时间观念与时间管理PPT课件

假如现在你个人的生命处于0100岁之间，接下来我们来玩一个游戏。 请准备一张长条纸用笔将它划成10份。中间部分刚好一份代表生命中的10年，分别写上10、 20等，最左边的空余部分写上“生”字，最右边的空余部分写上“死”字。 下面我给大家出几个问题，请大家按我提的要求去做： 时间观念与时间管理 撕纸游戏 序言 第四章第1页 惠风堂职业规范【关于时间】： 时间管理，有些人用年计算生命，而我们就算不用秒计算我们的工作时间，也得精确到分钟。 当你想想自己每一分钟在做什么，而不虚度掉一分钟时，相信过不了几百分钟，你就发现自 己的工作已经有一定的成效。 惠风堂工作作风“两效”：讲究效率和效益 效益：做最重要的事，做最有益的事。 效率：合理安排统筹每项工作，不浪费资源，有效率的完成组织工作。 时间观念与时间管理 序言 第四章第2页 第四章第3页 时间观念与时间管理 第四章 “你忙吗？” “要是忙的话，能有多忙？” “忙得有目的吗？还是瞎忙？” “是忙得心力交瘁，还是忙而快乐着？” 时间观念与时间管理 忙与盲 第一节 第四章第4页 yes or no? 记不清把信息记录在哪里了？ 别人说你的桌子太乱？ 想做一件事，却总没开始或找不到时间做？ 在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成？ 给对方打电话，放下电话后突然意识到该说的事没说？ 认为计划赶不上变化？ 你是否曾有以下感受： 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 答应别人一件事，过了期限后你才想起来？ 8 8 即使没有出现严重的问题或危机，你也经常感到亚历山大？ 时间观念与时间管理 忙与盲 第一节 第四章第5页 如果没有完成你所希望做的工作会有负罪感？ 有许多并不重要但长时间未处理的文件或邮件？ 常常感觉有许多事情要做，但做起事情来又感觉效率低下？ 时常把工作推到最后一分钟，然后再很努力的去完成它们？ 感觉自己的工作总是很难再既定时间内完成？ 知道自己迫切需要提高，但总是无暇阅读与工作有关的书籍？ 9 9 1010 11 11 1212 1313 1414 感觉自己没有在有限的时间里完成自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方？ 1515 很想好好给自己放个假，但如果长休了一段时间，又会有负罪感？ 1616 时间观念与时间管理 忙与盲 第一节 第四章第6页 时间观念与时间管理 忙与盲 第一节 第四章第7页 恭喜你，保留并坚 持你的方法吧，并 多介绍经验！ 还可以，方向正确， 但需要进一步提升 技能。 当心哦，你需要重 新审视你的时间管 理方法了。 你迫切需要学习时 间管理并付诸实施。 1-3个yes4-7个yes8-11个yes12-16个yes 调查显示，“没有时间观念”已经成为职场的第二大恶习，仅 仅位于无责任感之后，比例高达76%。 时间观念与时间管理 时间观念强的五个职场表现 第二节 第四章第8页 时间观念与时间管理 时间观念强的五个职场表现 第二节 第四章第9页 1 时间观念强最直接最基本的是不迟到 守时是职业道德基本要求，职 场基本表现为是否准时到达公 司、会晤地点和会议现场等。 提前5-10分钟到达可熟悉一下 当天的工作任务和清单，稳定 一下心神。解决迟到有很多种 方法，关键在于心态的调整， 调整好自己的生物钟，养成好 的生活习惯和遵守时间的习惯。 时间观念与时间管理 时间观念强的五个职场表现 第二节 第四章第10页 2 时间观念强表现在办事不拖拉 一旦自己对待某项工作开始 拖拉和逃避时，就默默告诉 自己，拖拉会带来严重后果， 并在心理把这些后果放大 100倍，同时设想快速行动 起来给自己带来的利益和好 处，并将它们放大100倍。 这样一对比，就可以使自己 的工作激情高涨起来。 时间观念与时间管理 时间观念强的五个职场表现 第二节 第四章第11页 3 时间观念强表现在按时完成工作任务 通常员工无法完成任务的 借口是：任务比较棘手、 时间太短、执行过程中出 现意外等外在因素，很少 有人将责任归结为自身的 原因。时间太短和执行过 程中出现意外都是时间管 理的问题，任务的每一个 步骤都计划好了执行需要 时间，但在做计划时也要 充分考虑意外可能耗费的 时间。 时间观念与时间管理 时间观念强的五个职场表现 第二节 第四章第12页 4 时间观念强表现在有事提前打招呼 很多员工迟到，从来不和主 管说明原因，但业务员最重 要的就是守时，如果无法及 时赶到，可以打电话事先跟 对方说明情况，也是对对方 基本的尊重和负责。 