xx公司行政管理制度全

xx公司行政管理制度总则第1条 为规范公司和员工的行为，维护公司和员工双方的合法权益，根据劳动法、劳动合同法及其配套法规、规章的规定，结合本公司的实际情况，制定本规章制度。第2条 本规章制度适用于公司所有员工，包括管理人员、技术人员和普通员工；包括试用工和正式工；对特殊职位的员工另有规定的从其规定。第3条 员工享有取得劳动报酬、休息休假、获得劳动安全卫生保护、享受社会保险和福利等劳动权利，同时应当履行完成劳动任务、遵守公司规章制度和职业道德等劳动义务。第4条 公司负有支付员工劳动报酬、为员工提供劳动和生活条件、保护员工合法劳动权益等义务，同时享有生产经营决策权、劳动用工和人事管理权、工资奖金分配权、依法制定规章制度权等权利。第一章 人事管理一.公司架构1.公司架构图：2.部门职责：2.1 行政人事部2.1.1 行政人事部总监人事主管岗位职责（1） 在部长领导下负责公司人事工作，起草有关人事工作管理的初步意见。 （2） 负责按用人标准配备齐全各类人才，人尽其才，合理调配员工到最适当的岗位上，做好人才挖掘、引进工作。 （3） 负责保存员工的人事档案，做好各类人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作。 （4） 具体负责办理招聘、劳动合同签订或续签，以及职务任免、调配、解聘、离退休的申请报批手续。 （5） 具体负责员工户藉调动、职称评定、住房分配预案测算等管理工作及办理其申请报批手续。 （6） 负责落实劳动安全保护，参与公司劳动安全、工伤事故的调查、善后处理和补偿。 （7） 负责年终先进单位、个人的评选评比，授予荣誉称号的具体工作。 （8） 完成人事部部长临时交办的其他任务。2.1.2行政人事部职员2.2 项目策划部2.2.1 项目策划部经理岗位描述：1、具备项目管理能力，协助并指导策划人员完成项目工作； 2、负责客户咨询、项目策划等各类公司业务相关工作；3、负责组织项目策划会议、召开项目专题、创意研讨会；4、组织团队成员针对性进行项目设计、实施，并进行跟踪反馈；5、组织团队成员结合项目计划做好过程管理与控制；6、负责制订项目计划方案；7、负责公司策划业务和方案的输出；8、对所属团队的人员聘用、考核、调配、晋升、惩罚和解聘提供建议。岗位要求：1、男女不限，形象气质佳，具有本科及以上学历；2、要求拥有3年以上商业策划、活动策划等经验，4A公司工作经验者优先，成功完成过两个以上大型商业策划、品牌营销等相关案例（需要提供证明）；3、具有良好的策划能力，人际关系、思维能力、沟通能力、表达能力和团队合作意识强；4、有优秀文字功底，擅长文案写作；5、有较强的创新能力和独立提案能力，拥有项目策划全程掌控的能力；6、拥有较强的团队领导能力及管理能力；7、具备敏锐的洞察力及市场分析能力，勇于创新，应变能力强；8、拥有奉献精神，能够按公司要求完成任务，执行能力强；9、为人自信、热情、乐观，抗压能力强；10、适应性强，能保持旺盛的学习精神，且适应经常出差；2.2.2 项目策划部职员岗位描述：1、参与公司项目的创意构思、文案及客户提案, 给予前期提案、设计创意说明及后期结案报告等工作；2、负责公司相关策划案的撰写以及其他各种咨询策划服务；3、为客户提供嵌入式企业咨询管理服务，全程参与企业运营；4、独立的分析、理解客户需求，完成特定事件的宣传、策划工作；5、根据公司安排，按时完成上级交付的各项任务；岗位要求：1、男女不限，形象气质佳，为人自信、热情、乐观，抗压能力强；2、新闻类、法学类及语言类相关专业毕业，拥有本科及以上学历，有相关商业策划、活动策划等经验者优先；3、有优秀文字功底，擅长文案写作，有较强的创新能力；4、具备较强的洞察力及市场分析能力，应变能力强；5、人际关系、思维能力、沟通能力、表达能力和团队合作意识强；6、有责任心，细致耐心，拥有奉献精神，能够按公司要求完成任务；7、学习能力强，能够在工作中不断完善提高自身能力；8、能熟练操作电脑及使用一些常用的办公软件，普通话流利；9、适应性强，能够融入公司文化，并适应经常出差；2.3 资源合作部2.3.1 资源合作部经理2.3.2 资源合作部职员2.4 集训部2.4.1 集训部总监2.4.2 集训部职员2.5 营销部2.5.1 营销部经理2.5.2 营销部职员岗位描述：1、以公司的政策为核心，遵从公司下达的任务及工作反馈；2、按要求建立客户档案，并保持良好的客情关系； 3、收集市场动态与竞争信息，及时上报上级领导；4、进行市场调查，发现有市场潜力的地区和客户； 5、开发新客户资源，能够独立开展业务拓展等工作；6、负责客户接待，进行商务谈判，促成交易进行；7、完成上级领导交给的其他工作任务；岗位要求：1、男女不限，形象气质佳，市场营销等相关专业毕业，具有大专或以上学历；2、有相关业务拓展、营销经验优先；3、性格外向，工作热情，为人自信、乐观、勤奋；4、头脑反应灵活，普通话流利，有较强的语言表达能力和社交能力；5、有团队精神，责任心强，吃苦耐劳，抗压能力强；6、做事细心，有较强的职业操守；7、不怕困难，能够勇于接受挑战；8、持有驾照者优先考虑；9、能熟练操作电脑及使用一些常用的办公软件，且能适应经常出差；二.公司人力资源规划三.招聘及录用制度1.公司各部门需招聘新员工时，应该按照公司标准文本人员增补申请表进行填写后上交公司行政管理部，由行政管理部上报公司总经理批准后，开始招聘程序；2.各部门所需招聘的新员工，应该首先尝试公司内部人员调动，在公司内无合适人选或无法调动时，开始公司对外的招聘程序；3.行政管理部对外的招聘方式可以采用：公司内部人才库寻觅、网络招聘、登报广告征员等方式；4.