县高标准基本农田项目档案资料管理实施细则.doc

目录一、 档案资料的定义二、 档案管理原则三、 档案分类1）、附表1 、项目资料的归档分类参照附表2）、按参建单位整理分类 1 、业主单位 2 、设计单位 3 、监理单位 4、 施工单位 5 、运营管理单位 附表1、xx项目xx标段单元工程变更工程量和投资预算对比表 附表2、xx项目xx标段竣工工程量汇总表四、 资料组卷及编码五、 档案质量要求附例表1 ：洪集镇农村土地整治示范项目施工标段D阶段技术性第7卷资料 附例表2 ：霍邱县长集镇基本农田整理项目一卷资料的档案盒面附例表3 ：霍邱县长集镇基本农田整理项目一卷资料的卷内目录附例表4 ：霍邱县长集镇基本农田整理项目一卷资料的卷内备考表附例表5 ：霍邱县众心、长集镇土地整理项目部分案卷目录六、 档案管理和要求 霍邱县土地整理中心 2013年9月 一、 档案资料的定义霍邱县高标准基本农田项目档案资料是指：从立项、可行性研究、设计、招标、施工、决算审计、竣工验收、后期管护等过程中形成的会议纪要、文件、表格、图纸、报告等，并以文字、图标、声像、电子等不同形式保存的资料二、 档案管理原则（一）、真实性原则： 霍邱县高标准基本农田项目档案包括过去和现在项目管理工作中形成的各种项目资料，是当前和今后项目管理的重要资料。因此，归档的材料必须真实可靠，不能擅自改变原始材料的内容，更不能伪造资料。（二）、齐全性： 霍邱县高标准基本农田项目工作包括：项目建设的工程量、工程质量等外业方面，又包括：工程投资、工程概预算、资金拨付、工程移交和工程管护责任落实等内业情况。若没有完整的归档资料，全县高标准基本农田项目的检查、考评等工作就难以进行。因此，项目档案资料要按照项目进度及时收集、归档，确保归档整理的齐全、完整。（三）、规范性原则：随着全县高标准基本农田项目实践时间增长，档案数量越来越多，作为查阅的资料和原始凭证，不仅要做到承上启下，避免重复，更要做到查找快捷。因此，档案要按统一规格归档，统一标准分类，分类存放。三、档案分类 （一）、按阶段分类： 1、立项阶段：立项申请报告及批复、查看与踏勘报告、可行性研究专家评审报告、可研编制合同、可行性研究报告、项目现状与规划图、项目区实施前影像片、项目可研报告及图件电子档案等。 2、规划设计与预算阶段：项目预算下达文件、规划设计与预算方案专家评审报告、规划设计编制合同、规划设计与预算文件、项目设计图册、图片、项目规划设计与预算报告及图件电子档案等。 3、施工准备阶段：项目实施方案与批复、项目管理规章制度、项目领导组成立文件、会议纪要、项目开标评标定标有关文件及招标公告，项目中标通知书、招投标工作总结、施工、监理合同、项目招标文件、标底和投标书（中标单位投标书）、图片及相关文件材料打造文档等。 4、工程实施阶段：开工报告及批复，施工过程中的来往文件，规划设计与预算方案变更方案申请与批准文件、施工月季进度报表及说明、历次检查及整改落实报告、施工质量检查、评定材料，单项工程交工验收记录、监理规划及细则、监理检查评定材料与工程建设情况月报、不定期检查记录、经批准的规划设计与预算变更方案、项目实施过程和建成区影像、图片及相关文件材料电子文档。 5、竣工验收阶段：乡镇竣工验收申请报告、竣工验收组会议记录、乡镇自查和初查报告、项目竣工报告、项目建设情况表、项目经费收支情况表、项目投资预期效益表、土地复垦前后土地利用结构变化情况表、竣工验收图、项目财务决算、工程复核和审计报告、项目工程监理总结报告、土地权属调整情况报告、项目投资效益分析报告、档案整理报告、影像、图片及电子文档资料、工程移交资料、工程管护资料。 6、资金财务：资金支出管理有关规定、资金申请与审批来往文件、历次检查及整改落实报告、资金审计委托合同、资金支出凭证、会计账簿、影像、图片及电子文档资料。 附表1： 项目资料的归档分类参照附表文件分类序号立卷内容立项阶段（A）1行政性立项申请报告及批复、察看与踏勘报告、可行性研究专家评审报告、可研编制合同等2技术性可行性研究报告、项目现状与规划图3影像与电子资料项目区实施前影像片、项目可研报告及图件电子档案等规划设计与预算阶段（B）1行政性项目预算下达文件、规划设计与预算方案评审报告、规划设计编制合同等。