时间观念与时间管理 时间观念强的五个职场表现 第二节 第四章第13页 5 时间观念强表现在懂得利用外部黄金时间 所谓外部黄金时间就是外部资源 最齐备的时候，最能帮你解决、 回答问题的时候，最能为你提供 信息的时候。很多聪明的员工选 择在午饭的时候去经理办公室谈 话，这个时候经理没有什么事情， 时间充足，可以边吃边谈。同事 之间则尽量等别人完成工作后再 去打扰。流水工作要配合别人的 时间做计划。 佛经里有个故事发人深思。有个国王身边有左右两个大臣，国王总是偏爱左边的大臣，不喜欢 右边的大臣。右边的大臣觉得奇怪，不知道自己为何失宠，他只好仔细观察对方的一举一动。 原来，他发现每次国王一吐痰，那个受宠的大臣就立刻伸脚去替国王把痰擦掉，以此赢得了国 王的欢心。这个大臣恍然大悟，立刻如法炮制，可是每次都慢了一步，赶不上对方的时间，也 一直争取不到替国王擦痰的机会。 后来他想到一个“捷足先登”的办法，下定决心非抢到先机不可，就在下一次国王要吐痰的时 候，他看准了时间、空间，飞起一脚踹上国王的嘴巴替他擦痰，这下可好，不但把国王的门牙 都“擦”掉了，还擦得国王满嘴都是血，也终于抢先一步把国王的恩宠完全擦掉了。 时间观念与时间管理 国王与左右大臣 小故事 第四章第14页 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第15页 那么，请各位思考 应该如何管理好自己的时间呢？ 01 03 05 02 04 06 07 明确目标 树立正确时间观念 确定事情优先顺序 有效制定计划表 适时检查计划表 立即行动 养成习惯 美国有一位警察在执行任务时受伤，伤愈后永远失去了自由活动的能力，只能坐在轮椅上度过 他的余生。他恨透了使他受伤的罪犯，发誓要将其绳之以法，为此，他不顾别人的劝阻，积极参与 搜索和缉捕罪犯的活动，经过10年的不懈努力，在他的积极参与下，罪犯终于受到应有的惩罚，为 此他也得到了很高的荣誉。但是，不久之后，他自杀了，在遗书中他写道：“罪犯已经被绳之以法 了，我不知道应如何度度我的余生”。 时间观念与时间管理 自杀的警察 小故事 第四章第16页 明确的目标是进行时间管理的前提和基础。如果没有了目标，没有了前 进的放向，整日无所事事，就根本谈不上时间管理。这个警察开始时有明确的目标将罪 犯绳之以法，当这个目标实现后，他失去了生存的目标，时间对他来说变得多余和痛苦。如 果一个员工没有工作目标，时间也就无关紧要了。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第17页 明确目标 1 1 一个人在不同的场合、年龄或心理状态下，对时间可能会有不同 的感觉。这些感觉之间往往是相互矛盾的。例如有时会认为“光阴似箭，日月如梭”，有 时则认为“时间像蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间停止运行了。”再如需要解决 的问题太多时，人们总是感到“时间不够支配”，但是当无所事事时，又会感到“不知如何 打发时间”。 事实上，时间过的“快与慢”，往往是人的一种极为主观 的感觉。因此，要想有效管理时间必须建立正确的时间观念。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第18页 树立正确时间观念 2 2 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第19页 制定 计划 劳逸 结合 根除 浪费 循序 渐进 追求 成果 要追求成果目标。只是埋头苦干 而不计成果，对工作与个人就只 有苦劳而没有功劳了，实质是浪 费了时间。 要循序渐进。绝大部分工作是分 配在若干时日而逐渐完成的，而 绝不是一口气突击完成的。 制定计划表。每天按照个人时间 安排为自己定一个时间计划表， 并严格遵守。 要根除浪费时间的习惯。根除做 事的不良习性，不能以天性为托 辞。 要注重效益。一天打20个电话， 看似颇有效率，但如果没有一件 事办成，其效益还不如做好充分 准备打5个电话。欲速则不达， 是仓促行动而省略筹划的结果。 要加强计划性，劳逸结合。休闲 的时间与休闲的项目是工作计划 中不可缺少的部分。 注重 效益 在一次上时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出 一些正好可以从罐口放进罐子里的“鹅卵石”。当教授把石块放完后问他的学生道：“你们 说这罐子是不是满的？” “是。”所有的学生异口同声地回答说。“真的吗？”教授笑著问。