行政管理部于招聘前须将本公司用人计划、本次招聘人数、职位、要求等材料上报公司经理审核批准,方可进行招聘工作；5.行政管理部负责应征人员资料的初审工作,并将合适的候选人材料转送录用部门审阅,并与其共同商定参加初试者人员名单；6.初试由行政管理部主持,需要先行填写行政人员事先发放的xx公司应聘人员登记表；7.复试由行政管理部与录用部门共同主持；8.录用建议由行政管理部与录用部门会同总经理共同作出，由行政部发放聘用通知书；9.新进员工凭聘用通知书报到，应缴验以下材料:身份证复印件一份、最高学历影印件，据此行政管理部建立相应人事档案，并由行政管理部保存并管理使用；10.录用人试用期为三个月,工作期间由行政部门和录用部门经理随时进行考核，考核不合格者将会随时解聘；11.录用人试用期结束，成为公司正式员工，公司与之签定劳动合同并由公司行政人事部将劳动合同送至劳动监察部门进行见证，同时办理劳动人事档案关系的调动、三金等相关福利等事宜。12.对公司高级管理人员的聘用由总经理或董事长直接签发任命书，然后由行政人事部与其签订聘用合同；13.员工人事档案由行政部建立、保存并管理，必须准确、及时、保密；14.员工人事档案包括：应聘人员登记表、个人简历、录用通知书、人事资料卡、劳动合同、保密协议、年度IDA、职务、工资计录。四员工培训制度1.行政人事部将会对每一位新入职员工，在其入职一周内进行相关的企业培训；2.行政人事部负责订立公司员工各项培训计划，并进行综合协调；3.行政人事部须督导实施教育训练计划,检讨各项训练情况并做效果分析；4.集训部负责收集、编订教育训练教材；5.行政人事部协同公司其他部门进行相关人员的业务培训；6.公司培训分为：新员工引导培训、在职培训与主管培训等多种。五考勤管理制度1.目的：加强公司全体员工工作管理，规范员工行为，维护正常秩序，提高工作效率，保证各项工作的顺利进行。2.适用范围：本制度适用于公司员工的打卡、各种“假”、加班、补休、出门及公差等的管理。3.细则：3.1 员工上下班“打卡”制度3.1.1 员工一律实行上下班打卡制，不打卡者一律按违纪处罚；3.1.2 员工早晨上班9：00和下午下班18：00打卡两次制；3.1.3 无故不打卡者一律按违纪处罚；3.1.4 下班打卡要严格遵守时间，不得提前到打卡处等候打卡；3.1.5 严禁代他人打卡；3.1.6 打完上班卡即为上班时间，不得再以任何理由无手续出门，违者按旷工处理；3.1.7 因工作原因未及时打卡，须在两日内填写情况说明，由部门经理确认签字后，交往行政人事处备案，过时作旷工处理。3.2 员工请假的规定3.2.1 员工请假包括请探亲假、事假、病假、产假、哺乳假、产妇护理假、婚丧假、工伤假、带薪休假等；3.2.2 员工请假必须符合手续，要出示有效证明，否则不予准假；3.2.3 对伪造请假证明者，经查实，所请假天数一律按旷工处理，情况严重者（严重影响工作或造成经济损失的），除赔偿损失外并作开除处理；3.2.4 如需要各部门全体请假，情况必须于一日前报至行政部备案。3.3 关于“因公出差”的规定3.3.1 因公外出办事、学习、开会、活动都属于因公出差；3.3.2 出差单在行政部领取，出差者要如实填写差单内容，交主管领导批准，然后返回行政部备案；3.3.3 出差如无特殊情况，必须事先办理出差手续，不得事后补办；3.3.4 不得擅自涂改和伪造出差单，不允许借出差办事之际办私事，违者一经查出按旷工处理。3.4 关于“上班违纪”的处罚规定3.4.1 工作人员上班期间不得从事与工作无关的所有事情；3.4.2 工作人员上班期间衣着不整，行为不良等情况均按违纪处理；3.4.3 工作不服从领导分配或在接受分配后消极怠工者，按违纪处理；3.4.4 对于因上班期间违纪而导致不良后果的，违纪者负全部责任，并视情节严重程度按规定处理。3.5 考勤员的职责及对其的要求3.5.1 考勤员职责：考勤员在每月26日进行对责任内职工当月考勤的统计、要求及时、准确。3.5.2 考勤员在工作中玩忽职守、营私舞弊，一经查出将作严肃处理。考勤管理处罚细则项目违纪细目考核打卡1上下班不打卡记旷工半天2提前到打卡处等候打卡一次-10元3打完上班卡后无手续离开单位-50元迟到1. 迟到1-10分钟-10元2迟到10-20分钟-20元3迟到30-60分钟-50元4迟到60分钟以上记旷工半天注：亦适用于会议早退1早退10分钟-10元2早退10-30分钟-20元3早退30分钟以上记旷工半天旷工1旷工半天扣半月奖金和3天工资2旷工1天扣全月奖金和3天工资3旷工2天待岗4旷工3天辞退其他违纪1脱岗一次-50元2上班干私活-50元3在上班期间穿拖鞋等衣冠不整者一次-50元4上班时间聊天、嬉闹、看与工作无关的书、姿势不文明、说不利于团结或不利于工作的话等-30元考勤员违纪1考勤员不按时公布当日考勤-20元2考勤员不按时上报当月内人员考勤情况-50元出差申请单：（待附）六员工工作证使用规定l.目的：树立公司形象，提高员工荣誉感，并增进员工之间的互相了解。2.适用范围： 上班期间，在办公场所内的公司全体员工。3.细则：3.1 员工出入办公场必须按要求佩戴员工工作证；3.2 员工工作证不得转借他人；3.3 员工工作证如有遗失，应及时向行政部申报，并交纳相应工本费进行补办；3.4 员工违反本规定的，除口头批评外，每次罚款50元，一个月连续违反三次以上者，扣发当月奖金；3.5 各部门负责人应督促部门所属员工挂牌上岗，员工一个月累违反占本部门员工总数20%的，该部门负责人亦应罚款100元，并列入公司的“双文明检查”，进行考核。七名片管理办法1.