某集团行政档案标准化管理实施办法

档案标准化管理实施办法编号： 生效时间：年月 版本：第版 目 录第一章 总则 2第二章 档案管理体系与管理职责 2第三章 档案管理范围 5第四章 档案的归档 7第五章 档案的整理卷 11第六章 档案的保管 16第七章 档案的移交 19第八章 档案的借阅和利用 20第九章 档案的鉴定与销毁 24第十章 档案的信息化管理 25第十一章 档案归档范围及编码调整更新 28第十二章 档案审计 28第十三章 档案培训 28第十四章 附则 29第一章 总则第一条 为规范公司档案工作，加强公司档案的管理，有效保护和利用档案，实现公司档案管理的标准化和规范化。根据中华人民共和国档案法及有关法律、法规和标准，结合公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法所针对的档案是公司在日常经营活动中直接形成的各种具有保存、参考、备查、利用价值的文字、照片、录音、录像、光盘等以不同形式、不同内容留存的原始记录性资料。第三条 本办法适用于合生集团总部、非项目板块、住宅地产板块、商业地产板块、建筑企业板块，大后台相关部门可参照本办法执行。第二章 档案管理体系与管理职责第四条 档案管理体系及档案管理机构职责一、档案管理体系档案管理遵循：集团领导，各地区分散管理的原则。二、档案管理机构设置及管理职责（一）档案管理组织机构设置1. 集团人力资源与行政管理中心是档案管理的主责部门，负责所属单位的档案管理工作。2. 集团总部人力资源与行政管理中心职责：（1）负责制订档案管理制度和标准；（2）制定和完善各类型档案目录库；（3）具体负责集团总部档案的管理工作；（4）对全集团档案管理工作进行指导、监督和检查；（5）组织跨地区的档案管理员、资料员进行业务知识交流与培训；（6）协调、处理跨集团、跨地区的档案借阅事宜；（7）对集团、地区、住宅地产项目、商业地产项目、物业、酒店、建筑企业的档案管理工作进行档案审计工作。3. 集团总部各中心职责：（1）配合集团人力资源与行政管理中心制定和完善目录库；（2）负责监督指导下级单位本管线的业务档案管理工作；（3）负责本中心的档案管理工作。4. 地产板块（住宅、商业）各地区公司、物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺人事行政部门职责： （1）负责本公司的档案管理工作；（2）对本公司各中心及所属项目/小区/分公司档案管理工作进行指导和检查；（3）组织本公司档案管理员、资料员进行业务培训。5. 项目公司行政部/物业小区/职能中心职责：负责本项目/本小区/本中心的档案管理工作。（二）档案管理实施、保管机构设置1. 档案保管的三个阶段：（1）第一阶段是在本中心/部门、项目/小区保管：档案产生时，第一时间交本中心/部门、项目/小区资料员保管，并将档案进行初步整理、立卷、系统录入，确保档案不丢失。（2）第二阶段是在档案室保管：各中心、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本地区公司档案。（3）第三阶段是在集团档案馆保管：当档案已不需要随时利用原件时，各档案室/资料室应将此部分档案移交到集团档案馆集中管理，确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。2. 集团总部分别设立档案室和集团档案馆；地产板块地区公司设立档案室。3. 住宅地产项目各地区公司、商业地产项目各地区公司、各项目，物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺各部门、各小区根据保管档案的需要可设置资料室。（三）档案管理人员配备1. 档案室和档案馆配置具备专业知识的专职档案管理人员。2. 集团各中心/部门、项目/小区配备兼职档案员即资料员，工程项目资料员应持证上岗。（四） 档案管理人员及经办人员职责1. 专职档案管理员（1） 熟悉公司业务及归档范围，督促所辖各中心、项目、小区及时归档。（2） 负责对各中心、项目移交的档案进行检查，确定档号及页码编写无误，档案组卷正确、档案齐全完整，档案管理系统著录与档案实体一一对应后接收、归档。（3） 提供档案利用服务，并对库藏资源进行开发利用，编写大事记与专题。（4） 对档案目录库进行补充和完善。（5） 对库藏档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。（6） 对重要档案进行整理立卷。（7） 定期到项目、中心检查和指导档案管理工作。（8） 组织开展档案管理工作培训与各地区公司间的档案交流。（9） 应熟练操作档案管理系统，并组织档案系统培训，积极提供网络化档案利用服务，提高公司整体档案工作水平。（10） 根据档案系统利用情况，提出功能需求，配合信息办对系统的功能进行更新和完善。2.兼职档案管理员（1） 督促本中心/项目/小区经办人员将办理完毕的档案及时归档。（2） 全面熟悉本中心/本项目/本小区的具体业务流程及档案的归档范围、立卷标准。（3） 根据本中心/项目/小区工作进展及时督促经办人对档案进行移交，负责本中心/项目/小区档案的整理、立卷、系统录入、临时保管和移交。（4）住宅/产业投资事业部、商业投资事业部的兼职档案管理员还需根据档案归档期限标准，及时将档案移交到地区/集团档案室。经专职档案管理员检查不符合归档要求的应针对修改意见及时进行修改，直至符合要求。