山东联诚监理公司关于下发《档案管理办法》的通知

山东联诚工程建设监理有限公司文件鲁联监字201104号山东联诚监理公司关于下发档案管理办法的通知 公司所属各部门、监理项目部：为做好文件材料的收集整理工作，确保公司各类档案的完整、系统，提高档案管理水平，充分发挥档案在工程监理，项目管理和各项工作中的作用，结合公司实际，特制订山东联诚工程建设监理有限公司档案管理办法（试行），现予以印发。附件：山东联诚工程建设监理有限公司档案管理办法（试行）二一一年一月六日关键词：下发 办法 通知山东联诚工程建设监理有限公司 2011年1月6日印发附件 山东联诚工程建设监理有限公司档案管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为做好文件材料的收集整理工作，确保公司各类档案的完整、系统，提高档案管理水平，充分发挥档案在工程监理，项目管理和各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法、国家电网公司电网建设项目档案管理办法、结合公司实际，特制定本办法。第二条 本公司企业档案是指公司成立以来，在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成是以工程监理资料档案为主体，包括技术、计经、人力资源、教育培训、工程结算等方面形成的，对公司有保存价值的文字、图纸、声像等不同形式的历史记录。第三条 本公司是一家专业从事电力及房屋建筑工程监理及项目管理、技术咨询的专业企业，应做好工程项目从开工到竣工全过程中形成的监理资料的收集、整理、归档移交等管理工作。第四条 认真贯彻上级的各项档案法规、制度，对企业档案实行集中统一管理。第二章 管 理 体 制第五条 公司技术负责人负责各分类档案的标准制定。第六条 综合部负责行政收发文、各种会议、人员档案的收集归档。第七条 工程部负责工程监理资料的收集整理。第八条 计经部负责计划、经营、市场、财务、合同的收集归档。第九条 综合部设专职档案负责人，负责具体档案业务工作，其主要责任是：1、 贯彻执行上级有关档案的工作方针、政策、法规。2、 制定本公司有关档案的管理办法。3、 集中统一管理公司的各类档案，努力实现档案管理工作的标准化、规范化、现代化。4、 组织对公司所属各职能管理部门、工程项目等文件材料的形成、积累、整理、组卷和归档工作的监督、检查、指导。第三章 文件材料的归档第十条 文件材料的归档范围：序号责任部门归档内容1综合部各种会议记录外培记录设备台账各类收文各类发文招聘档案员工个人档案招聘档案数码照片、电子文档2工程部工程监理资料 向工地下发的管理要求、文件、通知 各类培训记录 工程录像、数码照片、光盘3计经部 公司年底审计报告 月度在线分析 工程结算书 工程监理合同 租车、租房协议书 招标文件 投标文件 中标通知书第十一条 文件材料的归档要求1、部门负责人对文件材料归档工作进行监督和指导，凡应归档的文件均应进行系统、完整、准确的整理，并编制归档文件材料明细表，由部门负责人审查后移交综合部。2、归档的文件材料应为质地优良、纸型规范、字迹清楚，用碳素墨水或蓝黑墨水书写的纸张。铅笔、圆珠笔及蓝色复写纸书写的材料不能归档。3、归档的项目文件应为原件、正本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同协议等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。4、文件材料的归档将列入各部门职责范围，必须按照规定归档。第十二条 文件材料的归档时间1、 公司各部室的文件材料，每年应归档一次，应在次年2月底前归档。2、外出学习、开会带回的文件材料，应在差旅费报销前向档案室归档，工程监理文件应在工程竣工30天内归档。第四章 工程监理资料的管理第十三条 工程监理归档文件材料内容1、监理规划、监理实施细则2、监理机构、总监理工程师任命书及成立文件。3、监理人员任职及资格证书4、监理旁站方案及审批，旁站记录，管理制度及控制点计划5、监理强制性条文检查表6、监理日志，监理周报、月报、季报、年报，大事记，备忘录7、监理工作联系单，监理工程师通知单、回复单8、运行移交单，来往函件，协调会议纪要、图纸会检纪要9、施工进度（含调整工期）、工程进度分析统计、施工进度横道图10、供货商、施工、分包、试验单位、专职管理人员及特殊工种资质审核，设备进场、主要施工机械、工器具等审核11、监理质量检查、抽查记录、报告、质量通病评估报告12、工程款支付审批、变更费用审查、索赔处理13、设计、监理单位对工程质量阶段性及总体评价意见，工程质量等级评定汇总14、 安全、质量事故报告、处理方案、处理结果15、 监理中间验收报告、监理初检方案、工程预验收报告第十四条 工程部职责1、工程部是监理资料的审核、把关部门，在监理档案形成过程中，应不断、加强督促检查，切实起到把关的作用，工程结束时，负责对监理资料的装订质量标准进行审核，确保一个月之内向综合部移交。2、总监代表是项目工地档案资料主要负责人，负责全过程工程监理资料的组织，开工前要根据归档范围落实分工、明确责任，工程竣工时要组织对监理档案资料进行整理与移交。3、 信息员负责工程建设文件材料的接收、复制、分发。第十五条 监理档案资料的编制要求1、编制统一采用A4版面，自行编制形成的版面，其误差应掌握在2mm。2、编制统一采用60-80克纸张。3、编制统一采用标准化表格最新版，各种表格由工程部负责审批，凡用错表格或用废表格的，审批部门有权让编制人更换。4、为加快推行工程档案现代化管理步伐，工程档案的一切标准化表格及验收数据允许激光打印，但一切签字必须是手写。手写的文字材料需字迹工整，不得使用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、传真纸）书写，签名不得盖章。5、凡公司形成的文件材料均要求原件归档，如允许是复印件的，但必须清晰，凡是模糊的要退回重新处理。6、各种施工记录等文件材料要齐全、完整、记录准确详细、签字手续完备，不漏项。所有签证要与签证内容一一对应，不得分离。第十六条 工程监理资料的整理1、工程监理资料是工程项目的重要组成部分，各项目部信息员必须严格按照要求进行资料的整理工作。2、向建设单位移交的监理资料按照业主的要求进行整理。3、向综合部移交的监理资料，要以单位文件或反映同一内容的文件材料为单位集中在一起，书式装订成册（不要有金属物），每份文件要有内目录和封面，目录尽量列细。4、将收集好的文件材料进行组卷，厚度不要超过50mm。5、以件为单位编写页号，要在有书写内容的页面编写，页号位置正反面写在右下角，反面写在左下角。每件的页号均从“1”开始。（封面也算页数）6、填写卷内目录，卷内目录格式见附表。序号以卷内文件排列的先后顺序填写；责任者填写文件材料的直接编制单位或主要责任者；题名填写该份文件的名称；日期填写文件材料的形成日期。卷内目录放在每盒文件材料之首，不编写页号。第十七条 数码照片的归档 1、数码照片的归档要求，按照国网公司（基建安全200725号文关于利用数码照片资料加强输变电工程安全质量过程控制的通知）、（基建质量2010322号文关于强化输变电工程施工过程质量控制数码采集与管理的工作要求文件要求进行收集归档。2、工程结束后随监理资料一起归档第十八条 本办法由公司综合部负责解释，自发布之日起实施。附表：卷内目录附表 卷 内 目 录序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注