公司采购管理制度及操作流程.doc

采购管理制度及操作流程一、 目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。二、 工作程序（一） 采购原则1、采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。3、一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责采购，需求时填写物品申请单；4、原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责采购，需求时填写物品申请单或采购订单，入库时由采购的子公司或部门对固定资产进行编码，送综合办资产管理专员处备案。5、物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。6、单次采购在金额在2000元以上的，有两名采购人员一同进行采购，单次采购金额在10000元以上的有财务部派人一同进行采购。（二）采购申请 1、需采购部门填写物品申请单，填写清楚物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项，经部门负责人签字确认后交由综合办公室处；原材料及设备的物品申请单或采购订单交财务部审核。2、采购之前，采购经办人进行统一汇总采购原则。3、紧急采购时，由需求部门在物品申请单或采购订单上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。4、若撤销采购，应立即通知综合办公室或采购人员，以免造成不必要的损失。（三）采购流程1、采购经办人根据物品申请单或采购订单内需填写所购物品和数量进行估算价格。2、原材料及设备的采购在采购之前必须把物品申请单或采购定单交到财务部进行审核，审核后报分管负责人或总经理审批后，方能给采购人员进行采购。3、采购物料定单和采购设备必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。（四）采购经办人职责1、建立供应商资料与价格记录。2、做好采内参市场行情的经常性调查。3、询价、比价、议价及定购作业。4、所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5、做好平时的采购记录及对帐工作。（五）采购方式1、集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中计划购买。2、长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。3、与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审。（六）采购实施1、物品申请表批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。2、采购人员按核准的物料申请表或采购定单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3、所有采购物品进行入库和出库记录管理。4、原材料和设备由进料检验部门或设备申请部门验收后合格，才能办理入库手续。（七）采购付款方式1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，部门负责人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我公司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。（八）采购经办人行为规范1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。三、 附则1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。四、本制度经总经理核准后实施。五、附购采购流程图：