（5） 监督、指导下属公司同职能部门的档案管理工作。（6） 应熟练操作档案管理系统，及时将整理好的文件著录到档案系统中。3.经办人员职责（1） 经办人员应及时将办理完毕的档案进行移交，不得私自留存；（2） 在档案归档前做好档案的保管工作，不得故意损毁；（3） 对于不及时归档、私自留存档案及故意损毁情况将给予绩效扣分，视情节轻重可追究其法律责任。第三章 档案管理范围第五条 档案管理范围凡是公司在生产经营过程中取得或形成的、具有查考利用价值的证照、文件、内部资料、电话记录、会议记录、会议文件，编印的出版物原稿（附印本）以及编制的图表、簿册，照片、录像带、电子文档、光盘、奖杯、奖状类实物档案及各业务系统生成的数据等，均需立卷归档保存。需作为档案保存的文件包括但不限于以下各种载体的文件资料：一、企业注册登记文件：工商注册和变更登记文件、营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、商标注册证、章程、决议、股权合同、核准文件等。二、行政文档：公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类文件(包括各类公文、公司大事记、年终工作总结、年度工作计划等)。会议纪要及重要决策文档：1.各级公司召开会议的会议纪要、会议录音；2.各层级领导，包括集团领导、地区总经理、地区中心总监及项目总经理等形成的会议决策文件。三、合同文件：公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类经济合同（包括项目各类合同、综合合同等）。四、项目生产经营文件：在项目生产经营过程中形成的业务类文件。1. 地产项目经营业务类：前期开发报建资料、项目建设阶段、项目竣工阶段项目销售、招商运行阶段档案等；2. 物业经营业务类：规划施、竣工及验收形成文件材料，房屋及其共用设施设备档案，维修、养护类，保安、安全类，消防、保洁绿化类，环境卫生、精神文明、社区文化类，停车场，各种预案类，业主类，效益管理类等3. 酒店经营业务类：餐饮类、酒店会所类、康体类等。五、财务类文件：会计凭证、账簿、报表及其他文件。六、人事类文件：招聘规划、薪酬福利、绩效考核、员工关系等文件资料。七、审计文件：内部审计资料、必须上报监事会、审计部备案的文件资料等。八、电子文件：公司各部门在信息化办公环境中生成的文本、图形、图像等类型电子文件、个人工作电脑中的重要电子文件。九、声像档案：凡是集团本部及各下属公司在实际工作中形成的具有查考利用价值的，反映公司经营管理活动等的照片、底片、录音带、录像带、影片等声像材料。十、实物类：奖牌、奖杯、锦旗、捐赠牌匾、荣誉证书、名人字画及其他贵重物品。第四章 档案的归档第六条 归档时间规定一、注册公司、证照等文件：经办人员须在取得证照、资料后五个工作日内送本公司档案室归档保存，地区档案员应在一个工作日内整理、立卷并录入档案管理系统。二、非项目类档案（总办类、监事类、财务类、人力类、行政类）：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。（财务档案中的会计凭证、报表、账簿等国家规定的会计档案，由于利用频率高且数量庞大，由财务资料员整理立卷后存放在财务部门的资料室；人力部门中员工人事档案由于涉密且本部门利用频繁，由资料员整理立卷后存放在人力中心的资料室。）三、合同类：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并移交地区档案室归档。四、各业态项目/小区业务类档案1、 地产项目业务类：（1）项目前期开发阶段文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档。（2）项目建设阶段档文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入并于项目竣工验收后四个月内立卷、移交档案室归档。（3）项目竣工验收阶段文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档（施工、监理、竣工图档案在项目竣工验收后四个月内整理、立卷、系统录入）。（4）项目物业服务、销售、招商类文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在项目竣工交楼后一个月内将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档。2、酒店集团、物业集团、美新设计、合创工程、珠江装饰公司各项目/小区业务类档案：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。五、实物、声像类档案：经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。六、违反归档时间规定的处罚条款1. 不及时、完整地将重要文件归档，逾期1个月以上的，对相关经办人处以100-200元的罚款；2. 重要文件因未及时归档，导致文件遗失或损坏，给公司造成损失的，将给相关经办人处以记大过处分，并处以1000元的罚款。第七条 归档文件质量要求一、归档文件必须是办理完毕的正式文件，尚未办理完毕的文件不能归档立卷。二、归档文件应完整、齐全。1. 文件需把领导审批页、正文、底稿、附件放在一起装订。