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1本章内容第1页/共71页2一、报表的功能 尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。第2页/共71页3 报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点： 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。 报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。第3页/共71页4 报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能： 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。第4页/共71页5二、报表设计 如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】， 则弹出【新建报表】 对话框。第5页/共71页61.1. 报表设计工具 工具栏特殊效果视图超链接字段列表工具箱自动套用格式属性新对象数据库窗口对象排序分组代码生成器线条/边框宽度第6页/共71页7 工具箱第7页/共71页8 用于选定操作的对象。 单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导 下完成。 显示标题、说明文字。 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入 或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。 显示一组限制性的选项值。当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。与切换按钮类似，属单选。选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。包括了列表框和文本框的特性。 用来显示一个可滚动的数据列表。第8页/共71页9 用来执行某些活动。 加入图片。 用来显示一些非绑定的OLE对象。 用来显示一系列的图片。 用于定义多页数据表格的分页位置。 创建带有选项卡的对话框。 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。 划直线。 划矩形。 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。第9页/共71页10 工作区 第10页/共71页11 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&page&“页”】表达式用来打印 页码。 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。第11页/共71页12 除了以上通用区段外，有可能需要和区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组页脚。第12页/共71页13 属性窗口 报表的每个区域或其中的控件,都有其自身特有的属性,如果需要更改这些属性,可以通过属性窗口来完成。选定工作区域或控件对象后进行如下操作， 【视图】 【属性】 右击鼠标 快捷菜单 【属性】第13页/共71页142. 使用向导创建报表 创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。第14页/共71页15 【报表】 【新建】第15页/共71页16 选择表和字段 第16页/共71页17 按学分分组： 第17页/共71页18 按课程ID排序： 第18页/共71页19 选择报表布局： 第19页/共71页20 选择报表样式： 第20页/共71页21 确定报表标题： 第21页/共71页22 运行报表结果： 第22页/共71页233. 自动创建报表及图表向导 自动创建报表 报表向导提供的自动创建报表有两种格式： 一种是纵栏式，另一种是表格式。第23页/共71页24 表格式第24页/共71页25 图表向导如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。 新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：第25页/共71页26 选择图表数据所在字段：第26页/共71页27 选择图表的类型： 第27页/共71页28 指定图表的布局： 第28页/共71页29 指定图表的标题： 第29页/共71页30 运行图形报表，得到结果图： 第30页/共71页314. 标签向导 (了解) 标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。第31页/共71页32 选择标签型号第32页/共71页33 选择标签字体和尺寸第33页/共71页34 选择填写标签信息第34页/共71页35 选择排序字段第35页/共71页36 指定报表标签名称第36页/共71页37 显示标签样式第37页/共71页385. 使用报表设计视图 下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。启动【新建报表】：第38页/共71页39报表设计工作区如下：第39页/共71页40 向报表工作区添加控件报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种： 绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。 非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值，不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。 计算控件 计算控件是建立在表达式（如函数和计算）基础之上的。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。第40页/共71页41用户可以在设计视图中对控件进行如下操作： 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。 通过按Del键删除控件。 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。 利用属性对话框改变控件属性。 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。 对控件增加边框和阴影等效果。第41页/共71页42 向报表中添加非绑定控件，可通过从【工具箱】中选择相应的控件，拖动到报表上即可。 向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。 在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。第42页/共71页43 使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下： 在设计视图中打开报表。 创建或选定一个非绑定的【文本框】。 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。 单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。 双击计算中使用的一个或多个字段。 输入表达式中的其他数值，然后【确定】。第43页/共71页44第44页/共71页45 控件的更改和设置 更改控件的方法通常有两种：即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。 在报表中添加节 为了使报表更易于理解，可将报表分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节：“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，选择【视图】|【报表页眉/页脚】，可增加两个节：“报表页眉”、“报表页脚”。 报表的节也具有属性，不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色；但所有其他的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。第45页/共71页46 属性设置 除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外，还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件，在弹出的快捷菜单中选择属性。第46页/共71页47 保存报表 在对报表进行修改后，单击工具栏中的【保存】，就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮，就可以保存报表。第47页/共71页486. 用报表设计视图创建报表第48页/共71页49 添加相应字段到报表设计主体区内。 第49页/共71页50 添加页面页眉和页面页脚 第50页/共71页51 其中页面页脚的文本框内容由属性窗口和表达式生成器生成。 第51页/共71页52 通过预览检查结果 满意后保存第52页/共71页537. 报表属性(了解)第53页/共71页54 如果没有用设计视图打开报表，而是选中一个报表后，单击工具栏上的【属性】按钮，则将会弹出另外一种报表属性对话框。 第54页/共71页558. 使用报表快照 (了解) Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件，包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是，不需要照相复制和邮寄印制版本，接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。 为了查看、打印或邮寄一个报表快照，用户需要安装“快照取景器”程序，它是一个独立的执行程序，它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下，当用户第一次创建一个报表快照时，Access 2003就自动安装了“快照取景器”。第55页/共71页56第56页/共71页57第57页/共71页58 通过电子邮件发送 第58页/共71页59三、报表高级设计 1. 排序与分组 所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。 在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应内容，则在下部出现【组属性】区域。第59页/共71页60 系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。 分组形式 选择值或值的范围，以便创建新 组。或用选项取决于分组字段的数 据类型。 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间 距值。 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。第60页/共71页61 下面对不同的分组情况进行介绍： 按日期/时间字段分组记录 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。 日 按照同一天的日期对记录进行分组。 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。第61页/共71页62 按文本字段分组记录 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录 进行分组。 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。第62页/共71页63 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。第63页/共71页64 设置排序与分组的步骤 在对报表中的数据分组时，可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。第64页/共71页65 结果第65页/共71页662. 子报表子报表是出现在另一个报表内部的报表，。一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系： 一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。第66页/共71页67第67页/共71页68四、预览及打印报表1. 预览报表 单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮，选中所需预览的报表后，单击工具栏中的【预览】按钮，即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多，一页容纳不下，在每页的下面有一个滚动条和页数指示框，可进行翻页操作。第68页/共71页692. 报表打印 打印报表的最简单方法是直接单击工具栏上的【打印】按钮，直接将报表发送到打印机上。但在打印之前，有时需要对页面和打印机进行设置。第69页/共71页70 选择打印机,设置打印份数及属性等,然后点击确定第70页/共71页71感谢您的观看。第71页/共71页