目的：使公司名片统一规范化，强化对外公关形象的塑造。2.适用范围：按工作需要3.细则：3.1 公司行政部统一负责对外印制名片的印刷业务；3.2 印制名片申请者填写名片印刷申请单，经领导审批后交行政部负责印制；3.2.1 名片印制主要审核名片的姓名、职务、中英文是否准确、相符，因工作需要可以使用比实际较高的职务头衔，但不享受其待遇；3.2.2 名片英文使用须符合国际惯例和规范要求；3.3 名片使用、管理办法:3.3.1 名片使用须恰到好处，不可像撒传单般滥用，掌握使用范围;3.3.2 掌握名片递送礼仪和交换规则;3.3.3 公务、客户名片必须在公司内共同使用，不得占为己有，如人员离职，应及时交回名片，并予以销毁。名片印刷申请单（待附）八.员工保密制度1.目标： 保守企业秘密，维护企业利益，防止企业情报泄露。2.适用范围： 适用于公司各种决策性文件资料，客户信息和资料，重要会议记录，经营情况等保密的管理。3.保密范围和密级：3.1 保密范围有以下秘密事项：3.1.1 重大决策中的秘密事项。3.1.2 尚未付诸实施的经营战略，经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3.1.3 内部掌握的合同、决议、意向书及可行性报告、主要会议记录。3.1.4 财务预决算报告、各类财务报告、统计报告。3.1.5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。3.1.6 员工的人事档案、工资性、劳务性收入及资料。3.1.7 其他经公司确定应当保密的事项。3.1.8 一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属保密范围。3.2 秘密的密级分为以下三级：3.2.1 绝密：是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害。3.2.2 机密：是公司重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受严重的损害。3.2.3 秘密：是公司一般的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。3.3 秘级的确定：3.3.1 公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级。3.3.2 公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、经营情况为机密级。3.3.3 人事档案、合同、协议、员工工资性收入，尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。3.3.4 属于秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。3.4 保密措施:3.4.1 文件、资料的收发、传递、复制、摘抄、保存和销毁，由行政部、行办派专人执行。3.4.2 采用电脑技术存取、处理、传递的秘密由计算机技术人员负责保密。3.4.3 对于密级的文件、资料必须采取以下保密措施。3.4.4 未经公司总经理，不得擅自复制、摘抄和扩大范围传阅。3.4.5 收发、传递和外出携带，由指定的专人担任，并采取必要的安全措施。3.4.6 投资公司经济活动中的各种计划、统计材料、财务数据、工作 总结、科研报告、企业管理模式等资料未经总经理批准，不得对外公布或泄露。3.4.7 各项理论成果、生产流程、技能培训录音录像资料及各种技术资料，未经总经理批准，不准对外公布或泄露。3.4.8 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，必须经总经理批准。3.4.9 公司的各类文书文件原则上严禁到外界打印，特殊情况须经总经理批准，但必须采用磁盘保存文件，并由当事者在现场监督从计算机中将已拷贝的文件删除。将原稿收回，把校对稿在现场一并销毁（包括复印资料在内）。3.4.10 当工作人员发现公司秘密已泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告行政部，行政部接到报告后，应立即作出反应。3.5 责任与处罚，出现下列情况之一者，视情节轻重，给予警告，并扣发工资50-500元:3.5.1 泄露公司（含客户）秘密，尚未造成严重后果或重大经济损失的。3.5.2 违反本制度规定，为他人窃取、刺探、收集或违章提供秘密的。3.5.3 利用职权强制他人违反保密规定的。3.6 本制度规定的泄密是指下列行为之一：3.6.1 使公司秘密被不知悉者知悉的。3.6.2 使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。九.员工福利管理制度1.目的：根据国家法律、法规，切实贯彻以人为本的管理原则，增强公司的凝聚力。2.适用范围：适用于公司。3.细则：3.1 午餐补贴3.1.1 公司在册在岗员工（包括试用人员）均可享受午餐补贴；3.1.2 补贴标准：在职员工每月补贴100元；3.2 节日津贴或实物3.2.1 一般节假日和法定节假日，在册在岗员工（包括试用人员）均可享受。节假日加班的，经有关部门领导批准按劳动法的有关规定享受加班报酬。3.2.2 节日生活补贴3.2.3 在册在岗员工（包括试用人员）均可享受节日补贴。3.2.4 补贴标准：（待定） 4.3 员工婚、丧补贴4.3.1 在册在岗员工（包括试用人员，实习不在此列）可享受次项补贴。