（1）正本与定稿装订在一起，正本在前，定稿在后；（2）正文与附件装订在一起，正文在前，附件在后；（3）转发件与被转发件装订在一起，转发件在前，被转发件在后；（4）来文与复文作为一件时，应装订在一起，复文在前，来文在后。2. 合同需包含合同会签（审）表、合同正本、合同附件、招标文件、预算资料、结算资料。3. 招标资料按照招标资料目录归档齐全。4. 结算资料按照结算书目录将结算资料归档齐全。5. 竣工档案需成套归档；总包单位向甲方移交施工资料、竣工图，需同时移交施工资料和竣工图的案卷目录、卷内文件目录及相应的卷内文件电子版。6. 纸板档案如有扫描件或电子版，归档时应将扫描件或电子文件一并移交到档案室。7.图纸类电子文件向档案室移交时，应刻录成光盘，用光盘笔在光盘上填写本张光盘的项目名称、档号、图纸分类、图纸名称、日期，并由项目建筑师签字确认此版图与下发的纸版图纸内容及版本完全一致。三、归档的文件材料应真实可靠，原则上档案室保存原件，一般不用复印件代替原件存档，因故无原件的可归文件材料的复印件。四、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。五、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。归档材料的文字须是铅印、胶印、或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。六、易褪色的材料如热感纸传真文件，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。七、案卷整理的幅面应以A4纸为准，小于A4幅面的粘贴在A4幅面的纸上并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件。八、文件材料归档后不得更改。严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。需进行装订的文件，应采用不锈钢钉装订，避免文件生锈。九、对于归档的纸质档案同时检查扫描文件的格式，通常为TIFF、JPEG、PDF、等几种格式。要求扫描件的字迹清晰、幅面标准、命名规范。十、归档光盘的要求：1. 对于归档的光盘需检查外观是否有划痕，光盘里存储的文件是否全部能打开，影音资料是否全部能播放。2. 归档的光盘需附说明，该说明包括存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性与准确性等。3. 归档的光盘需附存储文件的案卷目录及卷内文件目录。4. 要求用于存储的光盘质量好，容量大（4.7G左右），能支持无限次的读取。5.归档光盘的数量应一式三套。第八条 档案归档手续办理规定1.档案室收到归档文件后，应对材料进行审核，以符合规范的标准要求，如达不到规范标准，应给予退回，要求归档部门进行完善后归档。2. 对符合要求的归档文件移交时须履行手续，填写移交清单，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签名。3. 移交清单由归档部门与档案室各自存档，档案室对归档文件进行登记。具体参见（附件7-8：归档文件登记表）第五章 档案的整理立卷第九条 档案的分类一、与项目开发、建设、营销、运营有关的档案，按照全流程的标准，按项目进行分类。二、配合公司日常经营设立的各中心所形成的档案，按照组织架构分中心分类（即按照立档单位分类）。三、企业注册登记文件按照公司分类。四、其他业态根据本公司的业务建立档案标准。以上档案分类详见附件2：各类型档案标准目录库第十条 档案的立卷一、立卷原则1. 及时对归档的文件进行立卷处理，切忌拖拉积压。2. 行政文档、实物档案、非项目合同文件以及非项目声像资料按年度立卷。3. 企业注册登记文件按注册公司立卷；酒店证照按酒店公司名立卷。4. 项目档案原则上按照项目立卷，具体区分如下：（1）项目档案按照项目立卷。（2）项目的内部管理工程文件、项目合同文件按项目立卷；（3）主体施工资料、竣工图纸按各地城市建设档案馆要求按楼栋立卷；（4）园林、市政等无法清晰划分楼栋的按项目立卷；（5）物业集团的项目库档案按小区立卷5. 人事档案的立卷：（1）员工关系档案按“人”立卷，即以员工个人为单位立卷。（2）招聘、培训、考核等非员工关系档案，按年度立卷。6. 财务会计档案：根据国家档案局及财政局联合下发的会计档案管理办法的有关规定，结合公司的管理实际，财务会计档案按注册公司/项目或按年度立卷。审计文件的立卷参照财务会计档案。7.合同档案的立卷（1）按照项目合同编号进行立卷。（2）每份合同的排序为：合同正本、副本、合同会审表、招标文件、预算书、结算书。二、立卷年度的确定文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对于跨年度进行的，或立卷年份和内容针对年份不完全一致的,应具体分析后确定放在哪一年度立卷。具体如下：1. 一般文件放在文件的成文年度立卷。如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。2. 年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件，一般放在针对的年度立卷。3. 跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年度立卷。