JN集团公司采购部管理制度汇编.docx

JN集团公司采购部管理制度汇编56 采购部各岗位绩效考核方案561 采购部经理考核方案被考核人姓名职位采购部经理部门采购部考核人姓名职位部门序号考核指标权重考核标准得分1采购计划完成率20%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分2采购成本降低目标达成率15%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分3采购部门管理费用控制15%费用控制在预算范围之内得满分；每超出 元，减 分；费用超出 元，本项不得分4采购及时率10%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分5采购质量合格率10%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分6采购计划编制及时率10%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分7供应商开发计划完成率10%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分8供应商履约率5%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分9供应商满意率5%目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分本次考核总得分考核指标说明12被考核人签字： 日期： 年 月 日考核人签字： 日期： 年 月 日复核人签字： 日期： 年 月 日 562 采购主管考核方案一、考核目的为激励采购主管努力工作，提高采购质量，降低采购成本，特制定本方案。二、考核原则公司对采购主管的考核应坚持公平、公正、客观的原则。三、考核实施1. 考核形式。对采购主管的考核主要采用月度考核、季度考核和年度考核三种形式，具体说明如下表所示。采购主管绩效考核形式说明表考核形式说明月度考核每月考核一次，考核时间为次月的 日前季度考核每季度考核一次，考核时间为下一季度第一个月的 日前年度考核每年考核一次，考核时间为下一年度一月的 日前2考核指标与考核标准。采购主管考核指标与考核标准如下表所示。考核指标与考核标准一览表考核指标指标计算或说明考核标准权重得分采购计划按时完成率目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分25%采购物资质量合格率目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分25%采购制度执行率目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分20%供应商履约率目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分15%供应商维护率目标值为 %，达到目标值得满分；每低 %，减 分；低于 %，本项不得分15%3考核结果应用。根据考核得分，考核结果可划分为五个等级，为人力资源部奖金发放、薪资调整、员工培训、职位晋升等提供客观依据，具体划分标准如下表所示。考核等级划分标准一览表等级杰出（A）优秀（B）中等（C）需提高（D）差（E）考核得分90分及以上8089分6579分5064分50分以下 57 采购部制度规范与工作标准571 采购计划编制制度文书名称采购计划编制制度编 号受控状态第1条 目的为编制合理的采购计划，加强采购计划管理，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于本公司采购计划的编制工作。第3条 采购计划分类本公司的采购计划主要分为年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划和临时采购计划四类，具体说明如下表所示。采购计划分类类型说明年度采购计划采购人员根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行分析的基础上，依据往年历史数据制订年度采购计划季度采购计划采购人员在对年度采购计划进行分解的基础上，依据上一季度实际采购情况、生产情况、库存情况以及市场行情，制订当季或下季度的采购计划月度采购计划采购人员在对季度采购计划进行分解的基础上，依据各个部门物资需求情况，制订月度采购计划临时采购计划在特殊情况下，为了满足各个部门的紧急采购需求而制订的不满一个月的采购计划第4条 编制依据采购人员应依据以下内容编制采购计划。1. 公司年度、季度、月度经营计划。2. 物资需求部门的采购申请。3. 公司年度采购预算。4. 公司物资的库存情况。5. 公司现金流情况。第5条 编制注意事项在编制采购计划时，采购人员应至少注意以下六点事项。1. 在编制采购计划过程中，应考虑公司年度目标达成的可能性。2. 应保障物资需求计划与物资清单、库存情况的确定性。3. 应充分考虑保障生产与降低库存之间的平衡。