【文件编写】特电气体系文件编写规则(WORD6页

电气有限公司质量管理体系文件编写规则HT1.401一、目的和适用范围统一HT公司管理体系文件的编写格式，指导规则的应用。二、引用文件HTQM1.1 质量管理手册 4.5 文件和资料的控制HTPD1. 511 文件和资料的控制程序三、定义【管理体系文件】为实施公司经营运作管理需要对组织结构、程序、资源和流程所作的法规性或指导性、有系统的文件。【程序】对公司主要经营领域的核心业务，为达到控制要求、协调作用和预期绩效所规定的必须遵照执行的活动途径。【流程】遵照规定性程序（制度）的要求，将输入转化为输出的一组彼此相关的、有步骤的资源和活动。【 文件编码】体系文件的身份标识和实现可追溯性的唯一符号。四、职责1、质量管理部负责制定、施行ENP管理体系文件编写规则，解释规则条文，指导规则的应用；有效管理体系一、二级文件，监督、检查三级文件的适宜性和有效性。 2、 各大部门的ISO9000接口部门 对责任范围的三级文件、质量记录的标准化和符合性审查及文件编码使用的管 理。保证三级文件和质量记录的有效性、操作性和完整性，及时在“文档中心”上网发布。 五、内容和要求1、结构层次 一级文件：质量管理手册（QM） 二级文件：程序/制度（PD） 三级文件：流程指引和作业指导类文件（WI） 质量记录（QR）2、 编写的基本要求2.1 质量管理手册(a) 符合ISO9000质量管理体系标准，结合本企业实际描述管理体系；(b) 应具备指令性、系统性、纲领性和法规性的特点；(c) 对要素的描述应准确、完整、简明、清楚；(d) 管理手册由公司质量保证处组织编写，组成及各部分的布局，格式及关键控制 点按照ISO9000标准实施；(e) 适用于企业管理层。 2.2 程序文件(a) 遵循5W1H原则；(b) 基本内容由目的、适用范围、定义、引用文件、实施纲要、 职责、技能要 求、工作程序、支持性文件和质量记录、附录共十部分组成；(c) 内容要遵守逻辑性，体现协调性、目的性、可行性和可检查性；(d) 程序文件由质量保证处组织相关部门编写、会审；(e) 适用本企业各职能部门。 2.3 三级文件 三级文件要针对具体项目规定专门的措施、资源和活动顺序，指定专人拟制。此类文件需要时可以会签，版面格式固定（如同本规则），内容组成部分可按拟文内容不 同分类别规定。其形式的要求是：(a) 业务流程应明确：输入、输出、监控点、关键控制点和流程绩效目标。 其内容组成是目的、范围、引用文件、定义、职责、输入、输出、操作过程、流程说明、质量记录。(b) 管理制度应明确规定：达到预期结果的途径与控制要求或执行办法。 其内容组成是目的、范围、引用文件、定义、职责、管理要求、附则、质量记录。(c) 实施细则与条例应详细描述：应遵守的原则、细节和处理职能代的定性或定量标准。 其内容组成是目的、范围、实施细则、质量记录。(d) 大纲与规范、规则、教程：具体说明达到合格或满意的基本要求和应完成的活动及注意事项。 其内容组成是目的、范围、定义、要求。(e) 生产线作业指导、仪器设备等操作指导及检验规程：清楚说明有指导作用的作业步骤、判断依据和注意事项。 (f) 其它补充说明。2.4 质量记录 质量记录分为业务过程记录和管理体系通用记录。 质量记录要求设计合理、内容完整，具有可追溯性，格式不固定。专项业务质量记录由各对应的业务管理部门编制，质量保证处提供协助。体系管理通用记录由质量保证处编制 。3、编码规则一级文件：HTQM1 二级文件: HT PD 1. 三级文件:A种 HT 1 （一般编码） B 种 HT 1 （使用公共编码加简码的则） （三级文件的B种编码的使用方法见4.3） C 种 HT 2 （工艺技术类作业指导书编码） D 种 HT 4 （外来文件编码） 质量记录: HT 3 自定义数码。 要素码（1、2、3、4），1表示体系规定性文件，2工艺技术类作业指导书，3表示质量记录文件，4表示外来文件。 