4. 经过跨年度办理完毕的文件，可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。5. 为某项工作或某次会议收集的有关材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用的年度。三、档案编号1. 档号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，不得重复。档案的档号一般用铅笔编写在每份文件首页上方空白处。遵照集团档案管理办法的统一规定，档号结构为：全宗号类别号案卷号件号，示例如下：JT01JSH-年度XM01-WD 01-01001-N 件号案卷号文件分类号年度项目/公司/小区/管线全宗管线档号的编制方法详见附件3：档号编制规则。2. 集团对各级公司设立了统一的全宗代码、注册公司代码及项目代码，不宜随意修改。如有新增公司及项目，应在集团给定的代码后顺延编号，并报集团备案，以免混淆。具体参见（附件4：全宗代码一览表公司、项目代码一览表）四、案卷封面的编制案卷封面（参见附5-2：档案案卷封面）主要应填写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。1. 档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号具有唯一性。2. 案卷题名：指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。一般由立卷人自拟，要求简明、准确揭示卷内文件的内容；3. 编制单位：编制本案卷的直接作者单位；4. 编制日期：文件的编制时间；5. 密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级。包括普通级、秘密级、机密级。（1）普通级，是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害；（2）秘密级是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害；（3）机密是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。6. 保管期限：指国家规定的档案保管期限（永久、长期、短期）；（1）永久是指反映公司重大发展历程、重大决策、具备永久凭证与参考价值的档案；（2）长期是指在较长一段时间内具备凭证、参考价值，反映公司经营历程的档案；（3）短期是公司一般性、事务性的文件，在短期内有一定历史价值的档案。五、案卷目录的编写案卷目录主要应填写全宗号、形成中心、年度、分类号、档号、案卷题名、卷内文件起止时间、页数、保管期限、备注等。具体参见附件5-3：档案案卷目录； 1. 全宗号：集团档案室指定给立档单位的编号。2. 形成中心：档案的形成部门名称。3. 年度：档案的形成年度。4. 分类号：档案分类的编码或顺序号。5. 档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号具有唯一性。（至案卷号）6. 案卷题名：同案卷封面上的案卷题名。7. 卷内文件起止时间：指卷内文件材料中最早和最晚形成时间。如：-，这个著录事项表明该案卷内最早形成的出版文件材料为2001年01月11日，最晚形成的出版文件材料为2001年12月11日。8. 页（张）数：卷内文件材料的实际页数。9. 保管期限：案卷的保管时限。10. 备注：案卷需要说明的事项。六、案卷脊背的编制案卷脊背：应标注板块/地区公司、项目/注册公司名称、档号、案卷题名、年度、盒号、编制日期、密级、保管期限。（参见附件5-4：案卷脊背）1、板块/地区公司：板块：地产/物业/酒店/美新/建筑/旅游。地区：华北/天津/上海/广州/东部/商业。2. 项目/注册公司：项目档案、财务档案、注册档案等分项目或分注册公司保管的档案填写相应的单位名称。 3. 档号： 在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号具有唯一性。4. 案卷题名：指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。 5. 年度：案卷所属年度（不按年度组卷的档案此处不填年度）；6. 盒号： 同一案卷内档案装盒的盒号。7. 编制日期档案案卷的编制日期7.密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级。包括普通级、秘密级、机密级。8. 保管期限：该案卷的保管期限；七、卷内文件目录的编制卷内目录包括卷内顺序号、档号、文件题名、责任者、文件形成日期、页数、份数、原件/复印件、载体、备注。（参见附件5-5：卷内文件目录；在档案系统中对档案对应字段进行著录后，可由系统自动生成卷内目录，不需自行设置表格编写）1. 序号：卷内顺序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；2. 档号：在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。档号具有唯一性。3. 文件题名：即公文标题。一般应照实抄录。