房地产经纪有限公司财务管理手册

目 录第一章 总则 第二章 财务工作职责 第三章 财务工作管理 第四章 收入管理 第五章 收款管理 第六章 发票和收据第七章 付款管理第八章 报销管理第九章 现金管理第十章 往来款项管理第十一章 工资及佣金管理第十二章 会计档案管理第十三章 秘书职责第十四章 加盟店信息上报制度第十五章 附则财务管理手册 上海居而居房地产经纪有限公司 第一章总则第一条 为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。第二条公司财务部门的职能是： （一）建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。 （二）积极为管理服务，促进公司取得较好的经济效益。 （三）履行节约，合理使用资金。 （四）对有关机构及财政、税务、银行部门了解，查财务工作，主动提供有关资料，确实情况。 （五）完成公司交给的其他工作。 第三条公司财务由会计、出纳工作人员组成。 第四条公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。 第二章财务工作职责 第五条会计的主要工作职责是： （一）按照国家会计制度的规定，记帐、复帐、报帐做到手续完整，数字准确、帐目清楚，按期报帐。 （二）按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提出合理化建议，当好公司参谋。 （三）妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。 （四）完成执行董事交付的其他工作。 第六条出纳的主要工作职责是： （一）认真执行现金管理制度。 （二）严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行。 （三）建立健全出纳各种帐目，严格审核现金收付凭证。 （四）积极配合银行做好各种帐务处理。 （五）完成执行董事或主管交付的其他工作。 第三章财务工作管理 第七条会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。 第八条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整、并符合会计制度的规定。 第九条财务工作人员对本公司会计监督。财务工作人员对真实、不合的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。 第十条财务审计每年一次，并做出审计报告，报送执行董事。 第四章收入管理第十一条 签定买卖合同、权益协议转让书时应确认佣金收入。未收佣金按应收帐款处理，由店销售经理负责催收。确属无法收回的，由店销售经理填制佣金调整申请单，经纪人、销售经理、加盟店总经理签字后做坏帐处理。第十二条 单店应于每月1日前向公司上报业绩汇总表。第十三条 严禁经纪人相互串通，通过转让业绩，让对方增加累计业绩，获取公司高额比例奖金的行为，一经发现，严厉处罚。具体罚则（建议）：（一） 当事人，无论是主动的还是配合的，将每人罚款￥300.00。同时给予降级处分（如从“储备主任”降为“高级物业顾问”），物业顾问的将给予直接开除；（二） 销售经理明知以上行为却不制止或默许、配合当事人的，罚款￥500.00，对于情节特别恶劣的经纪人或销售经理，将予以直接开除。第五章收款管理第十四条 意向金、定金、租金、房款、佣金等款项、代收款项的收取。其中房款不论客户支付现金或是打款均必须直接打入公司指定的帐户中，其他款项如客户打款的均必须直接打入公司指定的帐户中。第十五条 如客户支付现金的，按下列办法执行。（一）在公司内收款钱款交秘书，秘书收到后开具收据，收据联交客户。秘书下班或休息日由分行经理保管收据、负责收款。当天将款项解入或交入公司财务部（秘书下班或休息日由分行经理负责）。（二）在公司外收款业务员需外出收款的，分两种办法处理：（1）现金收款金额20000元以下（含20000元）的，由分行经理或秘书陪同收款、开出收据。