2技术性规划设计与预算文件、项目设计图册。3影像与电子资料图片、项目规划设计与预算报告及图件电子档案等。施工准备阶段（C）1行政性项目实施方案与批复，项目管理规章制度，项目领导组成立文件，会议纪要，项目开标评标定标有关文件及招标公告，项目中标通知书，招投标工作总结，施工、监理合同等。2技术性项目招标文件，标底和投标书（中标单位投标书。3影像与电子资料此阶段形成的图片及相关文件材料电子文档等。工程实施阶段（D）1行政性开工报告及批复，施工过程中的来往文件，规划设计与预算方案变更方案申请与批准文件，施工月季进度表与说明，历次检查及整改落实报告等。2技术性施工质量检查、评定材料，单项工程交工验收记录，监理规划、细则，监理检查评定材料与工程建设情况月报，不定期检查记录，经批准的规划设计与预算变更方案等。3影像与电子资料项目实施过程和建成区影像、图片及相关文件材料电子文档等。竣工验收阶段（E）1行政性市级竣工验收申请表告、竣工验收组会议记录、市县自查和初验报告、工程移交资料、工程管护资料。2技术性项目竣工报告、项目建设情况表、项目经费收支情况表、项目投资预期效益表、土地开发整理前后土地利用结构变化情况表、竣工验收图、项目财务决算、工程复核和审计报告，项目监理总结报告、土地权属调整情况报告、项目投资效益分析报告、档案整理报告。3影像与电子资料此阶段形成的影像、图片及电子文档资料。资金财务（F）1行政性资金支出管理有关规定，资金申请与审批来往文件，历次检查及整改落实报告，资金审计委托合同。2技术性资金支出凭证，会计账簿。3影像与电子资料此类工作中形成的影像、图片及电子文档资料。（二）、按参建单位整理分类 1、业主单位 （1）、立项文件及批复、踏勘报告、可行性研究专家评审报告、可研编制合同、工程测绘合同等（A阶段行政性）。 （2）、测绘工作成果及报告、可行性研究报告、现状与规划图（阶段技术性）。 （3）、预算下达文件、规划设计与预算方案评审报告，规划设计编制合同等（B阶段行政性）。 （4）、规划设计与预算文件、项目设计图册（B阶段行政性）。 （5）、实施方案与批复，项目管理规章制度，项目领导组成立文件，会议纪要，项目开标评标定标有关文件及招标公告，项目中标通知书、招投标工作总结，施工监理合同等（C阶段行政性）。 （6）、项目招标文件、标底和中标单位投标书（C阶段技术性）。 （7）、规划设计与预算方案变更方案申请与批准文件等（D阶段行政性），批准的规划设计与预算变更方案、图册（D阶段技术性）。 （8）、乡镇自查和初验报告、验收组会议纪录，工程移交管护资料（E阶段行政性）， （9）、项目竣工报告、竣工验收图册、项目财务决算、工程造价审核报告、监理工作报告、设计工作总结报告、施工管理工作报告、土地权属调整情况报告、投资效益分析报告、档案整理报告等（E阶段技术性）。 （10）、项目资金支出方面的资料（F资金财务）。 （11）、其他相关资料。2、设计单位 （1）、项目变更设计和预算、变更图册（有批准权机关的批复稿，D阶段技术性）。 （2）、设计工作报告（单位工程验收时上报业主单位存档，E阶段技术性）。 （3）、其他相关资料。 3、监理单位 （1）、工程建设监理工作报告（含监理大记事）、（单位工程验收时上报业主单位存档E阶段技术性）（2）、技术交底与图纸会审等会议纪要，监理通知（包括对应的回复单）、监理指令、联系单及来往函件，监理日志、旁站记录、月报，不定期检查记录等（D阶段行政性）。（3）、安全生产的监理检查记录和安全生产事故处理文件资料，质量问题与事故的处理资料，索赔文件资料的（D阶段行政性）。（4）、监理规划和实施细则，平行检测资料的（D阶段技术性），（5）、工程质量评估报告（D阶段技术性）。（6）、工程影像资料。（7）、其他相关资料。4、施工单位 （1）、施工管理工作报告（含施工大事记）、（单位工程验收时上报业主单位存档、E阶段技术性）。（2）、工程开工报告及批复，项目部组建文件，施工过程中的来往文件，施工日志、月报表及说明，历次检查及整改落实报告，重大事故处理记录（D阶段行政性）。