没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名。4. 责任者：应填写文件的形成单位或制发机关、署名者、主要责任者；5. 文件编号：是指文件本身的编号或图号；6. 文件形成日期：应填写文件形成日期，按照八位数字格式填写日期，如；7. 页数：应填写每份文件页数。8. 份数：文件归档的份数9. 原件/复印件：卷内文件为原件或是复印件。10载体：纸板或是电子。11. 备注：填写文件所要说明的情况时填写。八、卷内备考表的编制卷内备考表(参见附件5-6：卷内备考表)1. 本卷共有文件材料 页：说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例）：（示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张）2. 盒内文件情况说明：说明卷内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见；3. 立卷人：由组成本卷的责任者签名；4. 立卷时间：指立卷人完成立卷的时间；5. 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名；6. 检查时间：指检查人检查案卷的时间。第六章 档案的保管第十一条 档案的载体与装具一、档案载体分为纸质、实物、光盘、系统档案（由集团信息化系统产生的档案）等。二、为保证档案实体的长期保管，各级单位必须设立专门档案室，档案应放置在专门的档案柜或密集架进行管理，如业务部门不具备条件，也应相对独立安全的空间，并存放在装有锁具的专用柜内。三、纸质档案应采用专门牛皮纸档案盒管理(参见附件5-1档案盒设计图)：1. 标准规格为外表尺寸310mm高x220mm宽，卷盒厚度尺寸为50mm（特殊档案可制定专门的装具）；2. 日常借阅利用较为频繁的证照类档案，为便于取用，可放进配外壳的资料册内进行保管。资料册的规格为A4纸大小，60页厚度。四、单片光盘应装入光盘盒，竖立存放，且避免挤压，如具备条件应放在专用的光盘柜或防磁柜中。五、数据档案应由数据管理部门统一保管硬盘，并做相应备份处理后，保管在防磁柜中。六、项目竣工档案必须使用档案馆专业档案盒保管。第十二条 电子档案保管归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：一、 电子档案应采用稳定安全的数据库进行保管，对于重要的电子档案应定期分专题刻录光盘。光盘的管理应注意防磁和定期复制，并作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。二、 档案室应对电子文件的载体进行检查，每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。三、 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。四、 保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。五、 随着系统设备更新或系统扩充，应由信息部门对归档电子文件进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表（见附件7-7）。第十三条 档案柜（架）管理一、档案柜排列与编号1. 档案柜（架）都要统一编号，编号应按档案柜（架）的排列顺序从外到里的顺次编号；2. 普通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号，以自然数编号，例如第1号柜的第4层，编号为“14柜”。密集架编号组成为柜号+列号+层号，例如第1号柜的第1列第4层，编号为“11-4柜”（密集架两面均需编写柜号）。二、档案柜（架）中的每层/抽屉都要贴指示标签，以指示所存资料的内容；需编制档案存放地点索引，在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容，以便快速取放档案。三、档案柜（架）的排列，要避开强烈光线直射，同时还要注意勿使档案架、柜的排列有碍通风。第十四条 库房管理一、档案室必须做好防火、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防盗、防震工作。二、防火：1. 要求档案装具、电器及其线路须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火设备；2. 为尽量减少档案在灭火过程中受到损害，灭火器材宜选用二氧化碳灭火剂，在条件允许的情况下应安装防火报警器和自动灭火装置。三、防水、防潮、防高温：1. 档案室内及附近不能有水源；2. 档案室温度应控制在14-24之间，相对湿度控制在45%-60%之间； 3. 电子文件的环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：35%45%；4. 档案管理员应对库房温湿度进行登记，定期除湿、除潮。四、防光：1. 窗户配置不透光的窗帘，尽量遮蔽户外阳光中的紫外线照射；2. 档案库房宜安装白炽灯，尽量不要安装日光灯，防止光照对纸质档案的损害。五、防尘、防虫：1. 档案管理人员应随时擦试档案柜，维护档案清洁。2. 可根据实际情况对档案室定期除虫。