然后再从桌底下拿 出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子 现在是不是满的？”这回他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地细声回答道： “也许没满。” “很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒进罐子里。倒完后，於是再 问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？” “没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。“好极了！”教授再一次 称赞这些“孺子可教也”的学生们。称赞完了后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看 起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事情都做完后，教授正色地问他班 上的同学：“你们从上面这些事情中学到了什么重要的道理？” 时间观念与时间管理 鹅卵石、碎石、沙子和水 小故事 第四章第20页 时间观念与时间管理 鹅卵石、碎石、沙子和水 小故事 第四章第21页 一位学生回答：“无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以 多做些事情的，这门课讲的是时间管理。” 教授听到这样的回答后，点了点头，微笑道：“答案不错。但并不是我要告诉你们的重 要信息。”说到这里，这位教授故意停顿了一下，用眼睛向全班同学扫了一遍说：“我想告 诉各位的重要信息是，如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里，你也许以后永远也没机会把它 们再放进去了。” 做事情一定分轻重缓急，否则，在一些无关紧要的事情上浪费时间和精力，最后可能一事 无成。日常工作中也会面临同样的问题，每天都会有很多事情要做，如果把精力和时间 浪费在一些鸡毛蒜皮的小事情上，真正重要的事情就没有时间去做了。 工作整理，就是要对每天所要做的工作进行一次彻底的梳理，区分出哪些工作是自己必须 做的，哪些工作是自己不能做的，哪些工作是可以授权或委托给：部属或同事来做的。经过工 作整理，对那些需要自己做的工作，需要进行进一步的分析，哪些工作应该先做，哪些工作可 以后做。 一般而言，确定工作的顺序主要的两个重要指标：事情的紧急性、 事情的重要性。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第22页 确定事情优先顺序 3 3 打发时间时做 浪费生命 授权或另约时间 忙且盲目 定出时间待会做 淡定从容 立即去做 压力山大 时间观念与时间管理 事务的四类 第三节 第四章第23页 紧急 重 要 等待/闲聊/闲逛/看热闹 无谓的会议/应酬 嗜好沉迷（游戏） 新闻/微博 任何非预约事项 干扰电话/QQ/微信 下属请示与报告 日常文件批阅 别人求帮忙 目标/计划 各种沟通（角色） 培训工作/培养下属 知识管理/技能提升 防患未然（锻炼、防火） 二象限转过来 燃眉之急的问题/任务 危机（看病、救火） 时间杀手 20世纪初，一个名叫艾维李的人给伯利恒钢铁公司的创办人施瓦布写了一封信。他在信中说：“施瓦布 先生，我现在想您推荐一种绝佳的时间管理方法。请试用三个月然后按照您的估价给我的几个点子回寄一张 支票。如果一文不值，您也就用不着给我回寄任何东西了。” 三个月后，施瓦布给他寄去了一张金额为2.5万美元的支票。艾维李价值2.5万美元的秘密究竟是个什么 样子呢？其实他们并不神秘，但却是简单有效的： 1、 每天列出一张数目为十项左右的待办事项清单。 2、 按照优先度，给这些任务排出先后次序，从110。 3、 从第一项任务开始，依次按照顺序处理所有代办事项。 4、 万一没有完成，不要紧，因为至少你已经把最重要的事情办好，其余的事情留给明天又有何妨？ 时间观念与时间管理 价值2.5万美元的时间管理 小故事 第四章第24页 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第25页 有效制定计划表 4 4 这个小故事告诉我们：首先我们要有工作的计划，可能是一天的、一个星期的、一个月的、 一个季度的、半年的、一年的、三年的、五年的、甚至于一生的，也就是说我们必须知道自己要 做什么；然后，依据事情的轻重缓急，进行排序，管理方法中有一种按照重要和紧迫程度 对事情进行分类二维象限方法，采用这种分类方法可以使人们在计划的基础上明晰自己的工作目标；然后， 逐一的完成工作。