收到钱款后，由秘书保管款项，并于当天将款项解入或交入公司财务部（秘书下班或休息日由分行经理负责）。（2）现金收款金额20000元以上的，在业务人员操作案子至需要收款节点时，由分行经理电话通知财务人员到现场收款开收据。第十六条 收据上必须写明付款人（即当事人）的姓名，收款事由栏写明代收物业地址及收款用途。佣金收据直接写明用途，其他事项均应写明“代收”二字。第十七条 收款成功后，分行秘书收到款后当天做好日报表报财务部。第六章 发票和收据管理第十八条 发票由财务部开具。第十九条 发票开具流程：首先，确认佣金已全额到帐；申请人填写“发票申请”，由分行秘书及分行经理签字后交总部总秘书处，审核签字后交财务部开具。发票领取时，领取人需签收。第二十条 店秘书从票据保管人员处领用收款收据时，应在发票领用登记簿上签字。收款收据和发票不能同时开具，如果已开收据，客户要求调换发票时应将收款收据收回，与存根联粘贴后作作废处理。意向金退回或转定时，应将所开收据收回，与存根联粘贴后当作废处理。第二十一条 收款收据由店秘书保管。店秘书应将剩余发票名称（定额发票金额数）、发票编号、收款收据编号作好统计后报票据保管人员，收款收据票据保管人员收回并重新发放，剩余发票仍由各店秘书保管。 佣金、意向金分别使用两本票据开具。票据保管人员每月1日应对店所使用收款收据、发票存根收回，5日前核对店开具金额与上报金额，6日前出具一份核准单上缴给加盟店总经理。 发生退佣时，要将所开发票或收据由秘书收回，当作废处理。部分退佣时，应将原开发票或收据收回并作废处理，然后按确认金额重新开具发票或收据。 第七章付款管理 第二十二条各部门及人员有需要付款时，必须事先申请，并填写“相关费用支付申请表”； 第二十三条“相关费用支付申请表”所列明的项目要填写要完整，以方便后续查询及操作。 第二十四条“相关费用支付申请表”申请人申请后，必须先交部门主管签字后，交财务部审核，最后统一交由黄总签字，全部流程完成方能支付。 第二十五条 公司财务人员支付每一笔款项（除意向金外），不论金额大小均须执行董事签字。第二十六条 退意向金。（一）分行将下家身份证（复）、居间协议（原）、资金审核表、购房意向终止确认书（原件）至交易部审核并经财务部复核“代收代付资金审核表”后，方能出账。如划账的，则必须有收款人（即持卡人）在清晰的银行卡复印件上写明“确认该账户为本人所有”并签名后一同交给交易部。（二）POS机收款的，其意向金退回刷卡时的帐号。第二十七条 送定（一）上家已签居间协议的，由分行提交成交报告及如下相关资料：产证复印件、全套产调单（必备）、上家居间委托书、上家佣金确认书、上家身份证复印件（必备）、求购/求租确认书、下家佣金确认书、下家身份证复印件（必备）、居间协议（必备）、房款资金保管/监管确认书、资金审核表至交易部审核并经财务部复核后，方能出账。（二）上家未签居间协议的，由分行传真全套产调单（必备）、下家身份证复印件、资金审核表、下家已签的居间协议（必备）至交易部审核并经财务部复核后，方能出账。第二十八条 协议退定 （一）该手续须在法务主持下处理。（二） 定金保管的：协议退定确认书（原件）或终止协议（原件）、原居间协议（原件）、双方身份证件（复印件）、上家产证（复印件）等材料、资金审核表至法务审核或在法务处理完毕的，并经财务部复核，约定下家带好原收据到公司总部取款。下家取款时除交还公司收据联外还应出具定金退还的收条。（三）定金不保管的：法务主持签订协议退定确认书或终止协议，由上家直接退给下家，财务检查公司开过的收据是否已经三联收回。第二十九条上家没收定金（在定金保管情况下）（一）该情况必须在法务主持下处理。（二）法务主持上家签署没收定金的书面情况说明，然后依据情况说明、原居间协议（原件）、双方身份证件（复印件）、全套产调（原件）等材料、资金审核表至法务审核并经财务部复核后约定上家到公司总部取款，上家必须出具全额定金收条。（三）根据居间协议的约定，对没收定金进行分配的，公司取得的收入可正常开具收据。钱款必须当天进入公司指定帐户，收据记账联有财务部做账。第三十条 转付房款，按合同中注明的上家收款帐户转付。