六、档案不得擅自带离办公场所，档案在库房外被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，一般不超过半小时，应及时放入库房或专用的档案柜中锁好七、进出档案室时随手锁门、关灯、关窗；严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不允许在档案室逗留。八、档案库房盘点1. 档案员每年需对档案库房进行盘点；2. 统计库存档案的数量，鉴定和处理保管期满的档案，检查纸质档案与档案管理系统中所保存档案的一致性；3. 检查档案库房的硬件设施，并将缺失损坏的硬件设施报修或更换。第十五条 物业集团、酒店集团和美新设计公司等未设立档案室的公司，应根据现有的档案库房空间和设备配置，尽量做到对档案的集中、安全、有序保管。第七章 档案的移交第十六条 合生集团内部档案移交一、地区公司内部各项目公司、各中心向档案室移交或地区公司向集团集中（整卷）移交档案：1. 由项目公司、中心将档案整理立卷并填写档案移交清单（见附件6-4）；2. 经档案室对移交的档案审核无误后，双方签字确认，并各留一份档案移交清单存档。3. 接收方应在档案管理系统中找到清单所列档案对应的录入条目和原文，检查其数量和内容。二、由项目公司、中心向档案室零散移交档案的（如开发证照、财务证照等）：1. 由移交经办人填写文件移交清单（见附件6-5）；2. 经档案室对移交的档案审核无误后，双方签字确认，并各留一份文件移交清单存档。三、各级公司之间移交档案：1. 经双方确定移交内容后，由档案保管单位档案员填写档案移交审批表（见附件6-3），如接收单位出具相关移交申请需一并附上，并编制档案移交清单；2. 经档案原保管单位总经理最终审批同意、并经接收单位领导审批后，档案管理员在3个工作日内整理完毕，通知接收单位前来办理移交手续。第十七条 外单位要求移交档案一、外单位应出具书面申请；二、由档案原保管单位档案员编制档案移交清单，并填写档案移交审批表如有相关证明材料需一并附上）经档案原保管单位总经理最终审批同意；三、档案管理员在3个工作日内整理完毕，通知接收单位前来办理移交手续。第十八条 向政府部门移交档案一、由经办部门填写档案移交审批表（如有相关证明材料需一并附上），经本部门管线总最终审批同意；二、档案管理员在半个工作日内调出档案，交申请人报政府部门备案。三、由经办人员在报政府备案后将备案后的相关回执单据返回档案室。第十九条 向城建档案馆移交竣工档案由移交单位档案室提交档案移交审批表（如有相关证明材料需一并附上）并附上需移交的竣工档案卷内目录，经本单位工程管线总最终审批同意后，在3个工作日内移交城建档案馆。如有相关回执文件，需及时存档案室保管。第二十条 企业注册登记文件（主体公司）向外单位移交一、档案原保管单位提交档案移交审批表（如有相关证明材料需一并附上），报集团总部，经集团总裁最终审批同意；二、档案原保管单位档案员在3个工作日内编制档案移交清单并整理完毕，通知接收单位前来办理移交手续。第八章 档案的借阅和利用第二十一条 纸质档案借阅审批一、借阅任何纸质档案资料，均须办理书面审批手续，由借阅人填写文件借阅审批表（见附件6-1）。借阅文件较多的应由借阅人写清借阅明细并附在文件借阅审批表后。二、集团/地区内部借阅档案1普通档案借阅（1）不跨管线需经借阅人所在部门经理审批。（2）跨管线需借阅人所在部门经理。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总审批。2. 秘密档案借阅（1）不跨管线需经借阅人所在部门经理、管线总审批。集团：人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监审批。（2）跨管线需借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监审批。3. 机密档案借阅（1）不跨管线需经借阅人所在部门经理、管线总审批。集团：人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、集团常务副总审批。（2）跨管线需借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、集团常务副总审批。三、地区间借阅档案1 普通档案借阅（1）不跨管线需经借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总审批。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监审批。（2）跨管线需借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总审批、档案所属管线总（地区）。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监审批。2. 秘密档案借阅（1）不跨管线需经借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总审批。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、集团常务副总审批。（2）跨管线需借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总审批、档案所属管线总（地区）。