这是一种很好的把握自己的时间，成为高效的时间管理者的使用方法。当然，最 重要的是要积极工作的心态和在第一时间行动的态度。 有了计划表，是否严格执行，需要适时地进行检查。比如晚上睡觉前，翻一 翻你当天的计划表，检查一下你执行的情况和进度，对已经完成的事情，及时从表中 去掉；对尚未完成的事情，检讨未完成的原因，及时督促计划表的按时执行，会 有助于你下一天工作的安排和完成。 建议每天都要拨出小段时间来制订计划，有人喜欢上班前，利用家里安静的时间来做这 件事；另外还有一些人会在下班前制订出明天的计划，因为在这段衔接的时刻，今天发生过的事记忆犹新， 用以鞭策来日最恰当。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第26页 适时检查计划表 5 5 从前，有一座山，山上有一种鸟叫寒号鸟。山脚下有一堵石崖，崖上有一道缝，寒号鸟就把这道缝当 做自己的窝。石崖前面有一条河，河边有一棵大杨树，杨树上住着喜鹊。寒号鸟和喜鹊面对面住着，成了 邻居。冬天快要到了。喜鹊开始早出晚归，衔回来一些枯枝，忙着垒巢，准备过冬。寒号鸟却整天飞出去 玩，累了回来睡觉。喜鹊说：“寒号鸟，别睡觉了，天气这么好，赶快垒窝吧。”寒号鸟不听劝告，躺在 崖缝里对喜鹊说：“你不要吵，太阳这么好，正好睡觉。 冬天说到就到了，寒风呼呼地刮着。喜鹊住在温暖的窝里。寒号鸟在崖缝里冻得直打哆嗦，悲哀地叫 着：“哆罗罗，哆罗罗，寒风冻死我，明天就垒窝。” 第二天清早，风停了，太阳出来了，暖烘烘的。喜鹊对寒号鸟护送：“趁着天 气好。赶快垒窝吧。”寒号鸟不听劝告，伸伸懒腰，又睡觉了。如此这般，日复一 日。天越来越冷了，终于有一天，当太阳升起来时，可怜的寒号鸟再也没有醒来。 时间观念与时间管理 寒号鸟 小故事 第四章第27页 拖延的代价实在是太大了。莎士比亚有句名言：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”若 是时间放弃了你，等待你的将是无限制的恶性循环，如果不及时醒悟，后果将不堪设想。 拖延使你陷入烦躁的情绪。一件事久办未完，在心里沉沉甸甸地压着，好像陷入 了不可自拔的泥坑。拖延使你要处理的问题越积越多，每天对着桌面上堆积如山的未处理的工作， 却不知从何下手，结果往往是丢了这件忘了那件，一件不成又半途而废，费时费力，结果问题是 越来越多。 拖延使你一再地遭受心理挫折，它会使你对自己越来越失去信心，你开始怀疑 自己的能力，或者迁怒于所处的工作环境，产生怨气，抱怨自己的才能得不到发挥或者老是有这 样那样的事来阻碍你的工作。 拖延还会使你前途黯淡，与晋升无缘。一个上司绝不会一而再，再而三地容 忍部下办事拖拉，不讲求实效，做不出什么业绩来。老板需要的是强有力的辅助者，而不是优柔 寡断的跟随者。员工随时都要提醒自己“凡事拒绝拖延，现在开始行动”这句话。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第28页 立即行动 6 6 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第29页 一个人一天的行为中，大约只有5%是属于非习惯性的，而剩下的95%的行为都是 习惯性的。即便是打破常规的创新，最终可以演变成为习惯性的创新。 根据心理学的研究结果：3周以上的重复会形成习惯；3个月以上的重复会形成稳定的习惯，即同一个动 作，重复3周就会变成习惯性动作，形成稳定的习惯。 时间并非取之不尽，用之不竭，而持之以恒的时间管理可以让有限的时间价值最大 化。 养成习惯 7 7 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第30页 工作效率低，办事拖拉 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不 上班时间不紧凑，晚上加班干 没有目标、没有计划、人云亦云 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 没有时间安排表，由别人来安排 不会休息、不会娱乐、没有空闲 每天花10分钟作计划 每周都将自己的工作排出优先顺序 在高效能的时间里完成重要的工作 会有效利用零星时间 文件柜或办公桌整洁、条例清楚 在固定的时间里处理往来的函件 尽量将无用的文件处理掉 好习惯坏习惯 备忘录和宣传备忘录和宣传 品放在电脑上品放在电脑上 重要联系人名单重要联系人名单 