办公软件操作与应用

-第一局部办公软件操作与应用一、高效应用办公软件1.正确认识办公软件；2.注意掌握贴近实践的办公软件技能；3.了解新功能，提高工作效率。一Office办公软件组件熟练掌握办公软件，有利于提高各种文档、报表和报告处理能力。尤其是几种常用办公软件的综合应用，更加能够大大提高财会人员的工作效率。比方工资单的处理和发放、财务报告的编制与分析、大数据的动态分析等等。二Office的学习方法在学习Office办公软件过程中，一定要注意以软件应用过程为导向的学习方法。一味地死记硬背，不仅仅学习非常辛苦，而且容易遗忘；更主要的是：一旦软件版本升级，又需要从头学习。二、高效办公必须懂的Office十八般武艺Office的功能很多，不同的组件又有许多特有的功能。首先我们从Word、E*cel、PowerPoint共有的功能说起。下面和大家介绍十八个知识和技巧，从文件管理、文字处理到图像设置，帮助大家快速提高日常工作效率。一Office文件管理在Office中，对于文件的管理，比方文档的新建、翻开、保存、另存为以及打印、发布等相关操作，通过软件界面左上角带Office图标的圆形按钮可以轻松实现。常见快捷方式案例演示1：文件的加密在文档管理工作中，有一些重要的、私密的数据，需要通过文件的加密，来防止信息的泄露和无关人员的修改。Office 2007 可以通过文件加密，限制文件的阅读和修改。步骤：Office 另存为工具常规选项案例演示2：文件的打印在打印窗口，不仅仅能够设置打印机、打印范围和打印内容等等；还可以通过打印机属性，设置打印方式和打印质量；通过打印预览查看打印效果。步骤：Office 打印二Office选项通过点击Office按钮可以选择设置系统选项。包括软件的界面显示、作者标注、内容校对、保存方式、信任中心以及高级设置。案例演示：将报表中零值显示为空三最近使用的文档点击Office按钮，可以通过右侧最近使用的文档，轻松翻开最近翻开过的文档。更重要的是，可以通过文档名称右侧的图钉按钮，设置文档的固定。从而实现常用文档的快捷访问。四工具命令轻松访问在学习一个陌生的软件，或者遇到一个新的版本的软件时，初学者很头疼的一件事，就是找不到相应的命令或者菜单。在Office 2007以后的版本中，通过自定义快速访问工具栏可以帮我们解决这个问题。通过自定义快速访问工具栏，将Office办公软件中的任意命令，添加到最显眼的位置，方便用户进展功能操作。案例演示：添加功能命令到快速访问工具栏步骤：三角形按钮 其他命令所有命令五快速掌握*项功能在新手使用办公软件的过程中，对于一个陌生的命令或者按钮，我们很难知道这个命令终究是用来做什么的。但是在Office 2007中，通过移动鼠标至该按钮上方，停留片刻，系统就会通过浮动窗口，自动显示该按钮的功能说明。案例演示：快速掌握流程图的绘制六文字处理无论Word、E*cel还是PowerPoint，都涉及文字的处理。主要包括字体、字号、颜色、上下标等等。通过开场功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。点击字体栏目下方箭头，可以弹出字体设置窗口。需要注意的是中西文的不同字体设置和上下标、着重号。七段落设置段落设置主要需要注意的是行距和缩进。通过开场功能区或点击鼠标右键可以实现文字设置。缩进包括首行缩进和悬挂缩进；行距可以通过下拉菜单和设置值自由设定。八同步查看文档，审校核对很方便对于不同版本的文档要比较异同，或者财务工作中的表表比对，审校核查不同数据，Office 2007在视图功能区中提供了并排查看功能，方便文档的比照、校对、核查。案例演示：并排查看与同步滚动步骤：视图并排查看同比一个文档，新建窗口九状态栏统计信息更方便在Office 2007中，状态栏的作用更加明显。