉/页脚”选项卡：可以通过单击“自定义页眉”或“自定义页脚”对打印文件自定义页眉、页脚,81,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,82,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,4）“工作表”选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容,83,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,使用分页符,分页符是打印文件时分页的标志，用户可根据工作表和打印纸张的不同添加或删除分页符。 1、插入和删除分页符 （1）在工作表中选择要插入分页符的单元格。 （2）选择“插入”“分页符”菜单项，在选中单元格的左上角会插入以十字形虚线表示的分页符。 （3）如果要删除分页符，可以单击插入分页符时的单元格，然后选择“插入”“删除分页符”菜单项。 （4）如果要恢复默认的分页符，可以先选中整个工作表，然后选择“插入”“重置所有分页符”菜单项,84,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,2、调整分页符 如果插入了人工分页符后需要重新调整，可以使用先删除原分页符再插入新分页符的方法，但是这样操作比较繁琐，选择“视图”“分页预览”菜单项可以方便地对原有的分页符进行调整,用户插入的分页符为蓝色实线，Excel自动插入的分页符为蓝色虚线,85,第二章 EXCEL 2003数据处理软件,OFFICE办公软件应用,打印工作表,打印文档,1、打印预览 2、打印,86,OFFICE办公软件应用,谢谢