贴在电脑上贴在电脑上 电话机被纸电话机被纸 张淹没了张淹没了 废纸溢出未废纸溢出未 清理清理 废纸撒落在废纸撒落在 地上地上 阅读文件塞入文档阅读文件塞入文档 中被遗忘了中被遗忘了 文件数量在膨胀，文件数量在膨胀， 却未随时更新却未随时更新 文件柜中充斥着文件柜中充斥着 无关的资料无关的资料 管理时间从清理办公桌开始管理时间从清理办公桌开始 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第31页 只打开正在使只打开正在使 用的文件用的文件 发函文件经发函文件经 常清理常清理 只保留当前的只保留当前的 来函文件来函文件 文件都是文件都是 最新的最新的 最频繁使用的文档最频繁使用的文档 极易拿到极易拿到 电话伸电话伸 手可及手可及 常用文档靠近常用文档靠近 办公桌办公桌 无用的东西及无用的东西及 时清除时清除 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第32页 管理时间从清理办公桌开始管理时间从清理办公桌开始 第四章第3页 时间观念与时间管理 第四章 “你忙吗？” “要是忙的话，能有多忙？” “忙得有目的吗？还是瞎忙？” “是忙得心力交瘁，还是忙而快乐着？” 时间观念与时间管理 忙与盲 第一节 第四章第4页 明确的目标是进行时间管理的前提和基础。如果没有了目标，没有了前 进的放向，整日无所事事，就根本谈不上时间管理。这个警察开始时有明确的目标将罪 犯绳之以法，当这个目标实现后，他失去了生存的目标，时间对他来说变得多余和痛苦。如 果一个员工没有工作目标，时间也就无关紧要了。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第17页 明确目标 1 1 一个人在不同的场合、年龄或心理状态下，对时间可能会有不同 的感觉。这些感觉之间往往是相互矛盾的。例如有时会认为“光阴似箭，日月如梭”，有 时则认为“时间像蜗牛一样地爬行”，甚至有时更认为“时间停止运行了。”再如需要解决 的问题太多时，人们总是感到“时间不够支配”，但是当无所事事时，又会感到“不知如何 打发时间”。 事实上，时间过的“快与慢”，往往是人的一种极为主观 的感觉。因此，要想有效管理时间必须建立正确的时间观念。 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第18页 树立正确时间观念 2 2 在一次上时间管理的课上，教授在桌子上放了一个装水的罐子。然后又从桌子下面拿出 一些正好可以从罐口放进罐子里的“鹅卵石”。当教授把石块放完后问他的学生道：“你们 说这罐子是不是满的？” “是。”所有的学生异口同声地回答说。“真的吗？”教授笑著问。然后再从桌底下拿 出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇，再加一些，再问学生：“你们说，这罐子 现在是不是满的？”这回他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生怯生生地细声回答道： “也许没满。” “很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢的倒进罐子里。倒完后，於是再 问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？” “没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答说。“好极了！”教授再一次 称赞这些“孺子可教也”的学生们。称赞完了后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看 起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子。当这些事情都做完后，教授正色地问他班 上的同学：“你们从上面这些事情中学到了什么重要的道理？” 时间观念与时间管理 鹅卵石、碎石、沙子和水 小故事 第四章第20页 只打开正在使只打开正在使 用的文件用的文件 发函文件经发函文件经 常清理常清理 只保留当前的只保留当前的 来函文件来函文件 文件都是文件都是 最新的最新的 最频繁使用的文档最频繁使用的文档 极易拿到极易拿到 电话伸电话伸 手可及手可及 常用文档靠近常用文档靠近 办公桌办公桌 无用的东西及无用的东西及 时清除时清除 时间观念与时间管理 具体怎么做？ 第三节 第四章第32页 管理时间从清理办公桌开始管理时间从清理办公桌开始