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、集团常务副总审批。3. 机密档案借阅（1）不跨管线需经借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总审批。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、集团常务副总审批。（2）跨管线需借阅人所在部门经理、借阅人所属管线总审批、档案所属管线总（地区）。集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、集团常务副总审批。四、外部门档案借阅档案借阅地区档案类型所属管线总，集团：档案所属管线经理、档案所属管线总、人力资源与行政管理中心经理、人力资源与行政管理中心总监、常务副总审批。第二十二条 借阅审核档案管理员借出档案前必须审核借阅手续是否完备，是否经有审批权限的领导审批。不得向未办理借阅手续或手续不全的人员提供或透露档案信息。第二十三条 档案核对一、与借阅人核对所调出档案是否与借阅单据填写的一致。二、应分别注明借阅原件或复印件、文号、文件份数。第二十四条 借阅期限一、档案借阅期限一般不超过一周，最长不得超过一个月。如确需延期应提前一个工作日办理续借手续，续借不得超过一个月；二、因工作需要，借阅档案期限确需超过二个月以上的，在借阅档案时应注明预计归还时间和需长期借用档案的原因，经档案保管单位人力行政部门负责人特批后，可以延长借阅时间；三、档案利用完毕应立即归还，到期不还又未办理续借则视为逾期借阅。档案保管部门将对借阅单位发出档案催收通知书，限期归还，如在限期内还不归还的，将扣罚借阅人的月度考核分。第二十五条 借阅登记与注销一、档案管理员需将每次借阅进行登记，填写借阅台账（见附件7-3）。并定期对档案借阅情况进行统计，填写档案利用情况登记表（见附件7-1）。二、特殊情况需要不归还档案的，应注明不归还原因，并经本单位管线总以上领导最终审批，可以不归还档案，但不给予回执。三、人事部门在员工办理借阅档案清还手续、档案室签字确认以前，不予办理其公司内、外部调动、离职等人事手续。第二十六条 紧急文件借阅紧急借阅文件手续欠齐备，如领导不在无法签字，应视情况进行电话请示，事后再补签手续。第二十七条 违反档案借阅规定的处罚条款一、借阅普通档案逾期不还又不及时办理续借手续者，处以50元的罚款。二、借阅涉密档案逾期不还又不及时办理续借手续者，处以100元的罚款。三、在借阅期限内，遗失或损毁普通档案（含复印件），扣罚当事人奖金20元-100元；四、遗失或损毁重要文件，扣罚当事人奖金100-500元。五、因泄密、遗失或损毁档案给造成公司重大经济损失者，追究其法律责任。六、外单位发生借阅逾期，在归还档案以前，停止办理该单位新的借阅手续。七、外单位发生的档案遗失或损毁，追究该单位法律责任。第九章 档案的鉴定与销毁第二十八条 按照规定对达到保管期限的档案需进行鉴定。公司要组织鉴定小组，由公司领导、各部门负责人、管线/部门专业人员和档案人员组成，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告并附有案卷目录清册，由小组成员签署姓名和日期。第二十九条 按照国家有关规定，结合本公司情况制定档案归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限应分为永久、长期和短期三种。永久指无限期地尽可能长远地保存，长期为16年50年，短期为15年及以下。第三十条 对保管期限已满，经过鉴定小组确认销毁的档案，需经过以下程序：一、各级公司档案员/资料员每年末对库存的档案进行盘点，对保管期限已满的档案进行复审，挑选出保存期满的档案单独保管。二、对经过鉴定要销毁的档案，需编制销毁清册（见附件7-4）。该清册应编制一式三份，一份报上级单位档案室备案，一份留本公司档案室保存，一份留档案所属部门资料室保存。三、档案销毁清册由本中心（部门）负责人初审、行政人力部门负责人复审，地产板块、地区公司由总经理最终审批，集团总部由常务副总裁最终审批；物业集团、酒店集团、美新设计公司、玉佛宫需总经理最终审批。第三十一条 档案销毁一、销毁档案须送造纸厂销毁或自行焚毁，严禁将销毁档案出卖或作其他用途。二、档案销毁时均应有档案管理人员在场监销，负责监督档案确已销毁后，在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，并由销毁人签字确认。三、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。第十章 档案的信息化管理第三十二条 档案的信息化管理指在在专门的档案管理系统对实体档案进行目录登记与扫描挂接，并与集团的各业务系统平台实现贯通与资源共享。档案管理系统与集团各业务平台（OA、PM、EAS、岗位工作平台、绩效系统等系统）进行对接，实现业务系统数据（OA、PM、EAS、岗位工作平台、绩效系统等）办理完毕后的一个工作日内向该系统归档。即依托档案管理系统实现档案结果的归档。第三十三条 档案管理系统著录各公司、中心、项目按照档案分类体系登记档案的电子目录，将整理好的档案目录导入或直接录入档案管理系统相应的分类模块。具体操作如下：一、档案直接在档案系统著录的，著录内容包括：档号、存档日期、文件题名、文号、发文单位、文件日期、份数、是原件或复印件、存放地点、存址号等。