QM质量管理手册识别码，P程序文件识别码。 三级文件和质量记录类文件的职能代码（主要业务名称英文简写，准许23位字母）。 HT公司名称识别码。 特许简码 。 在某规定性文件派生的有限的质量记录范围内的序号，如01、0216等。4、应用指南 4.1 职能代码（如附表） 4.2 特许简码的应用职能代码由行使该职能的专业管理部门直接使用，若该职能涉及到其它部门，其它部门需要编制细化、指导等支持性三级文件时，需要时，可使用共用职能码（限三级文件），但必须在文件编码最后加特许简码。4.3 引用外部文件4.3.1 若需发布、执行关联公司等外部文件，应在文件的首页首行标识：本文件等同采用*文件（版号）本文件等效采用*文件（版号）本文件参照*文件（版号）制定注：不作任何修改或原意翻译并要求一定执行为“等同采用”； 不作任何修改或原意翻译但只推荐或建议采用为“等效采用”；以此为样本参照制定或引用部分或对其作部分修改则为“参照” 。注2：* 为文件编码；文件名称。4.3.2 等同和等效采用外部文件的文件编码如下：本公司文件编码规外部文件文件编码或其他简便方式如HTR&D2.321YD/T731，YD/T731为国家邮电通信行业标准。4.4 质量记录编码说明质量记录文件编码必须对应规定性文件的编码，如：ENPR&D1.101, 由此文件派生的质量记录其编码为：HTR&D3.10101 直至HTR&D3.10199 。又如：HTPD1.711，若有派生的质量记录 ，则是HTPD3.711 01。 质量记录的文件编码和版号在记录的右下角标注。5、版本号V102132434不限升版 换版印发次数，如V1.0 、V3.3 、V6.5 、V8.0标 注。其中，小数点前的数码表示版本号，它从1 开始，一直往上升；小数点后的数码表 示修订 状态，修订状态 采用五进制标识，即每一版文件修订至5次，再修订即予升版。首版修订状态为0，第 一次修订为1，最高至5。若修订未达五次但遇较大修改，可直接升级换版，（如右表）。 6、其它说明 受控号受控文件的分发号，也是文件发放点（或部门）的代号。受控号由质量管理部确定，其他部门不得任意更改。若有新增或撤并部门应报请质量管理部开号或注销。 签发人 代表所在区域的主管领导。 批准人 执行某一标准的上级负责人。 文件清单由本部门拟制的受控文件（三级文件）目录。 记录清单由本部门编制的质量记录目录。 收文记录是对收到发文部门发来受控文件的记录。 发文记录是用以证明发文部门已将应发文件发至文件使用点的见证性记录。 修订记录体系文件应保存修订审批记录，一级文件用专页标注，二级文件在首页中标注，文件中的修订标注可在升级换版时刷新。六、质量记录无七、附件1、职能代码表2、质量管理体系三级文件版本格式（样本）3、受控文件分发号对照表职能代码注：标有“*”的为可共用的职能代码类别职能代码释 义特许简码体系基础管理MRmanagement responsibility， 组织机构、管理职责ISO *质量管理体系建设、维护的相关管理规范CBP公司计划委员会ADM *行政职能代管理资源管理HR * human resource， 人力资源管理F&A *财务、资产管理IT 信息资源（包括计划统计数据的使用）RM *resource management，其它资源管理制度业务流程管理M&S市场、销售MC&T合同评审与合同执行R&D研发控制RP&C 采购、外协和供应商管理ISC 供应链管理SSC制造CCP订单管理CSC 产品安装、工程实施和售后服务检测、统计、分析与改进PE生产质量工艺QC产品检验和试验及其相关活动MIEmeasuring ,inspection and test equpment，仪器、生产设备及工装、工具 的控制QM 质量管理等QM管理改进和品管圈版号： V2.0生效日期：2003年4月10日第 6 页，共 6 页 批准：stephen会审：james band拟制：utoubve版权所有严禁复制 希尔特电气有限公司