4. 应审核公司各部门的物资需求是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资。5. 如请购单上所列物资为公司其他部门生产，且在性能、质量、交期、价格等方面均能满足采购需求，采购人员可采用内购方式进行采购。6. 应注意物资采购价格与市场供需的可能变化，根据物资价格趋势合理调整采购计划。第6条 采购计划编制程序1. 明确公司经营计划。采购人员需掌握公司于每年年底制订的下一年度的经营计划及年度经营目标、客户订单意向、市场预测等相关资料，并根据以上资料进行销售预测。2. 明确公司物资需求情况。采购人员需掌握各部门的年度目标、经营计划、生产计划及物资库存情况，并指导各部门制订物资需求计划，预测物资需求量。3. 编制采购计划。采购人员需将物资需求及请购单据汇总，据此编制公司拟采购计划并上报采购部经理、财务部经理、采购总监、总经理审核和审批。第7条 采购计划审批程序1. 年度采购计划审核、审批程序。采购人员编制年度采购计划后，应将采购计划依次上报采购部经理、财务部经理、采购总监和总经理进行审核和审批。2. 季度采购计划审核审批程序。采购人员编制季度采购计划后，应将采购计划报采购部经理和财务部经理审核，并最终由采购总监审批。3. 月度采购计划审核审批程序。采购人员将月度采购计划报采购部经理审批即可。4. 临时采购计划审核审批程序。采购数额在 元以下的，采购人员将临时采购计划报采购部经理审批；采购数额在 元以上的，采购人员应将临时采购计划依次报采购部经理和财务部经理审核、采购总监审批。第8条 本制度由采购部负责制定、修订与解释。第9条 本制度经总经理批准后，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期572 采购合同管理制度文书名称采购合同管理制度编 号受控状态第1章 总则第1条 目的为加强采购合同管理，防范合同风险，维护本公司的利益，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于本公司采购合同的编制、签订、执行与控制、修订与终止及合同日常管理工作。第3条 职责分工1. 总经理或其授权人负责合同签订工作的审批确认。2. 采购部负责采购合同的编制、签订、执行与控制和合同日常管理工作。3. 采购总监、财务部、法务部负责合同条款的审查。第2章 采购合同的编制第4条 采购合同形式公司采购合同须为书面文件形式。第5条 采购合同范围除采购合同文本外，经签约双方协商的有关采购合同的文书、传真、图表、电子邮件、报价书和会签表等，也属于合同的范围。第6条 采购合同的内容采购合同至少应包括以下九方面内容。1. 合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2. 合同标的全称和价款。3. 采购物资的数量和规格。4. 采购物资的品质和相关技术要求。5. 物资验收标准和验收方式。6. 售后服务及其他优惠条款。7. 违约责任和解决争议的方法。8. 付款方式和付款时间。9. 合同履约方式、合同期限和收货地点。第7条 采购合同编制程序采购人员应按规定程序编制采购合同，采购合同的编制程序如下图所示。步骤1选择供应商所选供应商必须为本公司认可的合格供应商步骤2进行谈判步骤4编制正式合同采购部应与合适的供应商进行谈判，谈判内容包括采购物资的价格、数量、质量、供货方式、货款结算方式等采购部应根据谈判形成的方案拟定合同草案，报送公司财务部、法务部、采购总监和总经理审核审批采购部应根据各相关部门、人员的意见修订合同草案，并形成正式的采购合同步骤3拟定合同草案采购合同编制程序第8条 采购合同审批管理公司采购合同审批的基本流程如下。1. 采购人员应将合同初稿交相关部门审核并请其提出意见。2. 财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。3. 法务部主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出意见。4. 采购总监负责对合同内容进行全面审查并提出意见。5. 总经理根据相关部门意见、办理程序的规范性以及其他需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。6. 采购部根据总经理的审查意见修改合同文本，并将合同相关附件等文件再次报送总经理审查，审查通过后，由总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。第3章 采购合同的签订第9条 采购合同签订条件当出现以下情形时，采购部需同供应商签订采购合同。1. 一次性采购金额满 万元时。2. 外地采购。第10条 采购合同签订资格1. 公司采购主管及以上级别的采购部员工都具有与供应商签订采购合同的资格。2. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己名义签订采购合同。如果供应商委托别人代签，采购部应对其委托证明进行审验。