二、档案均需编写存址号1、根据公司规定，各类档案均需统一归入档案室，但如受场地限制或利用需要，需短期临时保管在部门/项目的，档案也需录入临时保管地的存址号，以便查找档案。具体编写规则见附件11：存址号编写规则。2、档案需随着保管地的变更随时变更存址号。当临时保存在部门/项目的档案，统一归入档案室时，由档案室统一将档案临时保管地的存址号变更为档案室的存址号。三、档案在EXCEL表内进行线下档案著录的，向导入档案系统导入著录字段时，应保证EXCLE表中的著录字段是与档案系统中的相应管线的著录字段一致，方可将EXCEL表著录的字段导入到档案系统。（通常可直接由档案系统导出以EXCEL形式保存的著录字段模板，在线下进行档案条目著录）四、 如归档文件内容涉及多个项目或公司的，应分别在相关项目（公司）目录表中进行著录，并注明原件的存放地，以便检索。五、 归档时为原件，后因报政府部门备案或移交无法归还的，应对系统上档案目录相应内容及时调整。六、档案条目或扫描件上传档案系统后，不支持修改、删除。特殊情况确实需修改或删除的，需报集团领导审批同意后，统一由集团档案室为地区档案员开通相应档案的删除或修改权限。第三十四条 档案数字化加工一、各公司、中心、项目遵循“重要优先、常用优先、目录优先、急用优先、孤本优先、特色优先”的原则开展档案扫描。二、对公司长期以来积累的馆藏纸质档案分步分阶段进行数字化加工（扫描），并将数字化成果挂接到档案管理系统。三、实物档案应用数码相机拍照，转为电子文件形式挂接档案系统对应条目下。对于存储的电子版档案，如设计图纸，原则上应在对应的条目下，同时存贮电子版原件及由电子版原件转化的不可擦写的文件（如PDF）两种格式的电子版档案。四、纸质档案的扫描要求：保存图像格式图片为TIFF、PDF或JPG格式；分辨率为300dpi；储存空间以A4标准的图像大小平均每页控制在20-30K之间。常见扫描格式有：TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等（占用空间大）JPEG格式（即JPG）遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换等（常用格式，占用空间小）PDF格式多页压缩、易于转换、占用空间小第三十五条 在档案管理系统内，针对各岗位职员设置权限。各岗位职员在自己的权限范围内，可通过档案管理系统，实现管线内部跨层级、跨地域的档案查询利用。一、在系统中查询利用档案包括浏览、打印档案的原文以及查询档案条目。二、用户在浏览、打印其权限范围内的档案原文或查询档案条目不需要进行审批。三、如用户要浏览、打印其权限范围以外的档案原文，则需在OA进行赋权申请。该申请按照档案密级分级报批，具体参见纸质档案借阅的申请和审批流程。第十一章 档案归档范围及编码调整更新第三十六条 档案管理过程中，会不断出现新的档案类型，要求集团档案的管理范围及编码定期进行调整和更新，具体操作如下：一、地产板块地区各中心、项目将新生成的档案类型报送到地区档案室，由地区档案室汇总后报送集团档案室。二、物业集团、酒店集团、美新设计公司、建筑企业、玉佛宫、大觉禅寺各部门/小区将新生成的档案类型报送到行政人事部门，并由其汇总后报集团档案室。三、集团本部各中心将新生成的档案类型直接报集团档案室。四、集团档案室将在次年一月汇总齐全前一年全集团新生成的档案类型。并对档案标准目录库和档号编制规则上报调整请示，记录在案。待各有关领导会签完毕后，下发执行。第十二章 档案审计第三十七条 档案审计由集团档案室负责，具体操作如下：一、与工程项目有关的档案审计工作按照施工节点进行，正负零、结构封顶、竣工验收后四个月份三次对同一项目进行档案审计，主要审计内容为工程项目、监理单位、施工单位所形成的施工资料进行审计。二、配合公司日常经营的各中心、管线档案在每年4月份对上年度档案进行审计。三、其他业态公司的档案每年6月份对上年度档案进行审计。四、根据情况临时安排档案审计。第十三章 档案培训第三十七条 档案培训工作由集团档案管理师和地区档案管理师负责组织和落实。第三十八条 新入职的资料员由集团或地区（片区）档案管理师进行入职专业培训；新入职的地区（片区）档案管理师由集团档案管理师进行入职专业培训；每月末，由集团档案管理师对所有当月入职的档案管理师、资料员进行业务培训；每季度，由集团档案管理师组织所有档案管理师、资料员进行专业培训。第十四章 附则第三十九条 该管理办法由集团人力资源与行政管理中心附则修订和解释。第四十条 本管理办法自下发之日起试行，其他相关制度和规定一律废止，以本办法的内容为准。第四十一条 该办法自2013年11月起执行。2013年12月31日前竣工项目的档案按照原制度执行；2013年12月31日前未竣工项目的档案按照新制度执行。非项目类管线的档案2013年12月31日前形成的，按照原制度执行；2014年1月1日之后形成的按照新制度执行。注册公司类档案2013年12月31日前形成的，按照原制度执行；2014年1月1日后形成的，按照新制度执行。附件：1：档案管理权责划分明细表2：各管线档案标准目录库（档案归档范围及分类标准）3：档号编制规则4：代码标准（全宗代码一览表公司、项目代码一览表）5：档案整理模板6：审批类表格模板7：台账类表格模板8：库房挂墙资料9：归档流程图10：借阅流程图11：存址号编写规则 12：档案管理范围及编码调整更新流程图13：项目档案归档目录一览表（档案室用）