（3）、分部、单位工程验收申请及验收鉴定书，工程竣工移交资料（D阶段行政性）。（4）、单元工程变更汇总表，设计变更、洽商记录等工程变更资料（D阶段技术性）。（5）、施工质量保证资料：各种原材料（土工试验、砂、碎石、块石、水泥、钢筋、及钢筋焊件等）送检资料和混凝土、砂浆配合比资料，设备产品出厂资料、合格证检验报告单等，混凝土、砂浆试块送检检测结果资料（D阶段技术性）。（6）、单元工程、隐蔽工程及关键部位施工质量评定资料（D阶段技术性）。（7）、工程进度款支付资料（D阶段技术性）。（8）、工程结算资料，原始收方记录，隐蔽工程签证（D阶段技术性）。（9）、竣工图纸（D阶段技术性）。（10）、工程照片、施工录像等（D阶段技术性）。（11）、其他资料。5、运营管理单位 （1）、运营管理工作报告（单位工程验收时上报业主单位存档，E阶段技术性）。 （2）、其他资料。（3）、另需填写完善的表格 在单位工程验收时施工单位还应填写以下表格，以利于项目变更和竣工验收。 附表1： xxx项目x标段单元工程变更工程量和投资预算对比表序号工程名称单位原招标工程量和预算变更后核定工程量和预算工程量增减投资增减工程编号规格/设计标准工程数量单价（元）投资（万元）工程编号规格/设计标准工程数量单价（元投资（万元）增加减少增加（万元）减少（万元）合计填表说明：1、工程编号应与变更前后项目规划保持一致，新增加的工程只填写变更后编号。 2、规格/设计标准栏填写土地平整、沟渠、道路、泵站、构筑物、机电设备等主要技术参数与材质。 3、合计栏只填写投资的合计数。 4、变更后工程单价确定方式在备注栏中说明。（此建议表一类单体一填或同一类单体必须放在一块便于编写变更材料时汇总统计，同时此表在完工结算时一并报设计单位利于出变更）附表2： xx项目x 标段竣工工程量汇总表建 设 内 容单位完工数完工工程量（m3）完工金额备注土地平整挖（填）方100m土方石方砼方表土剥离100m田埂（坎）100m小计100m农田水利工程蓄水工程1、新建座2、改扩建座小计座输水工程1、斗农渠千米（1）整治渠千米（2）衬砌渠千米2、斗农沟千米（1）整治沟千米（2）衬砌沟千米小计千米配套建筑物1、路涵座2、闸座（1）新建座 （2）维修座（3）U型渠上闸座3、跌水座4、大塘进出水口座5、田间放水口座6、倒虹吸座7、桥座（1）机耕桥座（2）生产桥座8、蓄水池座小计座道路工程田间道1、新建米2、维修米3、泥结石硬化路米小计米生产道1、新建米小计米其他工程及费用合计四、资料组卷及编码档案文件组卷应遵循下述要求： （一）、组卷方法：卷盒内同一类型连续文件的排列严格按文件的时间自然形成规律排列，其排列原则： （1）文字材料按事项、专业顺序排列，同一项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。 （2）图纸按专业排列，现状图、规划图和竣工图在前，施工图在后，设计图中同专业图纸按图号顺序排列， （3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 （二）、编制卷内文件页号应符合下列规定：（1）卷内文件均按有书写内容的页面编码，每卷单独编号，页号从“1”开始，（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在下角。（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，（三）、卷内目录编写应符合下列规定： （1）卷内目录式样应写明序号、文件编号、文件题目、日期、页次。 （2）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。（3）文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。（4）文件题目：填写文件标题的全称。（5）日期：填写文件形成的日期。（6）页次：卷内文件次序页码。（7）卷内目录排列在卷内文件首面之前。五、档案质量要求：