4.3.2 结婚补贴： 员工结婚，由公司给予200元现金或礼品实物；4.3.3 丧葬补贴：公司员工的直系亲属丧葬，由所在单位给予200元的现金或实物吊唁；4.5 员工生日慰问4.5.1 由行政部建立员工生日档案；4.5.2 在册在岗员工（包括试用人员）生日当天，均可享受公司购买生日蛋糕一个，并在公司安排小型庆祝活动进行庆祝；4.5.3 员工生日卡由行政部填写，在员工生日当天将生日卡和礼品交给员工，并代表公司祝愿员工生日快乐；4.6 员工带薪休假4.6.1 在岗员工，连续为本公司工作两年以上者，每年可享受一次休假；4.6.2 安排员工休假，当年休假当年使用，不论何种理由当年未享受休假者，来年不予补休，但可加发工资；4.6.3 员工休假期间，工资、奖金全额发放，各项福利待遇不变；4.6.4 不影响按国家和公司规定应该享受的婚丧假、生育假及护理假等，休假当年，又符合公司享受婚丧假、生育假和护理假的可以合并使用。十.奖惩1奖惩依据为公司员工守则；2公司各级主管均有提出奖惩的建议权；3行政部负责事实调查并报告总经理；4各级主管按公司权限行使奖惩；5各类奖惩由行政部执行；6各类奖惩须报备行政管理部备案，登记入人事资料卡。十一.考核1.目的：在于维持企业的良好秩序，更好地贯彻企业管理制度，完成计划指标和实现经济效益。2.适用范围： 全体公司员工3.细则：3.1对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判，激励先进，褒扬正气，有功则奖，有过则罚。调动员工工作积极性，完成指标，提高工作效率；3.2部门考核，主要内容为费用情况、资金状况、业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况；3.3员工考核，主要为业绩、品德和行为的执行情况；3.4于考核作业前,行政管理部须备妥员工之考勤、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般依据；3.5对部门考核一般周期为半年一次；3.6考核由直线上级主管执行，行政部参与配合；3.7对公司员工的考核区分为月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天内，行政管理部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系，并结合员工IDE协议等相关指标，对员工月、季、年度工作情况进行考核，填写考核记录表，上报总经理；3.8考核结束后,行政管理部负责将考核等级反映于员工的奖惩与职位、薪资等级年度的相应调整。十二.核薪1. 财务部根据出勤资料卡、业绩奖金确认单进行核薪；2. 出勤资料卡由行政部统计提供；3. 业绩奖金确认单由行政部统计提供；4. 周考勤、奖惩发生薪资增减，由行政部进行监管记录；5. 财务部汇总之薪资表报总经理核准。十三.保险社会统筹保险十四.人员流动1.调动1.1部门内员工岗位调动，由部门主管向行政部提出调动说明；听取行政部建议后决定,并报备总经理；1.2部门内主管岗位调动，由部门主管向行政部及上级主管提出调动说明，听取意见后决定，并报备总经理；1.3部门级以上主管岗位调动，由总经理提出动议，听取有关建议后决定，并报备执行董事；1.4调动由行政部发布调动令；2.辞职、辞退2.1辞职:按制度办理辞职手续，填写离职申请书，经有任免权限的主管批准后由行政管理部办妥移交手续并填写移交接清单后方得视为按正常手续辞职，行政管理部通知财务结算工资；2.2辞退 有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的，应填写解聘/开除通知书，然后交行政管理部办理有关离职移交手续；被解聘员工应办妥移交接手续，填写移交接清单后方得离职，同时由财务部结清工资。无论以何种情况离开公司者,由行政管理部签发离职证明书，一式二份,一份交离职人，一份留存行政管理部。 员工离职后,行政管理部须将离职人员各项手续、表单归档封存。第二章 行政管理一.礼仪纪律1.行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；2.行政部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管；3.行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；4.对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。二.工作计划1.目的： 明确把握工作方向,提高工作效率，便于实现工作的确立、执行与评估。2.适用范围： 本制度适用于公司各部门3.细则：1.公司、部门年度发展计划1.1公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划；1.2公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定执行；1.3部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行；1.4公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据；1.5公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。2.