第11条 采购合同签订方式合同金额在万元以下的，采购人员可以采用传真的方式与供应商签订合同；合同金额在万元以上的，采购人员必须当面与供应商签订合同。第4章 采购合同的执行与控制第12条 采购合同的执行1. 采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司与供应商必须按合同约定履行规定的义务。2. 采购部须根据合同规定进行物资采购；供应商须根据合同规定安排备货、发货等工作。3. 采购部应配合质量管理部做好采购物资的验收工作，当所采购的物资不符合合同约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。4. 在合同执行过程中，采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略合作伙伴，使公司物资能够及时、合理地得到供应。5. 采购部需保留相关能够证明合同执行情况的原始凭证，并根据合同的执行情况，编制履约管理台账，全面记录采购合同的履行情况。第13条 采购合同的控制1. 采购部应本着经济性原则做好采购进度控制工作，既要保证仓库中物资库存的最低，同时还要保证物资能够满足生产需要。2. 对于需要供应商按照样品或图纸加工的物资，具体的控制要求如下。（1）如果存在加工周期长、变数多、监控过程比较复杂的问题，采购人员应要求供应商提供进度安排。（2）采购部应根据进度安排与供应商保持联络，确保物资能够及时运送到工厂。3. 如果供应商提供的物资会延误公司的生产，采购部应减少在此供应商处的采购数量，并与其他供应商联系，增加采购数量。第5章 采购合同的修改与终止第14条 采购合同修改1. 在合同执行过程中，若因供应商的原因造成物资无法按量供应，采购部可与供应商签订新的采购数量条款，作为合同的附件执行。2. 在合同执行过程中，若外部环境发生重大变化，采购部可与供应商协商并签订新的供货价格条款，作为合同的附件执行。3. 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部可与供应商协商后签订延期交货规定，作为合同的附件执行。第15条 采购合同终止合同执行过程中出现下列情况之一的，采购部可按公司相关规定及合同约定，与供应商协商终止合同。1. 由于不可抗力导致合同无法继续履行的。2. 由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。3. 由于情况变更，致使本公司无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致本公司重大损失的。4. 其他合同约定或法律规定的情形出现。第6章 合同日常管理第16条 合同纠纷类型常见的合同纠纷有五类，具体如下。1. 因不可抗力造成损失而引起的纠纷。2. 一方违反保密约定而引起的纠纷。3. 物资质量不合格引起的纠纷。4. 供应商未按时交货引起的纠纷。5. 货款支付不及时引起的纠纷。第17条 合同纠纷处理方法当公司与供应商出现合同纠纷时，一般可采取以下四种方法解决纠纷。1. 与供应商协商解决。2. 请第三方协调解决。3. 由仲裁机构仲裁。4. 通过诉讼方式解决。第18条 合同管理纪律要求1. 参与合同签订和合同管理的人员不得出现以下情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。（1）泄露或私自更改合同内容。（2）丢失合同。（3）参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。2. 参与合同履行的人员违反国家和公司相关规定，给公司造成经济损失或其他损失的，视情节和性质的轻重，由公司给予责任人行政或经济处分。3. 公司将触犯法律的采购人员交司法部门处理，并保留对责任人的追索权。第19条 合同资料管理1. 采购部负责采购合同资料的收集、汇总，合同档案的建立与保管工作。2. 财务部负责合同管理过程中涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。第7章 附则第20条 本制度由采购部负责制定、定期修订与解释。第21条 本制度经总经理批准后，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期58 采购部文书范本与表单设计582 询价单询价单采购询价单工作号采购物资名称采购物资编号序号供应商名称供应商电话供应商报价（单位：元）备注出厂价批发价零售价12平均价询价员： 询价员员工号： 询价日期： 年 月 日583 请购单请购单编号： 日期： 年 月 日编号品名规格单位数量需用日期请购原因及用途备注核准： 供应部负责人： 请购部门负责人： 请购人： 584 采购单采购单合格供应商： 订购日期： 年 月 日编号名称规格单位数量需求日期备注备注1接到本订单后，请尽速确认并回复本公司2经确认而逾期交货者，本公司有权取消订单3订单号码，请务必注明于送货单及发票等资料上4出货请勿超交，若超交物资总数超过 %，超交部分本公司将不予付款采购经办： 年 月 日供应商确认： 年 月 日主管核准： 年 月 日