OA办公系统对公司管理的作用

OA办公系统对公司管理的作用OA办公系统把公司的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作!办公的自动化让工作就变得轻松有趣，更符合人性，更容易发挥人的智慧和积极性。今天完整的0A系统将真正与公司的经营挂钩，从效率经济达到更好的服务于管理，从而提升公司的整体市场反应能力。下面分别从促进团队内部竞争、领导办公与决策、公司工作流程的管理、目标管理和项目管理、公司电子协作环境、实现相关部门信息化、推进公司文化建设、加快知识型公司转型等方面阐述0A系统的作用。一、领导办公与决策依托0A系统顺畅流转的信息传递，公司领导层得以在第一时间批阅各式文件，调阅最新动态数据（业务报表），监督计划执行、项目进展，并据此下达决策和指令。二、公司工作流程的管理公司的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的公司需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。利用0A系统中内置的工作流引擎，可根据公司内部管理要求，定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块，除公文外，例如向采购、资金申请、网上报销等等供流转使用，降低公司员工花费在找人签批、审核等上面的时间，可以把更多的精力投入到本职工作，领导可以实时察看流转状态进行监督，很方便的发现工作停滞的环节。三、目标管理和项目管理目标管理是现代公司根据公司的战略规划、组织目标运用系统化的管理方式，把各项管理事物展开为：有主次的、可控的、有效和高效的管理活动，激励员工，共同参与，以实现组织和个人目标，努力工作的过程。通过0A系统中计划管理功能模块，个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况，并被检查和考评，工作计划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。公司常常面临部门之间的合作及公司中分布式项目团队的交流协作问题。项目团队经常要交换各自的想法并且布置下一阶段的任务。分布式的团队中的项目管理常会碰到跨部门和跨地区等种种障碍。0A系统提供项目协作功能，可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。项目协作包括：-项目相关信息：了解项目背景、大概情况利于尽快切入项目中。-项目任务及分解：了解各阶段进展情况，做好分工协作安排。-项目信息实时动态：了解项目实施动态，以便采取相应措施。四、公司电子协作环境沟通是公司领导与员工日常工作的重要环节，通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间，员工与领导之间，提高了工作效率，保证了及时决策。电子邮件、BBS在线交谈、网络会议等是0A系统中常用的电子沟通手段。会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等都可以通过OA系统进行交流，不仅省却了找人、等人的时间，而且使沟通更及时、更充分。五、促进部门的信息化现代应用软件系统越来越走向专业化，软件厂商开发的多是信息化程度要求高的业务部门的应用软件如财务管理软件、人力资源管理软件、客户管理系统等等并形成体系和市场规模。但对公司的有些部门信息化缺乏相应的专业应用软件来解决繁琐的工作。0A系统在信息发布、文档管理、工作流管理这三个方面有独特的优势，利用这些特性可以针对性的开发一些部门的应用软件，提高这些部门的信息化程度，例如：合同管理，将日常合同计算机管理的应用层面由简单的合同登记、打印、存档扩展到合同审批、报表统计生成、分类专门管理、归档设置等各个方面，突出在实际运作中公司的合同管理中至关重要的方面，涵盖了在合同登记、分级审批、分类整理、报表生成、合同归档等方面的全面管理，将公司合同范围内的各类文件资源、信息资源、知识资源有效地集中管理起来。档案管理，管理公司各职能活动中形成的归档文件，归档的文件按照国家标准GB/T11822-89GB9705-88等档案管理标准进行类目设置和案卷目录的编排，允许用户根据具体的情况和上级要求灵活修改类目的设置，自动加顺序号、支持案卷打印，包括案卷目录、卷内目录、备考表、档案借阅管理。六、推进公司文化建设通过0A系统，每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局，大大增强公司的凝聚力。另外0A系统为员工积极参与公司的管理开辟了通道，0A系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，意见箱为使各员工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能，管理层通过员工的意见和改进建议，了解员工想法及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调动员工关心公司、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。七、加速知识型公司的转型OA系统还提供了学习功能和知识共享机制。现代OA系统的核心是知识的管理，目的帮助公司发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使公司员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。文件管理把分散在员工手中，或散落在各处的对公司员工工作有帮助的信息资料、方法和理论知识等分类沉淀在系统中。供公司所有员工共享使用，也可设定使用权限。培训系统，把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。八、促进团队内部良性竞争OA的数据透明可促进团队内部良性竞争，以OA为代表的协作型OA多维度的展现员工的工作业绩和效果，图文并茂并且数据共享透明，员工的工作量的高低一目了然，从而使得每一员工都会与其他员工竞争工作量和工作效果。总结：OA系统属于成熟的应用软件，并且客户化灵活，OA项目和公司其他信息化项目相比投资小、实施周期短、风险低，应用效果也是多方面的，一个更显著的差别是OA项目是一个以人为本的项目，说白了它是一个以管理信息为表现形式实质是管理人力和组织协作模式的一个系统，不同于其他以资金（财务系统）或网络集成为主体的固定资产化项目，所以要想使OA系统的实施达到预定的效果，一方面要重视推广的策略与方法，另一方面软件提供的功能与公司的管理模式和方法相融合尤为重要。九、信息集成现代公司中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着公司一些经营管理业务数据，对公司的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把公司原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使公司员工能有效获取处理信息，提高公司整体反应速度。十、对各级别员工的作用对于一般的公司员工而言，就是流程清晰、权责明确的工作处理系统，它可以帮助员工从以往繁琐、劳累的传统人工业务处理模式中解放出来，从以往的纸张办公和人工传达革新为无纸化办公、自动化办公，让工作的效率大为提高，同时还可以便捷地了解工作的进程和完成情况，避免了以往办公模式下可能发生的工作遗漏情况，不仅为个人带来了有益的帮助，也为公司有效避免了损失。同时，无纸化、自动化的办公系统能够让员工感受到工作的压力减轻，效率提升，让员工可以享受到更加良好的办公手段和环境，减轻压力和负担，从而使其更加愉快、高效、准确地开展和完成各项工作。对于公司的中层管理者而言，就是一套完备的信息管理系统，它能让中层管理者方便快捷地对于下属的各级员工的执行情况一目了然，在日常的办公中可以及时了解具体工作的进度和执行情况，同时还可以在有需要进行信息发布和沟通时在这一平台上快速实现，保证信息的精确传达。通过对办公和业务各个环节的监控与分析，管理人员可以方便地对数据和记录进行分析，进而提炼出对管理有进的信息，把握工作进度，监督执行效果，降低可能存在的问题和风险，提高管理的效率，优化管理效果。对于公司的高层管理者而言，通过办公系统的实施，可以便捷地获取公司在管理运作过程中的各种详细记录，通过对这些记录和反馈情况的归类与分析，为进行决策和管理改进提供详尽而可靠的依据。集中了日常办公与其它事务管理的详尽信息，这些清晰而完备的信息纪录对于公司而言就是以往管理的完整轨迹，在需要对以前管理的利弊得失进行分析时，就能派上大用场，因而公司的高层管理者就可以获得第一手的决策依据。信息开发科2014.5.17