部门、员工月度工作计划2.1部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排；2.2月度工作计划通过对月度工作计划表的制作来完成，在该表格中应该相应地填写2.3部门、员工下月工作内容安排和时间控制；2.4员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行；2.5部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行；2.6月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。3.员工日工作时间控制计划3.1公司员工通过日工作时间控制表进行日工作时间计划与安排控制；3.2公司员工应该按照“日工作时间控制表填写规定”在规定的时间按照规定的项目3.3如实填写并上交公司行政管理部；3.4在日工作时间控制表中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据；3.5日工作时间控制表是公司对外服务的重要计费依据。三.会议管理.会议组织制度1.目的：规范公司及所属各种会议组织、安排、流程，减少会议时间，提高会议效率。2.适用范围：适用于公司例会和非例会会议3.细则：3.1 公司级会议：公司员工大会、公司技术人员以及各种代表大会。应报请总经理批准后，由行政部安排并协同各有关部门分别组织召开。3.2 义务会议：即全公司性的技术、义务综合会（如经营活动分析会、月度考核会、营销协调会、生产技术、质量分析会），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。3.3 部门会议：各部门召开的会议由各部门主管决定并负责组织。3.4 上级公司或外单位在我公司召开的会议：如现场会、报告会、观摩会、办公会等或业务会，如联营洽谈会、用户座谈会等，一律由行政部报总经理批准后受理安排，有关业务对口部门协作做好会务工作。3.5 其他会议的安排3.5.1 凡涉及多个部门主管参加的各种会议，均须于会议召开前七天经分管副总经理批准后，分别报相关部门的各级领导及有关人员。3.5.2 行政部每周一应将公司例会和临时会议，统一平衡编制会议计划，并提前分发到公司所需参会的各级领导及有关人员。3.5.3 凡行政部已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前2天报行政部调整会议计划，未经行政部同意，任何部门领导不得随便打乱正常会议计划。3.5.4 对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，行政部有权拒绝安排。3.5.5 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，行政部有权安排合并召开。3.5.6 各部门会议必须服从公司统一安排，各部门小会议不应安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。.会议管理制度l.目的： 规范公司各种会议管理，减少会议时间，提高会议效率。2.适用范围：适用于公司例会和非例会会议。3.细则：3.1 例会安排概况：3.1.1 经营分析会：公司每月召开一次经营分析会，汇报、总结上月经营情况，并进行偏差分析。与会人员：公司总经理、副总经理。3.1.2 周例会：公司每周召开一次机关各部例会，汇报、总结上周工作情况，制订周工作计划，由行政部负责组织。与会人员：总经理、副总经理。3.1.3 营销协调会：公司每月召开，分析生产、质量和销售上存在的问题，协调解生产、质量和销售环节上的问题。与会人员：主管领导、业务部门。3.2 非例会安排概况3.2.1 公司总经理办公会由总经理根据需要确定会议时间并召集、主持。会议审议当前公司的发展战略、生产经营管理、行政人事等方面的重大事项和决策、决定。行政部负责记录，总经理办公会议审议事项的最终决定权在总经理。与会人员：总经理、副总经理、财务总监、各部门主管。3.2.2 业务专题会议由总经理根据需要确定会议时间并召集、主持。会议学习、研究相关的新工艺、新技术，讨论解决生产流程中存在的问题或发布各类科技成果。总经理指定人员记录。3.2.3 部门会议由各部门领导根据实际情况，定期召开部门有关人员工作会议，布置任务，协调工作，部门领导指定记录人。3.2.4 公司年度、季度各类竞赛活动总结大会、动员大会由行政部或相关部门组织、召集、记录。3.3 会议管理3.3.1 会议管理的要求： a) 会议必须符合国家的法律和政策。 b) 会议必须追求效率。 c) 选择好开会的时机。 d) 明确和统一会议的责权。 e) 严格控制会议的数量和规模，简化会议程序。3.3.2 参加会议须知a) 应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料认真地予以研究，并准备提出意见或询问事项。b) 严格遵守会议时间，准时出席。如因故不能出席，须事先通知会议组织者。 c) 发言力求简要明确，注意发言时机。 d) 只要有利于公司整体利益，应毫不保留地发表意见。 e) 凡与会议主题无关的话题，应尽量避免。 f) 在反驳他人意见时，应注意态度和语言。g) 不能因细节问题争吵不休。h) 注意不能喋喋不休，应让他人也有发言机会。i) 应服从多数人的决定。3.3.3 会议的程序： a) 会议的准备工作：1) 由会议的组织部门拟定会议计划。2) 确定会议议题。3) 确定会议时间、地点及与会人员。要求全面周到、无错漏、范围恰当,且必须经领导审批。