农业局档案管控工作意见

农业局档案管控工作意见 各科、办、站、所： 为进一步加强和改进全局档案管理工作，提升档案管理水平，有效地服务于农业各项工作，现提出如下意见： 一、强化档案管理意识，规范档案工作秩序 1、提升对档案工作的认识。档案是指全局各机关科室和事业单位在履行管理职能过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。一般可分成文书档案、会计档案、业务档案、基建档案、设备档案、电子档案、声像档案、实物档案等8大类。 2、积极制订完善档案管理制度。各单位要建立健全档案管理各项规章制度，重点是文件材料整理归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案人员岗位责任制等，并在工作中很好地加以贯彻落实。 3、切实做好档案收集工作。各单位要认真做好各门类文件材料的收集归档工作，防止各种应归档材料的散失，确保各门类文件的材料齐全、完整。局机关各科室包括执法大队形成的文书档案按照归档范围（另行发文）在次年2月底前收集齐全，并全部移交办公室整理归档。各科室工作中形成的专业业务档案按照业务条线要求自行整理归档，在使用完毕后交办公室保管。其他局属事业单位必须按照档案管理要求自行建立本单位的档案归档范围，在每年4月底前将上年的材料全部整理归档完毕。会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年。基建档案在工程竣工后3个月内归档。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。 4、积极做好档案保管工作。全局档案的保管期限分为永久、长期、30年、10年、5年等五种。凡在工作查考、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应保存长期或30年；凡在较短时间内具有利用价值的，应保存10年或5年。档案工作人员应经常检查档案的保管状况，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。要建立档案资料调阅、借阅登记制度，并对利用效果较好的事例及时登记、汇总上报。编制全部室藏档案的全引目录、案卷目录和归档文件目录，编写各单位全宗指南，并能够借助检索工具迅速、准确地查找档案、资料，积极主动地提供档案信息，为单位各项工作服务。 5、努力开展档案编研工作。各单位要根据实际，编制有价值的资料，如本单位大事记汇编、组织机构沿革、论文集等等，充分发挥档案的作用，为单位发展提供优质服务。 二、加强档案基础业务建设，提升档案管理和利用水平 6、搞好档案库房建设。各事业单位需设立专用档案资料室，力争三室分开（库房、阅档室、办公室）。无条件的可设兼用档案室，严禁将档案资料捆扎、乱放。档案室应配有铁质档案橱，能容纳各门类、各载体档案，应配有专用计算机、复印机等设备。档案库房选址得当，库房内正常保持清洁、自然通风，采取防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等保护措施。 7、严格档案销毁程序。到期档案应及时鉴定销毁，做到手续完备。任何个人不得将档案据为己有或自行销毁，各单位对到期确需销毁的档案，必须报局办公室审核并经区档案局许可后方可按规定销毁。对造成档案丢失或未经许可自行销毁档案的，将按有关档案管理的法律法规追究相关人员的责任。 8、加强档案现代化管理工作。要积极创造条件，努力提高档案的现代化管理水平，使档案现代化管理工作与本单位的办公自动化工作同步发展，并有计划、分步骤地对室藏档案进行数字化处理，逐步推进档案的信息化管理进程。 三、加强组织领导，引入考核机制 9、加强对档案工作的领导。各单位要认真学习宣传档案法律、法规，增强全员档案意识，建立健全档案管理工作网络。局成立档案工作领导小组，全面负责档案管理工作。局办公室具体负责全局档案工作的组织开展。各单位要配备基本素质好、责任心强的兼职人员从事档案管理工作，并将工作职责纳入其岗位职责。档案人员应相对稳定，并积极参加各类业务培训，不断提高档案业务水平。各单位负责人要高度重视档案工作，将档案工作纳入单位年度工作计划，有效解决档案工作中存在的实际问题。 10、引入考核机制。从2012年起档案管理工作将列入局“星级科站”评比的重要加减分指标计入工作业绩一栏中。每年从11月份开始由局办公室牵头组织对各单位开展档案工作大检查。结合各单位档案工作目标管理考核细则自查打分成绩汇总情况，评选出档案管理的先进单位和先进个人进行表彰和奖励。第 4 页 共 4 页