如合同中未注明账户的，可由上家本人（即持卡人）在银行卡复印件上“确认该账户为本人所有”并签名后，由分行提交资金审核表至交易部审核并经财务部复核后，方能出账。转付金额以买卖合同付款协议中的约定为限。第三十一条 若符合前款条件的，且需现金支付，金额在10000元以下的，提早1天通知财务部；金额在10000元以上的，需提前2-3天通知财务部，准备资金。第八章报销管理 第二十五条费用报销每周一次。第二十六条 每周二，各部门人员将需要报销的费用，填写“相关费用支付申请表”，由部门主管或秘书统一交到财务部。财务审核后，交由黄总签字。批准后，会在下个周二统一发放，若工作时忙，可由秘书代领。第二十七条单据问题。费用报销首先，必须附发票原件；其次，要保证发票真实性，假发票不做报销。辨认发票真假可到上海财税网上查询http:/ 第二十八条公司固定资产、办公用品、劳保、福利必须采取转帐结算方式，不得使用现金。 第二十九条财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付（即坐支）。 第三十条公司职员因工作需要借用现金，需填写申请“相关费用支付申请表”列明还款期限，经会计审核；交执行董事批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。第三十一条 加盟单店2000元备用金（视具体情况而定），用以支付零星开支，备用金由店秘书或财务人员管理，并需记录现金日记账。秘书或财务人员如离职或调换时，应填制交接表，将备用金余额和财务部核对清楚后方能离岗。人事部门应在分店秘书离职或调换时通知财务部，便于核对备用金数额。第十章往来款项管理第三十一条 为了规范公司往来帐务管理特制订本规定。往来款项包括应收/应付账款、预收/预付账款、其他应收/其他应付账款。第三十二条 每周五总秘书处将更新的“每月成交明细”发财务部对账，核实应收账款，交交易部确认后，交总经理及执行总裁。同时交易部负责追讨应收账款。第三十三条 加盟部将加盟店信息交财务部备案。对于加盟店有拖欠款项的，及时告知加盟部追讨。第十一章工资及佣金管理 第三十四条工资由财务人员依据人事科及各部门每月提供的核发工资资料，编制职员薪资表，交执行董事审核签字，财务人员按时提款，每月10号发放上月工资。第三十五条 离职人员工资于每月10号之后的每周二四下午领取。第三十六条 工资不得代领，若有特殊情况需代领的，被委托人需协带委托人书写的委托书及委托人身份证原件，方可代领。 第三十七条公司实行“保密工资制度”。第十二章会计档案管理 第三十八条凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。 第三十九条会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，按顺序及时归档。会计报表应分月、季、年报、按时归档。 第四十条会计档案不得携带外出，调用会计档案的需要有执行董事签字。第十三章 秘书职责第四十一条 店秘书是加盟店财务管理工作的重要组成部份，秘书在单店的财务管理中应高度认识到，财务管理是一件非常严谨而严格要求的工作，绝对不能产生任何差错，对于现金的管理及报表的准确性都要求做到万无一失，特别是佣金收取的安全，各项票据的开具及收回的，开具发票的内容填写等；第十四章 加盟店信息上报制度第四十二条 加盟店应在次月10日前将上月份财务报表上交居而居房地产经纪有限公司并将上月份应缴付的月特许权使用费汇至指定账户，如居而居认为加盟店方上交的财务报表内容不实时，有权对该加盟店进行业务稽核，加盟店不得拒绝。第四十三条 加盟店未按本合同规定的期限或金额向居而居支付特许权使用费，经居而居书面通知后予以补交的，加盟店应向居而居支付滞纳金及迟延支付期间的利息。滞纳金每日以迟延缴纳金额的万分之三收取。第四十四条 其他相关规定详见哈考特置业加盟特许经营合同第十五章 附则第四十五条 本则同样适用各加盟店。第四十六条 附件应收账款表“应收账款表”、“相关费用支付申请表”、“代收代付资金审核表”“应收账款表”“相关费用支付申请表”“代收代付资金审核表”