4) 会议资料准备。5) 发布会议通知。例会在无特别变化时不另行通知，非例会由会议组织者发通知或以填写会议通知单的方式通知与会人员。6) 排列座次，布置会场。7) 会议报到。b) 会议的进行阶段：1) 会议组织者对会议中出现的安排、冲突、意见分歧等现象进行处理和协调。2) 引导与会人员有秩序出入会场，对迟到者迅速引导落座。3) 需进行选举工作的应事先准备好票箱、选票、选好监票人，并清点到会人数和缺席人数。4) 做好会议过程中文件的分发和保管工作。5) 做好会议的保密工作，加强对会议的通讯设备，扩音设备的管理。 6) 做好会议的服务工作。 c) 会后处理工作1) 做好会议文件的处理工作。2) 安排好外地与会人员的返回服务工作。3) 进行会务总结，对会议的安排工作，会议费用等作合理程度评价。4) 拟写会议报告，向上级主管部门报告会议情况及所取得的成果。5) 传达会议精神。.会议室使用和管理规定1.目的：规范公司各种会议管理，减少会议时间，提高会议效率。2.适用范围：公司的各种会议3.细则：3.1 会议室的使用原则3.1.1 会议室的使用要遵循先后秩序、先大后小、先重后轻的原则。 a) 各部门的会议安排如果和公司的会议安排有冲突时，以公司会议为重。 b) 各部门之间的会议如发生冲突，遵循先后顺序安排会议室；如有重要会议，经领导同意后，予以调整。3.1.2 个人如需要接待客户，应在公共接待区接待，接待完毕应及时清扫，有特殊需要及时与行政部联系，便于统一安排。3.2 会议室的管理3.2.1 会议室的管理统一由行政部负责；3.2.2 行政部安排值日人员每天打扫会议室，保持其清洁卫生，桌椅摆放整齐；3.2.3 公司会议如有特殊需要，行政部要提前准备好会议所需物品；3.2.4 行政部要及时调整好会议室，清楚明了的安排会议室的使用顺序。配合好各部门的工作；3.3 会议通知公司开会由会议召集部门下发会议通知或填写会议通知单；.公司部门周例会管理制度l.目的：为加强公司各部门管理，提高工作质量和工作效率，建立相互监督、相互配合机制，特制定本制度。2.适用范围： 本制度适用于公司各部门周例会的管理。3.细则：3.1 职责3.1.1 公司各部门负责人负责编写本部门的周工作调度表和周工作总结及计划表；3.1.2 公司行政部负责收集、汇总各部的周工作调度表和周工作总结及计划表，负责组织召开周例会；3.1.3 行政部负责对各部门周工作完成情况进行督办、检查；3.1.4 行政部负责安排人员进行会议记录；3.2 权限3.2.1 各部经理对本部门的周工作调度表和周工作总结及计划表有编制权；3.2.2 行政部对各部门的周工作调度表和周工作总结及计划表有检查、督办权，对各部门参会情况有检查签到、通报权；3.3 工作程序3.3.1 各部门经理按公司周工作调度表和周工作总结及计划表标准格式，编制出本部周工作调度表和周工作总结及计划表，于每周五17：30交至行政部进行汇总，18：00前由行政部报至分管副总经理处，迟交者自行上报至总经理处；3.3.2 行政部每周五18：00前负责完成对各部周工作情况的验证，将验证记录汇至部门经理处；3.3.3 每周一上午9：30由行政部负责组织召开周例会，由各部门经理对本部上周工作做小结，并陈述下周工作计划。如部门经理不能参加例会，须向总经理请假批准后，委托部门相关人员准时参加，未参加部门进行通报批评；3.3.4 每次会议结束后，记录人员将会议记录整理完善后交由行政部留档。四.办公设备管理制度1.目的：为规范办公用品管理，节约办公费用开支。2.适用范围：适用于公司及分公司。3.规定：3.1 办公用品的管理规定3.1.1 办公用品由行政部统一负责购买；3.1.2 各部门按需要填写办公物品申购单，提前上报行政部，行政部依据标准进行核准汇总后，上报分管领导审批后予以购买，各部门按需要填写办公物品领用表进行领取； 3.1.3 新进员工到职时凭试用通知单到行政部领取相应办公用品一套，人员调离时，应将剩余办公用品及所保管的管理品一并交至行政部，办公用品严禁私自带回家；3.1.4 所有物品管理员必须做好入库登记，办理物品领用时，及时做好出库登记；3.1.5 公司日常办公物品实行零库存，由公司印刷的批量物品，行政部每季定期库存审核，年底进行盘库； 3.1.6 如需购置特殊办公物品，使用部门须提出申请，行政部进行核实报主管领导批准后予以购买；3.1.7 办公用印刷品如信纸、信封、表格、名片等印刷，除特殊用途外，均由行政部统一印制；3.1.8 办公物品的使用者即为物品的责任人，如丢失、损坏由个人或部门赔偿；3.2 办公家具及设备的管理规定3.2.1 办公用家具及设备的管理由行政部负责，由管理员建立部门物品台帐，粘贴物品标签。办公用家具指桌椅、书架、沙发、保险柜、文件柜等；办公设备指计算机、传真机、投影仪、优盘、移动硬盘、DV、复印机、电话等的使用与管理；3.2.2 办公家具及设备采取“谁使用，谁保管”的原则，使用者具有不可推卸的保管与维护责任。各部门须指定或明确责任者，对所配置的办公用家具及设备，有保管与使用的责任，如发生被盗、丢失、被挪用及损坏，由责任人进行赔偿自购；3.2.3 各部门如需新增或修理办公设备，填写物品、设备维修单或办公物品申购单报行政部，经审批后，由管理员负责统一联系维修或购置；3.2.4 人员调离时，由行政部作出具体安排，任何人不得擅自调配该办公家具和办公设备；3.2.5 管理员每年对办公物品进行两次盘点，做到账物相符，掌握使用保养状况，并将盘点表报行政部经理审核。对于经检查确认破损家具无法修理时，应及时向分管领导请示，填写物品报废单报废处理。五. 文书管理制度l.