不仅仅页码、字数等文档状态信息，更可以统计选中区域的页码、字数或者数据汇总信息。例如在E*cel 2007中，利用状态栏显示单元格区域数据的汇总如果在Word 2007中，统计的是页数和字数。十公式和运算符号输入更加方便在整理报告、方案或者论文的过程中，常常需要我们输入一些特殊的数学符号，例如根式、幂函数或者微积分的式子。在Office 2007中，我们可以利用Microsoft 公式 3.0的模板功能，实现特殊公式和符号的输入。Microsoft 公式 3.0 囊括了高等数学中各种常见的符号。步骤：插入 对象Microsoft 公式3.0案例演示：如何输入复杂的公式十一轻松设计文档插图在文档和报表设计过程中，有时候我们需要通过插入图片来对内容进展展示和说明。通过插入功能选项卡中的图片按钮，用户可以插入JPG、PNG、BMP等各种常见类型的图片。步骤：插入 图片图片工具选中图片后，功能区显示图片工具。用户可以根据需要调整大小、亮度、比照度、压缩图片和艺术效果。案例演示：如何设置图像，并进展图文的排版十二巧用图形让内容更直观在Office 2007中，软件新增加了很多图形和符号，使用这些图形和符号，用户可以像专业的制图软件一样，设计示意图和流程图变得异常简单。Office 图形分类案例演示：如何快速绘制流程图和公司行政构架图十三艺术字让文字不再枯燥在Office 2007和以后的版本中，通过绘图工具中的快速样式和形状样式，艺术字设计更加简单、自然，用户可以自由配置颜色和设计三维立体效果。步骤：插入 艺术字绘图工具案例演示：设置艺术字十四灵活的数据分析借助Office的图表工具，可以灵活地将文字和数据形象化，帮助阅读者快速掌握内容信息。图表类型常见图表总共有11大类，而每个大类又分为假设干小的类别。绘制图表在Word、E*cel、PowerPoint中都可以插入图表。但是由于在Word、PowerPoint中插入图表后，最终还是在E*cel调用数据设计报表。因此，建议大家通常情况下，还是在E*cel中设计好数据报表后，再绘制图表，最后将绘制好的图表拷贝到文档中即可。步骤：插入 图表选择相应类型图表绘制图表各种图表的设计，根据不同的数据分析目的，操作步骤也有所不同。由于相关过程比较复杂，我们在后面讲解E*cel的内容，再和大家详细讲解。十五使用超为不同内容建立关联关系超，也就是内容，在本质上属于一个内容的一局部，通过点击内容，允许我们同其他文件、网页、电子之间进展连接。超既可以建立在文字中，也可以建立在形状或者图像之上。步骤：选中对象 点击鼠标右键超指向需要注意的是：如果指向原有文件或网页，可以通过书签指向文档的具体位置；如果指向本文档中的位置，用户可以自由设置指向的标题、单元格或者幻灯片页面。案例演示：为文字设置超十六文档的自动保存为了防止日常工作中非正常原因导致数据丧失比方死机或者断电 ，通过文档的自动保存功能可以帮助用户找回丧失的数据。步骤：Office按钮选项保存注意保存选项设置十七文档的自动修复当文件因为各种原因遭受破坏的时候例如感染病毒或者硬盘老化，通过Office的自动修复功能，可以进展文件的修复，将其重要数据信息挽救回来。步骤：Office按钮翻开三角形按钮翻开并修复以E*cel为例注意修复和提取数据的区别前者是将文件尽可能的修好；后者是在文件不能修复时，将重要数据恢复出来。十八文档的定稿在完成的文件的编写整理工作之后，如果我们需要定稿，说明文档整理工作已经完成，其他人只能阅读不能修改，可以将文档标记为最终状态。步骤：Office按钮准备标记为最终状态撤销定稿在已经定稿的情况下，再次点击标记为最终状态，即可撤销定稿本章小结前面和大家分享的十八个重要知识和技巧，都是Office 2007共有的特性。希望大家能够通过关键词和案例演示快速掌握，并应用到日常工作中，从而提高自身工作效率。. z.