目的： 使公司的公文进一步规范化、标准化、制度化，提高公文办理的效率和质量，有效地发挥公文的重要工具作用。2.适用范围：适用于公司机关各部。3.细则：3.1 公司行政部是参与政务、管理事物的综合职能部门，负责公司日常事物及各种往来公文，对公司所有行政文件归口管理，并对公司所属单位的公文处理工作负有检查、指导的责任。 3.2 公司常用的公文种类决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复会议纪要、函、工作志、工作计划等。3.3 公文的格式3.3.1 公文一般由标题、发文号、签发人、秘密等级、主送机关、正文、附件、公章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。 a) 公文标题应当准确、简要地概括主要内容，一般应该标明发文机关和公文类，除转批规章制度外，一般不加书名号。 b) 发文字号，包括部门代字、年号、顺序号，若几个部门联合发文只标明主办部门发文字号。 c) 公文一律加盖印章，上行公文应注明签发人。以xx公司董事会名义下发的文件，按董事会议事规则由董事长或副董事长签发；xx公司名义下发的文件由总经理（或主管该项工作的副总经理）签发。各部门下发的文件根据内容要求，需要报公司领导的报公司领导。3.3.2 秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。3.3.3 紧急公文应分别标明“特急”、“急”。3.3.4 请示、报告一般只写一个主送部门，如需同时发送其他部门，应用抄报形式。3.3.5 公文如有附件，应该在公文之后注明附件名称和顺序。3.3.6 发文部门应注全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前。3.3.7 会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期3.3.8 文字从左至右横写、横排。3.3.9 草拟、修改、审核、批阅、签发公文，须使用碳素笔和蓝黑墨水笔。3.4 公司红头文件发文统一由行政部负责管理。草拟红头文件时应严格按照要求进行编号。公司红头文件字号为：xx公司行政字 20*号：。编号按年度分，分别走小流水号。发文时应按发文流程规定的相关步骤办理，存档时连同签发单、草稿一起存档。3.5 公文的管理3.5.1 文件批办后，行政部要按批示意见进行督办，对久拖不办、贻误工作造成损失或不良影响的，要追究承办单位和承办人的责任。3.5.2 公司各部门签收文件以后，必须认真保管，如因遗失文件对工作造成损失或影响，追究承办人的责任，并予以20元/件的处罚。六.印章管理制度l.目的： 规范公司印章的管理，确保印章作为一个单位权力、信誉、责任的结合物，在其涉及到的各项公务和社会活动的各方面起到标志、权威、证明、凭信等效力和作用。2.适用范围： 公司及分公司印章管理3.细 则：3.1 印章的刻制、登记3.1.1 公司所有公章的刻制由公司行政部根据工作需要，经公司领导批准，统一刻制，统一注册，公司要为所有公章建立台账；3.1.2 公司所属各子公司的印章由分公司根据工作需要，经分公司领导批准，统一刻制，统一注册，并为所有公章建立台账；3.2 印章的保管3.2.1 印章管理人员只对公司合法法人代表及印章使用的安全性负责。对违反或不符合本规定者，应拒绝盖章或外借印章，否则视为失职；3.2.2 严禁在没有书写任何内容的空白公文纸、信纸和介绍信上盖印。如有特殊情况需要，必须经公司领导批准、印章管理人员编号后方可盖印；3.2.3 企业的印章保管人不得擅自将印章让他人保管。企业印章必须放在安全的地方，所放的抽屉、柜子要加锁，重要的印章应放置于保险箱内，且要保管好放印章柜子的钥匙，不可乱扔；3.2.4 印章只能在保管者办公室内使用，不得擅自拿出办公室。保管人外出时，由相应领导批准后交他人保管，在此期间，由代管人对印章的使用及管理负责，特殊情况需携印外出使用时须经领导批准，并严格规定使用范围和使用时间、地点；3.2.5 把印章管理列为企业的保密范围，严防印章被盗或被盗用。保管人员发现印章被盗或有异常现象时，应保护现场，并报告领导迅速查明情况及时处理，必要时报告公安部门协助处理，对确已丢失的印章要向当地公安机关登记并申明作废；3.2.6 企业如果发生一定的机构变动或因其他原因而停止用章时，各部印章保管人员应将印章交颁发机关封存，或按上级书面批示在一定的监督下销毁，销毁时应有两个以上的监销人；3.2.7 领导人名章原则上由领导人自己保管或由指定的文秘人员保管，它应与正式印章一样加强保管；3.2.8 用印申请单留存移交档案保存。3.3 印章的使用管理3.3.1 用印审批：印章使用人在盖印前，填写用章申请表，用印必须经过领导的同意3.3.2 审阅：印章保管人在盖章前应对所需盖印的文书进行审阅，如在文书的内容、手续格式等方面发现问题或疑点，应请示领导，在一些重要的用印情况下，加强审阅工作。3.3.3 登记：用印需履行用印登记手续，建立详细的用印登记本，即使是证明信、汇款单、包裹单等的加盖企业印章也需进行登记手续，以备出现问题时核查。3.3.4 盖印：盖出的印章须位置恰当，图案清晰，文字端正。有固定或指定盖印处的文件应在规定盖印处盖印，如果没有规定盖印处，盖印人员应参照有关规定，选择恰当位置盖印，通常盖在文章末尾年、月、日的中间3.3.5 正式印章应用正红色印泥或印油，专用章或其他印章根据有关规定可选用红色、蓝色或紫色印泥、油。如果文件需盖多个印章，各印章不能交叉重叠，不能压住正文，不能盖出纸边。3.4 印章的停用3.4.1 按照要求停用印章，并查清所有印章，不得遗漏。报请上级领导审定印章的处理方法。按上级的规定和领导的书面指示，做好印章的上缴、清退、存档或销毁工作。领导个人名章应归还本人保管，一般的戳证经批准后销毁。做好换用新章统计工作，并在印章登记本上进行登记。七.文档管理制度文书管理制度l.目的： 使公司的公文进一步规范化、标准化、制度化，提高公文办理的效率和质量，有效地发挥公文的重要工具作用。2.适用范围：适用于公司机关各部。3.细则：3.1 公文的管理公司日常事物及各种往来公文及行政文件，由行政部进行统一管理，并对公司所属单位的公文处理工作负有检查、指导的责任； 3.2 公司常用的公文种类有：决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复会议纪要、函、工作志、工作计划等；3.3 公文的格式3.3.1 公文一般由标题、发文号、签发人、秘密等级、主送机关、正文、附件、公章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成； a) 公文标题应当准确、简要地概括主要内容，一般应该标明发文机关和公文类，除转批规章制度外，一般不加书名号； b) 发文字号，包括部门代字、年号、顺序号，若几个部门联合发文只标明主办部门发文字号； c) 公文一律加盖印章，上行公文应注明签发人。以xx公司董事会名义下发的文件，按董事会议事规则由董事长或副董事长签发；xx公司名义下发的文件由总经理（或主管该项工作的副总经理）签发，党内文件由党支部书记签发，工会文件由工会主席签发，共青团文件由共青团总支书记签发。各部门下发的文件根据内容要求，需要报公司领导的报公司领导； d) 秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”；3.3.2 紧急公文应分别标明“特急”、“急”；3.3.3 请示、报告一般只写一个主送部门，如需同时发送其他部门，应用抄报形式。3.3.4 公文如有附件，应该在公文之后注明附件名称和顺序。3.3.5 发文部门应注全称和规范化简称，几个部门联合发文，应将主办部门排列在前；3.3.6 会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期；3.3.7 文字从左至右横写、横排；3.3.8 草拟、修改、审核、批阅、签发公文，须使用碳素笔和蓝黑墨水笔；3.4 公司红头文件发文统一由行政部负责管理。草拟红头文件时应严格按照要求进行编号。公司红头文件字号为：xx公司行政字 20*号：。编号按年度分，分别走小流水号。发文时应按发文流程规定的相关步骤办理，存档时连同签发单、草稿一起存档；3.5 文件批办后，行政部要按批示意见进行督办，对久拖不办、贻误工作造成损失或不良影响的，要追究承办单位和承办人的责任；3.6 公司各部门签收文件以后，必须认真保管，如因遗失文件对工作造成损失或影响，追究承办人的责任，并予以20元/件的处罚。.专业资料管理制度1.资料分类：1.1 公司搜集的各种公司业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件；1.2 公司由政府主管部门购买的政策法规；1.3 公司各类剪报；1.4 公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料；2.公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得私自携带离开公司；3.特殊情况需复印者，须请示领导后，上报行政部，由行政部进行复印。档案管理制度1.目的：加强公司综合档案管理，使之科学化、规范化。2.适用范围：公司各部门3.细则:3.1 管理体制：公司档案工作采取集中管理为主，分散管理为辅的档案管理体制。公司行政部是档案管理工作主管部门，设立综合档案室，由专人负责管理公司各类档案资料。文件归档范围档案的含义：凡反映公司活动，具有查看、利用价值的文献资料都应纳入档案管理的范围。3.2 档案的含义：3.2.1 凡反映公司活动，具体查看、利用价值的文献资料都应纳入档案管理的范围。3.2.2 文件归档的重点是反映本企业主要职能活动和与主要职能活动密切联系的文件，以及与本企业产生的文件有密切联系的文件，和能够反映企业基本历史面貌的文件等。同时与本企业无关的上级文件、没有查考价值的文件、未经领导审阅签发的文件、未生效的文件等不属归档范围。3.2.3 公司文件归档范围界定如下：地方政府及行业主管等各部门颁发的法规命令、指标、决定、决议、通知、计划、统计年报、预决算、规章制度等文件；公司对地方政府及行业主管部门的请示报告，工作计划及对各部门的批复；公司的各种协议书、合同等；公司主要会议的原始记录、纪要和决定发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及规章制度：公司制订的计划、统计、预决算、工作总结、客户确认的资料等；以公司管理部门名义的发文；具有保存价值的文件材料，重要的工作经验材料；外单位直接发送给公司具有保存价值的主、抄送文件：有关反映公司工作情况的照片、光盘、 录音（像）带等。3.3 档案的收集和移交3.3.1 一般文件移交：公司各部门每年2月28日对本部门处理完毕的、具有查考和保存价值的零散文件材料进行收集，并按规定要求整理，装订好，连同目录向行政部移交，办理交接手续。收集要求：一个项目从前期到完工的所有材料；企业改制从前期到完成的所有材料：一次会议从通知到总结的所有材料； 一次